Как се попълва авансов отчет в 1s 8.3. Счетоводна информация. Издаване на средства по сметка
Авансовият отчет е предназначен да отразява служебните и командировъчните разходи на отговорното лице.
Обикновено на подотчетното лице първо се дават пари от касата или се превеждат по карта от разплащателна сметка. В програмата 1C Accounting 8 издание 2 това се формализира с документите „Нареждане за касова бележка“ или „Отписване Пари»,
За да отразите отчетните суми в програмата, трябва да попълните документа „Предварителен отчет“. За попълване предварителен отчет в 1C 8изд. 2 трябва да отидете в раздела „Каса“ или в менюто „Каса“ в горната част на програмата. Посоченият документ е достъпен и в раздела „Производство“. Последователността на генериране на отчет за разходите е идентична във всички налични издания на осмата версия на програмата 1C Accounting.
За пълнене нова формапредварителен отчет, кликнете върху елемента „Предварителен отчет“ и щракнете върху бутона „Добавяне“ (зелен плюс) в горното меню на дневника „Предварителни отчети“.
След натискане на този бутон ще се отвори нов отчет за разходите. Този документ се състои от четири раздела: „Аванси“, „Плащане“, „Стоки“ и „Други“.
Първо, в директорията „Физически лица“ намираме конкретен отговорно лице. След това го изберете в документа, като използвате бутона „Избор“ или щракнете двукратно с левия бутон на мишката.
В първия раздел „Аванси“ изберете документа, с който преди това са били издадени средства в програмата 1C Accounting. Този документ може да бъде разходен касов ордер, ако парите са издадени от касата, отписване от текущата сметка, ако парите са преведени от сметката на предприятието или издаване на парични документи.
Ако средствата не са били издадени предварително, този раздел не е необходимо да се попълва. В долната част на документа не забравяйте да посочите целта на аванса: бизнес разходи или пътни разходи; и също така е необходимо да посочите броя на документите, приложени към отчета за разходите.
Вторият раздел на документа „Предварителен отчет“ се нарича „Продукти“. Този раздел в програмата 1C 8 отразява стойностите, придобити от отговорното лице.
Например, това могат да бъдат материали или стоки. Най-важното при попълването на този раздел е да изберете правилната папка в директорията „Номенклатура“, тъй като акаунтът е свързан с папката счетоводствои ако изберете грешна папка, ще бъде създадена неправилна счетоводен запис. Следователно, ако отговорното лице е закупило материали, трябва да изберете папката „Материали“.
Третият раздел на авансовия отчет в програмата 1C Accounting се нарича „Плащане“. Изисква се да се отразят разходите, платени от отговорното лице, като това могат да бъдат например: Интернет, комуникационни услуги и др.
Тук също трябва да посочите сметката, която ще съответства на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“, обикновено това е сметка 60 „Разплащания с доставчици и изпълнители“.
В четвъртия раздел на отчета за разходите в програмата 1C „Други“ трябва да отразите пътните разходи. В случай, че служителят е бил в командировка.
Тук е посочен и документът, въз основа на който се попълва авансовият отчет. Това може да е билет, хотелска сметка и др. Ако има няколко документа, всеки се записва на отделен ред. Този раздел също така показва сметката, към която се отписват пътните разходи. Сметката зависи от това какъв служител е бил в командировка. Ако това е служител на главния отдел, изберете сметка 20 „Основно производство“, ако служител на администрацията, тогава сметка 26 „; Общи текущи разходи" и т.н.
На практика при попълване на формуляр не е необходимо да се попълват всички отметки на документа Предварителен отчет в 1C 8. Това ще зависи от целите, за които са изразходвани отчетните пари.
В тази статия ще разгледаме как да попълните предварителен отчет в програмата 1C Accounting на Украйна.
Попълването на отчета за разходите е идентично с по-ранните версии на програмата, но има някои разлики.
Нека отворим документа "Авансов отчет" през функционалния панел, като отидем в един от разделите на функционалния панел "Каса" и изберем съответния тип документ, или през главното меню "Каса".
Пред нас ще се отвори дневникът за документи „Авансов отчет“. В този дневник трябва да създадете нов документ, като натиснете клавиша Insert или използвате бутона на менюто „+“ (Добавяне)
Започваме да попълваме документа, като попълваме детайлите на заглавката на документа, като посочваме стойностите:
· Организация – автоматично ще се попълни с организацията, конфигурирана като Основна. Ако системата поддържа записи за няколко организации, трябва да изберете друга организация от директорията на организациите.
· Склад – ако е необходимо да се отрази покупката на стоки/материали/оборудване в отчета за разходите, в това поле трябва да посочите складовото място, на което ще бъдат осчетоводени.
· Цел – незадължителни данни за попълване
· индивидуален- задължителен реквизит. Необходимо е да се избере лице, което да носи отговорност за усвоения аванс. Ако указателят на лицата не съдържа необходимото лице, съответстващо на служителя, тогава той може да бъде създаден незабавно, без да прекъсва процеса на попълване на документа.
Документът има няколко отметки (таблични части), които се различават по своето предназначение.
Това са отметките: „Аванси“, „Стоки“, „Контейнер“, „Плащане“, „Други“.
В раздела „Аванси“ трябва да посочите документите, въз основа на които са издадени средствата на отговорното лице. Това могат да бъдат следните видове документи: „ Платежно нарежданеизходящ", "Платежно нареждане за дебитиране на средства" или "Изходящо касово нареждане".
Попълнете раздела „Аванси“.
В раздела на таблицата добавяме нова линиячрез натискане на бутона “+” и попълване на данните за реда:
Нека разгледаме пример, когато парите са издадени чрез касов апарат с помощта на услуги за парично разплащане.
· Авансов документ - първо от падащия списък с възможни типове документи изберете желания тип документ “Изходящ ордер в брой”.
В дневника за касови нареждания, който се отваря, изберете необходим документ, след което в раздел Аванси всички колони на нов ред ще се попълнят автоматично с данните на избрания Изходящ касов ордер.
Ако служител не отчете цялата сума, издадена в отчета, трябва ръчно да коригирате сумата в колоната Изразходвани.
Тук посочваме закупените от отговорните лица за издадения аванс. В нашия случай например ще има Книги. Подобно на действията в първия раздел, добавете продукт, като щракнете върху бутона „+“.
Ако продуктът вече е създаден в директорията на артикулите, като посочва всички необходими данни, тогава колоните (мерна единица, счетоводна сметка, ДДС сметка, данъчна цел) по продуктова линия в авансовия отчет ще се попълват автоматично от продуктовата карта.
Посочете количеството на закупените стоки. Ако има няколко продукта, тогава създаваме толкова линии, колкото е броят на закупените продукти.
В случай на покупка от добре познат контрагент, можете да въведете името на тази организация в съответното поле, да въведете споразумението, да въведете ръчно името на търговския документ, издаден от контрагента, неговия номер и дата, ако сетълментите по споразумението се извършва съгласно документи за сетълмент, след което се посочва документът за сетълмент с контрагента.
Ако по време на покупката са използвани контейнери за връщане, преминете към попълване на съответния раздел „Контейнери“.
Избираме или пълним контейнера по същия начин, както пълним продукта в предишния раздел.
Раздел „Плащане“.
Попълва се само ако стоките не са закупени за отчетни средства, и за собствена сметка и или материалите се получават чрез 631 сметки. В нашия случай няма нужда да попълвате този раздел.
Раздел „Други“.
В този раздел се посочват разходите на отговорното лице, направени от него за придобиване на различни допълнителни услугиили стоки. Ние също така посочваме разходи в този раздел, ако декларираното лице докладва за пътни разходи. Например: билети, бензин, настаняване, пътуване и др.
Задължително е да посочите сметката и анализа на разходите за всички редове, ако разходите включват ДДС, тогава посочете ДДС сметката и попълнете контрагента и договора
Моля, имайте предвид, че с помощта на бутона от менюто „Цени и валута“ в допълнителен прозорец можете да зададете валутите и размерите на цените, валидни в документа. При промяна стойностите в документа ще бъдат автоматично преизчислени.
Публикувайте документа, като щракнете върху бутона „Публикуване“.
Проверяваме дали всички кабели са оформени правилно. За да направите това, отворете резултата от документа с помощта на бутона DtKt
Ние извеждаме печатна формаотчет чрез бутона „Печат“ или бутона „Предварителен отчет“.
Връщане на пари на касата
Ако отговорното лице не е изразходвало всички пари и има нужда да ги върне на касата, въз основа на документа „Авансов отчет“ се създава документът „Приходен касов ордер“.
За да направите това, като сте в документа за предварителен отчет, щракнете върху бутона „Въведете на базата“ и изберете типа документ „Нареждане за касова бележка“.
В резултат на това ще се отвори нов документ за парично разплащане с попълнените данни за организацията, отчетната и неизразходваната сума. Остава само да посочите позицията на паричния поток от съответната директория и да осчетоводите документа.
Отчетът за разходите е един от документите, с които счетоводителят трябва да работи доста често. Нека да разгледаме какво е и как да го попълним правилно в 1C.
За пример за правилно изготвяне на отчет за разходите ще използваме конфигурацията.
За да започнете, ще трябва да отворите документ, наречен „Предварително извлечение“. Можете да направите това по няколко начина:
отидете на един от разделите на функционалния панел „производство”/„каса”, след което щракнете върху съответната позиция;
Намерете бутона „каса“ в главното меню и щракнете върху него.
Журналът на документите съдържа всички записи за тези документи. Това е мястото, където ще създадем нов файл. За да направите това, щракнете върху бутона „+добавяне“.
Нека започнем да попълваме самия документ. Първо трябва да попълните всички стойности и подробности, които са в заглавката. Ще трябва да изберете стойности за:
-
срещи (ако е необходимо).
организации;
Вие също ще трябва да изберете лице, което ще отчита аванса. Ако внезапно откриете, че в директорията няма такъв запис, ще трябва да го създадете. Освен това няма да е необходимо да прекъсвате попълването на отчета за разходите в 1C и да излизате от процеса на попълване за това.
За да изберете физическо лице, намерете специалния бутон “…” в лентата с инструменти, той се намира вдясно в полето, наречено “индивидуално”.
Формулярът за отчет на разходите съдържа малък брой раздели, като всеки от тях има свое конкретно предназначение. Това включва:
Важно е да се отбележи, че разделът „Аванси“ съдържа информация от онези документи, които са били основа за издаване на средства. Те се считат за:
платежно нареждане;
платежно нареждане;
касова заповед за сметка.
Веднага щом щракнете върху бутона „+“, в таблицата ще се появи допълнителен ред. Изберете необходимия тип документ. Например, парите са издадени чрез касов апарат с помощта на касови услуги.
Пред вас ще се отвори дневник с касови ордери, където ще трябва да изберете необходимия документ, след което таблицата автоматично ще се попълни с информация за касовия апарат.
След това трябва да попълните следващия раздел, т.е. да изброите всички стоки, които са закупени за авансово плащане. Например формуляри за кандидатстване. Можете да добавите продукт по подобен начин, като кликнете върху зеления бутон „+“.
В случай, че продуктът вече е включен в директорията и са посочени всички негови характеристики, тогава в секцията за авансово плащане всички колони ще бъдат попълнени автоматично. След това ще трябва да посочите броя на закупените артикули. Ако има няколко имена, тогава всички действия ще трябва да бъдат дублирани.
Ако разширите формуляра, ще видите, че все още има допълнително място с информация, която можете да попълните. Например, ако продуктът е закупен от известен продавач, можете да посочите името на организацията, да въведете информация за договора и да добавите документ с изчисления.
Моля, имайте предвид, че линейните акаунти се задават автоматично. И ако необходимият документ не е там, тогава го създавате, без да се налага да излизате от прозореца, затваряте отчет за разходите 8.2 и правите всичко отделно.
Ако за покупката е използвана и опаковка, трябва да отидете в съответното поле и да го попълните. Това се прави по същия начин, както сте попълнили предишния маркер.
Друг важен нюанс: разделът „плащане“ трябва да се използва, ако стоките преминават през 631 акаунта. Това означава, че преди това не е издаден аванс, а самите стоки са закупени с парите на отговорното лице. В нашия пример няма нужда да попълвате този раздел.
Разделът „Други“ показва цялата информация, която се отнася до допълнителните разходи на отговорното лице:
-
Интернет за работни проблеми и др.
Друга важна разходна позиция, която също е посочена тук, са пътните разходи (ако има такива). Примерът показва напълно попълнен отчет за предварително публикуване.
Когато щракнете върху бутона „цени и валута“, можете да зададете текущата валута и ценови измерения. Когато правите промени в отчета, всички стойности се преизчисляват автоматично.
След това покажете формуляра за отговор. За да направите това, щракнете върху бутона „печат“ или върху „предварителен отчет“.
Ако вашата институция има разплащания с отговорни лица (например закупуване на определени стоки или услуги чрез отговорни лица или възстановяване на разходи на служители при изпълнение на служебни задължения), тогава вероятно използвате предварителни отчети в работата си. В тази статия бих искал да говоря за правилността на попълването на тези документи в програмата 1C: Accounting държавна агенция, издание 2.0".
Какво е предварителен отчет? В програмата това е документ, потвърждаващ факта на издаване на аванс на служител и отчет за разходите. Следователно методически е правилно първо да създадете в програмата документа „Заявка за авансово плащане“ и след това да въведете „Авансов отчет“, който ще отразява отчетността на отговорното лице.
Приложението може да намерите:
Нека създадем документ:
Попълнете документа със следните данни:
Нека ви обърна внимание на задължението: по-правилно е да създадете задължение за всяко изявление на отговорното лице, така че в нашия пример ще създадем задължение:
За да направим нашия ангажимент видим в списъка, трябва да премахнем флага:
След като бъде завършен, документът изглежда така:
Публикуваният документ генерира следните движения по сметки:
След това въз основа на това се създава документът „Предварителен отчет“:
Документът се състои от четири раздела. Нека разгледаме всеки от тях последователно
1. Аванс
Този раздел съдържа цялата информация за аванса, издаден на служителя. Когато се генерира на базата на раздела, основните данни се попълват автоматично.
Ако има преразход или остатък от предишния аванс, тогава трябва да използвате бутона за попълване:
Също така е важно да попълните табличната част, в която трябва да посочите паричния разходен документ за издаване на средства на счетоводителя като аванс:
Нека създадем нова линия. Както можете да видите на фигурата, се отваря списък с парични документи с избор по контрагент (в нашия пример това е служител Олга Константиновна Зайцева). Но тъй като все още не сме успели да създадем документ за авансово плащане, списъкът е празен. Следователно ние ще платим аванс на служителя:
Нека създадем документ за плащане в брой:
Да попълним документа:
Нека изберем подходящата счетоводна операция:
Ще изплатим парите на служителя, ще определим датата за изпълнение на документа и ще извършим:
Документът генерира следните транзакции:
Документът е създаден и публикуван. Сега нека се върнем към нашия авансов отчет и се опитаме да добавим документ за паричен разход отново към табличната част на раздела „Аванс“:
Както можете да видите, вече е възможно да добавите паричен документ:
Това завършва попълването на първия раздел. След като отчитащото се предприятие придобие необходими материали, дълготрайни активи, услуги и ще се отчитат със съответните документи в счетоводството - попълва се втори раздел „Разходвани“.
2. Изразходвани.
Отново, благодарение на създаването на базата на приложението, разделът е частично попълнен. Таблицата в този раздел показва разходите на отговорното лице. Можете просто да добавите редове, описващи разходите, или да свържете входящ документ (за това трябва да зададете флага в първия ред):
Тъй като в нашия пример книгите са закупени за библиотеката, ще създадем и посочим документ за получаване на дълготрайни активи:
Този документ генерира следните транзакции:
След като документът за получаване е готов, ние го посочваме в табличния раздел:
Тъй като документът за получаване на дълготрайни активи в табличния раздел вече отразява подробностите за счетоводната операция, следният запис автоматично се въвежда в авансовия отчет:
Ако не посочите никакъв документ за получаване, но дешифрирате разходите на отговорното лице в табличната част на авансовия отчет, в колоните счетоводен записподробностите са предоставени изцяло. Например, нека добавим следния запис:
Този вид разходи могат да бъдат класифицирани като общостопански разходи - сметка 109.80 или директно към разходите за текущ финансова година– сметка 401.20:
Бих искал да обърна внимание и на факта, че при попълване на счетоводен запис в тази версия на отчета за разходите, когато се опитаме да отворим списъка със счетоводни сметки, ще видим, че списъкът е празен. Въпросът е, че изборът се основава на правилни сметки:
Нека премахнем селекцията:
След теглене списъкът се попълва със сметки.
Разгледахме варианта с отчет без енорийски документи, но тъй като не е подходящ за нашия пример, ще изтрием този ред. Вторият раздел ще изглежда така:
3. Информация за депозиране на остатъка, издаване на преразходи.
Този раздел се попълва, когато авансовият размер не е равен на размера на разходите на отговорното лице (по-малко или повече). Ако сумата е по-малка, отговорното лице връща остатъка от сумата (съставя се и касова бележка, ако сумата на разходите е по-голяма и се взема предвид цялата сума, на отговорното лице се дава преразход (); се съставя касов документ с разходен характер). И в авансовия отчет в този раздел в табличната част е посочен документ, който доказва въпроса за преразход или връщане на остатъка. В нашия пример дълготрайните активи са закупени за цялата сума, така че този раздел ще остане празен.
4. Счетоводна операция.
В този раздел, както и в други документи, е посочено счетоводна сделка, което ще ви позволи да генерирате необходимите транзакции при провеждане. По подразбиране документът съдържа следната счетоводна операция:
Това се случи, защото на този документОт доставчика се предоставя само една счетоводна операция:
След попълването му подаваме документа. Трябва да видите кои транзакции ще бъдат генерирани от документа:
В нашия пример не са създадени транзакции. Да видим дали това е правилно:
- първият документ, който генерирахме беше заявление за авансово плащане. Генерира транзакции за приемане на парични задължения. Тоест ние трябва да платим пари на отговорното лице сега, не когато стоката пристигне, а сега, което означава, че поемаме финансови задължения.
- тогава се генерира разходен документ - в нашия пример беше заявление за касови разходи. Този документ генерира транзакции, които „поставят“ средства в размер на 10 000 рубли. със съответния анализ (подсметка „Контрагент“) към сметка 208.31 „Разплащания с отговорни лица за придобиване на дълготрайни активи“. Записите в този документ са правилни.
- след отчет на отговорното лице, създадохме документ за получаване на дълготрайни активи, който генерира осчетоводяване, в което е посочена сметка 208.31 за заема, това осчетоводяване закрива сметка 208 и приключва операцията по сетълмент с отговорни лица. Докладващият вече няма дълг.
- по отношение на сметките от раздел 5 „Санкциониране“, в частност – парични задължения – тези сметки се закриват в края на годината, през годината сумите по тези сметки се натрупват.
Следователно документът „Предварителен отчет“ не генерира никакви публикации при публикуването.
Нека разгледаме текущата ситуация в отчета „Баланс на оборота“:
Нека използваме следните настройки:
Нека генерираме отчет:
Видно от доклада, в резултат на операциите ни останаха дебитно салдопо сметка 106 - това са нашите капиталови вноски в ДМА, които са придобити чрез подотчетно лице. Необходимо е да се вземе предвид от тази сметка към сметка 101 и новопридобитият дълготраен актив ще се появи в счетоводството.
Също така имайте предвид, че сметка 208 е закрита. Това означава, че отговорното лице е осчетоводило изцяло издадения аванс.
Салдата по авторизационните сметки се запазват, но, както вече споменах, това е нормално, защото... закриването настъпва в края на годината.
И накрая, бих искал да обърна внимание на един важен нюанс на попълване на документи: при формиране и попълване необходими документиЗа подотчитане обърнете внимание на последователността, предвидена от датата на документа. Тоест най-ранна да е датата на заявката за авансово плащане, най-късна датата на авансовия отчет. Датите на документите за издаване и приемане на средства, документите за получаване на стоки и материали и услуги трябва да бъдат в този интервал.
Тази статия разглежда характеристиките на регулаторното регулиране на счетоводството за сетълменти с отговорни лица в счетоводството, данъчното счетоводство, както и процедурата за отразяване бизнес сделкиотносно отчитането на сетълменти с отговорни лица в програмата "1C: Счетоводство 8" (рев. 2.0). Статията е изготвена от M.S. Сучкова.
- по пътя;
- за отдаване под наем на жилищни помещения;
Нормативно регулиране на разплащанията с отговорни лица
В хода на своята дейност организациите могат да издават пари в брой на своите служители за пътни и бизнес разходи въз основа на заповед на управителя. В такива ситуации служителите са отговорни лица. Процедурата за издаване на средства за отчитане и подаване на отчети се установява от Централната банка на Руската федерация (Процедура за поддържане парични операциив Руската федерация, одобрено с решение на Съвета на директорите на Централната банка на Русия от 22 септември 1993 г. № 40). Ръководителят на организацията определя размера на отчетните суми и сроковете, за които те се издават. Отговорните лица в рамките на три дни след завръщане от командировка или след изтичане на периода, за който са издадени средствата, трябва да представят отчет за използването на средствата (съгласно унифициран формуляр № AO-1 „Авансов отчет“) и приложете подкрепящи документи.
В съответствие с член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация командировката е пътуване на служител по нареждане на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън местонахождението. постоянна работа. Постоянното място на работа се признава като местоположение на организация, в която работата е уредена с трудов договор. Процедурата за изпращане на служител в командировки, както на територията на Руската федерация, така и на територията на чужди държави, се регулира от Правилника за особеностите на изпращането на служители в командировки, одобрен с Указ на правителството на Руската федерация Федерация от 13 октомври 2008 г. № 749. Ако е изпратен в командировка, работодателят е длъжен да възстанови на служителя следните разходи:
- по пътя;
- за отдаване под наем на жилищни помещения;
- допълнителни разходи, свързани с живот извън мястото на постоянно пребиваване (дневни);
- други разходи, направени от работника или служителя с разрешение на работодателя.
При изпращане на служител в командировка на територията на чужда държава допълнително се възстановяват следните разходи:
- за получаване на задграничен паспорт, виза и други документи за пътуване;
- за регистрация на задължително здравна осигуровка;
- задължителни консулски и летищни такси;
- такси за право на влизане или преминаване на МПС;
- други задължителни плащанияи такси.
Счетоводството за разплащания с отговорни лица се води по сметка 71 „Счетоводство за разплащания с отговорни лица“. Дебитът на сметка 71 в съответствие с кредита на паричните сметки отразява издаването на парични суми за отчитане. Изразходваните отчетни суми се отразяват в кредита на сметка 71 в кореспонденция със сметки за разходи или други сметки в зависимост от естеството на направените разходи.
Отразяване на пътните разходи в данъчното счетоводство
В съответствие с ал. 12, клауза 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, командировъчните разходи се класифицират като други разходи, свързани с производството и продажбите. За целите на данъка върху доходите могат да се вземат предвид следните разходи:
- пътуване на служителя до мястото на командировка и обратно до мястото на постоянна работа;
- наем на жилищни помещения, включително разходите на служителя за заплащане на допълнителни услуги, предоставени в хотели (с изключение на разходите за обслужване в барове и ресторанти, разходи за обслужване по стаите, разходи за използване на развлекателни и здравни съоръжения);
- дневни пари или полеви надбавки;
- регистрация и издаване на визи, паспорти, ваучери, покани и други подобни документи;
- консулски, летищни такси, такси за право на влизане, преминаване, транзит на автомобилен и друг транспорт, за ползване на морски канали, други подобни съоръжения и други подобни плащания и такси.
От 1 януари 2009 г. размерите на дневните надбавки и полеви надбавки не са стандартизирани за целите на данъка върху доходите (Федерален закон № 158-FZ от 22 юли 2008 г.). Моментът на признаване на пътните разходи по метода на начисляване е датата на одобрение на авансовия отчет (член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Сумите на данъка върху добавената стойност (ДДС), платени върху командировъчни разходи (пътни разходи до мястото командировкаи обратно, включително разходите за използване на спално бельо във влаковете, както и разходите за наемане на жилищни помещения), подлежат на приспадане (клауза 7, член 171 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Основа за приспадане на сумите на ДДС са фактури или документи, потвърждаващи плащането на сумата на удържания данък данъчни агенти(формуляри за строга отчетност).
В съответствие с Данъчния кодекс на Руската федерация доходът на служител за целите на изчисляване на данъка върху доходите на физическите лица (NDFL) не включва дневни надбавки, изплатени в съответствие със закона Руска федерация, но не повече от 700 рубли за всеки ден командировка в Руската федерация и не повече от 2500 рубли за всеки ден командировка в чужбина, както и действително извършени и документирани целеви разходи, например пътни разходи, разходи за наемане на жилищни помещения (клауза 3, член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация). При пътуване на територията на Руската федерация (задгранична командировка) с дневна надбавка над 700 рубли (2500 рубли) на ден, данъкът върху доходите на физическите лица трябва да бъде изчислен и платен за сума над 700 рубли (2500 рубли) на ден. Ако служителят не представи документи, потвърждаващи плащането на разходите за наемане на жилищни помещения, размерът на това плащане се освобождава от данъчно облагане в съответствие със законодателството на Руската федерация, но не повече от 700 рубли за всеки ден на командировка в Руската федерация и не повече от 2500 рубли за всеки ден в командировка в чужбина.
В съответствие с параграф 2 на чл.9 Федерален законот 24 юли 2009 г. № 212-FZ, дневните надбавки, както и действително извършените и документирани целеви разходи за командировки на служители, както на територията на Руската федерация, така и извън територията на Руската федерация, не подлежат на осигурителни вноски. Ако не са предоставени документи, потвърждаващи плащането на разходите за наемане на жилищни помещения, сумите на тези разходи се освобождават от застрахователни премии в границите, установени в съответствие със законодателството на Руската федерация.
Водене на записи за сетълменти с отговорни лица в програмата "1C: Счетоводство 8" (рев. 2.0)
Нека разгледаме пример за сетълменти с отговорно лице при издаване на пари за бизнес нужди в програмата 1C: Счетоводство 8. Като пример, нека разгледаме няколко възможни вариантиразвитие на събитията.
Пример 1
На 1 април 2011 г. организацията Primer издаде служител Иванов V.D. 10 000 рубли за закупуване на външен твърд диск.
В програмата "1C: Счетоводство 8" тази операция се отразява в документа "Касов разходен ордер" (позиция от главното меню "Каса") с вида на бизнес операцията "Издаване на отговорно лице". В документа е необходимо да се попълни счетоводна сметка, в в такъв случай 50.01, издадената сума е 10 000 рубли. В раздела „Данни за плащане“ посочваме „Отговорно лице“, което избираме от директорията „Служители“, „Иванов Владимир Данилович“ и позицията на паричния поток „Издаване на средства на отговорните“. Документът генерира транзакции Dt 71.01 Kt 50.01 10 000 рубли. Фигура 1 показва публикувания документ „Разходен касов ордер“ и резултатите от неговото изпълнение.
Ориз. 1. Издаване на средства на отговорно лице
Вариант 1. Авансов отчет с неизразходвани суми
08.04.2011 г. Иванов В.Д. представи предварителен отчет и документи за закупуване на диск на стойност 9000 рубли. Неизразходваните средства са върнати на касата.
В програмата "1C: Счетоводство 8" се генерира документът "Авансов отчет" (точка от главното меню "Каса"). В реквизита „физ. лице”, посочете отговорното лице „Иванов Владимир Данилович”, в раздела „Аванси” изберете документа, според който са издадени средствата. Първо избираме вида на документа „Разходен касов ордер“, след което от показания списък избираме необходимия документ, в нашия пример това е касов апарат № 1 от 01.04.2011 г., останалите полета на таблицата ще бъдат се попълва автоматично. В раздела „Продукти“ посочете „номенклатурата“ на закупения продукт, от директорията „Номенклатура“ изберете „Външен твърд диск“, ако не е в списъка, след което го добавете в директорията. Посочваме количеството - 1 брой, цена, сума - 9000 рубли, % ДДС - 18%, сумата на ДДС се изчислява автоматично - 1372,88 рубли. За автоматично генериране на фактура в програмата посочваме доставчика - „Магазин за търговия на дребно“, поставяме отметка в полето „Представена фактура“, посочваме датата и номера на фактурата. Посочваме дисковата счетоводна сметка - 10.09 и ДДС счетоводната сметка - 19.03. Пример за попълване на предварителен отчет е показан на фигура 2. В резултат на осчетоводяването на документа се генерират следните транзакции:
Дебит 10.09 Кредит 71.01
- 7627,12 рубли,
Дебит 19.03 Кредит 71.01
- 1372,88 рубли.
Ориз. 2. Пример за попълване на „Авансов отчет“, раздели „Аванси“ и „Стоки“
Връщането на неизразходваната сума (1000 рубли) се отразява в програмата "1C: Счетоводство 8" с помощта на документа "Приходен касов ордер" с вида на бизнес транзакцията "Връщане от отговорно лице", което посочва върнатата сума от 1000 рубли, отговорното лице и вида на средствата за паричния поток. Пример за попълване на PKO е показан на фигура 3. Документът генерира следните транзакции:
Дебит 50.01 Кредит 71.01
- 1000 рубли.
Ориз. 3. Приходен касов ордер
За да проверите дали всички изчисления са отразени правилно в програмата, можете да съставите баланс за сметка 71.01 и да направите избор за служител V.D. (Фигура 4).
Ориз. 4. Счетоводен баланс за сметка 71.01 с избор от служител В.Д. Иванов
Вариант 2. Авансов отчет с преразходи
08.04.2011 г. Иванов В.Д. представи предварителен отчет и документи за закупуване на диск на стойност 11 000 рубли. Организацията възстанови излишната сума.
В тази ситуация се генерира „Предварителен отчет“ в програмата „1C: Счетоводство 8“, който се попълва по същия начин, както във вариант 1 (Фигура 2), посочва се само различна цена на твърдия диск. Издаването на отговорното лице на сумата на надвишаването на разходите над издадения аванс (1000 рубли) се формализира с документа „Разходен касов ордер“, който се попълва, както е показано на фигура 1.
Вариант 3. Авансов отчет с невъзстановени суми
Иванов В.Д. подал предварителен отчет на 08.04.2011г. В заповедта на управителя е посочено, че сумата за закупуване на външен твърд диск е предоставена за периода от 01.04.2011 г. до 07.04.2011 г. Останали пари след закупуване на външен твърд диск, В.Д не го върна. Със заповед на управителя беше решено да се удържат останалите средства от заплатата на служителя.
Отчетните суми, които не са върнати навреме от служителите, се отразяват в кредита на сметка 71 "Разплащания с отговорни лица" и в дебита на сметка 94 "Липси и загуби от щети на ценности. След това те се отписват от сметка 94 "Липси и загуби от щети на ценности" в дебита на сметка 73 "Разплащания с персонал за други операции."
В програмата 1C: Accounting 8 операцията по приемане на външен твърд диск за счетоводство се отразява в документа „Авансов отчет“ (Фигура 2). Операциите за отразяване на липси се отразяват в документа „Операции, въведени ръчно“. За този примерТрябва да се формират следните изводи:
Дебит 94 Кредит 71.01
- 1000 рубли- отразяване на недостиг;
Дебит 73 Кредит 94
- 1000 рубли -отписване на дълг за недостиг на служители;
Дебит 70 Кредит 73
- 1000 рубли -удържане на невърната сума от заплатата .
Ориз. 5 - Отписване на невърната отчетна сума за липси
Пример 2
Предварителен отчет за командировка
Иванов В.Д. е изпратен в командировка за 3 дни в Москва за сключване на споразумение за доставка на стоки (от 23.05.2011 г. до 25.05.2011 г.). Иванов В.Д. издаден е аванс в размер на 30 000 рубли, като се изчисляват дневни пари от 2700 рубли (900 рубли * 3 дни), разходи за наем от 12 000 рубли (4000 рубли * 3 дни), самолетни билети 15 300 рубли.
27.05.2011 г. Иванов В.Д. представи предварителен отчет, удостоверение за пътуване, отчет за изпълнение на служебна задача и подкрепящи документи: фактура за хотелско настаняване във формуляр N 3-G в размер на 13 500 рубли (4 500 рубли * 3 дни) и чек за заплащане на настаняване; самолетни билети на стойност 14 000 рубли. Сумите на платения ДДС в документите са отбелязани на отделен ред.
Процедурата за отразяване на операции в програмата 1C: Счетоводство 8:
1. На 20.05.2011 г. се генерира документ „Разходен касов ордер” с вид стопанска операция „Издаване на подотчетно лице” (Фигура 6). Документът генерира осчетоводяването:
Дебит 71.01 Кредит 50.01
- 30 000 рубли.
Ориз. 6. Издаване на средства на отговорно лице за пътни разходи
2. На 27.05.2011 г. се генерира документ „Авансов отчет”. В раздела „Аванси“ е посочен документът, за който е издаден авансовият „Приходен касов ордер“. В раздела „Други“ са посочени дневни надбавки, разходи за наем на жилище и пътни разходи (Фигура 7). Документът ще генерира следните публикации:
Дебит 44.01 Кредит 71.01
- 2700 рубли- дневни пари;
Дебит 44.01 Кредит 71.01
- 11 440,68 рубли- разходи за наем на жилище;
Дебит 19.04 Кредит 71.01
- 2059,32 рубли- ДДС върху разходите за наем на жилище;
Дебит 44.01 Кредит 71.01
- 11 864,41 рубли- пътни разходи;
Дебит 19.04 Кредит 71.01
- 2135,59 рубли- ДДС върху пътните разходи.
Ориз. 7. Отразяване на пътните разходи в документа „Авансов отчет“
3. На 27 май 2011 г. се генерира документът „Касов разходен ордер“ за отразяване на компенсация за преразход по авансовия отчет в размер на 200 рубли. Документът генерира осчетоводяването:
Дебит 71.01 Кредит 50.01
- 200 рубли.
4. На 31 май 2011 г. е необходимо да се отрази начисляването на данък върху доходите на физическите лица върху сумата, надвишаваща нормата за дневна помощ. Излишната сума е: (900 рубли - 700 рубли) * 3 дни = 600 рубли. Размерът на данъка върху доходите на физическите лица е: 600*13%=78 рубли. В програмата "1C: Счетоводство 8" операцията по изчисляване на размера на данъка върху доходите на физическите лица се отразява, както следва:
- Документът „Операция, въведена ръчно“ показва осчетоводяването на Дебит 70 Кредит 68 за 78 рубли.
- Ако счетоводство заплатисе поддържа в програмата "1C: Счетоводство 8", след което за целите на изчисляване на заплатите и генериране на отчети за данък върху доходите на физическите лица, размерът на дохода от излишък и размер на данъка върху доходите на физическите лицатрябва да се впише в документа „Вписване на доходи, данък върху доходите на физически лица и данъци (вноски) от ведомостта за заплати“ и
- размерът на дохода (600 рубли) е посочен в раздела „Данък върху доходите на физическите лица: доходи и данъци“ (Фигура 8),
- размерът на данъка върху доходите на физическите лица (78 рубли) трябва да бъде посочен в разделите „Данък върху доходите на физическите лица в размер на 13%“, „Удържан данък върху доходите на физическите лица“ (Фигура 9, Фигура 10).
Ориз. 8. Отразяване на размера на дохода от надвишаване на стандартите за дневни надбавки за данък върху доходите на физическите лица
Ориз. 9. Отразяване на размера на данъка върху доходите на физическите лица
Ориз. 10. Отразяване на размера на удържания данък върху доходите на физическите лица
