• Пример за изчисляване на индексацията на заплатата
• Как да коригирате малка грешка зависи от
• Тестване на интервю за счетоводител
• Индексация на заплатите: изберете правилно „базовия“ месец Задаване на базовия месец за изчисляване на индексацията
• Счетоводни тестове
• Как и къде да сменим медицинска застраховка?
• Анонимизиран метален акаунт
• Какво включва задължителната медицинска застраховка - безплатни грижи и услуги, включени в полицата
• Как и къде да получите полица за задължителна медицинска застраховка?
• Коя застрахователна компания да избера за сключване на задължителна медицинска застраховка?

Работни документи на одитора- това са материали, изготвени от одитора и за одитора или получени и съхранявани от одитора във връзка с провеждането на одита.

Одиторската организация трябва да документира цялата информация, която е важна за потвърждаване на мнението на одитора, че одитът е извършен в съответствие с федералните правила (стандарти) за одит. Изискванията към работните документи са установени от Федерално правило (стандарт) № 2 „Одиторска документация“, одобрено с Указ на правителството на Руската федерация от 23 септември 2002 г. № 696.

• при планиране;
• извършване на текущ мониторинг и проверка на извършената от одитора работа;
• за записване на одиторски доказателства, получени за потвърждаване на мнението на одитора.

Одиторът има право, ръководейки се от професионалното си мнение, да определи обема на работните документи за всеки конкретен одит.

Необходимо е да се има предвид, че формата и съдържанието на работните документи се определят от:

• естеството на одиторския ангажимент;
• изисквания към одиторския доклад;
• естеството и сложността на дейността на одитираното лице;
• същност и състояние на системите счетоводствоИ вътрешен контролодитирано лице;
• необходимостта да се дават инструкции на одиторския персонал, да се наблюдава и проверява работата, която извършва;
• специфични методи и техники, използвани в процеса на одит.

Одиторската организация може да се развива стандартни работни документи. Те се изготвят на хартиен, електронен носител или друг начин за съхранение на информация. Работните документи трябва да отразяват информация: за наименованието на ревизираното лице; период и време на проверка; лицето, извършило одиторските процедури; както и лицето, упражняващо контрол (например това може да е ръководителят на одита). Тези документи трябва да включват също: описание на бизнеса на клиента, планиране на одита; предварителна оценка на системите за счетоводство и вътрешен контрол на одитираното лице, потвърждаване на тази оценка по време на одита; оценка на одиторския риск, същественост; методи за подбор и конструиране на одиторска извадка; тестове на извършени контроли; процедури за тестване по същество; резултати и заключения на одитора по време на одита; друга информация, необходима в подкрепа на заключенията на одитора.

При извършване на координиран одит някои файлове (папки) с работни документи могат да бъдат класифицирани като постоянни или текущи файлове. Постоянното досие съдържа информация, разкриваща спецификата на дейността на одитираното лице, която се актуализира при наличност. нова информация. Този файл включва копия на хартата, сертификат на държавна регистрация, лицензи и друга подобна информация. Текущият файл включва информация, свързана с одита на определен период.

Вътрешни работни документисъхранявани в одиторска организацияи по правило не се предоставят на одитираното лице, освен в случаите, договорени с одитора. На практика това може да включва официални отговори на консултации по въпроси на клиента и копия от външни запитвания, извършени от одитора със съгласието на клиента.

Одиторската организация трябва да гарантира поверителността и безопасността на работните документи (поне пет години).

Работните документи са собственост на одитора. По преценка на одитора те могат да бъдат представени на ревизираното лице, но не могат да служат като заместител на счетоводната документация.

Е.В. Бял човекЕксперт на списание "Руски данъчен куриер", с участието на специалисти от Федералната данъчна служба на Русия
Списание "Руски данъчен куриер", № 6 за 2009 г

Всички бизнес транзакции, извършвани от всяка организация, трябва да бъдат документирани с подкрепящи документи. Те са първични счетоводни документи и служат за основа на счетоводството. Това е посочено в параграф 1 на член 9 Федерален законот 21 ноември 1996 г. № 129-FZ (наричан по-долу Закон № 129-FZ). Освен това същите тези документи се използват за изчисляване и плащане на данъци и такси. Често архивът от документи за целия период на дейност на фирмата е толкова обемист, че няма място за поставяне на нови документи. Това означава, че трябва да разберете колко дълго трябва да съхранявате определени документи. Може би е време да унищожим някои от тях

Счетоводни документи

Общите срокове за съхранение на първични счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчети са установени в член 17 от Закон № 129-FZ. В него се посочва, че организацията трябва да съхранява тези документи най-малко пет години. За да се определят сроковете за съхранение на конкретни видове документи, е необходимо да се ръководи от Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение, одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г. (наричан по-долу Списъкът). Информация за най-често срещаните видове документи е представена в таблицата по-долу.

Моля, обърнете внимание: сроковете, установени в списъка, трябва да се броят не от датата на изготвяне на документа, а от 1 януари на следващата година. Това е записано в параграф 2.9 от Инструкциите за използване на Списъка, одобрени от Росархив на 6 октомври 2000 г. (наричани по-нататък Инструкциите). Например изчисляването на срока за съхранение на дела, приключени през 2008 г., започва на 1 януари 2009 г.

Освен това организацията, като вземе предвид спецификата на своята дейност, има право да увеличи продължителността на съхранение на документи в сравнение с периода, определен в списъка (клауза 2.11 от Инструкциите). Такова решение се формализира със заповед на ръководителя на компанията или е заложено в нейната счетоводна политика.

Данъчни декларации и документи за данъчни изчисления

Периодите, през които организацията е длъжна да поддържа данъчна отчетност, са установени в параграф 170 от списъка. Така годишните данъчни декларации трябва да се съхраняват най-малко десет години, тримесечните данъчни декларации най-малко пет години, а месечните данъчни декларации най-малко една година. Ако липсва годишно отчитане(например за ДДС), тримесечните и месечните данъчни декларации трябва да се съхраняват най-малко десет години. Месечното отчитане при липса на тримесечно отчитане трябва да се съхранява най-малко пет години.

Никъде не са ясно посочени сроковете за съхранение на документите, въз основа на които организацията изчислява данъци и такси. Само член 23, параграф 1, параграф 8 от Данъчния кодекс на Руската федерация гласи, че данъкоплатците са длъжни да гарантират безопасността на документите, необходими за изчисляване и плащане на данъци, в продължение на четири години. Тези документи, по-специално, включват счетоводство и данъчно счетоводство, както и други документи, потвърждаващи получаването на приходи, разходи, плащане и удържане на данъци.

Подобно изискване е установено в член 24, параграф 3, параграф 5 от Данъчния кодекс на Руската федерация за данъчни агенти. В продължение на четири години те трябва да гарантират безопасността на документите, необходими за изчисляване, удържане и прехвърляне на данъци.

От коя дата се изчислява този четиригодишен период? Министерството на финансите на Русия смята, че посоченият период започва след отчетния (данъчен) период, в който документът последно е бил използван за изготвяне данъчна отчетност, изчисляване и плащане на данък, потвърждение на получените доходи и направените разходи (писмо от 18 октомври 2005 г. № 03-03-04/2/83).

Забележка

За акционерните дружества - специални правила

Сроковете, през които акционерните дружества трябва да съхраняват документите си, са установени в Правилника за реда и сроковете за съхранение на документите на акционерните дружества, одобрен с Решение на Федералната комисия за пазара на ценни книжа на Русия от 16 юли 2003 г. № 03-33/л.с. По този начин те са задължени да съхраняват годишни финансови отчети постоянно, тоест през целия живот на организацията. Документите за постоянно съхранение включват също:

• документи за създаване и реорганизация на дружеството;
• уставът на дружеството, направените в него изменения и допълнения;
• удостоверение за държавна регистрация на дружеството;
• решения за освобождаване ценни книжа, проспекти за ценни книжа;
• протоколи общи събранияакционери;
• протоколи от заседания на съвета на директорите (надзорния съвет);
• списъци на свързани лица на дружеството;
• правилник за клоновете и представителствата на дружеството;
• протоколи от заседания на съвета (дирекцията) на дружеството, решения на директора ( Генералният директор, президент) на обществото;
• бюлетини за гласуване;
• заключения на ревизионната комисия (одитор) на дружеството и др.

Да речем Акционерно дружествосе ликвидира. Ако има споразумение с институцията на Руския архив, той предава документи за постоянно съхранение и по отношение на персонала в държавния архив.

Ако няма договорни отношения с архива, държавният архив е длъжен да приема за съхранение само документи за персонала на служителите на дружеството. Мястото за съхранение на други документи се определя от председателя на ликвидационната комисия или от синдика.

Ако акционерно дружество престане да функционира в резултат на реорганизация, оригиналите на неговите документи могат да бъдат прехвърлени само на едно от новосъздадените дружества (като правило дружеството с най-висока нетна стойност на активите)

Данъчната основа и размерът на данъка се определят в края на данъчния период (клауза 1, член 55 от Данъчния кодекс на Руската федерация). За повечето данъци този период е календарната година. Изключение прави ДДС, данъчният период за който е тримесечие. По този начин срокът за съхранение на документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци, трябва да се брои от деня, следващ края на данъчния период.

Пример 1

Giatsint LLC е регистрирано през април 2004 г. Организацията се прилага обща системаданъчно облагане.

Четиригодишният период, през който Giatsint LLC трябва да съхранява документи, свързани с изчисленията на данък общ доход, единен социален данък и корпоративен данък върху собствеността за 2004 г., е периодът от 1 януари 2005 г. до 31 декември 2008 г. Съответно от организацията ще се изисква да съхранява документите, използвани за изчисляване на тези данъци за 2005 г., до 31 декември 2009 г.

Работният сметкоплан, други документи за счетоводна политика, както и програми за компютърна обработка на данни трябва да се съхраняват най-малко пет години след годината, в която последно са били използвани за изготвяне на финансови отчети (клауза 2 на член 17 от Закон № 129 -FZ)

До 2008 г. данъчният период на ДДС беше определен като календарен месец, а за определени категории данъкоплатци - като тримесечие (член 163 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Данъкоплатците са длъжни да представят на данъчните власти и техните длъжностни лица документите, необходими за изчисляване и плащане на данъци (подклауза 6, клауза 1, член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Данъчните агенти са длъжни да представят на данъчния орган по мястото на тяхната регистрация документите, необходими за наблюдение на правилността на изчисляване, удържане и прехвърляне на данъци (подточка 4, клауза 3, член 24 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Загуба, установена в края на 2001 г. (преди влизането в сила на глава 25 от Данъчния кодекс на Руската федерация), може да бъде пренесена в бъдеще в размер, който не надвишава размера на загубата, записана към 1 юли 2001 г. ( клауза 4 на член 10 от Федералния закон от 06.08.2001 г. № 110-FZ)

В същото време, като част от данъчна проверка на място, период, който не надвишава три календарни години, предхождащи годината, в която е взето решението за извършване на проверка (клауза 4 от член 89 от Данъчния кодекс на Руската федерация) може да се провери. Например, данъчна ревизия, планиран за 31 декември 2008 г., може да обхваща годините 2005-2007 г. и да продължи максимум шест месеца през 2009 г. Това означава, че през целия период на проверка организацията е длъжна да съхранява документите, свързани с данъчни изчисленияза разглеждания период. Но тя вече е длъжна да направи това съгласно Закон № 129-FZ. В крайна сметка, основата за изчисляване на данъците, като правило, са едни и същи основни счетоводни документи, които се използват за отразяване на операциите в счетоводството. Минимален сроксъхранението на такива документи е пет години (клауза 1, член 17 от Закон № 129-FZ). Оказва се, че съгласно законодателството за счетоводството през текущата година организацията е длъжна да съхранява документи, свързани с данъчните изчисления и за тези периоди, които данъчните власти вече не могат да проверят.

Срокът за съхранение на книгите за покупки и продажби е специално уговорен. Установено е в параграфи 15 и 27 от Правилата за поддържане на дневници на получени и издадени фактури, книги за покупки и книги за продажби при изчисляване на данъка върху добавената стойност, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 2 декември 2000 г. № 914. Минималната му продължителност е пет пълни години от датата на последното вписване в посочените документи.

Също така отбелязваме, че съгласно параграф 150 от списъка, организацията трябва да съхранява издадените и получени фактури най-малко пет години. Въпреки това, ако по време на данъчна или друга проверка възникне разногласие с инспекторите, тогава фактурите трябва да се съхраняват до вземане на окончателно решение въз основа на резултатите от тази проверка.

Въпреки че фактурите трябва да се съхраняват минимум пет години, от организацията не се изисква да ги предоставя при поискване. данъчен органфактури, чийто четиригодишен срок на съхранение вече е изтекъл. Например, след получаване на искане през 2009 г данъчен офиспри представяне на фактура за 2004 г. данъкоплатецът ( данъчен агент) може да не го изпълни.

Пример 2

Нека използваме условието от пример 1. Да кажем, че преди 2008 г. данъчният период по ДДС за Giatsint LLC е бил календарен месец.

Организацията трябва да съхранява книги за покупки и книги за продажби за април 2004 г. до 30 април 2009 г. (при условие, че последните записи в тях са направени през април 2004 г.).

Петгодишният срок за съхранение на издадени и получени фактури се изчислява от 1 януари на годината, следваща годината на изготвянето им - от 1 януари 2005 г. Тоест Giatsint LLC е длъжно да съхранява фактури от април 2004 г. до 31 декември 2009 г.

Тъй като през 2004-2007 г. данъчният период по ДДС за една фирма е календарен месец, за всеки месец се определя четиригодишният срок за съхранение на другите документи, необходими за изчисляване на ДДС. Задължителният минимален срок за съхранение на документите, използвани от организацията за изчисляване на ДДС за април 2004 г., е от 1 май 2004 г. до 30 април 2008 г.

Четиригодишният срок за съхранение на документи, свързани с изчисляването на ДДС за първо тримесечие на 2008 г., започва да тече от 1 април 2008 г. и приключва на 31 март 2012 г. Фирмата ще е длъжна да съхранява книги за покупки и продажби за първо тримесечие на 2008 г. до 31 март 2013 г. (ако последните записвания в тях са извършени през март 2008 г.), а фактурите за този период до 31 декември 2013 г.

Така че първичните счетоводни документи трябва да се съхраняват най-малко пет години. В някои ситуации обаче подкрепящите документи трябва да се съхраняват много по-дълго.

Ситуация 1. Организацията прехвърля загубите в бъдещето

В съответствие с член 283 от Данъчния кодекс на Руската федерация, дружество, което е платец на данък печалба, има право да намали данъчна основатекущия данъчен период за размера на получената от него загуба през предходни данъчни периоди. Загубата може да бъде пренесена в бъдещето в рамките на десет години след данъчния период, в който е получена (клауза 2 на член 283 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

През целия период на прехвърляне на загубата организацията трябва да съхранява документи, потвърждаващи размера на понесената загуба. Това е посочено в член 283, параграф 4 от Данъчния кодекс на Руската федерация. В писмо от 03.04.2007 г. № 03-03-06/1/206 руското Министерство на финансите обясни, че отписването на загуби е възможно само при представяне първични документи, потвърждаващи получения финансов резултат.

Подобни изисквания са установени за платците на единния земеделски данък и организациите, използващи опростената система за данъчно облагане. При пренасяне на загуби в бъдещето те също са длъжни да съхраняват документи, потвърждаващи размера на претърпяната загуба и сумата, с която е намалена данъчната основа за всеки данъчен период. Това е посочено в параграф 5 от член 346.6 и параграф 7 от член 346.18 Данъчен кодекссъответно.

Пример 3

Азалия ООД е платец на данък печалба. В края на 2003 г. организацията записва загуба в данъчното си счетоводство. Сумата му е прехвърлена в бъдещето през 2006-2008 г. на части.

Според изискванията данъчно законодателствоОрганизацията беше длъжна да съхранява първичните счетоводни документи, необходими за изчисляване на данък върху доходите за 2003 г., в продължение на четири години - до 31 декември 2007 г. Тъй като данъчните основи за 2006-2008 г. са намалени със сумата на загубата за 2003 г., дружеството продължава да съхранява тези документи. Тя трябва да ги поддържа за още четири години след края на 2008 г. ( миналата година, чиято данъчна основа е намалена с размера на загубата от минали години) - до 31 декември 2012 г.

Ситуация 2. Установени са загуби от минали години или са отписани лоши задължения

Загуби от предходни данъчни периоди, идентифицирани от данъкоплатеца през текущия отчетен период или данъчен период, са равни на неоперативни разходивъз основа на член 265, параграф 1, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация. С други думи, такива загуби намаляват данъчната основа за облагане с данък върху доходите за периода, в който са били установени.

В допълнение, сумите на лошите дългове също се приравняват към неоперативни разходи и ако организацията създаде резерв за съмнителни дългове, - суми на лоши дългове, непокрити от резервни фондове (подточка 2, клауза 2, член 265 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

от общо правилоустановен в член 252, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация, при изчисляване на данъка върху дохода се признават само онези разходи, които са документирани. Това означава, че за да се вземат предвид за данъчни цели загубите от предходни години, идентифицирани в тази година, или отписване на лоши дългове, организацията трябва да има съответните подкрепящи документи. Освен това е длъжен да съхранява тези документи най-малко четири години след края на годината, за която данъчната основа е намалена с размера на посочената загуба или отписан лош дълг.

Ситуация 3. Организацията притежава дълготрайни активи

Да приемем, че компанията притежава дълготраен актив, който е закупен преди повече от десет години. Изглежда, че срокът за съхранение на документи за неговото придобиване и въвеждане в експлоатация вече е изтекъл.

Тези документи обаче трябва да се съхраняват през целия период. полезно използванеобект. В края на краищата през този период организацията изчислява амортизацията в данъците и счетоводството. За да признае амортизационните разходи, през целия период на амортизация тя трябва да има документи, потвърждаващи придобиването на обекта и въвеждането му в експлоатация.

Освен това дружеството плаща данък върху имуществото върху остатъчната стойност на дълготрайните активи. Следователно, за да се обосноват изчисленията според този данъктя също се нуждае от посочените документи.

Да предположим, че една организация реши да продаде амортизируем имот. Съгласно член 268, параграф 1, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация тя има право да намали доходите, получени от продажбата, с остатъчната стойност на този имот. Но остатъчната стойност на обекта отново трябва да бъде потвърдена със съответните документи.

По този начин, дори ако организация, която притежава амортизируем имот, не планира да го продаде, препоръчително е да съхранява документи за придобиването на този имот, въвеждането му в експлоатация и изчисляването на амортизационните суми за целия живот на компанията.

В случай на продажба на друго имущество (с изключение на ценни книжа, продукти собствено производство, закупени стоки), организацията намалява получения доход от цената на придобиване или създаване на тази собственост (подточка 2, клауза 1, член 268 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Естествено, при условие, че може да документира посочената цена. При липса на такива документи дружеството няма право да намали данъчната основа за данък върху дохода с размера на разходите за придобиване на имущество, тъй като тези разходи не отговарят на изискванията на параграф 1 от член 252 от данъка Кодекс на Руската федерация. Сроковете за съхранение на тези документи са: в такъв случайняма значение Подобна позиция е дадена в писмото на Министерството на финансите на Русия от 15 септември 2005 г. № 03-03-02/84.

Съхранение на документи

Разходите се признават като оправдани и документирани разходи на данъкоплатеца, а в случаите, предвидени в член 265 от Данъчния кодекс на Руската федерация - загуби, понесени от него (клауза 1 на член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация)

За данъчни цели остатъчната стойност на амортизируемото имущество се определя съгласно правилата, посочени в параграф 1 на член 257 от Данъчния кодекс на Руската федерация

Списък на документите на акционерно дружество, които то трябва да съхранява по местонахождението си изпълнителен орган, установен в параграф 1 от член 89 от Федералния закон от 26 декември. 95 № 208-FZ

Условията, при които електронният подпис в електронен документ е еквивалентен на ръкописен подпис в документ на хартиен носител, са посочени в член 4 от Федералния закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ „За електронния цифров подпис»

Организациите, чиито документи не подлежат на приемане в държавни или общински архиви, унищожават документи с просроченсъхранение без споразумение с архивните органи (клауза 3.9 от Инструкциите)

Отговорността за организиране на съхранението на счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчети е на ръководителя на организацията (клауза 3 на член 17 от Закон № 129-FZ)

Всяка организация определя къде да се съхраняват документите самостоятелно. По правило повечето документи се поставят в офиса на фирмата. Ако има значителни обеми документация, препоръчително е да отделите специално място за архива или дори да наемете отделна стая, където можете да транспортирате обработени документи, които вече не се използват в текущата работа.

Друг вариант е да прехвърлите документи за съхранение в специализирана архивна фирма. Ако обаче организацията е акционерно дружество, тогава тя трябва да вземе предвид следната характеристика. Параграф 2 от член 89 от Федералния закон № 208-FZ от 26 декември 1995 г. гласи, че акционерното дружество трябва да съхранява редица документи на мястото на неговия изпълнителен орган. Такива документи, по-специално, включват финансови отчети, счетоводни документи, документи, потвърждаващи правата на дружеството върху имуществото в неговия баланс.

Естествено, с течение на времето обемът на архивите на всяка организация се увеличава и са необходими нови помещения за тяхното настаняване. Може би е по-удобно да съхранявате документи не на хартия, а в в електронен формат?

Тази възможност е пряко предвидена във връзка с първичните счетоводни документи и счетоводните регистри (клауза 7, член 9 и клауза 1, член 10 от Закон № 129-FZ). В допълнение, член 314 от Данъчния кодекс на Руската федерация гласи, че данъчните счетоводни регистри се поддържат на хартиен носител, в електронен вид или всякакъв машинен носител. В същото време те трябва да бъдат защитени от неразрешени корекции.

В писмо от 24 юли 2008 г. № 03-02-07/1-314 Министерството на финансите на Русия обясни, че съхраняването на първични документи, счетоводни и данъчни счетоводни документи е разрешено в електронен вид, освен ако не е предвидено друго в разпоредбите правни актове RF и при условие, че електронните документи са сертифицирани с помощта на електронен цифров подпис (EDS).

Основните правила за работа на архивите на организациите са одобрени с решение на борда на Росархив от 06.02.2002 г. (наричани по-нататък Основните правила). Клауза 2.3.1 от Основните правила установява, че е необходимо да се провежда годишна проверка на стойността на документите, тоест да се определят периодите на тяхното съхранение и да се избират документи за дългосрочно съхранение и унищожаване.

Унищожаване и обезвреждане на документи

Организацията има право самостоятелно да унищожава документи, чийто срок на съхранение е изтекъл (разкъсайте ги ръчно или с помощта на шредер, изхвърлете ги, изгорете) или ги прехвърлете за изхвърляне на специализирана фирма, занимаваща се с обработка на вторични суровини. Списъкът на документите, подлежащи на унищожаване или обезвреждане, се одобрява от ръководителя на организацията. Тя може да бъде издадена под формата на заповед или инструкция от управителя или под формата на акт, разработен самостоятелно от компанията. Пример за такъв акт е даден по-долу.

рисуване. Образец на акт за подбор на документи за унищожаване

Освен това организацията може да използва примерен акт за разпределяне за унищожаване на документи, които не подлежат на съхранение. Формата му е утвърдена в Приложение № 4 към Основните правила.

При съставянето на списък на документите, подлежащи на унищожаване, не е необходимо да се посочват подробности за всеки документ. Това следва от разпоредбите на параграф 2.4.5 от Основните правила. В него се посочва, че подобни случаи (документи) се включват в акта под общо заглавие, посочващо броя на делата, причислени към тази група (например предварителни отчети за 2000 г.).

Предаването на документи за рециклиране се оформя с фактура, в която се посочват датата на предаване, броят на предадените документи (брой папки, кашони и др.) и теглото на макулатурата. Зареждането и извозването за изхвърляне се извършват под контрола на служител, отговорен за безопасността на документите в организацията (клауза 2.4.7 от Основните правила).

Ако фирмата сама унищожи документи, тя формализира този факт с отделен акт за унищожаване на документи. Тъй като няма унифициран формуляр, той също се съставя във всякаква форма. Нека да отбележим, че унищожаването на документи след изтичане на срока за съхранение е право, а не задължение на организацията (виж писмо на Министерството на финансите на Русия от 18 октомври 2005 г. № 03-03-04/2/ 83). С други думи, компанията може да продължи да съхранява документи дори след изтичане на задължителните им срокове за съхранение.

Отговорност при загуба на документи

Данък. Липсата на първични документи, фактури или счетоводни регистри от данъкоплатеца се счита за грубо нарушение на правилата за отчитане на приходите и разходите и облагаемите позиции. За такова нарушение член 120 от Данъчния кодекс предвижда отговорност под формата на глоба в размер на:

5000 рубли - ако няма документи за един данъчен период;

15 000 rub. — при липса на документи за повече от един данъчен период;

10% от сумата на неплатения данък, но не по-малко от 15 000 рубли, ако данъчната основа е била подценена поради липса на документи.

Освен това, ако данъкоплатецът (платец на такса, данъчен агент) не предостави документи или друга информация по искане на данъчната инспекция, от него ще бъде събрана глоба от 50 рубли. за всеки непредаден документ (клауза 1 от член 126 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Административни. Нарушаването на правилата за съхранение, придобиване, отчитане или използване на архивни документи води до предупреждение или налагане на административна глоба на длъжностни лицав размер от 300 до 500 рубли. Това е посочено в член 13.20 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация. За нарушаване на реда и сроковете за съхранение на счетоводни документи длъжностните лица могат да бъдат подложени на наказание административно наказаниев размер от 2000 до 3000 рубли. (Член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

криминален. Кражбата, унищожаването, повреждането или укриването на официални документи, извършени от користа или друга лична заинтересованост, се наказва с глоба до 200 000 рубли. или в размер на заплатите или други доходи на осъденото лице за период до 18 месеца, или поправителен труд за срок до две години, или арест за срок до четири месеца, или лишаване от свобода за срок до една година (клауза 1 от член 325 от Наказателния кодекс на Руската федерация)

След приключване на одита работна документацияпод наем за задължително съхранениев архива на одиторската организация.

Работната документация трябва да се съхранява в папки („файлове“), създадени за всеки отдел. Системата за подреждане на документи в папки се установява от одиторската организация. Работната документация трябва да се съхранява в подвързан вид.

Безопасността на работната документация, нейното оформяне и предаване в архива се организира от ръководителя на одиторската фирма или упълномощено от него лице.

Традиционно не трябва да се допуска издаването на работна документация, документираща текущия и завършен одит, на служители на одиторската организация, които не са ангажирани с одита на даден икономически субект.

Работната документация трябва да се съхранява в архивите на одиторската организация най-малко 5 години.

Изземването на работна документация може да се извършва само от упълномощени органи в случаите и по начина, установен със закон Руска федерация.

В случай на загуба или унищожаване на работна документация ръководителят на одиторската организация трябва да разпореди вътрешно разследване, резултатите от което се документират с акт.

Работната документация е собственост на одиторската организация, която е извършила одита. Нека да отбележим, че всяка одиторска фирма, като взема предвид спецификата на своята дейност и необходимостта от спазване на изискванията на нормативната уредба, трябва да предприеме мерки за осигуряване на безопасността на работната документация. Тази процедура трябва да бъде заложена във вътрешно фирмено правило (стандарт), одобрено от ръководството. Съдържанието на това правило (стандарт) трябва да бъде запознато с всички служители на одиторската организация срещу разписка.

Работната документация е поверителна. Нито данъчните, нито други органи имат право да изискват, а одиторът няма право да предоставя работна документация за проверки (с изключение на случаите, изрично предвидени в законодателството на Руската федерация).Одиторската организация може, въпреки че не е длъжна , предоставя работна документация на клиента.

Архивирането на одиторски файлове е голямо предизвикателство за одиторските организации. Да приемем, че една одиторска организация има 100 клиента и ширината на типичен твърд класьор е 7 см; Това се оказват 7 линейни метра папки. Ако вземем предвид, че за всеки клиент се създават поне две папки, всяка година се добавя още една и трябва да се съхраняват 5 години, става ясно, че не говорим за килер, а по-скоро за просторен стая с рафтове, без прозорци, с надеждна метална врата. Трябва да има мерки за предотвратяване на загуба или повреда на документи в резултат на пожар или наводнение, както и за предотвратяване на неоторизиран достъп. Загубата или кражбата на тези документи или разкриването на информация, съдържаща се в тях, ще навреди на репутацията на одиторската организация.

Западните одиторски фирми се опитват да прехвърлят някои одиторски файлове на микрофилм, което им позволява да се съхраняват в по-компактна форма. Някои компании транспортират част от архива до специални извънградски складове, тъй като наемането на офис пространство в центъра на града е скъпо.

Предназначение изготвянето на работни документи (РД) на одитора са:

Потвърждение за съответствие на действията с ISA;

Потвърждение за съответствие на процедурите със съставената програма за проверка;

Мониторинг на изпълнението на всички планирани процедури;

Списък (запис) на получените данни (доказателства);

Контрол върху работата на изпълнителите (персонал);

Документално потвърждение за валидността на становището и предоставения доклад (заключение).

в Общия РД е ноу-хау на всяка одиторска фирма.

На форма, съдържание и обем RD на одитора може да бъде повлиян от следните фактори:

Предмет на одита (естество на задачата);

Методологии и инструменти, използвани при проверката;

Състоянието на вътрешния контрол на обектите на проверка;

Състоянието на счетоводната система в обекта на одита;

Естеството и съдържанието на одиторските процедури;

Важността и значението на получените одиторски доказателства;

Естеството и степента на идентифицираните (определени) изключения;

Идентифицирани рискове от съществени неточности;

форма одиторски доклад(заключение) или финансов отчет.

Ако по време на проверката се открие голямо количество типични грешки, тогава ще има много пътеки за рулиране. При определяне на бъдещото съдържание на RD е препоръчително одиторът да вземе като насока факта, че по правило много ще работят с тази документация: други одитори, специалисти, ръководител или лице, което не знае спецификата на отрасъла или спецификата на дейността. От това следва, че работната документация трябва да бъде разбираема за всички потребители и следователно трябва да бъде изпълнена по такъв начин, че да възникнат възможно най-малко въпроси за одитора, който е съставил тази документация.

Трябва обаче да се отбележи, че в работната документация е препоръчително одиторът да използва предоставения от клиента материал, но който не поражда съмнения, тоест който може недвусмислено да се използва като одиторско доказателство.

От опита на одиторската практика може да се каже, че документите, които са част от RD на одитора, трябва да съдържат следните подробности:

Заглавие на документа;

Идентификационен номер на документа;

Наименование на проверявания стопански субект;

Периодът, за който се извършва одитът;

Датата, на която е извършена одитната процедура или е изготвен документът;

Личен подпис на лицето, съставило документа;

Дата на заверка на документа;

Личен подпис на лицето, удостоверило документа.

Цялата работна документация, базирана на резултатите от одита в одиторските фирми, се събира в файлове. За всеки клиент се съставя "Досие" което се случва (в зависимост от категорията клиент):

Текущ;

постоянен;

Специален.

Част "клиентско досие" обикновено включва:

Договор за ревизия с писма и допълнения (оригинали);

Организационно досие;

Работни досиета на всички членове на групата (екипа);

Файлове "Наблюдение на инвентара";

Писмена информация от одитора до ръководството на предприятието;

Докладен файл;

Доклад за напредъка на одитора (информационно писмо до висшия управленски персонал) и доклад на независим одитор, изготвен в съответствие с МОС;

Подписани са актове за свършена работа (по етапи, ако е необходимо). След приключване на одита работната документация трябва да бъде прехвърлена за съхранение в архива на одиторската организация.

Съгласно Решението на APU за предоставяне от одиторски фирми на система за съхранение на одиторска документация и друга поверителна информация, трябва да се създаде система за съхранение на одиторска документация и друга поверителна информация на одиторска фирма в съответствие с изискванията, установени от Сметната палата на Украйна, под формата на вътрешни документи (наредби, инструкции и др.), които се одобряват с административен документ и своевременно се предоставят на вниманието на служителите на одиторската фирма.

Изисквания за поддръжка Системите за съхранение на одиторските фирми за одиторска документация и друга поверителна информация са:

Определяне на състава на поверителна информация;

Определяне на местоположението (локализация) на одиторска документация и друга поверителна информация;

Създаване на процедура за достъп до местонахождението на одитна документация и друга поверителна информация;

Създаване на ред за организиране на работа с хартиени и електронни документи, които са част от поверителна информация;

Определяне на информираност на клиентите относно внедрената система за съхранение на поверителна информация;

Установяване на отговорност за разкриване на поверителна информация;

Определяне на процедурата за разрешаване на конфликти относно разкриването на поверителна информация.

Одиторската документация, която се предава в архива на одиторската фирма, трябва да се съхранява пълна и подвързана в папки (одитни файлове), които се създават отделно за всеки одит. Одиторската фирма самостоятелно инсталира система за разпространение на работна документация в папки (одитни файлове). Безопасността на работната документация, нейното изпълнение и прехвърляне в архива се организира от ръководителя на одиторската фирма или упълномощено за това лице. По правило не трябва да се допуска издаване на РД от определена проверка на служители, които не са участвали в тази проверка.

За да се запази принципът на поверителност, препоръчително е всички файлове, папки и досиета да се съхраняват в сейфове или шкафове с ключалки или в отделно помещение с ограничен достъп.

Оттегляне на РД от одиторска фирма може да се извършва само от оправомощени за това органи и в предвидените от закона случаи.

В случай на загуба на работна документация ръководителят на одиторската фирма трябва да извърши разследване, резултатите от което се документират в съответния акт.

Документацията е една от основни елементив работата на одиторите. Качеството и резултатите от одита, както и услугите, съпътстващи одита на всеки икономически субект, до голяма степен зависят от задълбочеността, навременността и систематичността на записите.

Под одитна документация(работни документи, работна документация) за целите на едноименния МОС 230 „Одиторска документация“ се приема, че материалите отразяват резултатите от извършените одиторски процедури, както и получените одиторски доказателства и заключенията, направени от одитора 1 .

Необходимостта от формиране и изпълнение на одиторска документация се определя от факта, че те позволяват:

• повишаване на ефективността на процеса на планиране, както и на одита по същество на одиторския ангажимент;
• осъществява контрол и надзор върху изпълнението на тази задача;
• създава условия за отчитане на работата на одитната група (екип);
• непрекъснато разглежда значими аспекти за последващи одити;
• извършва контрол на качеството на изпълнение на задачата;
• създава условия за извършване на одит в съответствие с действащите законови и подзаконови актове.

Формата и съдържанието на работните документи обикновено се влияят от:

• размера и сложността на структурата на одитирания икономически субект;
• естеството на одиторските процедури, които трябва да бъдат изпълнени за изпълнение на одиторския ангажимент;
• идентифицирани рискове от съществени отклонения;
• значимостта на получените одиторски доказателства;
• естеството и степента на идентифицираните неточности;
• необходимост документациязаключения или основа за заключения, които не са пряко документирани от резултатите от извършената работа или получените одиторски доказателства;
• методи и инструменти, използвани от одитора.

Стандартът дава възможност за генериране на одиторски (работни) документи на хартиен, електронен или друг носител. Освен това одитната документация трябва да включва:

• програми за одит;
• аналитични отчети;
• обобщение на същността на значимите аспекти;
• разяснителни материалина тях;
• писмени потвърждения и уверения;
• контролни списъци;
• кореспонденция по важни аспекти (вкл електронна поща);
• копия или извлечения от документи на проверяваното лице.

Когато изготвя одиторската документация, одиторът трябва да приеме, че има вероятност тя да бъде използвана от друг квалифициран одитор, който преди това не е участвал в одиторския ангажимент.

Под квалифициран одиторв този контекст имаме предвид специалист (както работещ в одиторска организация, така и нает отвън), който има практически опит в извършването на одити и достатъчно познания в областта на:

• прилагани одитни процеси;
• Международни одиторски стандарти и изисквания на националните законови и подзаконови актове;
• търговска (външна) среда (бизнес среда, бизнес среда), в която извършва дейност одитираното лице;
• характеристики на провеждане на одит и изготвяне на счетоводни (финансови) отчети в индустрията на този предмет 1.

Въз основа на получената документация посоченият квалифициран одитор трябва да получи достатъчни и подходящи знания:

• относно естеството, времето и обхвата на одиторските процедури, изпълнявани в съответствие с МОС и приложимите национални закони и разпоредби;
• относно резултатите от извършените одиторски процедури и получените одиторски доказателства;
• съществени аспекти, както и изводи по тях;
• значителни професионални преценки, направени в хода на изготвянето на тези становища.

Когато документира естеството, времето и обхвата на извършените одиторски процедури, одиторът трябва да запише в писмен вид:

• отличителни характеристики на определени статии, които се проверяват, например по дата и уникален номер на публикуване стопански субектпоръчки или всички счетоводна документацияпревишаване на определени суми и др.;
• информация за одитора, извършил конкретната работа, както и датата на нейното приключване;
• информация за служителя, извършил прегледа на извършената одитна работа, датата и обхвата на този преглед.

Съгласно изискванията на МОС 230 одиторът трябва да документира всички дискусии на важни аспекти с ръководството на одитираното предприятие, представители на собственика и други заинтересовани страни, като същевременно отразява в одитната документация същността на тези аспекти, както и информацията за времето и лицата, с които са проведени такива разговори.

Ако бъде идентифицирана информация относно един от значимите аспекти, който е несъвместим с окончателния одиторски доклад, одиторът трябва да опише предприетите стъпки за коригиране на несъответствието. В този случай неточната или остаряла документация може да бъде унищожена. С други думи, ISA 230 препоръчва изключване от одитни документизаменени проекти на работни документи и непълни или временни бележки и заключения. Освен това е необходимо да се изключат копия на документи, които впоследствие са коригирани, както и дубликати на тези документи.

В изключителни случаи, при извършване на допълнителни процедури или формиране на напълно нови заключения след датата на подписване и предоставяне на одиторския доклад, одиторът трябва да отрази в работните документи:

• обстоятелствата, пред които е изправен;
• извършени нови или допълнителни одиторски процедури и получени одиторски доказателства, както и направените от тях заключения и тяхното въздействие върху одиторски доклад;
• кога и от кого са направени и проверени промени в одитната документация.

От особен интерес е включването в текста на МОС 230 на изисквания относно подготовката на окончателното одиторско досие. Съгласно разпоредбите на стандарта одиторът трябва да завърши създаването на одиторското досие своевременно. Международен стандартКонтрол на качеството (QCQ) 1 „Контрол на качеството във фирми, които извършват одити и прегледи на финансови отчети, изпълняват други задачи по осигуряване на увереност и предоставят свързани услуги“ изисква одиторът да установи политики и правила за навременно попълване на одиторското досие. За окончателното оформяне на одитното досие е определен срок, обикновено не по-дълъг от 60 дни след датата на подписване на одитния доклад.

Под одитен файлв този случай имаме предвид една или повече папки или други носители за съхранение във физическа или електронна форма, съдържащи материали, които представляват одитна документация за конкретен одитен ангажимент 1 .

Като се има предвид, че формирането на одиторско досие е процес, който не изисква прилагането на нови одиторски процедури или разработването на нови заключения, то промени в одиторската документация могат да бъдат направени само по време на формирането на одиторското досие. Примери за тези промени могат да бъдат само:

• премахване или унищожаване на неактуална документация;
• сортиране, организиране на работни документи, както и добавяне на препратки към тях;
• подписване на окончателни контролни списъци относно процеса на одитно досие;
• документиране на одитните доказателства, които одиторът е получил, обсъдил и съгласувал с членовете на одитния екип (екип) преди датата на подписване на одитния доклад.

След попълване на одиторския файл, одиторът не трябва да премахва или унищожава одиторската документация. Цялата информация трябва да бъде предоставена с процедури за поверителност и сигурност в съответствие с установените практики и правила за съхранение на такава документация. Всички работни документи се съхраняват от одитора и са негова собственост. Периодът на съхранение в съответствие с МОС 230 трябва да бъде най-малко пет години след датата на одиторския доклад.

В допълнение към тези изисквания, не по-малко значимо и логично е изискването одитната документация да съдържа информация за всички съществени аспекти, възникващи по време на одита, и резултатите от тяхното разглеждане. По-специално стандартът включва следните основни аспекти:

• въпроси, които включват значителни бизнес рискове (ISA 315, Идентифициране и оценка на рисковете от съществени неточности, отклонения и несъответствия чрез изследване на операциите и бизнес средата на предприятието);
• резултати от одитни процедури, показващи това финансова информацияможе да бъде съществено неточно отчитане или необходимостта одиторът да преразгледа предишната си оценка на рисковете от съществено неточно отчитане и свързаните с това действия на одитора;
• обстоятелства, които затрудняват одитора при прилагането на необходимите одиторски процедури;
• резултатите от процедурите, които могат да доведат до модификация на одиторския доклад.

В този случай е допустимо да се изготви и запази като част от одитната документация обобщен доклад, който описва значимите аспекти, идентифицирани по време на одита, процедурата и резултата от тяхното разрешаване или предоставя кръстосани препратки към съответната одитна документация, която отразява тази информация.

Някои аспекти на документацията се регулират не само от МОС 230, но и от други МОС, по-специално:

• МОС 300 „Планиране на одит на финансови отчети“, който определя правилата за документиране на процеса на планиране. Стандартът изисква одитната документация да включва цялостната одитна стратегия (по-специално запис на ключови решения, които са необходими и съобщени на одитния екип), одитния план (естеството, времето и обхвата на процедурите за оценка на риска и последващите одитни процедури) и всякакви промени, направени в него значителни промени в хода на одиторския ангажимент. В същото време трябва да се разкрият причините за тези промени;
• МОС 315, Идентифициране и оценка на рисковете от съществени неточности, отклонения и несъответствия чрез изследване на бизнеса и бизнес средата на предприятието, изисква одиторът да включи в одиторската документация дискусиите между членовете на одиторския екип, основните заключения, направени от констатациите на разследването на всеки аспект на дейностите на одитираното лице и неговата бизнес (външна) среда, идентифицирани рискове от съществени неточности, както и идентифицирани рискове и свързани контроли, проверени от одитора;
• МОС 320 „Същественост при планирането и извършването на одит“ изисква одиторът да включи в одиторската документация нивото на същественост за счетоводните (финансови) отчети като цяло и нивата на същественост за определени класове операции, салда по сметки или оповестявания (ако има такива), установения от него праг на същественост, както и всякакви техни ревизии;
• МОС 240, Отговорности на одитора при откриване на измама при одита на финансови отчети, изисква одиторът да включи в одиторската документация доклади за измама до ръководството, представителите на собствениците, регулаторите и други субекти.
• МОС 250, Разглеждане на законите и разпоредбите при одит на финансови отчети, изисква одиторът да включи в одиторската документация информация за подозирано и установено неспазване от страна на одитирания на закони и разпоредби, както и резултатите от дискусиите с ръководството, представители на собствениците и трети страни по тези въпроси. В същото време одитната документация трябва да включва копия на счетоводни и други документи, както и протоколи от разговори с посочени лица;
• МОС 540, Одит на приблизителни оценки, включително измервания на справедлива стойност и свързаните с това оповестявания, изисква одиторът да включи в одиторската документация съществени заключения относно разумността на приблизителните оценки, които включват значителни рискове и тяхното оповестяване, както и индикации, че тези приблизителни оценки може да са неразумни. част от ръководството на одитираното лице;
• МОС 550 Свързани страни изисква одиторът да включи в одиторската документация всички имена на свързаните лица, които идентифицира, както и описание на характера на взаимоотношенията на одитирания с тези страни.

Правилно подготвената одиторска документация може да бъде генерирана без изобщо да се извършва одит. В същото време е възможно да се установи, че работната документация не отговаря на действителността само чрез сравняването й с документите на одитираното лице, които често не са достъпни за одитора. Разбира се, висококачествен одит без подходяща документация е невъзможен. Въпреки това, преценката за качеството на одита, основана единствено на документация, не може да бъде обективна и в резултат на това изисква цялостен одит не само на документи, но и на пряко бизнес сделки, имущество, инвентар и др.

• Кой е архитект и с какво се занимава?
• Какво да вземете, за да станете одитор
• Стратегия „Победа“ – печеливш скалп на Forex
• Нека направим пари на фондовата борса в кампанията за един играч!
• Потенциалният БВП се измерва чрез обем
• Концепцията, функциите и значението на финансовите отчети в руската и международната практика
• Микроикономика и макроикономика
• Ние работим правилно: всички инструкции за бюджетно счетоводство P 153 инструкции 174n
• Лош дълг от задбалансова сметка Когато дълговете на контрагентите са признати за лоши
• Консолидирана отчетност Консолидирана отчетност бюджет 21 отдел образование otcdi

• Пример за изчисляване на индексацията на заплатата
• Как да коригирате малка грешка зависи от
• Тестване на интервю за счетоводител
• Индексация на заплатите: изберете правилно „базовия“ месец Задаване на базовия месец за изчисляване на индексацията
• Счетоводни тестове
• Как и къде да сменим медицинска застраховка?
• Анонимизиран метален акаунт
• Какво включва задължителната медицинска застраховка - безплатни грижи и услуги, включени в полицата
• Как и къде да получите полица за задължителна медицинска застраховка?
• Коя застрахователна компания да избера за сключване на задължителна медицинска застраховка?