У дома > Интернет банки > Примери за първични счетоводни документи. Какво представляват първичните документи? Какво представляват "първичните документи"


Примери за първични счетоводни документи. Какво представляват първичните документи? Какво представляват "първичните документи"




Коректността на документа зависи от качеството на дизайна на първичния документ и информацията, която съдържа. счетоводствои допълнителни заключения от него.

Информацията, съдържаща се в приетите за счетоводство първични документи, се натрупва и систематизира в счетоводни регистри, чиито форми или изисквания са одобрени от упълномощения орган. Данните от счетоводните регистри в групирана форма се прехвърлят във финансовите отчети.

Ръководството определя лица, упълномощени да подписват счетоводни документи. В този случай може да се установи йерархия от подписи в зависимост от заеманата позиция, размера парични суми, обхват и същност на операцията.

Предприятията или организациите, използващи електронни подписи, следва да установят подходящи гаранции и контрол по отношение на правото на използване и достъп до електронни подписи. (17)

Изисквания за изготвяне на първични документи

1. Записите в първичните документи трябва да се извършват с мастило, пастел, химикалка, с помощта на пишещи машини, механизация и други средства, които гарантират безопасността на тези записи за периода от време, определен за тяхното съхранение в архива.

Не използвайте молив за писане.

  • 2. Документите трябва да са изрядно подготвени, текстът и цифрите да са написани ясно и четливо.
  • 3. Всички данни трябва да бъдат попълнени в документа. Ако някои данни не са попълнени, на тяхно място се поставя тире. Трябва да се попълнят задължителни данни.
  • 4. В паричните документи сумата се посочва с цифри и с думи.
  • 5. Първичните документи трябва да бъдат заверени с лични подписи на ръководителя на организацията, главния счетоводител или упълномощени лица.
  • 6. Първичните документи трябва да съдържат препис от подписи на упълномощени лица.
  • 7. Първичните документи трябва да бъдат подпечатани с печата на организацията, ако това е предвидено от формата и действащото законодателство. (18)

Ръководителят на организацията трябва, съгласувано с главния счетоводител, да одобри под формата на заповед списъка на лицата, които имат право да подписват първични счетоводни документи.

Своевременно и качествено изпълнение на първични счетоводни документи, тяхното предаване на крайни сроковеза отразяване в счетоводството, както и достоверността на данните, съдържащи се в тях, се гарантира от лицата, които са съставили и подписали тези документи.

Движението на първичните документи в счетоводството (съставяне или получаване от други стопански субекти, приемане за счетоводство, обработка, предаване в архива) също трябва да се регулира от график, който се утвърждава със заповед на ръководителя.

Да предупреди както ръководителите, така и изпълнителите срещу непредвидено негативни последиции за да спестите време при търсене на информация, е необходимо след получаване на нормативни документи да създадете база данни за регистриране на първични документи.

Това означава, че всичко изписано и попълнено в счетоводния отдел изходни документитрябва да имат собствен идентификатор - код (еднократен, уникален номер), който им се присвоява при задължителна регистрация в един от регистрите за регистрация, които трябва да бъдат открити във всяко предприятие.

Процедура за изготвяне на документи:

  • -спазване на всички установени реквизити и форми на документи;
  • -точност, яснота на представяне на съдържанието на перфекта бизнес сделкив документи;
  • - навременно изпълнение на търговските сделки, ясно, спретнато и четливо изписване на текста;
  • -зачертаване на празни места при липса на реквизит;
  • -посочване на суми с цифри и думи във всички ценни документи; зачеркване на грешки, така че да се вижда задрасканото, и удостоверяване на верния текст с подписа на лицето, изготвило документа;
  • -корекции не са разрешени.(27)

Първичните документи, създадени с помощта на механизиран метод, изискват специално потвърждение за надеждността на получените данни, т.е. авторизация и защита на регистрирани данни от неразрешено получаване на информация за тях. По факс може да се изпраща всякакъв вид документ, но не и първичен счетоводен документ, тъй като той няма потвърждение за неговата автентичност. Отговорността за навременното и качествено създаване на документи и тяхното предаване в установения срок за последващо отразяване в счетоводството се носи от лицата, които са подготвили и подписали тези документи.

Първично счетоводство за производствено предприятие- това е информационната основа на управлението, чието качество пряко зависи от качеството на счетоводството. Първичното счетоводство е комплекс от информационни и логически операции с документи, съпътстващи всички материални и финансови потоци и техните елементи от входа до изхода на производствените и икономически съоръжения на предприятието и компанията като цяло.

Така първичните документи са носители на информация за всички производствено-икономически обекти и субекти и техните взаимодействия и дават възможност за комплексна оценка на всички контролни фактори: количествени, качествени, финансови.(12)

Изискванията, съдържащи се в Закона за счетоводството, гласят, че всеки факт икономически животподлежи на регистриране като първичен счетоводен документ. Какво представлява „първичният документ“, как се съставя и на кого в компанията трябва да бъде поверена отговорността за изготвянето на документи, ще разгледаме в статията.

Какво представлява първичната документация и с каква цел се съставя?

Основният документ е документация, която потвърждава извършването на бизнес транзакции. Документите трябва да бъдат съставени в същата последователност като настъпилите събития.

Декорпървичните документи в счетоводството са необходимо изискванепровеждане икономическо счетоводство. Днес обаче изискванията за първична документация са напълно различни. По този начин, считано от 2013 г., е премахнато задължението за използване на унифицирани форми на основни счетоводни документи. Сега компаниите имат избор да използват вече разработени от държавата документи в своята дейност или да ги одобряват самостоятелно, като се вземат предвид нуждите на организацията. Въпреки това, в случай, че използването на първичния документ се определя не от Goskomstat, а от други нормативни документи, например „Ред за поведение парични операции“, тези формуляри са задължителни.

Важността на първичните счетоводни документи на организацията не може да бъде подценявана. Установените грешки в първичните данни не ни позволяват да определим правилната данъчна основа, необходима за изчисляване на данъчните плащания. В резултат на това могат да възникнат не само недоразумения с проверката, но и основания за налагане на санкции.

За да не се налага компанията да защитава позицията си в спор с данъчните власти, е необходимо да се обърне достатъчно внимание на процедурата за изготвяне на счетоводни документи.

Изисквания за регистрация на „основно“

Основното изискване за регистрация на „основния“ е задължителното присъствие на всички подробности.

Всички документи, съдържащи се в Албума на унифицираните документи, вече съдържат задължителна информация. Въпреки това, ако една компания използва свои собствени примерни формуляри, е необходимо да се гарантира, че те съдържат цялата информация, която трябва да бъде разкрита.

В по-голямата си част всеки първичен документ се състои от три части:

  • Заглавка;
  • Главна част;
  • Дизайнерска част.

Заглавието е предназначено да отразява информация за изготвяния документ, организацията, която го е издала и неговия контрагент, а именно:

  • Име на първичния документ;
  • Кодът на този формуляр е в съответствие с класификатора OKUD. На практика това поле често се оставя празно поради факта, че няма санкции за това от данъчните власти;
  • Датата на настъпилия факт на стопански живот;
  • Име на организацията, съставила документа;
  • Код на организацията в съответствие с класификатора на OKPO;
  • Име на звеното, отговорно за бизнес транзакцията (посочено, ако е налично);
  • Името на мерната единица в съответствие с класификатора OKEI, както и валутата на извършената транзакция.

Основната част на първичния счетоводен документ може да бъде представена както в табличен, така и в текстов формат. Този елемент на документа изисква да бъдат отразени следните идентификационни данни:

  • Подробно съдържание на настъпилия факт на стопанския живот. Компанията ще трябва да напише тази точка по такъв начин, че да съдържа максимално количество полезна информация в минимален брой думи;
  • Кодове и показатели в парично и физическо изражение.
  • Сумите на транзакцията и, ако има данък, се показват на отделен ред.

Последният етап от изготвянето на първичния документ е събирането на подписи на лица, отговорни за факта на икономическия живот. В допълнение към пълното име на служителя е необходимо да посочите:

  • Длъжности на служители, отговорни за правилното изпълнение на документа, пълнотата и точността на информацията, отразена в него;
  • Оригинални подписи на страните;
  • Датата на изготвяне на първичния документ, длъжността на действителния изпълнител на операцията, неговият подпис и пълно име, както и информация за контакт.


Имам ли нужда от печат върху първични счетоводни документи?

При изготвянето на счетоводни документи възникват много въпроси относно отпечатъка на печата. Съмненията на организациите станаха особено актуални, след като през 2015 г. беше отменено изискването за задължително наличие на печат.

Що се отнася до определен списък от първични документи, върху които е необходим печат, на практика това изискване се прилага в няколко случая:

  1. Когато документът съдържа обозначение „М.П.“, указващо мястото за отпечатъка на печата;
  2. Когато изискването за отпечатък се определя на нивото на руското законодателство;
  3. Когато изискването за отпечатък е предвидено в първичния документ.

Важно е обаче да се отбележи, че определянето дали се изисква отпечатване върху конкретен първичен документ или не е необходимо само за онези компании, които продължават да извършват дейността си с помощта на печат.

Типични грешки в първичната документация

Поради факта, че въз основа на първичната счетоводна документация в дружеството, данъчната основаи данъците се изчисляват, данъчните служители следят внимателно за коректността на документите и точността на отразената в тях информация. Повечето типични грешкипри подготовката на „първичните“ са:

  • Използване на формуляри, които не са одобрени от компанията. Когато данъчната инспекция дойде в организация с одит, първият документ, който искат, е счетоводната политика. Именно в него трябва да се запише фактът на използване на самостоятелно разработени формуляри на документи;
  • Липса на задължителни данни за разкриване във формуляра;
  • Липса на задължителна информация в клетките на формуляра;
  • Аритметични грешки по време на компилация. Това нарушение често се случва само в „първичния“ формуляр, който се попълва не електронно, а ръчно, тъй като формирането на документ използва компютърни програмипомага за предотвратяване на грешки в изчисленията;
  • Корекцията е извършена в касова документация в противоречие със законовите изисквания;
  • В клетките, които са задължителни за попълване, но за които липсва информация или числените стойности на показателите са равни на нула, тирета не се поставят.
  • Документът е подписан от неупълномощено лице. На практика дружеството трябва да има заповед на управителя, определяща списъка на лицата, които имат право да подписват определени първични документи. счетоводни документи. Съответно, ако „първичният документ“ е подписан от лице, което няма такова право, документът се счита за невалиден и няма правна сила.

Как да коригираме грешки в първичната документация

На първо място, отбелязваме, че е възможно и необходимо да се коригира „първичният“ документ, тъй като ненадеждно отразената информация представлява по-голяма опасност за компаниите от коригирания документ. Не е възможно обаче да се правят корекции във всички счетоводни форми на документи.

В съответствие с изискванията, установени за изготвяне на първични парични и банкови документи, корекциите на тази категория формуляри са забранени.

По отношение на всички останали първични документи корекциите са разрешени.

В този случай е необходимо да следвате прости правила, които ви позволяват да коригирате документа, без да нарушавате визуалното му представяне.

Долната линия се свежда до това:

  • Неправилно въведено трябва да бъде внимателно задраскано.
  • Моля, включете най-новата информация до корекцията.

Само упълномощени служители могат да правят корекции в първичните документи. В резултат на това направената корекция трябва да бъде заверена с подписа на отговорен служител на компанията.

Продължителност х загуба на първични документи в организацията

Организацията отговаря за съхраняването на първичните документи. Но за различните категории документи се установяват различни периоди, през които попълнените документи трябва да се съхраняват във фирмата.

Минималният срок на годност на „първичния“ е пет години. За кадровите досиета обаче периодът, през който документите трябва да останат във фирмата, е 75 години.

В същото време организацията трябва да осигури подходящи условия за съхранение на документи, както и да предотврати извършването на неразрешени корекции във формулярите. Като цяло отговорността за безопасността на първичната счетоводна документация трябва да бъде възложена на ръководителя на компанията.

Ежедневно предприятието извършва десетки операции. Счетоводителите изпращат пари на контрагенти, фондове и учредители, изчисляват заплати, получават компютри и мебели, начисляват неустойки, изчисляват амортизации и др. За всяка такава операция е необходимо да се състави първичен документ (клауза 1, член 9 Федерален законот 06.12.2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“, по-нататък Закон № 402-FZ).

Първичният документ се създава по време на транзакцията или след нейното приключване като потвърждение на факта на транзакцията (клауза 3 на член 9 от Закон № 402-FZ). Въз основа на първичните данни счетоводителите правят записи.

Фактура, акт за предоставяне на услуги за създаване на уеб сайт, счетоводна справка – всичко това са първични документи, които счетоводителите използват в ежедневната си работа. Има много видове първични продукти, като тяхното разнообразие зависи от характеристиките на дейността на компанията. Например в транспортна компания един от основните видове първична документация ще бъде товарителница, а в библиотека - акт за отписване на литература.

Първичните документи трябва да се съхраняват в предприятието най-малко пет години, като периодът започва да се брои след отчетната година (клауза 1, член 29 от Закон № 402-FZ). Тоест документ от 03.07.2016 г. трябва да се съхранява поне до 2021 г. включително. Отделни срокове за съхранение на първичните материали са установени от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата от 25 август 2010 г. № 558. За да запазят счетоводните документи, предприятията често създават специални архиви.

Първичният документ може да бъде хартиен или електронен. На практика все повече компании използват електронно управление на документи (EDM). По-конкретно фирмите обменят договори, фактури за плащане, актове, разписки за доставка и фактури.

EDI значително опростява процедурата за обработка на първични документи от момента на тяхното създаване до момента на записването им и ускорява работата между контрагентите. Голям плюс е, че електронните документи не трябва да се отпечатват, ако това не противоречи на закона или условията на договора (клауза 6, член 9 от Закон № 402).

Електронният документ е заверен от квалифициран електронен подпис. Ако страните вземат подходящо решение, първичният документ може да бъде подписан с обикновен или неквалифициран подпис (писмо на Департамента по данъчна и митническа политика на Министерството на финансите на Русия от 12 септември 2016 г. № 03-03-06/ 2/53176).

Липсата на първични документи във фирма може да доведе до сериозна глоба от 10 000 до 30 000 рубли (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Данъчните власти също ще налагат глоби за грешки в регистрацията. Освен това лицата, отговорни за обработката на документи, могат да бъдат глобени съгласно член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация в размер от 2000 до 3000 рубли. Има и друга опасност: ако по време на ревизията данъчните власти не установят необходимия документ, те могат да премахнат от данъчна основачаст от разходите, следователно компанията ще трябва да плати допълнителен данък върху дохода.

Задължителни реквизити на първичния документ

Само първичният документ с всички необходими данни има правна сила (клауза 4 на член 9 от Закон № 402-FZ):

  1. заглавие (например „Акт за предоставени услуги“, „ Платежно нареждане», « Счетоводна информация»);
  2. Дата на изготвяне;
  3. име на създателя на документа (например OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
  4. съдържанието на документа или бизнес транзакцията (например „Услуги за достъп до Интернет“, „Предадени материали за обработка“, „Плащане на фактура за офис консумативи“, „Начислена лихва по договора за заем“);
  5. натурални и парични показатели (парчета, метри, рубли и др.);
  6. отговорни позиции (например „Счетоводител“, „Складовник“, „Човешки ресурси“, „Ръководител отдел „Продажби“ и др.);
  7. лични подписи на страните.

Правилно изпълнен документ ще помогне, ако е необходимо, съдебни производства, например, когато купувачът не плати дълга или се опита да развали сделката. Но документ с грешки или фиктивни подписи може да изиграе жестока шега - така че никога не трябва да подписвате за доставчика, ако той внезапно е забравил да подпише. Внимателно съхранявайте всички първични документи и винаги внимателно проверявайте всички подробности във входящите документи.

На практика все още е възможно да се срещнете с оплаквания от клиенти относно липсата на пломба. Нека ви напомним, че от 07.04.2015 г. печатът е отменен за повечето организации и може да се използва по желание (Федерален закон от 06.04.2015 г. № 82-FZ). Информацията за печата на организацията трябва да бъде посочена в устава. Ако контрагентът настоява да постави печат, но вие нямате такъв законно, можете писмено да уведомите контрагента за липсата му и да предоставите извлечение от счетоводната политика.

Формуляри на първични документи

В работата си можете да използвате унифицирани и свои собствени форми на първични документи (клауза 4, член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“). В този случай домашният първичен документ трябва да има всички необходими данни. Много компании са принудени да разработят своя собствена версия на акта за отписване на материали, тъй като няма унифицирана форма на документа.

Допустимо е използването на комбиниран формуляр на първичния документ, когато унифицираният формуляр се взема за основа и се допълва с необходимите колони или редове. В този случай трябва да се запазят всички задължителни данни (Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 24 март 1999 г. № 20).

Изборът на компанията по отношение на използваните основни форми трябва да бъде записан в счетоводна политика.

В процеса на дейност може да възникне необходимост от нови първични документи, тогава те могат да бъдат разработени и одобрени от счетоводната политика.

Забележка! Тъй като вашият контрагент може да използва и самостоятелно разработен първичен документ, вашата счетоводна политика трябва да показва, че вие ​​също приемате тези документи за счетоводство.

За повечето документи имате право да не използвате унифицирани формуляри, но касовите операции трябва да се извършват само съгласно одобрени формуляри на документи (информация на Министерството на финансите на Руската федерация № PZ-10/2012).

Видове първични документи

Специалистите могат да намерят основните форми на първични документи в албуми с унифицирани формуляри, одобрени с решения на Държавния комитет по статистика на Руската федерация. Ето най-често срещаните.

Документи за осчетоводяване на търговски сделки

  • ТОРГ-12;
  • Продуктов етикет;
  • Универсален преводен документ.

Документи за счетоводно отчитане на ДМА

  • OS-1 „Акт за приемане и предаване на дълготрайни активи (с изключение на сгради, конструкции)“;
  • OS-4 “Акт за отписване на дълготрайни активи”;
  • OS-6 „Инвентарна карта за записване на дълготрайни активи“.

Първичен касов апарат

Паричните транзакции се извършват изключително в съответствие с Процедурата за извършване на касови операции (Инструкция на Централната банка на Руската федерация от 11 март 2014 г. № 3210-U). Не можете например да проектирате „консумативи“ в свободна форма или да разработите своя собствена версия.

Формулярите на първичните касови документи са одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88:

  • КО-1 “Приходен касов ордер”;
  • КО-2 “Разходен касов ордер”;
  • КО-3 „Дневник за регистрация на входящи и изходящи касови документи“;
  • КО-4 " Касова книга»;
  • КО-5 „Регистрационна книга на приетите и издадени от касиера Пари».

Касовите документи трябва да се проверяват много внимателно, тъй като такива първични документи са пряко свързани с движението на пари в брой и винаги привличат вниманието на контролните органи. Например данъчните власти определено ще обърнат внимание на PKO, в който сумата надвишава 100 000 рубли. И всичко това, защото не можете да плащате в брой с един контрагент в размер над 100 000 рубли. Липсата на подписи в касовите документи също ще бъде причина за производство пред Федералната данъчна служба.

Нека да обобщим. И така, първичните документи са неразделна част от счетоводството и данъчно счетоводство. Транзакциите не могат да се извършват без оправдателни документи. Често счетоводителите създават счетоводни записи въз основа на копие или сканиране на първичния документ. Много е важно копията да се заменят с оригинални документи своевременно, в противен случай регулаторните органи могат да сметнат операцията или транзакцията за фиктивни. Само изготвените в съответствие със закона документи са гаранция за сигурността и надеждността на счетоводството във фирмата.

Основание за вписванията в счетоводните регистри са изходни документи.

Първичните документи се приемат за счетоводство, ако са съставени в съответствие с формуляра, съдържащ се в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация, в съответствие с Наредбите за счетоводство и финансова отчетност в Руска федерация, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. № 34 n (с измененията на 26 март 2007 г. № 26 n)

Ако е необходимо, в стандартния формуляр могат да бъдат включени допълнителни редове и колони, но трябва да се запазят всички подробности, предвидени в одобрения формуляр. Извършените промени трябва да бъдат формализирани с подходяща заповед (инструкция).

Само формите на документи за записване на касови операции не подлежат на промяна в съответствие с Процедурата за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация, одобрена с Решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. № 20.

Формулярите, одобрени от Държавния комитет по статистика на Русия, предоставят зони за кодиране на информация, които се попълват в съответствие с общоруските класификатори. Кодовете, които нямат връзки към общоруски класификатори (например колони с име „Тип операция“), са предназначени да обобщават и систематизират информация при обработка на данни с помощта на компютърна технология и се въвеждат съгласно системата за кодиране, приета в организацията .

Освен това за счетоводство се приемат формуляри, разработени независимо от малко предприятие, съдържащи съответните задължителни данни, предвидени от Федералния закон „За счетоводството“.

Можете самостоятелно да разработите само онези документи, които не се съдържат в албуми с унифицирани формуляри.

Задължителните реквизити на първичните счетоводни документи включват:

    Заглавие на документа;

    дата на изготвянето му;

    име на организацията, от името на която е съставен документът;

    имената на длъжностите на лицата, отговорни за изпълнението на търговската сделка и правилността на нейното изпълнение;

    лични подписи на тези лица.

Своевременното и висококачествено изпълнение на първичните счетоводни документи, предаването им в счетоводния отдел в рамките на установения срок за отразяване в счетоводството, както и надеждността на съдържащите се в тях данни се осигуряват от лицата, които са съставили и подписали тези документи.

Списъкът на лицата, упълномощени да подписват първични счетоводни документи, се одобрява от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител.

Документите, използвани за документиране на бизнес операции с парични средства, се подписват от ръководителя на организацията и главния счетоводител.

Вместо управителя и главния счетоводител други длъжностни лица могат да подписват първичните документи, но техният списък трябва да бъде одобрен от ръководителя на организацията и съгласуван с главния счетоводител.

Първичен документ- това е писмено доказателство за търговска сделка (плащане на стоки, издаване на пари по сметка и др.) и трябва да бъде съставено в момента на сделката, а ако това не е възможно, веднага след нейното приключване.

Всички първични документи могат да бъдат разделени на следните групи:

    организационно-административни;

    оневиняващ;

    счетоводни документи.

Организационни и разпоредителни документи- това са заповеди, инструкции, инструкции, пълномощни и др. Тези документи позволяват извършването на определени бизнес транзакции.

ДА СЕ оправдателна присъдадокументите включват фактури, изисквания, нареждания за получаване, удостоверения за приемане и др. Тези документи отразяват факта на стопанска операция и информацията, съдържаща се в тях, се вписва в счетоводните регистри.

Някои документи са едновременно разрешителни и оневиняващи. Те включват например разходен касов ордер, извлечение за плащанеи т.н.

За правилно насочване първично счетоводстворазработен и одобрен график на документооборота, който определя реда и времето на движение на първичните документи в предприятието и тяхното получаване от счетоводния отдел.

График за движение на първични счетоводни документи

Първичните документи, получени от счетоводния отдел (счетоводител), трябва да бъдат проверени:

    по форма (пълнота и коректност на документа, попълване на реквизити);

    аритметично (броене на суми);

След приемане информацията от първичния документ се прехвърля в счетоводните регистри и върху самия документ се прави маркировка, за да се изключи възможността за двойното му използване (например се посочва датата на вписване в счетоводния регистър).

Счетоводните регистри са специално пригодени листове хартия за записване и групиране на счетоводни данни. Те се съхраняват в специални книги (списания), на отделни листове и карти, под формата на машинни схеми, получени с помощта на компютърна техника, както и на магнитни ленти, дискове, дискети и други компютърни носители.

Стопанските операции трябва да бъдат отразени в счетоводните регистри в хронологичен ред и групирани според съответните счетоводни сметки.

от външен вид счетоводните регистри са:

    книги (касови, главни);

    карти (счетоводство на дълготрайни активи, счетоводство на материали);

    списания (свободни или подплатени листове).

По вид на произведените записирегистрите се делят на:

    хронологичен (регистрационен дневник);

    систематичен (главна счетоводна книга);

    комбинирани (журнални ордери).

Според степента на детайлност на информациятасъдържащи се в счетоводните регистри, те са:

    синтетичен (главна счетоводна книга);

    аналитични (карти);

    комбинирани (дневници за поръчки).

Записите в първичните документи трябва да се извършват по начин, който гарантира безопасността на тези записи за периода от време, определен за тяхното съхранение в архива.

Първичните и сборните счетоводни документи могат да се съставят на хартиен и компютърен носител. В последния случай организацията е длъжна да изготви за своя сметка копия от тези документи хартиен носителза други участници в стопански операции, както и по искане на органи, упражняващи контрол в съответствие със законодателството на Руската федерация, съдилища и прокуратура.

За предаване в архива документите се подбират в хронологичен ред, комплектоват се, подвързват се и се подреждат в папки. Подаването на документи в архива се придружава с удостоверение.

При съхраняване на счетоводни регистри те трябва да бъдат защитени от неразрешени корекции. Коригирането на грешка в счетоводния регистър трябва да бъде обосновано и потвърдено с подписа на лицето, извършило корекцията, като се посочва датата на корекцията.

Лицата, които имат достъп до информацията, съдържаща се в счетоводните регистри и вътрешните счетоводни отчети, са длъжни да пазят търговска тайна. За разкриването му те носят отговорност, установена от законодателството на Руската федерация.

Коригиране на грешки в първични документи и счетоводни регистри. В съответствие с чл. 9 от Федералния закон „За счетоводството“ не е разрешено да се правят корекции на парични средства и банкови документи.

Корекции в други първични счетоводни документи могат да се правят само по споразумение с участниците в стопански операции, което трябва да бъде потвърдено с подписите на същите лица, подписали документите, като се посочва датата на корекциите.

Детайлът на първичния документ, който подлежи на корекция, се зачертава с ясна, но тънка линия, така че да се вижда оригиналното значение (съдържание) на коригирания детайл. До него се прави ръкописна бележка „Вярвайте на коригираното лице“, като корекцията се удостоверява с подписа на лицето, извършило корекцията, като се посочват фамилията и инициалите.

Срокове на съхранение на първичните счетоводни документи. В съответствие с чл. 17 от Федералния закон „За счетоводството“ организациите са длъжни да съхраняват първични счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчетив рамките на срока, определен в съответствие с правилата за организиране на държавното архивно дело, но не по-малко от пет години.

Възстановяване на първични документи. Счетоводното законодателство не съдържа ясно установени правила, които да регулират процедурата за възстановяване на първични документи в случай на тяхната загуба.

Редица наредби определят само сроковете за съхранение на първичните счетоводни документи. Законодателството не установява какво трябва да направи една организация в случай на загуба на документи по независещи от нея причини. В писмото на Министерството на данъчната администрация на Русия за Москва от 13 септември 2002 г. № 26-12/43411 ръководителят на организацията се препоръчва в случай на загуба или унищожаване на първични документи:

    със заповед назначава комисия за разследване на причините за загубата или унищожаването на първични документи, за участие в която при необходимост се канят представители на следствените органи, сигурността и държавния противопожарен надзор;

    предприемат мерки за възстановяване на тези първични документи, които подлежат на възстановяване и съхранение за периода, определен от закона. Например, копия на отчетите за паричните потоци по банкови сметки могат да бъдат получени от банките, където са открити сметките на организацията; могат да се изискват договори, актове, фактури от контрагенти и др.

Но не винаги е възможно да се получат дубликати на всички изгубени документи, например, ако има голям брой контрагенти, поради липса на доставчици (купувачи) на предварително известни адреси или поради липса на такива контакти. Така според обективни причиниорганизацията няма да може да възстанови всички изгубени първични документи.

Практически въпрос: какво да правя в този случай? Трябва ли да се уведоми данъчният орган?

Според редица експерти не е необходимо да се уведомява данъчната инспекция, особено след като това няма да помогне да се избегне евентуална отговорност, а липсата на първични документи може да доведе до глоба в съответствие с чл. 120 Данъчен кодекс на Руската федерация.

IN в такъв случайДанъкоплатецът може да избере три възможности:

1. Ако е възможно, възстановете изгубени документи (поне частично).
2. Направете коригиращи записи за недокументирани разходи и отразете корекциите в актуализираната декларация за облагане на доходите за отчетната година, тъй като недокументираните разходи не се признават за разходи в данъчното счетоводство.
3. Предоставяне на възможност на представители на данъчния орган в случай данъчна ревизияопределяне на дължимите към бюджета суми чрез изчисление въз основа на данните, с които разполага данъкоплатецът, както и въз основа на данни за други подобни данъкоплатци (клауза 7, клауза 1, член 31 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Изземване на първични документи. Могат да бъдат конфискувани само от органите на дознаването, предварителното следствие и прокуратурата, съдилищата, данъчни властии органите на вътрешните работи въз основа на техните решения в съответствие със законодателството на Руската федерация.

Писмо на Министерството на финансите на RSFSR от 26 юли 1991 г. № 16/176 одобри Инструкциите за процедурата за изземване от длъжностно лице на държавата данъчен офисдокументи, показващи укриване (подценяване) на печалба (доход) или укриване на други обекти от данъчно облагане сред предприятия, институции, организации и граждани.

Главен счетоводителили друго изпълнителенорганизациите имат право с разрешение и в присъствието на представители на органите, извършващи изземването на документи, да правят копия от тях, като посочват причината и датата на изземването.

Счетоводството е сложно организирана система. На негова база се събира информация в първични документи, регистрации и последващият им анализ. Тези. счетоводството е израз на всички финансови и икономически операции в парично изражение. Как работи управлението? първично счетоводствоще разберете от статията.

Всичко си има цена

Счетоводството ви позволява да приведете всички транзакции в парично изражение. Например трудови отношения, отношения между купувачи и доставчици, водене на отчет на работното време, отношения с държавата - плащане на данъци. Той отразява не само провеждането на такива операции, но и техния анализ. Това ни позволява да направим заключение за платежоспособността и кредитоспособността на организацията като цяло. И въз основа на това елиминирайте слаби странифинансова политика и изберете посоката по-нататъчно развитие.

Важно: основата за посоката на по-нататъшно развитие на организацията е поддържането на първично счетоводство.

Това е основата, която ви позволява да съберете цялата необходима информация.

Изходни документи

По-горе нарекохме първичната документация основата на счетоводството в предприятието. Може да се сравни и с корените на дърво, от които по-късно израстват ствол и клони – регистри. Листата са синтетично счетоводство за сметки, което ви позволява правилно и изцялооценете представянето на компанията.

Нека дадем определение. Първични документи– това е конкретен документ с ясно установена от закона форма, попълнен в съответствие с всички правила на счетоводството, препоръките на данъчните, банковите, статистическите и редица други заинтересовани от това органи.

Одобрението на първичната документация се извършва в статистическите органи. По-специализирани и тясно насочени документи се издават от отделите за отделните видове дейности.

Такава документация ви позволява да записвате и проследявате финансовите и икономически транзакции в предприятието. Тези. Това е основата на използваното оборудване в отделните фирми.

Правила за попълване

В допълнение към факта, че статистическите органи отговарят за одобряването на документите, те са разработили редица изисквания за тяхното попълване.

Необходим пълнеж:

  • Пълно наименование на документа (не се допускат съкращения);
  • Дата на издаване на документа;
  • Пълна информация за организацията, която изготвя документа и за кого е предназначен;
  • Пълна банкова информацияконтрагент, ако е необходимо;
  • Пълна информация за стопанската операция, изразена количествено и парично;
  • Информация за служителя, който има право да заверява документа (длъжност, подпис, препис);
  • Печат или печат (мокър).

Въпреки факта, че горните изисквания са задължителни, в някои случаи, поради невнимание или други причини, една или повече точки могат да бъдат пропуснати. Това нарушение не води до невалидност на първичното счетоводство.

Видове първична документация

За всяка отделна финансово-икономическа сделка се издава конкретен документ. Нека изброим основните.

  • Фактура – ​​за купувачи, в която се посочва наименованието на стоката или услугата, банкови данни на доставчика;
  • Платежно нареждане - за доставчика от купувача, потвърждаващо факта на плащане, безкасова форма;
  • Разписка - за купувача, според която е платил на доставчика в брой;
  • Банково извлечение – ви позволява да видите паричния поток на текуща сметкапредприятия за определен период;
  • Касов ордер - ви позволява да видите движението на средствата в касата на организацията;
  • Товарителница или универсален трансферен документ, фактура – ​​потвърждава изпращането на материал или предоставянето на услуги след плащане. Посочва името на продукта, обема и цената.
  • Товарителница - за транспортиране на материали от доставчика до купувача. Посочва пълното име на доставчика и купувача, TIN, съдебен адрес, място от къде и къде се транспортира товара, информация за превозвача.
  • Разписката за продажба, подобно на разписката за доставка, потвърждава изпращането на стоките от доставчика до купувача. Трябва да има дата, номер и да е регистриран в данъчната служба.
  • Предварителен отчет – отчетен документ, потвърждавайки за какво са изразходвани отчетни средстваиздаден на служителя. Допълнително са прикрепени към него на лист А4 касов бон, разписки, споразумения за кандидатстване, потвърждаващи разходи.
  • График на работното време - в него се записва броят часове, които служителят е работил в организацията на месец;
  • Разплащателна ведомост, ведомост или ведомост - въз основа на първата се изчисляват заплатите, а на базата на втората се издава ведомост.

Важно: Горните документи са стандартни и строго унифицирани по закон. Те не могат да бъдат изпълнени по искане на лидера или да бъдат променени по някакъв начин.

Допуска се въвеждането на допълнителна документация въз основа на спецификата на работата.

Корекции в първичната документация

Не винаги е възможно формулярът да се попълни правилно. Някои позволяват корекции, други трябва да бъдат пренаписани. Как се извършва корекцията е дадено по-долу.

Корекции в първичната документация:

  • Не се допускат корекции в нестрог отчетен документ - той трябва да бъде напълно пренаписан;
  • В строг отчетен документ: зачеркнете грешката с червена линия диагонално в една клетка и маркирайте „отменен“; ако формулярът е неправилен, не забравяйте да го запишете;
  • Всяка корекция: зачертайте я, напишете правилната версия отгоре и напишете „вярвайте на коригираното лице“, печат и подпис на коригиращия служител;
  • Никога не засенчвайте или правете дебела линия през зачертаването; неправилният запис трябва да се вижда.

Срок на годност

Срокът на годност на различните форми варира. Те трябва да се съхраняват минимум 5 години. Например всички документи, свързани със служители (от заплати, плащане на данъци, лично досие) трябва да се съхраняват минимум 75 години. Това се дължи на честите искания от бивши служители за изчисляване на пенсии.

Ако решите да изпразните рафтовете от стари документи, след изтичане на срока за съхранение, съставете специален акт и съберете комисия за изхвърляне на първичната документация.

Резултати

И така, разгледахме как се поддържа първичната документация. Той е основа за цялостното счетоводство на предприятието. Следователно към първичното счетоводство трябва да се подхожда с цялата отговорност и внимание.

Първичните счетоводни документи са унифицирани. Те са разработени от статистическите органи. Организацията няма право да прави собствени промени в тях. Попълват се заглавието на документа, датата на съставяне, трите имена на контрагента на купувача и доставчика, наименованието на продукта в стойностно и количествено изражение и подпис на упълномощено лице.

Допускат се корекции в първичната документация. За да направите това, неправилният запис трябва да бъде зачеркнат и правилната версия да бъде написана отгоре, като се припише „коригирано вярване“, дата, подпис и печат на организацията.

Срокът на съхранение на първичната документация е 5 или повече години.