У дома > РНКБ > Списък на първичните счетоводни документи. Счетоводни документи


Списък на първичните счетоводни документи. Счетоводни документи




Първично счетоводствопредставлява началния етап на системно възприемане на регистрацията на отделни транзакции, които характеризират икономическите процеси и явления, протичащи в организацията. Неговите обекти са: снабдяване, придобиване и потребление на материални ресурси, производствени разходи, движение на полуготови продукти и незавършено производство, обем на продукцията, нейната доставка и продажба, разплащания с доставчици, купувачи, клиенти, банки, финансови органи , учредители и др.

Първоначална информация за икономически процесии явленията се отразяват в първичните документи.

Първичен счетоводен документ- това е писмено удостоверение за търговска сделка, което има правна сила и не изисква допълнителни обяснения или подробности.

Първичният счетоводен документ трябва да съдържа:

  • наименование - финансово-икономическо съдържание на стопанска сделка. Документ, който няма име, както и документ с неясно, трудно за четене име, няма да има правна сила;
  • име, а в някои случаи и адреси текуща сметкав банките на страните (юридически и физически лица), участващи в тази бизнес сделка. Първичен документ, който не съдържа името и съответните атрибути на поне една от страните по бизнес транзакция, губи своята адресируемост и не може да бъде изпълнен;
  • дата на съставяне. Ако датата липсва или е неясна, документът губи своята адресируемост във времето. Всъщност такъв документ няма правна сила;
  • съдържанието на стопанска операция (обект на документация), произтичащо от наименованието на документа, в който се появява в общ вид;
  • метра от извършваната бизнес транзакция. Липсата на измервателни уреди в документа го лишава от счетоводна и сетълмент база;
  • подписи на отговорните лица - директора на организацията и главния счетоводител.

Документите се попълват от счетоводни служители ясно и четливо с ръчно писане с мастило или химикал, на пишеща машина или с помощта на компютърна техника.

Като правило за документи се използват стандартни формуляри под формата на бланки от междуведомствен характер. Това включва формуляри за поръчки, фактури, фактури, купони, извлечения и др. Изходни документитрябва да бъде съставен в момента на сделката и ако това е така обективни причининевъзможно, то веднага след завършването му.

Ако възникне грешка в сметките във фермата, можете да използвате отрицателния или сторниран метод на въвеждане. В този случай грешният запис се повтаря с червено мастило или стандартни цветове (син, черен) и се огражда в правоъгълна рамка.

Червен цвят или правоъгълна рамка ще анулират грешно въведено, след което ще бъде направено правилно въвеждане. Възможно е да се коригират грешки в счетоводните записи чрез зачеркване и допълнителна корекция (грешното вписване се зачертава с един ред и под него се прави правилен запис, като се посочват датата на корекцията и подписът на счетоводителя; ако е необходимо, сертификат се съставя, като се разкрива необходимостта от корекция и причината за грешката).

Не трябва да има корекции, изтривания или петна в парични и банкови документи.

Когато работи с всеки документ, счетоводителят разчита на определени принципи и методологични основи, залегнали в официални документи.

Въз основа на първични документи се правят записи в счетоводни регистри, карти, отчети, дневници, както и на дискове, дискети и други носители.

Счетоводните документи могат да бъдат външни и вътрешни

Външни документиидват в организацията отвън - от държавни органи, висши организации, банки, данъчни инспекции, от учредители, доставчици, купувачи и др., те се съставят по стандартни формуляри. Примери за такива документи включват искане за плащане-нареждане, искане за плащане, фактура на доставчик и др.

Вътрешни документисъставен директно от организацията.

Разграничават се следните видове вътрешни документи:
  • административна;
  • оневинителен (изпълнителен);
  • комбиниран;
  • счетоводна регистрация.

Административни- това са документи, които съдържат заповеди, инструкции за производство, изпълнение на определени бизнес сделки. Те включват заповеди на ръководителя на организацията и лица, упълномощени от него да извършват бизнес сделки.

Оневинителен(изпълнителни) документи удостоверяват факта на бизнес сделки. Те включват поръчки за получаване, актове за приемане на материали; актове за приемане и разпореждане с дълготрайни активи; документи за приемане на произведени продукти от работници и др.

Комбинирандокументи са разпоредителни и изпълнителни. Това включва входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати за издаване заплатислужители на организацията, отчети за разходитеотговорни лица и др.

Счетоводни документисе съставят в случаите, когато липсват стандартни документи за вписване на стопански операции, както и при обобщаване и обработка на оправдателни и разпоредителни документи. Това са удостоверения, разпределителни листове и др.

Счетоводни документисъщо се делят на еднократни и кумулативни. При извършване на всяка стопанска операция се използват еднократни първични документи. Документите за натрупване се съставят през определен период на постепенно натрупване на еднородни стопански операции. В края на периода тези документи изчисляват резултатите по съответните показатели. Примери за кумулативни документи са двуседмични, месечни работни поръчки, лимитни карти за освобождаване на материали от складовете на организацията и др.

Счетоводните документи се делят на първични и обобщени

Изходни документисъставен по време на бизнес транзакция. Пример за такива документи са фактурите за освобождаване на материали от складовете на организацията до цеховете.

Обобщени документисъставени въз основа на първични документи, например извлечения за заплати.

В момента на записване на данни в първичните документи се появява счетоводна информация, която не се записва автоматично. Всички негови количествени и качествени характеристики подлежат на логически, аритметичен и юридически контрол преди съставяне на първични документи. Такъв контрол се извършва както от служители, участващи в поддръжката първично счетоводство, и служители на управленската служба.

Подписване на входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати, платежни нареждания и рекламации, други банкови документи, ръководителят на организацията внимателно анализира всяка бизнес сделка.

В процес на получаване счетоводна информацияРазграничават се следните етапи:
  • предварителна работа преди изготвяне на първични документи;
  • изготвяне на първични документи;
  • одобряване на първични документи;
  • работата на счетоводния отдел по изготвяне и обработка на първични документи.

Събирането на счетоводна информация включва подходящата работа на различни служби на организацията. Този етап се характеризира с най-високо нивоаналитично и ефективно счетоводство.

Вторият етап от счетоводния процес е обработката на счетоводната информация. Това включва прякото участие на служителите на функционалните служби за управление при получаване на счетоводна информация. Така че, когато отчитате стоките- материални активиВъз основа на първични документи е предвидено групиране и обобщаване на данните в складови карти за материали. Всеки месец данните от карти и книги се прехвърлят в отчети за движението на материални активи. IN крайни сроковеМениджърите на складове и ръководителите на отдели предават тези отчети на счетоводния отдел на организацията.

Мениджърите също участват в обработката на данните. По този начин, с помощта на служители на различни управленски служби, се идентифицират виновниците за недостиг и загуби.

След проверка на аритметичните изчисления, законосъобразността и целесъобразността на извършените стопански операции, счетоводните документи се регистрират, след което се извършва икономическото групиране на данните им в система от синтетични и аналитични сметки. счетоводствочрез записване в счетоводни регистри.

Счетоводните регистри са таблици за преброяване на определена форма, изградени в съответствие с икономическата групировка на данните за имуществото и източниците на неговото формиране. Те служат за отразяване на бизнес транзакции на.

Счетоводните регистри в зависимост от тяхната структура се делят на хронологични и систематични. В хронологичните регистри стопанските операции се отразяват в последователността на тяхното извършване. Систематичните счетоводни регистри служат за групиране на стопанските операции по установени признаци.

Счетоводните регистри се поддържат под формата на дневници, картони, отчети, дневници, както и на компютърни носители.

Синтетичното счетоводство се води в систематични регистри, а аналитичното - в аналитични регистри. Вписванията в регистрите се извършват както ръчно, така и чрез компютърна техника.

Съвкупността и местоположението на данните в регистъра определят неговата форма, която зависи от характеристиките на обектите, които се вземат предвид, предназначението на регистрите и методите на счетоводна регистрация. Счетоводната регистрация се отнася до записването на бизнес операции в счетоводни регистри.

В счетоводните книги всички страници са номерирани и подвързани. Номерът се посочва на последната страница и се заверява с подписите на упълномощените лица. В някои книги, например касови книги, страниците са не само номерирани, но и завързани с канап и запечатани с восъчен печат. В зависимост от обема на сметките в книгата, една или повече страници се разпределят за определена сметка. Счетоводните книги се използват за синтетично и аналитично счетоводство.

Картите са направени от плътна хартияили свободен картон, без да ги закрепвате заедно. Те се съхраняват в специални кутии, наречени картотечни шкафове. Картите се отварят за една година и се регистрират в специален регистър, за да се осигури контрол върху тяхната безопасност.

Листовете се различават от картите по това, че са направени от по-малко плътна хартия и имат по-голям формат. Те се съхраняват в специални папки, наречени регистратори. Изявленията се отварят, като правило, за месец или тримесечие.

Записите в счетоводните регистри трябва да бъдат ясни, кратки, ясни и четливи. След регистриране на стопанска операция в счетоводния регистър върху първичния документ се прави подходяща маркировка, за да се улесни последващата проверка на правилното осчетоводяване. В края на месеца се сумират резултатите за всяка страница от счетоводните регистри. Окончателните записи на систематичните и аналитичните регистри трябва да бъдат проверени чрез съставяне на оборотни ведомости.

След одобрение годишен докладсчетоводните регистри се групират, подвързват и депозират в текущия архив на организацията.

Методи за коригиране на грешни записи в счетоводните регистри

Съществуват три начина за коригиране на грешни записи в счетоводните регистри: корекция, допълнителен запис, сторно.

Коригиращ методможе да се прилага само ако грешките са открити преди съставянето на баланса или са възникнали в счетоводните регистри, без да се засяга кореспонденцията на сметките. Този метод се състои в задраскване с тънка линия на неправилния текст, число, сума и надпис до или над правилния текст или сума със съответната клауза.

Например, ако вместо 100 рубли. Ако са отразени 200 рубли, тогава 200 рубли трябва да бъдат задраскани. и напишете „100 рубли“ отгоре, а отстрани посочете: „200 рубли зачеркнати и 100 рубли написани отгоре, коригирано вярване (дата, подпис).“

Не се допускат корекции или зацапвания върху паричните документи, дори и посочените, особено в цифри.

Допълнителни записисе правят в случаите, когато сумата на бизнес транзакция е погрешно подценена. Например, доставчикът преведе 150 рубли от текущата сметка. Тази бизнес транзакция е отразена в правилната кореспонденция на сметките, но сумата й е подценена до 100 рубли. Беше направено следното счетоводен запис: дебит на сметката "Разплащания с доставчици", кредит на сметката "Разплащателна сметка" - 100 рубли.

Но тъй като доставчиците трябва да прехвърлят 150 рубли, тогава липсващата сума от 50 рубли. е необходимо да направите допълнителни записи: дебит към сметката „Разплащания с доставчици“, кредит към сметката „Разплащателна сметка“ - 50 рубли.

Допълнителни публикации се правят през текущия или следващия месец. Това правило за коригиране на грешки се прилага в два случая: ако данните от първичния документ не са записани в отделен ред в счетоводния регистър и когато в счетоводния регистър е отразена погрешно занижена сума на бизнес операция.

Метод на обръщанее, че неправилният запис, главно цифров, се елиминира с отрицателно число, т.е. неправилното съответствие и сума се повтарят с червено мастило. В същото време се прави правилен запис с обикновено мастило. Сторниране възниква, когато сметките са осчетоводени неправилно или когато е записана преувеличена сума.

При сумиране на резултатите от операциите, записите, направени с червено мастило, се изваждат.

Дейностите на всяко предприятие са тясно свързани с поддържането и обработката на първичната документация. Необходимо е за отчитане, изчисляване на данъчни плащания, приемане управленски решения. В статията ще разгледаме какво е това - първичната документация в счетоводството - и как се обработва.

Основни понятия

Първична документация в счетоводството - какво е това?? Нарича се доказателство за факта на комисионна, отразено на хартия. В момента се събират много документи автоматизирана система"1C". Обработка на първична документациявключва регистриране и записване на информация за извършени бизнес транзакции.

Първичното счетоводство е началният етап на записване на събития, настъпили в предприятието. Бизнес транзакциите са действия, които включват промени в състоянието на активите или капитала на организацията.

Обработка на първична документация в счетоводството: пример за диаграма

По правило в предприятията понятието „работа с документация“ означава:

  • Получаване на първични данни.
  • Предварителна обработка на информацията.
  • Одобрение от ръководството или специалисти, упълномощени със заповед на директора.
  • Повтаря се.
  • Извършване на действия, необходими за извършване на бизнес сделка.

Класификация

Има еднократни и кумулативни първични документи. ЛечениеИнформацията, съдържаща се в такива документи, има редица характеристики.

Еднократната документация има за цел да потвърди едно събитие веднъж. Съответно процедурата за обработката му е значително опростена. Натрупаната документация се използва за определено време. Като правило отразява операция, извършена няколко пъти. В този случай, когато обработка на първична документацияинформацията от него се прехвърля в специални регистри.

Изисквания за поддържане на документи

Първичната документация се съставя по време на сделката или непосредствено след нейното приключване.

Информацията се отразява на специални унифицирани формуляри. Ако няма одобрени формуляри, предприятието може да ги разработи самостоятелно.

Етапи на обработка на първичната счетоводна документация

Във всяко предприятие има служител, който отговаря за работата с първичната информация. Този специалист трябва да познава правилата, да спазва стриктно законовите изисквания и последователност от действия.

На етапи обработка на първична документацияса:

  • Данъчно облагане. Той представлява оценка на сделката, отразена на хартия, индикация за сумите, свързани с нейното изпълнение.
  • Групиране. На този етап документите се разпределят в зависимост от общи характеристики.
  • Контиране. Това включва обозначаването на дебит и кредит.
  • Гасене. За предотвратяване на повторно плащане по първични счетоводни документи p отбелязва "платено".

Грешки в документите

Те могат да възникнат от различни причини. По принцип появата им се дължи на небрежното отношение на служителя към работата, която изпълнява, неграмотността на специалиста и неизправността на оборудването.

Коригирането на документи е силно обезкуражено. В някои случаи обаче е невъзможно да се направи без корекция на грешки. Направих грешка счетоводител по първична документациятрябва да го поправя така:

  • Зачертайте грешния запис с тънка линия, така че да се вижда ясно.
  • Напишете правилната информация над зачеркнатия ред.
  • Поставете отметка в квадратчето „Коригирано да вярвам“.
  • Посочете датата на корекцията.
  • Сложете подпис.

Използването на коригиращи агенти не е разрешено.

Работа с входящи документи

Процесът на обработка на входящи документи включва:

  • Определяне на вида на документа. Счетоводните книжа винаги съдържат информация за извършени стопански операции. Например, те включват фактура, нареждане за получаване на средства и др.
  • Проверка на данните на получателя. Документът трябва да бъде адресиран до конкретно предприятие или негов служител. На практика се случва документите за закупуване на материали да се издават специално на фирмата, въпреки че не е сключен договор с доставчика.
  • Проверка на подписи и отпечатъци от печати. Лицата, подписващи документа, трябва да имат правомощия за това. Ако потвърждаването на първични документи не е от компетентността на служителя, те се считат за невалидни. Що се отнася до печатите, на практика често възникват грешки в онези предприятия, които имат няколко печати. Информацията върху разпечатката трябва да съответства на вида на документа, върху който се появява.
  • Проверка на статуса на документите. Ако се установи повреда на книжата или липсват листове, е необходимо да се състави протокол, копие от който се изпраща на контрагента.
  • Проверка на валидността на събитието, отразено в документа. Служителите на предприятието трябва да потвърдят информация за факта на сделката. Документите за приемане на ценности се заверяват от управителя на склада, а условията на договора се потвърждават от търговеца. На практика има ситуации, когато доставчик получава фактура за стоки, които компанията не е получила.
  • Определяне на периода, за който се отнася документът. При обработката на първични документи е важно да не се взема предвид една и съща информация два пъти.
  • Определение за счетоводен раздел. При получаване на първична документация е необходимо да се установи за какви цели ще се използват предоставените стойности. Те могат да действат като дълготрайни активи, материали, нематериални активи, стоки.
  • Определяне на регистъра, в който
  • Регистрация на хартия. Извършва се след всички проверки.

Работа с изходящи документи

Процесът на обработка на този тип документация е малко по-различен от горния.

Първо, упълномощен служител на предприятието създава чернова на изходящия документ. Въз основа на това се разработва проект на документ. Изпраща се на управителя за одобрение. Но друг служител, който има съответните правомощия, може да одобри проекта на документа.

След заверка проектът се изготвя съгласно установените правила и се изпраща на получателя.

Планиране на документооборота

Този етап е необходим за осигуряване на бързо получаване, изпращане и обработка на документацията. За правилната организация на документооборота предприятието разработва специални графици. Те посочват:

  • Място и срок за обработка на първичните книжа.
  • Трите имена и длъжност на лицето, съставило и представило документите.
  • Счетоводни записи, съставени на базата на документи.
  • Време и място на съхранение на документацията.

Счетоводни регистри

Те са необходими за регистрация на първична документация. В същото време върху книжата се поставя счетоводна маркировка. Необходимо е да се предотврати повторна регистрация на документи.

Първичните документи могат да се съхраняват в електронни регистри. Въпреки това, при поискване от държавни агенции или контрагенти, компанията трябва да предостави хартиени копия.

Характеристики на възстановяване на документи

В момента разпоредбите не съдържат ясна процедура за възстановяване на документи. На практика този процес включва следните дейности:

  • Назначаване на комисия за разследване на причините за изгубване или унищожаване на документи. Ако е необходимо, ръководителят на предприятието може да включи правоприлагащите органи в процедурата.
  • Свързване с банкова организация или контрагенти за копия на първични документи.
  • Корекция на данъчна декларация за доходи. Необходимостта от подаване на актуална справка се дължи на факта, че недокументираните разходи не се признават за разходи за данъчни цели.

В случай на загуба на първична документация Федералната данъчна служба ще изчисли размера на данъчните облекчения въз основа на наличните документи. В този случай има вероятност данъчният орган да наложи санкции под формата на глоба.

Често срещани грешки в процеса на изготвяне на първични документи

По правило лицата, отговорни за поддържането на документацията, извършват следните нарушения:

  • Попълнете формуляри, които не са унифицирани или одобрени от ръководителя на предприятието.
  • Те не посочват подробности или ги показват с грешки.
  • Те не заверяват документи с подписа си и не допускат служители, които нямат правомощия да подписват документи.

Документацията, потвърждаваща фактите на бизнес транзакциите, е изключително важна за предприятието. Към неговия дизайн трябва да се подхожда много внимателно. Всяка грешка може да доведе до негативни последици.

Банките днес на живо

Статии, маркирани с този символ винаги актуален. Ние наблюдаваме това

И отговорите на коментарите към тази статия са дадени от правоспособен юристи самият авторстатии.

Изходни документи счетоводен отчет– най-важното звено в документооборота на всяка фирма. Без тях няма да е възможно не само да се изчислят правилно всички приходи, разходи и приходи, но и да се изчислят правилно (и още повече, да се потвърди с данъчните власти) удръжки към данъчен офис. Какво е „основно“ и какви са изискванията за него? Нека да го разберем.

Необходимо е да се разбере какво обикновено се разбира под това определение. И така, първичните счетоводни документи са потвърждение на извършените в предприятието бизнес транзакции, които доведоха до някакъв икономически ефект. Това е подкрепящ документ - например някаква фактура.

Тези документи са важни не само за счетоводни цели. Те са необходими за спазване данъчно законодателствои потвърждение на всички текущи операции. Използвайки първични документи, можете да определите обхвата на задълженията на компанията към държавата. Данъчната служба ще изисква тези сертификати, за да провери точността на изчисленията.

Първичните документи трябва да бъдат съставени непосредствено по време на операцията или веднага след нейното приключване. Но последното е възможно само ако не е възможно да се справят с документите по време на процеса.

И си струва да запомните, че подобни забавяния са силно обезкуражени и са разрешени само в изключителни ситуации.

Какво е "основно"

Този вид документ е този, който потвърждава вече извършени бизнес действия. Например закупуване на нов струг. Без първична документация, която може да потвърди това или онова действие, е невъзможно да се впишат разходи/приходи или получаване на каквото и да било в счетоводната книга.

Първичните документи могат да бъдат електронни или хартиени - няма разлика. Единствената особеност на такъв електронен документооборот е, че за потвърждение се изисква електронен подпис. Някои фирми обаче може да ограничат използването на цифрови възможности. Съгласно условията на договора или в някои случаи, регламентирани от закона, е възможно да се изисква предоставянето само на хартиен „първичен“ документ.

Първичният счетоводен документ трябва да съдържа всички необходимата информацияза счетоводството стопанска дейност. В противен случай могат да възникнат данъчни проблеми. Ако не можете да потвърдите разход или приход, сумата на удръжките може да се увеличи.

Такъв документ е доказателство за факта, че в икономиката на организацията са предприети някакви действия, които са повлияли на икономическата ситуация.

Списък на счетоводни документи

Интересното е, че законът не регламентира конкретни документи, така че можете да избирате от много приемливи опции. Това ще ви позволи да регулирате удобството на отчитането. Но какъв вид „основно“ все пак има?

  1. споразумение. Съдържа специфични условия на бизнес сделка. В него са изброени всички финансови нюанси и отговорността на всички участващи страни за изпълнението.
  2. Опаковъчен лист. Списък на всички предоставени услуги или прехвърлени стоки. Той се съхранява от всеки участник в сделката - ще трябва да направите копия.
  3. Удостоверение за предаване и приемане. Потвърждава, че услугата е извършена в изцяло, като качеството му отговаря на договореното. Този акт потвърждава приемането на извършената работа и съответно пълното одобрение на клиента.
  4. Приемо-предавателен акт № ОС-1. За разлика от предишния документ, той се използва при записване на дейности с въвеждане и извеждане на дълготрайни активи.
  5. Проверете. Потвърждение за желание за плащане за продукт или услуга. Фактурата може да включва допълнителни условияи ценова листа за предоставяните услуги. Този документ също ви позволява да върнете пари.
  6. Фиш за заплата. Използва се при решаване икономически задачисвързани с персонала. Тоест, тези отчети вземат предвид всички ситуации със заплатите. IN фиш за заплатаНеобходимо е да се включи не само самата заплата. Но също и всички бонуси, извънреден труд, стимули и други парични „вливания“ в служителя.
  7. Касови документи. Задължително за счетоводство финансови транзакцииза продажба на стоки или услуги. Тази категория включва не само касова книга, но и приходни и разходни ордери.

Прочетете също:

Какво трябва да направи кредитополучателят, ако лицензът на неговата банка кредитор е отнет?

Естествено, всички тези документи се съставят по различен начин в зависимост от установените правила и процедури. Основните правила са дефинирани и трябва да се спазват при създаване на първичен.

Класификация на първичните документи

Има няколко начина за категоризиране на счетоводните записи. Това значително опростява дефинирането и самия документооборот.Групирането става по определени принципи и характеристики.

И така, първичните документи са разделени:

  1. По предназначение. Има административни - пълномощни и платежни нареждания; изпълнителни/оправдателни – фишове за заплати и удостоверения за извършена работа; счетоводни документи – отчети, калкулации и удостоверения; комбинирани – касови ордери, авансови отчети и рекламации; и формуляри за строга отчетност - абонаменти, приходни книги и др.
  2. По обем съдържание на данни. Включени са действителните първични документи - касови ордери и чекове; и сборни първични документи - касови отчети за определен период и отчети.
  3. Според метода на отразяване на стопанските операции. Има еднократни отчети - касови отчети; и набирателни извлечения и лимитни карти.
  4. По място на компилация. Разделени на вътрешни (всичко формализирано от организацията) и външни (получени от доставчици, външни изпълнители и т.н.).

Тази изчерпателна класификация отразява почти всички първични документи, с които счетоводството може да се сблъска при изготвянето на отчети.

Счетоводни регистри за първич

Всеки първичен документ, получен в счетоводния отдел, трябва да бъде регистриран. Поради това има специални счетоводни регистри. Това са специални маси за броене, изработени в специфична форма. Те са необходими за събиране на информация за бизнес транзакции по сметки и да не се бъркат в куп сертификати, фактури и т.н.

Счетоводните регистри са различни. По правило те се разделят на следните категории:

  1. С уговорка.Това включва хронологичен (документите се записват така, както се появяват), систематичен (първичният документ се записва, като се вземат предвид неговите групови характеристики). Комбинацията от тези два типа се нарича синхронистични регистри - в идеалния случай това трябва да прави счетоводството.
  2. Чрез обобщаване на данните.Интегрирани (от частни към общи) и диференцирани (от общи към частни) регистри попадат в тази категория.
  3. По външен вид.Всичко е много просто - те са разделени според физическата форма на регистъра. Може да бъде под формата на карта, книга, електронен носител и др.

Правилното поддържане на счетоводни регистри значително ще опрости задачата и ще предпази от много проблеми.

Изисквания към първичната документация

Тъй като първичният документ е важна част от счетоводния документооборот, е необходимо много внимателно да се поддържа и попълва. Има определени изисквания, норми и стандарти, които трябва да се спазват.

Прочетете също:

Как да започнете да търгувате на борсата - избор на брокер

Какво трябва да има в основното

Първичните счетоводни документи трябва да бъдат съставени по определени стандарти, за да могат данъчните да ги приемат безпроблемно и никой да няма проблеми в бъдеще. Следователно в първичния документ е необходимо да се посочи следната информация:

  1. Името на конкретен документ.
  2. Дата на изготвяне.
  3. Името на субекта, който (или от чие име) извършва това или онова действие.
  4. Каква е същността на бизнес сделката?
  5. Измерватели на бизнес транзакции. Има пари или в натура. Ако е естествен, трябва да посочите какво се измерва.
  6. Лица, отговорни за правилното провеждане на операцията и подготовката на документите за нея. Не забравяйте да посочите позиции.
  7. Подписи на участващите лица, пълните им имена и друга информация, която ще помогне за идентифицирането им.

Наличието на всички тези данни е необходимо не само за потвърждение, че операцията действително е извършена. Информацията, посочена в документа, ще позволи, ако е необходимо, да провери всички показатели, да се свърже с участниците и да изясни някои точки.

Правила за изготвяне на първична документация

Важно е да запомните, че когато създавате такива документи, не е достатъчно просто да вземете предвид данните, които трябва да носят. Наредбите установяват определени правила за поддържане и създаване на такива документи. Ако те са нарушени, или данъчни инспекториАко възникнат съмнения, ще трябва не само да преработите документа, но и да платите голяма глоба. Особено ако нарушението не е първото.

  1. Пишете стриктно без грешки (включително препинателни) и петна. Избягвайте правописни грешки в електронни документи.
  2. Можете да използвате всякакви химикалки. Но е препоръчително да изберете такива, които няма да се размазват при писане - това ще разнесе мръсотия върху хартията, което е недопустимо.
  3. Необходимо е да се съставят документи в случай на предположения, че ще се извърши някаква бизнес сделка. В краен случай (което изобщо не е препоръчително) можете да съставите и подадете първичен протокол веднага след операцията.
  4. Абсолютно всички изчислени данни, представени в цифров вид, трябва да бъдат дублирани с думи.
  5. Ако няма данни за попълване на данните в първоначалния формуляр, трябва да поставите тире там. Оставянето на празни редове е строго забранено.

Важно е да запомните, че колкото по-отговорен е счетоводителят при попълването на първичните документи, толкова по-малко проблеми ще има организацията в бъдеще.

Какво да направите, ако вече е направена грешка?

В ситуация, в която е необходимо да коригирате един или друг първичен документ, трябва да знаете какво можете и какво не можете да направите. Така че, когато коригирате грешки, можете:

  1. Задраскайте грешната информация и посочете правилната информация до нея. Необходимо е да се постави подписът на лицето, коригирало информацията, както и инструкцията „Вярвайте на коригираното“ и конкретната дата, на която е извършена корекцията.
  2. Направете допълнителни бележки. Използва се, ако общите стойности на транзакциите са били изпълнени, но в резултат на това са се оказали малко по-високи. В този случай е необходимо да запишете балансите в нов документ и да ги вземете предвид в текущия или следващия отчетен период.
  3. Извършете обръщане. Тоест коригирайте записа с помощта на отрицателни стойности: запишете грешни данни в червено, след което посочете правилните данни до тях.

Първичните документи са необходими за потвърждаване на извършването на бизнес транзакции. По същество това е източник на данни за счетоводството в една фирма. Наличието и правилното изпълнение на първичното приложение е ключът към успешното завършване данъчни ревизии, одит и коректно отразяване на оборотите в счетоводните сметки, и съответно точни.

Изискванията, на които трябва да отговарят първичните документи, са посочени в член 9 от Федералния закон № 402 „За счетоводството“. Съгласно него следните реквизити са задължителни:

  • име на документа
  • Дата на изготвяне
  • име на предприятието или индивидуален предприемач
  • описание, отразяващо същността на търговската сделка
  • парична и/или стойност в натура на бизнес транзакция
  • единици
  • с разбивка и посочване на позиции

Най-често на документа се присвоява номер, в много форми поставянето му е задължително. Номерирането обикновено се извършва от началото на годината.

Моля, имайте предвид, че необходимостта от изготвяне на определени формуляри зависи от спецификата на дейността, формата на данъчно облагане и характеристиките счетоводна политикаконкретна организация.

Първична регистрация

Документирането на фактите на стопанската дейност става в момента на извършването им или непосредствено след приключване на хартия и/или електронна медия. Компанията може да разработва формуляри на документи самостоятелно, с изключение на държавни организацииот които се изисква да използват законово одобрени формуляри. Важно е да запомните, че унифицираните документи, чието използване е предвидено от закона, трябва да бъдат попълнени.

Ако е необходимо да се направят промени, те трябва да бъдат заверени с подписа на отговорното лице, като се посочва и датата. Има документи, в които поправките са забранени от закона.

Различните цели са различни, най-често е поне пет години. Повечето записи за заплати се съхраняват до 75 години.

Според мястото на образуване първичните документи се делят на външни и вътрешни, а според предназначението им - на административни и оправдателни документи. Пример за административен документ е. Придружаващ документ потвърждава конкретна операция, пример е сертификат за приемане на извършена работа. Има документи, които съчетават както административни, така и оневиняващи свойства, т.е. комбинирано, пример е удостоверение за изчисляване на заплащане за отпуск.

Документи за счетоводно отчитане на дълготрайни активи и материални запаси

Товарителницата (TN) е документ, записващ продажба или освобождаване. Продавачът съставя два формуляра TN, единия запазва за себе си като основание за отписване, а другия дава на купувача, на когото тази формадава право да приема стоково-материални ценности за счетоводство.

Унифицираната форма на TN е TORG-12. Горният десен ъгъл съдържа статистически кодове. Ако пратката се извършва от клон, адресът му трябва да бъде посочен в графата „действителен адрес“. Също така TN съдържа цялата информация за продукта - наименование, артикули, код на продукта, форма на опаковка, брой места в партидата, мерна единица и нейния код, тегло на едно място и общо, нето и бруто тегло, цена и крайна цена. Ако инвентарната позиция е , тя също трябва да бъде отразена в техническата спецификация. TN има колони с общи стойности на колони, където е необходимо. Броят на TN листовете е фиксиран, ако има няколко от тях. В долната част трябва да въведете данните за отговорните лица.

Регистриране на транзакции в счетоводството на ОС


Регистриране на транзакции в счетоводството на материалите


Услуги счетоводни документи

Съставя се с акт, който може да се нарича по различен начин - извършени услуги, извършена работа, приемане и предаване на работа; важно е подходящата формулировка да бъде записана в договора за тези услуги. Клиентът получава един екземпляр от формуляра, а другият остава при изпълнителя. Няма унифицирана форма на акта.

В акта, освен други задължителни реквизити, трябва да бъде записан периодът, за който са предоставени услугите, ако се предоставят с определена периодичност. Пример за запис: „Предоставяне на услуги по почистване за януари 2018 г.“

Касови документи


Документи за осчетоводяване на банкови операции


Документи за заплати

Основните документи, които служат като основа за изчисляване на заплатите, са изброени по-долу:


Документи за осчетоводяване на данъци и такси

Повечето от описаните по-горе документи са основни за данъчно счетоводство. Например сумите за извършени услуги и фактурите са включени в изчисляването на данъка върху дохода, а вноските във фондовете също се изчисляват въз основа на документи за заплати.

Искам да кажа нещо и за фактурата. Това е формата, която се използва за изчисляване на ДДС. Важно е всички данни да бъдат попълнени правилно и напълно на този документ, в противен случай данъчни властиможе да откаже да приеме сумата за приспадане. Важна подробност - ако пратката се извършва от клон, е необходимо да се посочи неговия пункт, а не организацията-майка. Едно копие от документа остава при изпълнителя (продавача), второто се съхранява при купувача.

Вниманието към изготвянето на първичните счетоводни документи е ключът към правилното формиране на счетоводните регистри.

Счетоводни регистри

Счетоводните регистри са средство за систематизиране и организиране на данни за стопанската дейност на фирмата, получени от първичните документи. Изискванията за регистрите се регулират от член 10 от Федерален закон № 402. Едно предприятие може самостоятелно да реши кои видове регистри да използва. Поддръжката може да се извършва на хартия или по електронен път електронен подпис. Тази информация се записва в счетоводната политика.

Примери за счетоводни регистри са главната книга, регистърът на издадените фактури и др.

В регистрите са посочени следните данни:

  • регистрирайте име
  • Период
  • име на компания
  • хронологично и/или систематично групиране на счетоводни обекти (дати, имена на разходни пера, раздели и др.)
  • единици
  • подпис на отговорното лице/лица и тяхната длъжност

Има няколко класификации на счетоводни регистри:

  • По естеството на записите:
  1. Хронологично - данните се отразяват при извършване на бизнес операции (пример - регистри).
  2. Систематичен - информацията се групира въз основа на приписване на конкретни счетоводни сметки (подконто анализ).
  3. Комбинирано - записването се извършва на базата на систематичен принцип в хронологичен ред, като се комбинират първите две точки (пример - главна книга).
  • По външен вид:
  1. Книги.
  2. Безплатни чаршафи.
  3. Карти.

    4. Проблемът с първичните стоки сега се дължи преди всичко на факта, че значително място в оборота заемат сделките с лицаи индивидуални предприемачи, чиито документални удостоверения често не са унифицирани, специалните са от голяма помощ тук счетоводни програми, но не всеки предприемач може да си ги позволи.

    Отговор

Днес важно място в счетоводството заемат правилен дизайнпървична документация. Ето защо всеки счетоводител трябва да знае как правилно да изготви този тип документи. Тази статия ще бъде посветена на този въпрос.

Основата за вписване в счетоводството и вписването му в регистъра се считат за първични документи. Тези документи, които се използват в счетоводството, се считат за част от управленската документационна система.

В счетоводството документите могат да бъдат включени в регистъра на първичната документация само когато са съставени съгласно структура, която се намира в определени албуми, съдържащи унифицирани формуляри. Създадени са специално за първична документация. В тези форми можете да намерите примерен дизайн необходими документи. Тази формаопределени от закона Руска федерация. Формулярът е потвърден в Русия със заповед на Министерството на финансите.

Те са класифицирани според Общоруската класификация на управленската документация, съкращение OKUD. Съгласно тази класификация на всеки първичен документ се присвоява код OKUD.

В счетоводния отдел, ако е необходимо, има стандартна форма за обработка на такава информация. Има възможност за включване на допълнителни и нови линии. Тези нови подробности, които бяха предвидени в предишната узаконена форма, трябва да се запазят непроменени. Новите промени, които са направени, се изготвят в съответствие със съществуващия указ (заповед). Тези промени във формулярите, свързани със счетоводството, парични операциине пипай.

Формулярите, одобрени от Държавния статистически комитет на Русия, съдържат определени зони с кодирана информация. Те се попълват в пълно съответствие с класификаторите, приети в Руската федерация. Трябва да се помни, че кодовете, които нямат връзки в съответствие с приетия класификатор (това се отнася за колоната, наречена „Вид процедури“ и други), се използват за обобщаване и класифициране на информацията, получена при обработка на данни с помощта на компютърно оборудване. Те се поставят в строго съответствие с избраната система за кодиране, която е легализирана от тази организация.

В допълнение, счетоводната документация, която е разработена от предприятието независимо, е включена в счетоводството. Това са специални формуляри в счетоводството, които имат необходимите реквизити. Осигурени са руското законодателство. Счетоводството позволява самостоятелно разработване, но само на информация, която не съдържа стандартизирани образци в албуми.

Днес в счетоводството задължителните реквизити за обработка на първична информация са:

  • дата на регистрация на документацията;
  • име;
  • Име на организацията. Посочена е организацията, от името на която е съставена тази информация;
  • името на длъжността на лицето/лицата, които отговарят за изпълнението на бизнес процедурите и коректността на регистрацията;
  • съдържанието на бизнес процедурата се изразява в посочване на себестойност, както и натурален израз;
  • Трябва да има лични подписи на всички лица, посочени в документа.


Качественото, навременно изпълнение на цялата първична документация (не забравяйте за надеждността на данните, посочени в тях), както и по-нататъшното прехвърляне към счетоводния отдел трябва да се извършват в рамките на строго определени срокове.Това се прави, за да се отрази датата в счетоводството. Тези процедури се формализират от хората, които са съставили и подписали документите.

Трябва да знаете, че в счетоводството списъкът на тези лица, които имат право да подписват първичния документ, може да бъде установен само от ръководителя на организацията (с предварително споразумение с главния счетоводител). Само тези лица могат да определят списъка на длъжностните лица, които имат право на подпис. Документация, използвана за документиране на различни бизнес процедури, свързани с в брой, могат да бъдат подписани само от управителя и главния счетоводител. Освен посочените по-горе лица, се допускат подписи и на други лица. Трябва да се помни, че всички те трябва да бъдат предварително одобрени от управителя и главния счетоводител.

Следователно в счетоводството първичните документи са пряко доказателство за изпълнението следните видовебизнес процедури: издаване на пари в брой, плащане на стоки и други. Те се съставят директно по време на процедурата или след нейното приключване (ако е невъзможно да се съставят по време на самата процедура).

Съгласно съществуващата класификация първичните счетоводни документи се разделят на следните видове:

  • счетоводна регистрация;
  • оневиняващ;
  • организационно-административни.

Нека разгледаме последните две групи по-подробно:

За да се поддържа правилно списък на първичната документация в счетоводния отдел, беше разработен и след това одобрен определен график на документооборота. Той определя времето на движение, процедурата за прехвърляне на първичната документация в предприятието и по-нататъшното й получаване от счетоводния отдел.

Всички тези документи, получени от счетоводителя, трябва да бъдат проверени съгласно следните точки:

  • аритметична точка. Предполага изчисляване на сумата;
  • според семантичното съдържание. Документът трябва да проследи връзката между отделните му показатели. Не трябва да съдържа вътрешни противоречия;
  • по формат. Проверява се верността и пълнотата на документа, както и коректността на попълване на реквизитите в него.

Ако в документа се открият несъответствия по някакви параметри, те трябва да бъдат коригирани. Човекът, който го е проектирал, трябва да го редактира. Понякога е необходимо да реконструирате целия документ.

Само след проверка документацията се предава в счетоводството. Информацията от тях се прехвърля в счетоводни регистри. Самият документ получава знак, който елиминира възможността за повторното му използване. Този знак може да представлява датата на вписване и вписване в счетоводния регистър.

В счетоводството е разрешено съставянето на първична документация на компютърен или хартиен носител. Когато е използван машинен носител, трябва да се направи копие на хартия.

Цялата информация се архивира само хронологично. Попълва се, след това се подвързва и архивира в папки. Тази процедура е съпроводена с издаване на удостоверение. По време на съхранение в сградата на архива информацията трябва да бъде защитена от неразрешени корекции. Процесът на коригиране може да се извърши само ако причината е оправдана. Направените корекции се потвърждават с подписа на длъжностното лице. Трябва да се въведе датата на корекцията.

Срок на годност

Съхранението на първичната документация се извършва в съответствие с определени периоди, които са предвидени в законодателството на Руската федерация. Съгласно него организацията трябва да съхранява всички първични документи, както и счетоводни и отчетни регистри за период от най-малко 5 години. В този случай информацията, необходима за плащане и изчисляване на данъци, трябва да се съхранява в продължение на 4 години. Също така, документацията, потвърждаваща загубата, се съхранява от предприятието през целия период на намаление облагаема печалбаза размера на загубата, която е получена преди това. Документация, която записва персонала и личните сметки на всички служители, се съхранява в архивите в продължение на 75 години.

Трябва да се помни, че периодът на съхранение започва да се начислява на 1 януари на годината, следваща годината, в която е изготвена документацията.

Законодателството не предвижда ясни правила относно прилагането на процедурата за възстановяване на такива документи. Този аспект е важен в ситуации, когато нещо е повредено или изгубено.

Определено регламентисъдържат ясни указания за сроковете на съхранение на счетоводните документи с основно предназначение. Но процедурата стъпка по стъпка, която трябва да се извърши в случай на загуба, не е дефинирана. В тази ситуация е необходимо със заповед да се назначи комисия, която да извърши разследване за установяване на причините за повреда, загуба или нарушаване на целостта на документа. В проучването е възможно да се включат представители на следствените органи, охрана и противопожарна служба. Това е последвано от мерки за възстановяване.

Корекция на грешка

Говорихме накратко за коригиране на грешки в първичната документация по-горе. Коригирането на съществуващи грешки в документи и счетоводни регистри е предписано от руското законодателство.

Според данните законодателни нормиСтрого е забранено да правите корекции в документацията, свързана с банкова и касова информация. В други ситуации корекциите се правят само когато има споразумение с всички участници в бизнес процедурата. Това споразумение трябва да бъде заверено с подписите на всички участници в корекцията. Също така не забравяйте да посочите датата на всички корекции.

Не забравяйте, че в счетоводството данните от документа, които трябва да бъдат коригирани, трябва да бъдат задраскани с тънка и ясна линия, така че задрасканото оригинално съдържание/смисъл на направената корекция да остане ясно видимо. В близост до реквизита трябва да направите бележка „Вярвайте на коригираното“. След това корекцията трябва да бъде удостоверена с подпис официален, извършил тази корекция. В документа трябва да бъдат посочени неговите инициали и фамилия.

Познаването на горните разпоредби ще ви помогне да се регистрирате правилно и бързо първична документацияЗа счетоводство.

Видео "Какви са първичните счетоводни документи"

След като гледате записа, ще научите как да подадете първична документация в данъчната служба в Русия.