У дома > прераждане > Какво е включено в първичните документи. Правила за попълване на първични документи


Какво е включено в първичните документи. Правила за попълване на първични документи




Счетоводство финансови дейностизапочва с приемането на добре оформени първични документи. Това се дължи на действащото законодателство и е необходимо за самия стопански субект, неговите партньори и контролни органи. Данни икономически живот, потвърдено с първични документи, е лесно доказуемо. В конфликтни ситуации такава помощ като добре оформена счетоводна документация ще помогне за разрешаването на случая в полза на компанията.

Какво представлява първичната документация в счетоводството

Икономическите субекти отчитат пред държавата резултатите от финансовите си дейности, като използват счетоводни регистри, които отразяват всички характеристики на работата на организацията.

Счетоводството започва с приемането и обработката на първичните документи.

Първичните документи (чекове, товарителници, актове, фактури и др.) са неопровержимо доказателство за настъпването на финансови събития, които влияят върху резултата от финансовата дейност. Те установяват и потвърждават отговорността за извършваните стопански операции.

Правила за проектиране на "първичния"

Първичните документи съдържат задължителна информация (подробности):

  1. Заглавие на документа;
  2. дата на изготвяне на документа;
  3. Име стопански субекткой е съставил документа;
  4. съдържанието на факта на стопанския живот;
  5. стойността на естественото и (или) паричното измерване на факта на икономическия живот, като се посочват мерните единици;
  6. името на длъжността на лицето (лицата), извършило (са извършили) сделката, операцията и отговорно (отговорно) за нейната регистрация или името на длъжността на лицето (лицата), отговорно (отговорно) за регистрацията на събитие;
  7. подписи на лицата, посочени в точка 6 от тази част, като се посочват техните фамилни имена и инициали.

Автентичността на информацията в тези документи се гарантира от подписалите ги.

Какви са изискванията за попълване и обработка на счетоводни документи

Първичният счетоводен документ се съставя на хартиено копиеи (или) под формата на подписан електронен документ електронен подпис.

чл.9, ал.5

Първичните документи се попълват ръчно - с химикалки и с помощта на технически средства, които ви позволяват да запазвате записи по време на дългосрочно съхранение в архива. Не можете да попълните "основното" с обикновен молив. Всички празни позиции са задраскани.

Ръководителят, с одобрението на главния счетоводител, назначава лица, които с подписи удостоверяват реалността и законосъобразността на тези първични документи.

При приемане в счетоводния отдел те проверяват наличието на задължителна информация, точността на изчисленията и правят маркировка, за да предотвратят повторното им приемане.

Списък на платежните документи

Всеки факт от стопанския живот подлежи на регистриране в първичния счетоводен документ. Не се допуска приемане за счетоводство на документи, които документират факти от стопанския живот, които не са се осъществили, включително тези, които са в основата на мними и фиктивни сделки.

федералният законот 6 декември 2011 г. № 402-FZ (изменен на 23 май 2016 г.) „На счетоводство»

член 9, ал

Всяко финансово събитие се потвърждава от съответните видове първични документи.

Например приемането и отчуждаването на стоките се оформя с фактури. Пристигане и заминаване Паричрез банковия документ платежни нареждания. Движението на пари през касата се потвърждава с касови ордери. Тръгването на шофьорите по линията е придружено с пътни листи.

Образците на платежни нареждания и касови ордери са утвърдени със закон. Те трябва да отговарят изцяло на одобрените образци. Позициите на тези документи се съставят стриктно съгласно инструкциите, които установяват правилата за попълване. Не се допуска съставянето на платежни нареждания и касови ордери под каквато и да е форма и изпълнение платежни транзакциичрез банка или каса с други документи.

В каква форма трябва да се състави "първичният".

Образци на правни форми платежни документипоказано на снимките по-долу.

Изпълнението на платежните нареждания се извършва с участието на банката.

Входящият касов ордер се подписва само от служители на счетоводния отдел. Лицето, депозирало парите, получава разписка, отрязана от конкретна заповед. Тя потвърждава факта на внасяне на пари по тази поръчка.

Разходният касов ордер, в допълнение към главния счетоводител и касиера, се подписва от ръководителя и получателя на парите. Ако индивидуалният предприемач няма счетоводител, той сам подписва документите. Това потвърждава предназначението на издадената сума.

Как се попълват търговски документи

При документиране на факта на продажба обикновено се използва товарителница. Съдържа информация за имена, адреси, банкова информациястрани, присвоения номер, датата на сделката, наименованията на стоките, тяхната цена, количество, себестойност, мерни единици, размера на начисления данък, приложените документи. Подписва се от лица, упълномощени от ръководителите на всяка страна по сделката. Подписите трябва да бъдат дешифрирани, да се посочват длъжности, фамилни имена и инициали. На фактурите след попълване се поставят двустранни печати.

Формулярът за фактура е показан по-долу.

В случай на прехвърляне на стоки чрез превозвач обикновено се издава товарителница - документ, потвърждаващ тристранна сделка между продавач, купувач и превозвач. Продавачът доставя стоките на превозвача. Превозвачът приема стоката от продавача, транспортира и предава на купувача. Купувачът приема стоките от превозвача. По този начин се потвърждава фактът на прехвърляне на собствеността от купувача на продавача.

Данъчно облагане на операциите по общата система

Лицата, които са платци на данък върху добавената стойност, за всяка продажба съставят фактура, която не е първичен счетоводен документ. Той не потвърждава факта на продажбата, тъй като е подписан само от едната страна по сделката. Данъкът, начислен от продавача във фактурата, не влияе финансови резултатипродавач, тъй като продавачът не плаща това ДДС. Купувачът не приема фактурата за осчетоводяване, тъй като е подписана от лице, което не носи отговорност пред него за верността на данните - представител на продавача.

Те не признават фактурата за плащане на продукти, издадена от продавача, като първичен документ. Не доказва настъпването на събитие, което влияе върху финансовия резултат, не потвърждава сделката - подписът на едната страна не потвърждава плащането.

Договорът препраща ли към първични документи?

Много събития от икономическия живот са придружени от договори, които като правило определят намеренията на участниците и не потвърждават всяка финансова транзакция. Например договорите за доставка установяват задълженията на едната страна да достави определено количество продукти преди крайния срок, а другата да приеме и плати. Тъй като договорите определят събития, които не са се случили, те не се приемат за осчетоводяване.

Какво трябва да знае един счетоводител за формите на "първичен"

Формите на първичните счетоводни документи се определят от ръководителя на икономическия субект при представяне официаленотговарящ за счетоводството. Формуляри на първични счетоводни документи за организации публичния секторопределени в съответствие с бюджетно законодателство Руска федерация.

Федерален закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г. (изменен на 23 май 2016 г.) „За счетоводството“

чл.9, ал.4

Списъкът на организациите от обществения сектор включва:

  • държавни (общински) институции;
  • държавни органи;
  • местни власти;
  • управленски структури на държавните извънбюджетни фондове;
  • органи за управление на териториални държавни извънбюджетни фондове.

За тези лица формулярите за първична регистрация са одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 30 март 2015 г. № 52n (с измененията на 16 ноември 2016 г.).

Няма фактури и договори сред формулярите, посочени в тази поръчка. Придобиването и отчуждаването се документира с товарителници и актове.

Пример за една от фактурите, издадени от всички държавни организации, е показано по-долу.

Как се правят корекции в счетоводни документи

Допускат се корекции в първичния счетоводен документ, освен ако не е предвидено друго във федерални закони или нормативни документи. правни актоветела държавно регулиранесчетоводство. Корекцията в първичния научен документ трябва да съдържа датата на корекцията, както и подписите на лицата, съставили документа, в който е направена корекцията, като посочва техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

Федерален закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г. (изменен на 23 май 2016 г.) „За счетоводството“

чл.9, ал.7

За да коригирате грешка, задраскайте грешната и напишете правилната.

Коригирането на грешка в първичния документ трябва да бъде посочено с надписа "коригирано", потвърдено от подписа на лицата, подписали документа, както и датата на коригиране.

Наредби за документите и документооборота в счетоводството (одобрени от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105)

Всяка корекция се потвърждава от:

  • дата на корекция;
  • подписи на лицата, съставили документа, в който е направена корекцията;
  • посочване на имената и инициалите на лицата, съставили документа, или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

Липсата на какъвто и да е реквизит от списъка прави корекцията незаконна.

Пример за корекция във фактурата е показан на снимката.

За да има корекцията безспорна правна сила, тя се съставя по следния начин. На свободните полета на документа се прави надпис: „Коригирано с“ и се записва това, което се оказа неправилно. Продължават: “на” и записват това, което считат за правилно. След това те пишат: „вярвам“, посочват датата, поставят подписите на отговорните лица, техните имена и инициали. При този дизайн на корекцията се изключват изменения, които не са съгласувани с подписалите.

Извършване на корекции на касови апарати и банкови документине е позволено.

Счетоводството е научно организирана система, предназначена да събира, обработва, регистрира и анализира информация, използвана във финансовите и стопанска дейност. Счетоводството отразява стопанските операции, изразени в парично изражение.

Накратко за счетоводството можете да кажете: "Всичко има своята цена!". Всякакви сделки за покупко-продажба на стоки и услуги, договорни отношения между партньори, доставчици и купувачи, трудови отношения, свързани с отчитане на работното време и заплати - всичко може да се сведе до паричен "знаменател".

Като се използва счетоводствоотразява извършването на различни стопански операции, които отразява дейността на всяко предприятие, независимо от формата на собственост и вида на дейността.

Съвкупността от счетоводни данни ви позволява да определите крайния финансов резултат от работата, да анализирате и определите перспективите за по-нататъшна работа за подобряване на показателите за ефективност.

Първична документация в счетоводството: какво е това?

Основата на счетоводството е първичната документация в счетоводството. Ако визуално си представите счетоводната система като разпръснато дърво с гъста зеленина, тогава листата са основните счетоводни документи.

Листата се събират в „клони“ - регистри, от които се създава мощна „корона“ на дърво - синтетично счетоводство за счетоводни сметки, а мощната зелена корона е гаранция за цъфтящо дърво, тези. правилно и пълно счетоводство в предприятието.

В какъв ред се извършва, можете да разберете в новата ни публикация на линка.


Образец на първичен счетоводен документ - ведомост.

Какво е първичен документ в счетоводството?

Оригиналният документ естандартен формуляр по определен образец, попълнен в съответствие с изискванията на счетоводството, насокистатистически, данъчни, застрахователни, банкови и други органи.

Стандартните форми на първични документи се утвърждават от държавните статистически органи. Различни документи с тесен фокус се одобряват от министерства и ведомства по вид дейност.

Първичните документи са необходими за регистриране на бизнес транзакции, те потвърждават извършването на сделка за покупко-продажба, лизинг, получаване и разход на пари, плащане на доставчици. Първичните документи са основата на счетоводството в организацията.

Корекции в оригинални документи

1. Ако това не е формуляр за строга отчетност, тогава документът трябва да бъде правилно пренаписан, а повреденият документ трябва да бъде унищожен.

2. Зачеркнете формуляра за строга отчетност с червена наклонена линия от един въглен на листа до друг и направете записа „отменен“. Не унищожавайте повредената форма.

Мишена:Да се ​​формират знанията на студентите за основните видове счетоводни документи.

Предпоставка за метода на документиране е отразяването на фактите на стопанската дейност в първичните документи към момента на тяхното извършване. Счетоводна документация дава правна валидностсчетоводна информация.

За непрекъснато отразяване на счетоводните обекти е необходимо да се записва всяка стопанска операция. За целта се използва елемент от счетоводния метод - документиране.

Документацияе основата на счетоводството и се състои в непрекъснато непрекъснато отразяване на всички бизнес операции, извършвани от организацията, в изходните счетоводни документи.

счетоводен документе писмен запис на действителното бизнес сделкаили правото да го направи.

Документи има правна и контролна стойност.В първия случай те се използват като доказателство в случай на спорове между организации и лица. Правилно и своевременно оформените документи имат доказателствена сила в арбитража и съдилища, служат като основа за съдебно-счетоводна експертиза и др. във втория случай документите ще изключат случаите на кражба, са основа за извършване одити, документални ревизии и анализ на работата на организацията.

Основните изисквания за оформянето на първичните документи са формулирани в чл. 9 от Закона за счетоводството, Правилника за счетоводството и финансови отчетив РФ.

Първичният счетоводен документ трябва да съдържа определени показатели, необходими за характеризиране и потвърждаване на факта на стопанска операция, които се наричат подробности.

Детайлите са разделени на: задължителни и незадължителни.

Задължителните реквизити придават правна сила на счетоводните документи. Те включват:

Име на документа (бланка), код на формуляра;

Датата на изготвяне на документа;

Име на компания;

Измерване на бизнес транзакции в физическо и парично изражение;

Наименование на длъжностите на лицата, отговорни за стопанската сделка и правилността на нейното изпълнение;

Подписи на длъжностни лица.

Допълнителни детайлисе определят от особеностите на отразяваните стопански операции и предназначението на документите.

В зависимост от естеството на операциите, технологиите за обработка на информация, първичните документи могат да включват:

Номер на документ;

Основание за стопанската сделка;

Адрес и телефон на организацията;


Разплащателни сметки на организацията и др.

Първичен счетоводни документисе приемат за счетоводство, ако са съставени в съответствие с формата, съдържаща се в албумите на унифицирани (стандартни) форми на първична счетоводна документация.

За регистриране на бизнес операции, за които не са предвидени стандартни форми на първични счетоводни документи, организациите могат самостоятелно да разработят и одобрят съответните форми на първични документи при спазване на установените изисквания.

Документите трябва да бъдат изготвени своевременно, като правило, в момента на сделката, ако това не е възможно, веднага след приключване на сделката.

Документите трябва да съдържат всички подробности, които отразяват надеждни данни.

Записите в документите се съхраняват с мастило, паста с химикал, с помощта на пишещи машини и други средства, които гарантират безопасността на тези записи за периода, определен за тяхното съхранение в архива. Не е разрешено да се правят бележки с обикновен молив. Документът трябва да бъде попълнен ясно, без петна. Свободните линии трябва да бъдат задраскани. Списъкът на лицата, които имат право на подпис, се одобрява от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител.

За правилното използване в счетоводния процес документите се класифицират по следните еднородни признаци: предназначение; място на съставяне; метод на отражение; обхват на операциите.

С уговоркадокументите са разделени на административни, оправдателни (изпълнителни), счетоводствои комбинации.

Административни документисъдържат заповед (инструкция) за извършване на стопанска сделка. Например заповед за извършване на инвентаризация, платежно нарежданекъм банката за превод на средства и т.н., въз основа на административни документи, те не водят счетоводни записи, тъй като операцията все още не е приключила.

Оправдателни (изпълнителни) документипотвърдете факта на търговската сделка. Те могат да служат като: фактури, потвърждаващи направените разходи, фактури за получаване на ценности. Тези и подобни документи се съставят по време на операцията и са основа за нейното отразяване в счетоводните сметки.

Счетоводни документисе съставят от служители на счетоводния отдел и служат като основа за записвания в счетоводните сметки. Те включват: счетоводни справки, различни видовеизчисления (амортизационни такси на дълготрайни активи, нематериални активии т.н.).

Комбинирани документи- изпълняват едновременно функциите, присъщи на два или повече вида документи, описани по-горе. Например един документ може да комбинира функциите на административен и ваучерен документ или функциите на ваучер и счетоводство. Комбинираните включват кредитни и дебитни касови ордери, ведомости за заплати и др. Използването им намалява броя на записванията, улеснява счетоводната обработка на документите.

Място на компилацияРазграничаване на вътрешни и външни документи.

Вътрешендокументи се считат за изготвени и използвани за регистриране на транзакции, извършени в рамките на тази организация. Те включват фактури за вътрешно движение на материални запаси, отчети за разходитеотговорни лица и др.

Според начина на отразяване на сделкитедокументите се делят на първични и консолидирани.

IN първични документи фиксиране на една или повече бизнес транзакции непосредствено в момента на тяхното приключване или веднага след приключването им. Пример за първични документи могат да бъдат: чекове за получаване на пари от банка, фактури за почивка материални активии т.н.

Обобщени документисе съставят на базата на няколко предварително издадени еднородни първични документа чрез групиране и обобщаване на техните показатели. Обобщените документи са например касов отчет (съставен въз основа на документи, потвърждаващи получаването и разходването на пари), стоков отчет (съставен въз основа на стокови документи). Консолидираните документи могат значително да намалят броя на счетоводните записи: вместо осчетоводявания за всеки отделен документ се прави общ запис въз основа на резултатите от консолидиран отчет, който комбинира данни от голям брой първични документи.

По обем операциипървичните документи се разделят на две групи: кумулативни и еднократни.

Еднократен документизготвяне на една операция в момента на нейното завършване или веднага след приключването й, например фактура за освобождаване на стоки.

Кумулативни документиотразяват еднородни или периодично повтарящи се операции за определен период. Пример за такива документи могат да бъдат лимитно-оградни карти и др. За разлика от еднократните, набирателните документи се отразяват в счетоводството едва след съставянето им последна операцияи сумиране на всички записи. Използването на натрупващи се документи намалява обема на документацията и времето за нейното изпълнение.

Понякога възникват грешки при регистриране на транзакции. Характерът на грешките е разнообразен: в документи и счетоводни регистри е изписан грешен текст или грешна сума; неправилно изчисляване на резултатите; прихващащите сметки са неправилно посочени в счетоводните записи и др.

За да се отразят правилно и точно всички транзакции в организацията, е необходимо да се идентифицират и коригират всички грешки, направени в сметките, своевременно.

Грешките трябва да бъдат коригирани преди докладване.

Коригиране на грешки в сметкитесе извършва по следните начини: корекция, допълнителни осчетоводявания, „червено сторно“.

Коригиращият метод се използва в следните случаи:

Грешките не засягат кореспондентските сметки;

Грешките бяха открити бързо и не се отразиха върху сумите на сметката.

Използване този методпредполага, че грешният текст или сума са задраскани и правилният текст или сума са написани върху задрасканите. Коригираните грешки се уточняват и потвърждават: в документи - с подписи на лицата, подписали документа; в счетоводните регистри - с подписа на лицето, извършило корекцията.

Допълнителен метод на окабеляванеИзползва се в случаите, когато в счетоводните регистри или счетоводни записи е посочено правилното съответствие на сметките, но сумата на бизнес транзакцията е подценена. За коригиране на такива грешки за разликата между правилните и подценените суми, допълнително счетоводен запис. За размера на допуснатата грешка счетоводителят на организацията съставя удостоверение, в което по отношение на първичния документ се посочва кога и каква грешка е допусната. Счетоводният отчет служи като счетоводен документ и основа за коригиране на счетоводна грешка.

Червен сторно метод (отрицателни числа)се прилага, ако сметките съдържат неправилна кореспонденция на сметките. Същността на този метод е, че първоначално неправилното осчетоводяване се повтаря в същата кореспонденция на сметки, но записът се извършва с червено мастило. При изчисляване на сумите в счетоводните регистри сумите, записани с червено мастило, се изваждат от общата сума. По този начин грешният запис се анулира. След това се съставя ново осчетоводяване, отразяващо правилното съответствие на сметките, и се записва в счетоводните регистри с обикновено мастило.

Документирането и първичното счетоводство не могат да осигурят пълно отразяване в счетоводството на действителното движение на имуществото и източниците на неговото формиране (възможни са несъответствия между сметките и действителните салда на средства и източници). Освен това счетоводните промени, извършени от Министерството на финансите на Русия в съответствие с Програмата за счетоводна реформа, пораждат различни нетрадиционни ситуации, които позволяват на организациите да правят значителни отклонения в счетоводните данни и реалното състояние на имуществото, което води до до изкривявания в счетоводната информация за наличието на обекти, тяхното данъчно облагане. Решаването на тези проблеми допринася за инвентаризацията, като един от най-важните етапи в подготовката за съставяне годишен доклад, потвърждавайки верността на данните в този документ.

Инвентаризацията е установяване на действителната наличност на средства и техните източници чрез преизчисляване на салда в натура или текущи сметки. Думата "инвентаризация" произлиза от латинското "inventory" и означава проверка на наличието и състоянието на ценностите в натура чрез преброяване, претегляне, измерване и др.

Основните цели на инвентаризацията са: действително наличното имущество на организацията, сравняване на действителната наличност със счетоводни данни и идентифициране на отклонения, както и потвърждаване на точността на отчитане на задълженията за всички видове вземания, дължими сметки, други видове изчисления.

Указания за опис на имущество и финансови задължения(одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 13 юни 1995 г.) установява процедурата за извършване на инвентаризация на имуществото и финансовите задължения на организациите и формализиране на резултатите от нея. При извършване на инвентаризация цялото имущество се изчислява и измерва на мястото му и материално отговорните лица, които организацията има. Освен това, съгласно Насоките, инвентаризацията е предмет на имущество, което не принадлежи на организацията, но е посочено в счетоводните записи за съхранение, получено за обработка и също така отчетено по някаква причина.

Списък на първичните документи:

1. ДЕЙСТВИЯ:

Приемане (предаване) на основни документи;

Отписване на основните документи;

Приемане и предаване на ремонтирани съоръжения;

Приемане на материали;

За установените дефекти;

Складова наличност;

Да се ​​замени.

2. ИЗИСКВАНИЯ:

Акт-изискване за подмяна на материали;

фактура;

Изискване за освобождаване на материали;

искане за плащане;

Заявката е поръчка.

3. отгоре:

Фактура (изискване) за вътрешно движение;

Фактура за почивка от всяка страна.

4. ОБЛЕКЛИ:

за свършената работа;

За работа на парче.

5. ПОРЪЧКИ:

Ред за приемане, предаване, прекратяване на договора;

При предоставяне на отпуск;

Ред на зареждане.

6. ПОРЪЧКИ:

Входящ касов ордер;

Разходен и касов ордер;

Входяща поръчка.

7. КАРТИ:

Линейни карти;

Заплата.

8. ИЗЯВЛЕНИЯ:

За откриване на сметка;

За изпускането на акцент.

9. ЗАЯВКИ:

Платежно нареждане;

Безплатно платежно нареждане;

Платежно искане-нареждане.

10. СМЕТКИ:

фактура;

Сметка (доставчик);

Искане за плащане по сметка;

Лична сметка.

11. ПЪЛНОМОЩНО.

12. ДОКЛАДИ:

предварителен отчет;

материален отчет.

13. РЕГИСТРИ(списъци, описание):

Регистър на чекове;

Регистър на неизплатените трудови възнаграждения;

Регистър на заявките за плащане;

Регистър на входящи и изходящи поръчки;

Инвентарен списък;

Описание на инвентара.

КЛАСИФИКАЦИЯ НА ПЪРВИЧНАТА ДОКУМЕНТАЦИЯ

Според степента на обобщеност на информацията По броя на счетоводните позиции По време на обработка
Един път Кумулативен Еднолинейни Многоредов Първичен Втори
График на работния процес
Видове работа с документ Изпълнители
Магазин Маркетингово обслужване Наличност В.Ц. Счетоводство ---- Архив
1. Извлечение 2. Издаване-разрешение 3. Освобождаване на материал 4. Данъчно облагане 5. Проверка на документи 6. Съхранение на документи

Първичен счетоводни документиса важни не само по въпросите на счетоводството, но и във връзка с данъчно законодателство, по-специално определяне на обхвата на задълженията. Ето защо е изключително важно лицето, отговорно за съставянето на първичната документация, да знае всички нюанси на счетоводството и освен това да разбере тяхната класификация, за да опрости работата.

Какво представляват първичните счетоводни документи

За първични документи се считат тези, които регистрират определени стопански действия, които вече са извършени. Можете да оставите запис в счетоводството и да го въведете в регистъра само ако имате документация първично счетоводство. Счита се за неразделна част от системата за управление на предприятието. Въз основа на това можем спокойно да кажем, че първичните счетоводни документи са документално доказателство за сделки, които са свързани с икономическата дейност на предприятието и са донесли някакъв икономически ефект.

Класификация

Всички точки, засягащи въпроса относно първичния, са предмет на разпоредбите и нормите на 402-FZ. Стандартът гласи, че тези сертификати са необходими при взаимодействие с данъчни структурикато потвърждение за правилността на изчисленията. А това означава, че данъчните власти няма да имат оплаквания относно процеса на определяне на данъчната основа.

В съответствие с действащите разпоредби първичната документация подлежи на задължително съхранение в продължение на 4 години. През този период данъчните власти могат по всяко време да поискат документи за проучване и проверка. В допълнение, първичната документация често действа като доказателство в съдебни спорове.

Трябва да се отбележи, че конкретни форми на първична документация не са фиксирани на законодателно ниво. По този въпрос стопанският субект има възможност да избере опцията, която ще задоволи неговите нужди и ще послужи като добра помощ в по-нататъшната работа.

Първични счетоводни документи: списък

обикновено, пълен списъксертификати, които изпълняват основни функции, остава непроменен и е одобрен на най-високо ниво. В момента тази категория включва:

  1. споразумение.Те уреждат конкретните условия на сделката, отговорността на страните и финансовите въпроси. Като цяло тук са посочени всички условия, които по някакъв начин са свързани с транзакцията. Обърнете внимание, че за някои сделки не се изисква писмена форма на договора. Така че от момента, в който купувачът получи касова бележка, сделката се счита за сключена.
  2. Сметки.С помощта на документи от този тип купувачът потвърждава желанието си да плати за стоките (услугите) на продавача. Освен това сметките могат да включват допълнителни условиясделки и фиксирани конкретни цени, които продавачът определя за своите продукти и услуги. Ако по някаква причина купувачът не е доволен от представения му продукт (услуга), той има право да изиска възстановяване на средствата си въз основа на фактурата.
  3. Опаковъчен лист.Той показва пълен списъквсички стоки или материали, които се прехвърлят. Фактурата трябва да бъде съставена в няколко варианта, в зависимост от броя на участниците в сделката.
  4. Предавателно-приемателен акт.Той се съставя въз основа на резултатите от предоставянето на услугата като потвърждение, че резултатът от работата отговаря на предварително посочените критерии и е напълно одобрен от домакина.
  5. Разчетни листове.Те показват всички въпроси, свързани с изчисляването на заплатите с наетия персонал. Освен това тук трябва да се показва цялата информация, свързана с бонуси, допълнителни плащания и други механизми за финансово стимулиране на служителите.
  6. Приемо-предавателни удостоверения № ОС-1.Този вид документация се използва за записване на всякакви дейности, свързани с въвеждането или извеждането на дълготрайни активи.
  7. Касови документи, към които принадлежат кредитни и дебитни касови ордери, и в допълнение, касова книга. Те съдържат информация за различни финансови транзакции, извършени като част от изпълнението.

Класификация

Видовете първични документи в счетоводството са доста разнообразни и зависят преди всичко от конкретната цел на използването на документа в обозримо бъдеще. Най-популярната характеристика на класификацията обаче е разделянето на първичната документация на вътрешна и външна.

Вътрешен документ е собственост на дружеството и се издава от него за решаване на определени въпроси. Той е съставен от специалисти на компанията и разширява действието си изключително в рамките на юрисдикцията на тази компания. По този начин тази категория се състои от онези документи, които са необходими за ефективно управлениебизнес дейности в рамките на една и съща компания. В същото време, ако документът е получен от компанията отвън или е съставен от специалисти на компанията и впоследствие прехвърлен на други юридически лица ( данъчни власти, клиенти и т.н.), то ще бъде разпознато като външно.

От своя страна вътрешните документи също имат свои собствени класификационни характеристики, които позволяват да ги групирате в три категории:

  1. Административни (организационни).Те посочват информацията, която трябва да бъде съобщена до знанието на служителите на дружеството, структурните подразделения и клонове и техните ръководители. С тяхна помощ компанията дава определени нареждания, които трябва внимателно да се спазват. Тази група включва различни поръчки, поръчки и много други.
  2. Изпълнителен (оправдателна), които първоначално показват факти, потвърждаващи извършването на определени бизнес операции и тяхното приключване.
  3. Счетоводни документи. Тази категорияе обобщаващ и е необходим за систематизиране на информацията, съдържаща се в други документи, и по-нататъшното им събиране в един документ.

При определени обстоятелства документацията може също да бъде комбинирана. Тази група включва тези документи, които могат едновременно да съдържат основните характеристики на организационната и поддържащата документация. Най-ярките примери тук са различни парични гаранции, искове, предварителни отчети и др.

Счетоводни регистри и тяхната класификация

При извършване на всяка сделка се изготвя първична документация. Веднага след като бъде напълно завършен, цялата информация, посочена в него, трябва да бъде дублирана в съответния счетоводен регистър. И това е един вид носител, който натрупва основната информация за транзакцията. Въз основа на същността на регистъра има няколко класификационни характеристики. Например, на външен вид регистрите се появяват на потребителите под формата на книги, прости листове и регистрационни карти.

Въз основа на механизмите за поддържане на регистъра могат да се разграничат още 3 групи:

  1. Хронологичен, в който са посочени всички настъпили събития при стриктно спазване на времеви рамки. Тоест, първо трябва да посочите тези операции, които са се случили по-рано и т.н. Такива регистри са най-сложни, тъй като съдържат огромно количество информация и доста често не можете да вземете предвид никакви действия.
  2. систематичен,в който първоначално всички транзакции се въвеждат във формуляра икономически показатели. По този начин регистрите от този тип отразяват икономическия ефект от извършените стопански операции и анализират показателите за разходи и приходи. Най-яркият пример за систематичен регистър е касовата книга.
  3. Комбиниран, които имат основните характеристики както на систематичните, така и на хронологичните регистри.

Съдържание на първичната документация

Много потребители имат въпрос какво се отнася до първичните счетоводни документи и какви изисквания се налагат към тях. На законодателно ниво са заложени няколко разпоредби, които установяват, че определена информация трябва да присъства в документите на основната двойка. По-специално, в съответствие с параграф 2 на член 9 от Федералния закон-402, първичната документация трябва да съдържа следната информация:

  • Заглавие на документа;
  • Дата на изготвяне;
  • информация за лицето, съставило посочения документ (пълно име на предприятието);
  • същността на икономическата дейност, свързана с този документ;
  • финансови изчисления по сделката;
  • подписи на длъжностни лица, отговорни за сделката, и техните инициали.

Образец на първичен счетоводен документ

Правила за документиране

Законодателят установява определени правила за изготвяне на първични счетоводни документи. Така че, едно от основните изисквания е точността и липсата на каквито и да е граматически и пунктуационни грешки и печатни грешки. Ако данъчна службаще открие определени недостатъци, нарушителят ще трябва да преработи документа отново, а в случай на повторно нарушение можете да получите глоба. Като цяло по този въпрос трябва да се обърне специално внимание на следните препоръки:

  1. Разрешено е използването на химикалки и химикалки, специална изчислителна техника и компютри.
  2. Изготвянето може да започне, когато трябва да се извършат някои бизнес транзакции, които трябва да бъдат показани. В същото време в изключителни ситуации е напълно възможно да се издаде документ след приключване на сделката.
  3. Всички изчислени данни трябва да бъдат показани както в цифрова форма, така и в писмен вид. Така до всеки номер трябва да има тетрадка.
  4. Изключително важно е да попълните всички данни, посочени във формуляра. Ако по някаква причина няма информация, не можете да оставите празен ред. Трябва да има тире.

Ако не следвате тези препоръки, може да срещнете значителни затруднения. Така че, ако данъчната служба по време на одита признае документа за неправилен, ще има съмнения относно правилността на изчисленията и определянето на данъчната основа.

Ако по някаква причина е необходимо да направите определени корекции, в никакъв случай не трябва да използвате коректори и засенчване, тъй като те са неприемливи. Корекциите могат да бъдат направени по следните начини:

  1. Фиксиране на контура. Ако е посочена невярна информация, тя трябва да бъде задраскана с тънка линия и до нея да бъдат посочени верните данни. В същото време на мястото на всяка такава корекция трябва да се постави бележка под линия. „Коригирано вярване“с посочване на датата на корекцията и подписа на длъжностното лице, извършило корекцията. Отбелязваме обаче, че в случай на документи, отразяващи получаването и разходването на средства, този метод няма да е подходящ.
  2. Допълнителен запис. Този метод се използва в ситуации, при които общите стойности на транзакциите се изпълняват със значително намалени показатели. За да не съставяте документ по нов начин, можете да направите допълнителни осчетоводявания за липсващите суми в текущия период или следващия.
  3. Обръщане. Грешен запис се коригира чрез кандидатстване отрицателни стойности. Цялата неправилно посочена информация се повтаря с червено мастило, а правилните записи са посочени до нея.

Първичният може да бъде съставен както в писмена, така и в електронна форма. IN напоследъкмного компании дублират информация и съставят както хартиени, така и електронни версии. Първите впоследствие се използват за вътрешни интереси, но електронни копия се изпращат за проверка на Федералната данъчна служба при поискване.

Могат да се направят няколко извода. Държавата не одобрява задължителни формуляри за първична документация, което дава право на икономическите субекти самостоятелно да определят формата на документа, който ще бъде използван по-нататък на практика. Веднага след издаването на документа всички данни от него трябва да бъдат прехвърлени в счетоводния регистър.

първичен счетоводен документ

Основата на цялото счетоводство са първичните документи. Финансово-икономическата дейност на организацията е придружена от изпълнението на множество операции. За целта се използва елемент от счетоводния метод - документиране. Документирането е основният метод за счетоводно наблюдение на икономическата дейност на организацията, нейният първичен контрол. документ - Това е писмено доказателство за извършена стопанска сделка, което придава правна сила на счетоводните данни. Документацията служи като основа за последващи счетоводна документацияи осигурява точността, достоверността и безспорността на счетоводните показатели, както и възможността за техния контрол.

Документите трябва да имат юридическа сила, т.е. да съдържат редица задължителни данни (индикатори):

  • - Заглавие на документа;
  • - дата на;
  • - името на организацията, от името на която е съставен документът;
  • - Съдържание на операцията;
  • - количествени и разходни измерватели;
  • - фамилия и длъжност на лицата, отговорни за попълването и правилното му изпълнение;
  • - лични подписи на тези лица и техни преписи;
  • - печати на организацията, печати.

Документите трябва да бъдат съставени със средства, които гарантират запазването на записите за дълго време (мастило, химикал, пишеща машина, принтер). Първичните документи трябва да бъдат съставени или по време на транзакцията (парични, банкови), или веднага след нейното приключване. Съставителите и подписалите документа носят отговорност за своевременното и качествено създаване, за достоверността на данните и предаването им на крайни сроковеза регистрация в регистрите.

Документите включват:

  • - първични (фактури, фактури, приходни и разходни касови ордери, оградни листове и др.);
  • - счетоводни регистри (касови отчети, дневници за поръчки, главна книга, стокови отчети и др.);
  • - отчетност (счетоводен баланс и приложения към него).

Всички счетоводни записи се водят въз основа на първични документи, след което информацията от тях се прехвърля в счетоводни регистри, където се систематизират, тоест се записват в счетоводни сметки. В края на отчетния период, според счетоводните регистри, отчитането на предприятието е завършено.

Първичната документация започва движението счетоводна информация, осигурява счетоводството с необходимата информация за непрекъснато и продължително отразяване на стопанската дейност на предприятието.

По назначение всички първични документи се разделят на: организационно-административни, оправдателни, счетоводни документи, комбинирани.

  • - организационно-административните (заповеди, инструкции, указания, пълномощни) позволяват извършването на операции и информацията, съдържаща се в тях, не се отразява в счетоводните регистри;
  • - ваучерите (фактури, рекламации, касови ордери и др.) отразяват факта на операцията, информацията, съдържаща се в тях, се записва в счетоводни регистри. Съществуват редица документи, които съчетават разрешителен и оневиняващ характер (разходни касови ордери, ведомости за плащането заплати), съдържащите се в тях данни се въвеждат в счетоводни регистри;
  • - счетоводните документи се съставят в счетоводния отдел въз основа на административни или подкрепящи документи за обобщаване на счетоводни записи, такива документи са счетоводни отчети, режийни изчисления, таблици за развитие.
  • - комбинираните документи едновременно изпълняват функциите на административно-оправдателни и счетоводни. Например фактура за освобождаване на материални активи съдържа заповед за освобождаване на материали от склад в цех, както и регистрация на действителното им издаване и др.

Според метода на записване на операциите документите се делят на еднократни и кумулативни.

Еднократните документи се използват само веднъж за отразяване на една сделка или няколко операции, извършени едновременно. След регистрацията еднократен документ влиза в счетоводния отдел и служи като основа за отразяване в счетоводството. Например входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати и др.

Кумулативните документи се съставят за определен период (седмица, десетилетие, месец), за да отразят хомогенни повтарящи се транзакции, които се записват в тях, когато са завършени. В края на периода се изчисляват суми за показателите, използвани за сметките. Кумулативните документи включват лимитни карти, двуседмични или месечни поръчки и др.

Според мястото на съставяне документите биват вътрешни и външни.

Вътрешенв предприятието се съставят документи за отразяване на вътрешните операции. Например касови входящи и изходящи ордери, фактури, актове, ведомости за заплати и др.

Външендокументи се попълват това предприятие, елате във формата. Например фактури, банкови извлечения, товарителници и др.

Според реда на съставяне документите са първични и консолидирани.

Първичендокументи се съставят за всяка отделна сделка в момента на нейното приключване. Например входящ касов ордер, платежни нареждания, актове за отписване на дълготрайни активи и др.

Консолидирандокументи се съставят въз основа на предварително съставени първични документи. Използването им улеснява контрола на хомогенните операции. Те могат да бъдат изпълнителни, счетоводни и комбинирани. Например авансови и касови отчети, групови и сборни отчети. По-специално, авансовият отчет, комбиниран, изпълнява функциите на документ за обосновка и счетоводство. Той дава пълно описание на сетълментите с отговорни лица: салдото или преразхода на предишния аванс, сумата на този аванс, изразходваната сума, салдото и датата на плащането му на касата или преразхода и датата на възстановяването му от предприятие. В допълнение, предварителното преброяване предоставя описание на производствените разходи на сметките след проверката и одобрението на отчета. На обратната страна на отчета е даден списък на отделните разходи и подкрепящите ги документи.

Според реда на попълване документите могат да бъдат класифицирани на ръчно и компютърно генерирани.

Изготвени документи на ръка,завършен на ръка или пишеща машина.

Документи, изпълнени с компютри,автоматично регистриране на информация за производствените операции в момента на тяхното завършване.

Приемане, проверка и счетоводна обработка на документи. Постъпилите в счетоводството документи се обработват за подготовката им за вписване в счетоводните регистри. Основният етап от счетоводната обработка на документи в организацията е проверката на получените документи по същество, по форма, аритметично.

При проверка на документи по същество е необходимо да се установи законосъобразността, правилността и целесъобразността на стопанската сделка. Съгласно действащия счетоводен ред не трябва да се приемат за изпълнение първични документи за стопански операции, които противоречат на закона и установения ред за получаване, съхраняване и разходване на пари, материални запаси и други ценности. В случай, че такива първични документи са получени от счетоводния отдел Главен счетоводителтрябва да уведоми ръководителя на организацията за незаконността на определена бизнес сделка.

Осъществява се предварителен контрол от счетоводния отдел при оформянето на документите. Важно е и защото повечето документи са на материално отговорни лица, а не на счетоводен персонал.

Проверката на формуляра ви позволява да се уверите, че за обработка на конкретна бизнес транзакция е използван формуляр с подходящ формуляр, всички номера са ясно посочени, съдържанието на транзакцията и всички подробности са отразени.

След това счетоводителят извършва аритметична проверка, която се свежда до проверка на правилността на аритметичните изчисления и изчисления, данъчното облагане на документите. Данъчното облагане се извършва чрез умножаване на количеството по цената. Аритметичната проверка ви позволява да контролирате аритметичните изчисления на резултатите, правилността на отразяването на количествените и разходните показатели.

След проверка счетоводителят обработва документите. Контирането на документи се състои в определяне на сметките, по които трябва да бъдат записани в дебит и кредит стопанските операции, записани в документите.

Основните насоки за подобряване на документацията са унификация и стандартизация .

Първичните счетоводни документи се приемат за счетоводство, ако са съставени в съответствие с формуляра, съдържащ се в албума на унифицирани форми на първична счетоводна документация.

Има унификация на формулярите на първичната счетоводна документация голямо значениеподобряване на счетоводството, тъй като установява и консолидира единни изисквания за документиране на стопанската дейност на организациите, систематизира счетоводството, изключва остарели и произволни форми от обращение и допринася за рационалната организация на счетоводството.

Унифицирани документи- това са стандартни документи, одобрени по предписания начин и предназначени за регистриране на хомогенни транзакции в организации с разнообразна формасобственост и различни специфики на индустрията.

Стандартизация -установяването на еднакви стандартни размери за стандартни документи, което намалява потреблението на хартия за производството на документи, опростява тяхната обработка и съхранение.