بيت > ائتمان النهضة > جمع الوثائق الأولية. المحاسبة الأولية


جمع الوثائق الأولية. المحاسبة الأولية




ترتبط أنشطة أي مؤسسة ارتباطًا وثيقًا بالإدارة والمعالجة الوثائق الأولية. من الضروري الإبلاغ وحساب مدفوعات الضرائب والقبول قرارات الإدارة. سننظر في المقالة إلى ماهيتها - الوثائق الأساسية في المحاسبة - وكيفية معالجتها.

مفاهيم أساسية

الوثائق الأساسية في المحاسبة - ما هو؟؟ ويسمى دليلاً على حقيقة العمولة المنعكسة على الورق. حاليا، يتم تجميع العديد من الوثائق في النظام الآلي"1ج". معالجة الوثائق الأوليةيتضمن تسجيل وتسجيل المعلومات حول المعاملات التجارية المكتملة.

المحاسبة الأولية هي المرحلة الأولية لتسجيل الأحداث التي تحدث في المؤسسة. المعاملات التجارية هي الإجراءات التي تنطوي على تغييرات في حالة أصول المنظمة أو رأس مالها.

معالجة الوثائق الأولية في المحاسبة: مثال على الرسم التخطيطي

كقاعدة عامة، يعني مفهوم "العمل مع الوثائق" في المؤسسات ما يلي:

  • الحصول على البيانات الأولية.
  • المعالجة المسبقة للمعلومات.
  • موافقة الإدارة أو المختصين المخولين بأمر من المدير.
  • معاد.
  • القيام بالإجراءات اللازمة لتنفيذها المعاملات التجارية.

تصنيف

هناك لمرة واحدة وتراكمية الوثائق الأولية. علاجالمعلومات الواردة في هذه الأوراق لديها عدد من الميزات.

يهدف التوثيق لمرة واحدة إلى تأكيد الحدث مرة واحدة. وفقا لذلك، يتم تبسيط إجراءات معالجتها بشكل كبير. يتم استخدام الوثائق التراكمية لفترة معينة. كقاعدة عامة، فإنه يعكس العملية التي تم إجراؤها عدة مرات. في هذه الحالة متى معالجة الوثائق الأوليةيتم نقل المعلومات منه إلى سجلات خاصة.

متطلبات الحفاظ على الوثائق

يتم إعداد الوثائق الأولية أثناء المعاملة أو مباشرة بعد اكتمالها.

وتنعكس المعلومات في نماذج موحدة خاصة. إذا لم تكن هناك نماذج معتمدة، فيمكن للمؤسسة تطويرها بشكل مستقل.

مراحل معالجة الوثائق المحاسبية الأولية

يوجد في كل مؤسسة موظف مسؤول عن العمل بالمعلومات الأولية. يجب أن يعرف هذا المتخصص القواعد، والامتثال الصارم للمتطلبات القانونية وتسلسل الإجراءات.

علي مراحل معالجة الوثائق الأوليةنكون:

  • تحصيل الضرائب. وهو يمثل تقييما للصفقة المنعكسة على الورق، وإشارة إلى المبالغ المرتبطة بتنفيذها.
  • التجميع. في هذه المرحلة يتم توزيع الوثائق حسب الخصائص المشتركة.
  • احالة حساب. أنه ينطوي على تعيين المدين والائتمان.
  • إطفاء. لمنع إعادة الدفع على الوثائق المحاسبية الأوليةعلامة p "مدفوعة".

أخطاء في المستندات

يمكن أن تنشأ من أسباب مختلفة. في الأساس، يرجع ظهورها إلى موقف الموظف المهمل تجاه العمل الذي يؤديه، وأمية المتخصص، وعطل المعدات.

لا ينصح بشدة بتصحيح المستندات. ومع ذلك، في بعض الحالات يكون من المستحيل الاستغناء عن تصحيح الأخطاء. ارتكبت خطأ محاسب في الوثائق الأوليةيجب إصلاحه مثل هذا:

  • قم بشطب الإدخال غير الصحيح بخط رفيع بحيث يكون مرئيًا بوضوح.
  • اكتب المعلومات الصحيحة فوق الخط المشطوب.
  • حدد مربع الاختيار "تم التصحيح للاعتقاد".
  • تحديد تاريخ التعديل.
  • وضع التوقيع.

لا يسمح باستخدام العوامل التصحيحية.

العمل مع الوثائق الواردة

تتضمن عملية معالجة الأوراق الواردة ما يلي:

  • تحديد نوع الوثيقة. تحتوي أوراق المحاسبة دائمًا على معلومات حول المعاملات التجارية المكتملة. على سبيل المثال، تتضمن هذه الفاتورة وأمر الاستلام مالإلخ.
  • التحقق من تفاصيل المستلم. يجب أن تكون الوثيقة موجهة إلى مؤسسة معينة أو موظفها. في الممارسة العملية، يحدث أن يتم إصدار المستندات الخاصة بشراء المواد خصيصًا للشركة، على الرغم من عدم إبرام أي اتفاق مع المورد.
  • التحقق من التوقيعات وانطباعات الأختام. يجب أن يكون لدى الأشخاص الموقعين على الوثيقة السلطة للقيام بذلك. إذا كان تصديق المستندات الأولية ليس من اختصاص الموظف، فإنها تعتبر باطلة. أما بالنسبة للطوابع، فمن الناحية العملية، غالبا ما تحدث الأخطاء في تلك المؤسسات التي لديها عدة طوابع. يجب أن تتوافق المعلومات الموجودة على النسخة المطبوعة مع نوع المستند الذي تظهر عليه.
  • التحقق من حالة الوثائق. في حالة اكتشاف تلف في الأوراق أو فقدان أي أوراق، فمن الضروري إعداد تقرير، وإرسال نسخة منه إلى الطرف المقابل.
  • التحقق من صحة الحدث المنعكس في الوثيقة. يجب على موظفي المؤسسة تأكيد المعلومات حول حقيقة المعاملة. يتم التصديق على وثائق قبول الأشياء الثمينة من قبل مدير المستودع، ويتم تأكيد شروط العقد من قبل المسوق. من الناحية العملية، هناك حالات عندما يتلقى المورد فاتورة للبضائع التي لم تستلمها الشركة.
  • تحديد الفترة التي تتعلق بها الوثيقة. عند معالجة الأوراق الأولية، من المهم عدم مراعاة نفس المعلومات مرتين.
  • تعريف قسم المحاسبة . عند استلام الوثائق الأولية، من الضروري تحديد الأغراض التي سيتم استخدام القيم المقدمة فيها. يمكن أن تكون بمثابة أصول ثابتة، مواد، الأصول غير الملموسة، بضائع.
  • تحديد السجل الذي فيه
  • تسجيل الورق. يتم تنفيذه بعد كل الشيكات.

العمل مع الأوراق الصادرة

تختلف عملية المعالجة لهذا النوع من الوثائق إلى حد ما عما سبق.

بادئ ذي بدء، يقوم الموظف المعتمد في المؤسسة بإنشاء نسخة مسودة من المستند الصادر. وعلى هذا الأساس يتم إعداد مسودة الورقة. يتم إرسالها إلى المدير للموافقة عليها. ومع ذلك، يمكن لموظف آخر لديه السلطة المناسبة الموافقة على مسودة الوثيقة.

بعد التصديق، يتم إعداد المشروع وفقًا للقواعد المعمول بها وإرساله إلى المستلم.

تخطيط تدفق المستندات

هذه المرحلة ضرورية لضمان الاستلام الفوري للوثائق وإرسالها ومعالجتها. من أجل التنظيم السليم لتدفق المستندات، تقوم المؤسسة بتطوير جداول زمنية خاصة. تشير إلى:

  • المكان والموعد النهائي لتجهيز الأوراق الأولية.
  • الاسم الكامل ومنصب الشخص الذي قام بتجميع المستندات وتقديمها.
  • السجلات المحاسبية التي تتم على أساس الأوراق.
  • وقت ومكان تخزين الوثائق.

سجلات المحاسبة

وهي ضرورية لتسجيل الوثائق الأولية. وفي نفس الوقت يتم وضع علامة محاسبية على الأوراق. من الضروري منع تكرار تسجيل المستندات.

يمكن تخزين الأوراق الأولية في السجلات الإلكترونية. ومع ذلك، بناء على طلب الجهات الحكومية أو الأطراف المقابلة، يجب على الشركة تقديم نسخ ورقية.

ميزات استعادة المستندات

حاليا في أنظمةلا يوجد إجراء واضح لاستعادة الأوراق. ومن الناحية العملية، تتضمن هذه العملية الأنشطة التالية:

  • تعيين لجنة للتحقيق في أسباب فقدان أو إتلاف الوثائق. إذا لزم الأمر، يمكن لرئيس المؤسسة إشراك وكالات إنفاذ القانون في الإجراء.
  • الاتصال بمؤسسة مصرفية أو أطراف مقابلة للحصول على نسخ من المستندات الأولية.
  • تصحيح إقرار ضريبة الدخل. ترجع الحاجة إلى تقديم تقرير محدث إلى حقيقة أن النفقات غير الموثقة لا يتم الاعتراف بها كمصروفات للأغراض الضريبية.

في حالة فقدان المستندات الأولية، ستقوم دائرة الضرائب الفيدرالية بحساب مبالغ التخفيضات الضريبية بناءً على الأوراق المتاحة. في هذه الحالة، هناك احتمال أن تطبق مصلحة الضرائب عقوبات في شكل غرامة.

الأخطاء الشائعة في عملية إعداد الأوراق الأولية

كقاعدة عامة، يرتكب المسؤولون عن الحفاظ على الوثائق الانتهاكات التالية:

  • تعبئة النماذج غير الموحدة أو المعتمدة من قبل رئيس المؤسسة.
  • ولا تشير إلى التفاصيل أو تعرضها مع وجود أخطاء.
  • إنهم لا يصادقون على المستندات بتوقيعهم أو يسمحون للموظفين الذين ليس لديهم سلطة التوقيع على المستندات.

تعتبر الوثائق التي تؤكد حقائق المعاملات التجارية مهمة للغاية بالنسبة للمؤسسة. يجب التعامل مع تصميمه بعناية فائقة. أي خطأ يمكن أن يؤدي إلى عواقب سلبية.

محاسبة الأنشطة الماليةيبدأ بقبول المستندات الأولية المنفذة بشكل صحيح. ويرجع ذلك إلى التشريعات الحالية وهو ضروري لكيان الأعمال نفسه وشركائه وسلطات التفتيش. بيانات الحياة الاقتصادية، مؤكدة بالوثائق الأولية، ومن السهل إثباتها. في حالات الصراع، ستساعد هذه المساعدة مثل الوثائق المحاسبية المنفذة جيدًا في حل المشكلة لصالح الشركة.

ما هي الوثائق الأساسية في المحاسبة؟

تقوم كيانات الأعمال بإبلاغ الدولة بنتائج الأنشطة المالية باستخدام السجلات المحاسبية التي تعكس جميع ميزات عمل المنظمة.

تبدأ المحاسبة بقبول ومعالجة المستندات الأولية.

وثائق المصدر(الشيكات، مذكرات التسليم، التصرفات، الفواتير، الخ) تمثل دليلاً دامغاً على وقوع أحداث مالية تؤثر على نتيجة الأنشطة المالية. يقومون بإنشاء وتأكيد المسؤولية عن المعاملات التجارية المكتملة.

قواعد التسجيل "الابتدائي"

تحتوي المستندات الأولية على معلومات إلزامية (التفاصيل):

  1. عنوان الوثيقة؛
  2. تاريخ إعداد الوثيقة؛
  3. اسم كيان اقتصاديالذي قام بتجميع الوثيقة؛
  4. محتوى حقيقة الحياة الاقتصادية؛
  5. قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية، مع الإشارة إلى وحدات القياس؛
  6. اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أكمل المعاملة والتشغيل والشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذها، أو اسم منصب الشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذ الحدث؛
  7. توقيعات الأشخاص المنصوص عليهم في الفقرة (6) من هذا الباب مع بيان ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم.

يتم التأكد من صحة المعلومات الواردة في هذه الوثائق من قبل أولئك الذين وقعوا عليها.

ما هي متطلبات ملء ومعالجة المستندات المحاسبية؟

يتم إعداد مستند المحاسبة الأساسي على ورقةو (أو) في شكل مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني.

الفقرة 5 من المادة 9

يقومون بملء المستندات الأساسية يدويًا - باستخدام أقلام الحبر وبمساعدة الوسائل التقنية التي تسمح لهم بحفظ السجلات أثناء التخزين طويل الأمد في الأرشيف. لا يمكنك ملء النموذج "الأساسي" بقلم رصاص بسيط. يتم شطب جميع المناصب الشاغرة.

يقوم المدير، بموافقة كبير المحاسبين، بتعيين الأشخاص الذين يشهدون بتوقيعاتهم على صحة وقانونية هذه المستندات الأولية.

عند قبولهم في قسم المحاسبة، يقومون بالتحقق من توفر المعلومات الإلزامية ودقة الحسابات وتقديم ملاحظة لمنع إعادة قبولهم.

قائمة وثائق الدفع

تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل بوثيقة محاسبية أولية. لا يجوز قبول المستندات المحاسبية التي توثق وقائع الحياة الاقتصادية التي لم تحدث، بما في ذلك تلك التي تقوم عليها المعاملات الوهمية والوهمية.

القانون الاتحادي المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23 مايو 2016) "في محاسبة»

الفقرة من المادة 9

يتم تأكيد كل حدث مالي من خلال الأنواع المناسبة من المستندات الأولية.

على سبيل المثال، يتم توثيق قبول البضائع والتخلص منها بالفواتير. يتم توثيق استلام ومغادرة الأموال عبر البنك عن طريق أوامر الدفع. يتم تأكيد حركة الأموال من خلال السجل النقدي عن طريق الأوامر النقدية. يكون خروج السائقين إلى الخط مصحوبًا ببيانات الشحن.

نماذج أوامر الدفعويتم الموافقة على الطلبات النقدية بموجب القانون. ويجب عليهم الالتزام الكامل بالعينات المعتمدة. يتم وضع مواقف هذه الوثائق بدقة وفقًا للتعليمات التي تحدد قواعد الملء. لا يجوز تحرير أوامر الدفع والأوامر النقدية بأي شكل من الأشكال و معاملات الدفعمن خلال البنك أو مكتب النقد مع وثائق أخرى.

بأي شكل يجب إعداد الوثيقة "الأساسية"؟

نماذج من الأشكال القانونية وثائق الدفعتظهر في الصور أدناه.

يتم ملء أوامر الدفع بمشاركة البنك.

يتم توقيع أمر استلام النقد فقط من قبل موظفي المحاسبة. يُعطى الشخص الذي قام بإيداع الأموال إيصالًا مقطوعًا من الأمر المحدد. تؤكد حقيقة إيداع الأموال بموجب هذا الأمر.

يتم توقيع أمر استلام النقد، بالإضافة إلى كبير المحاسبين وأمين الصندوق، من قبل المدير ومتلقي الأموال. إذا لم يكن لدى رجل أعمال فردي محاسب، فإنه يوقع المستندات بنفسه. وهذا يؤكد الغرض المقصود من المبلغ الصادر.

كيفية ملء المستندات التجارية

عند توثيق حقيقة البيع، عادة ما يتم استخدام مذكرة الشحن. يحتوي على معلومات حول الأسماء والعناوين، التفاصيل المصرفيةالأطراف، الرقم المخصص، تاريخ المعاملة، أسماء البضائع، أسعارها، كميتها، تكلفتها، وحدات القياس، مبلغ الضريبة المستحقة، المستندات المرفقة. يتم التوقيع عليه من قبل الأشخاص المفوضين من قبل مديري كل طرف في المعاملة. يجب فك رموز التوقيعات والإشارة إلى المناصب والألقاب والأحرف الأولى. بمجرد الانتهاء، يتم ختم الفواتير على كلا الجانبين.

نموذج الفاتورة موضح أدناه.

في حالة نقل البضائع من خلال الناقل، عادة ما يتم إصدار مذكرة الشحن - وثيقة تؤكد معاملة ثلاثية بين البائع والمشتري والناقل. يقوم البائع بنقل البضاعة إلى الناقل. يقبل الناقل البضائع من البائع وينقلها وينقلها إلى المشتري. يقبل المشتري البضاعة من الناقل. وبهذه الطريقة يتم تأكيد حقيقة نقل الملكية من المشتري إلى البائع.

فرض الضرائب على المعاملات في النظام الموحد

يقوم الأشخاص الذين يدفعون ضريبة القيمة المضافة بإصدار فاتورة لكل عملية بيع، وهي ليست مستندًا محاسبيًا أساسيًا. وهي لا تؤكد حقيقة البيع، حيث أنها موقعة من طرف واحد فقط في المعاملة. ولا تؤثر الضريبة المستحقة على البائع في الفاتورة النتائج الماليةالبائع، لأن البائع لا يدفع ضريبة القيمة المضافة هذه. لا يقبل المشتري الفاتورة لأغراض محاسبية لأنها موقعة من شخص غير مسؤول أمامه عن دقة البيانات - ممثل البائع.

لا يتم التعرف على فاتورة الدفع للمنتجات الصادرة عن البائع كمستند أساسي. لا يثبت وقوع حدث يؤثر على النتيجة المالية، ولا يؤكد المعاملة - توقيع أحد الطرفين لا يؤكد الدفع.

هل العقد يتعلق بالمستندات الأولية؟

العديد من الأحداث في الحياة الاقتصادية تكون مصحوبة بعقود، والتي عادة ما تسجل نوايا المشاركين ولا تؤكد كل منها المعاملات المالية. على سبيل المثال، تحدد عقود التوريد التزامات أحد الطرفين بما يصل إلى موعد التسليمتسليم كمية معينة من المنتجات، وآخر - قبول ودفع. وبما أن العقود تحدد الأحداث التي لم تحدث، فلا يتم قبولها للمحاسبة.

ما يجب أن يعرفه المحاسب عن النماذج الأولية

يتم تحديد أشكال المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس الكيان الاقتصادي بناءً على توصية الموظف المسؤول عن الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية. نماذج المستندات المحاسبية الأولية للمنظمات القطاع العاميتم تثبيتها وفقا ل تشريعات الميزانية الاتحاد الروسي.

القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 6 ديسمبر 2011 (بصيغته المعدلة في 23 مايو 2016) "بشأن المحاسبة"

الفقرة 4 من المادة 9

تشمل قائمة مؤسسات القطاع العام ما يلي:

  • مؤسسات الدولة (البلدية) ؛
  • وكالات الحكومة؛
  • الهيئات الحكومية المحلية؛
  • الهياكل الإدارية لأموال الدولة من خارج الميزانية؛
  • هيئات إدارة أموال الدولة الإقليمية من خارج الميزانية.

لهذه الوجوه الأشكال المحاسبة الأوليةتمت الموافقة عليه بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن (بصيغته المعدلة في 16 نوفمبر 2016).

من بين النماذج المذكورة بهذا الطلب لا توجد فواتير أو عقود. ويتم توثيق عملية الاستحواذ والتصرف بالفواتير والتصرفات.

مثال على إحدى الفواتير الصادرة من الجميع المنظمات الحكومية، ويرد أدناه.

كيفية إجراء التصحيحات في المستندات المحاسبية

يُسمح بالتصحيحات في مستند المحاسبة الأساسي، ما لم تنص القوانين أو اللوائح الفيدرالية على خلاف ذلك. الأفعال القانونيةالأعضاء التنظيم الحكوميمحاسبة. يجب أن يتضمن التصحيح في الوثيقة العلمية الأصلية تاريخ التصحيح، وكذلك توقيعات الأشخاص الذين قاموا بتجميع الوثيقة التي تم التصحيح فيها، مع الإشارة إلى ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم أو غيرها من التفاصيل اللازمة للتعرف على هؤلاء الأشخاص.

القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 6 ديسمبر 2011 (بصيغته المعدلة في 23 مايو 2016) "بشأن المحاسبة"

الفقرة 7 من المادة 9

لتصحيح خطأ، شطب ما هو غير صحيح واكتب ما هو صحيح.

يجب الإشارة إلى تصحيح الخطأ في الوثيقة الأساسية من خلال نقش "تم التصحيح"، مع تأكيده بتوقيع الأشخاص الموقعين على الوثيقة، ويجب الإشارة إلى تاريخ التصحيح.

اللوائح المتعلقة بالمستندات وتدفق المستندات في المحاسبة (وافقت عليها وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 رقم 105)

ويتم تأكيد كل تصحيح من خلال:

  • تاريخ التصحيح
  • توقيعات الأشخاص الذين قاموا بتجميع الوثيقة التي تم التصحيح فيها؛
  • الإشارة إلى الألقاب والأحرف الأولى للأشخاص الذين قاموا بتجميع الوثيقة أو التفاصيل الأخرى اللازمة لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

غياب أي من التفاصيل من القائمة يجعل التصحيح غير قانوني.

يظهر في الصورة مثال على تصحيح الفاتورة.

لكي يكون للتصحيح قوة قانونية لا يمكن إنكارها، يتم وضعه على النحو التالي. على الهوامش الحرة للمستند، قم بإجراء النقش: "تم التصحيح من" واكتب ما تبين أنه غير صحيح. تابع: "تشغيل" واكتب ما يعتقدون أنه صحيح. ثم يكتبون: "صدق"، يشيرون إلى التاريخ، ويضعون توقيعات المسؤولين وألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم. وبهذا النوع من التصحيح يتم استبعاد التعديلات التي لم يتفق عليها الموقعون.

لا يُسمح بإجراء تصحيحات على المستندات النقدية والمصرفية.

تعتبر المستندات المحاسبية الأولية أو السجلات الأولية كما يسميها المحاسبون أساس المحاسبة بشقيها المحاسبي والضريبي. بدون التصميم الصحيحوالصيانة والوثائق الأولية للحفاظ على القانونية النشاط الرياديمستحيل.

يشير قانون "المحاسبة" المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ إلى أن "كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية تخضع للتسجيل كوثيقة محاسبية أولية".

للتأكد من أن الجميع متاح وثائق ضرورية، يجدر فحص حساباتك بانتظام، ولأولئك الذين ليس لديهم الوقت لذلك، نوصي بخدمة تدقيق محاسبية مجانية.

تثبت الوثيقة الأساسية كتابيًا حقيقة المعاملة التجارية، وتؤكد عمولة نفقات الأعمال عند الحساب القاعدة الضريبية، يحدد مسؤولية فناني الأداء عن أدائهم للعمليات التجارية. المستندات الأولية مطلوبة مفتشو الضرائبعند فحص الإقرارات والتقارير، وهي ضرورية عند اجتياز عمليات التفتيش.

بالنظر إلى أنه ليس فقط المحاسبين، ولكن أيضًا المديرين ورجال الأعمال الفرديين ومديري المبيعات وغيرهم من الموظفين يقومون بملء المستندات الأولية وإعدادها، فإننا ندعوك للتعرف على متطلبات هذه المستندات.

من يقوم بتطوير نماذج الوثائق الأولية؟

المستندات المحاسبية الأولية هي موحد(تم تطوير شكله بواسطة Rosstat (Goskomstat سابقًا للاتحاد الروسي) أو البنك المركزي) و تم تطويرها بشكل مستقل من قبل دافعي الضرائب.

تحتوي المادة 9 من القانون رقم 402-FZ على القائمة التالية من التفاصيل الإلزامية للوثائق الأولية (الموحدة أو المطورة بشكل مستقل):

  • عنوان الوثيقة؛
  • تاريخ إعداد الوثيقة؛
  • اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بتجميع الوثيقة؛
  • محتوى حقيقة الحياة الاقتصادية؛
  • قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية، مع الإشارة إلى وحدات القياس؛
  • اسم منصب الشخص الذي أنجز المعاملة والتشغيل والشخص المسؤول عن تنفيذها؛
  • توقيعات هؤلاء الأشخاص.

أما الختم، رغم أنه غير مدرج ضمن التفاصيل المطلوبة، إلا أنه إذا كان هناك حقل “M.P”. (مساحة للطباعة) مطلوب بصمتها.

إذا كان دافع الضرائب راضيا عن النماذج الموحدة من Goskomstat (لحسن الحظ، فإن قائمتها ضخمة)، فليس من الضروري تطوير النماذج الخاصة بك. وهناك أيضًا مفهوم "الابتدائية المحدثة"، أي. المستندات الأولية الموحدة التي أضاف إليها المكلف إضافاته الخاصة.

ملحوظة، لا يمكنك التطوير والموافقة بشكل مستقلنماذج المستندات الأولية التالية:

  • المستندات النقدية؛
  • أمر الدفع ووثائق التسوية المصرفية الأخرى؛
  • نماذج موحدة للمدفوعات باستخدام ماكينة تسجيل النقد؛
  • بيان الشحنة؛
  • كشوف المرتبات وكشوف المرتبات.

لا يمكن توحيد هذه الوثائق الأولية إلا.

أين يمكنني العثور على نماذج من الوثائق الأولية الموحدة؟

تقع مسؤولية تطوير واعتماد نماذج الوثائق الأولية على عاتق Goskomstat (الآن Rosstat). واليوم، يستمر استخدام الأشكال الموحدة التي تم تطويرها في التسعينيات من القرن الماضي. فقط وثائق التسوية (الدفع) التي طورها بنك روسيا هي نسبياً طبعة جديدة- من 2012.

تسمى هذه المستندات بشكل مختلف: الأفعال، والمجلات، والفواتير، والبيانات، والأوامر، والكتب، والتعليمات، والحسابات، والتوكيلات، والأوامر، وما إلى ذلك. باستخدام هذا الجدول، ستجد في قرار لجنة إحصاءات الدولة الأشكال الموحدة للابتدائي يتم نشر المستندات التي تحتاجها.

الغرض من الوثائق الأولية

عمل قانوني

محاسبة الموظفين وساعات العمل وحسابات الأجور

قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 5 يناير 2004 ن 1

المحاسبة عن المعاملات النقدية

قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88؛
قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 01.08.2001 N 55؛

المحاسبة عن التسويات باستخدام سجلات النقد

وثائق التسوية (الدفع).

اللوائح الخاصة بقواعد تحويل الأموال (التي وافق عليها بنك روسيا في 19 يونيو 2012 N 383-P بصيغتها المعدلة في 29 أبريل 2014)

المحاسبة عن العمليات التجارية والتموينية

قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 ديسمبر 1998 رقم 132

المحاسبة للعمل في بناء رأس المالوأعمال الإصلاح والبناء

قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 11 نوفمبر 1999 رقم 100

المحاسبة عن العمل في النقل البري

المحاسبة عن تشغيل آلات وآليات البناء

قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78

المحاسبة عن الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة

قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 21 يناير 2003 رقم 7

المحاسبة عن العناصر ذات القيمة المنخفضة

المحاسبة عن المنتجات وأصناف المخزون

قرار Rosstat بتاريخ 08/09/1999 رقم 66

محاسبة المواد

قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 أكتوبر 1997 رقم 71 أ

المحاسبة عن نتائج المخزون

قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88

يمكنك على موقعنا تنزيل نماذج المستندات الأولية الموحدةوبواسطة .

يعد نموذج الإبلاغ الصارم (SRF) أيضًا وثيقة أساسية، ولكن هناك متطلبات خاصة به. قائمة تفاصيل BSO الإلزامية أوسع من قائمة المستندات الأولية العادية، على وجه الخصوص، مطلوب رقم التعريف الضريبي ووجود الختم.

في المقالة "" يمكنك معرفة الحالات التي يكون فيها من الضروري استخدام النموذج الموحد لهذه الوثيقة ومتى يمكنك تطويرها بنفسك.

أخطاء في المستندات الأولية

بادئ ذي بدء، يجب أن تحتوي المستندات المصدر على تفاصيل إلزامية محددة بشكل صحيح. وبحسب وزارة المالية، يمكن لدافع الضريبة أن يأخذ في الاعتبار النفقات في الإقرار الضريبي الأولي إذا كان يحتوي على أخطاء بسيطة فقط.

يجب ألا تتعارض مثل هذه الأخطاء مع التحديد الدقيق للبائع والمشتري واسم البضاعة وقيمتها والظروف الأخرى للحقيقة الموثقة للحياة الاقتصادية (من كتاب وزارة المالية بتاريخ 4 فبراير 2015 رقم 100). 03-03-10/4547).

لسوء الحظ، فإن الصياغة المبسطة النموذجية لتفسيرات المسؤولين في كثير من الأحيان لا تجعل من الممكن أن نفهم بوضوح أي عدم الدقة أو الأخطاء في الوثائق الأولية سوف تعتبر غير ذات أهمية.

على سبيل المثال، هو خطأ بسيط، إذا كان اسم المكلف يحتوي على أحرف صغيرة بدلاً من الأحرف الكبيرة؟ وفي كتاب آخر – بتاريخ 05/02/2012 رقم 03-07-11/130، أشارت وزارة المالية إلى وجود أخطاء مثل استبدال الحروف الكبيرة بأحرف صغيرة والعكس؛ عكس الحروف لا تشكل الإشارة غير الصحيحة للشكل التنظيمي والقانوني عائقًا أمام تحديد هوية دافع الضرائب (إذا كان صحيحًا رقم التعريف الضريبي المحددوتفاصيل أخرى).

لكن الأخطاء التالية يمكن اعتبارها هامة بالنسبة للمستندات الأولية:

  • الأخطاء الحسابية (يتم الإشارة إلى سعر/كمية المنتج أو مبلغ الضريبة بشكل غير صحيح)؛
  • أسماء مختلفة لنفس المنتج (على سبيل المثال، في مواصفات عقد التوريد، تسمى الحلوى "حلوى الوافل بالشوكولاتة"، وفي الفاتورة - "الدب في الشمال")؛
  • المسميات الوظيفية غير الدقيقة لأولئك الذين يوقعون المستندات الأولية (على سبيل المثال، ينص التوكيل على "نائب المدير العام"، وفي شهادة القبول - "نائب المدير")؛
  • المبالغ بالأرقام لا تتطابق مع نفس المبالغ المشار إليها بالكلمات (بدلاً من 155000 روبل (مائة وخمسة وخمسون ألف روبل) مكتوبة 155000 روبل (خمسة وخمسون ألف روبل).

قد لا يقبل مكتب الضرائب نفقات هذه المستندات الأولية، وقد يواجه الطرف المقابل أيضًا مشاكل عند خصم ضريبة القيمة المضافة.

يمكنك تصحيح المستندات الأولية فقط بطريقة تصحيحية(يتم شطب النص غير الصحيح بخط رفيع واحد، ويتم كتابة النص الصحيح في الأعلى). التصحيحات مصحوبة بنقش "تم التصحيح" وتاريخ وتوقيعات الأشخاص المسؤولين. لا يسمح بتصحيحات الأوامر الواردة والصادرة، وثائق البنكو بي إس أو. يجب تجميعها من جديد.

يجب الانتباه إلى أن المستندات الأولية يتم توقيعها خلال فترة صلاحية التوكيل الصادر بالتوقيع عليها، وإلا سيعتبر المفتشون أن المستندات تم توقيعها من قبل موظف غير مفوض. يجب مراقبة نفس الشيء فيما يتعلق بالتوقيعات على وثيقتك الأساسية لممثلي الأطراف المقابلة: يجب أن تكون التوكيلات الصادرة لهم سارية.

عند إعداد المستندات الأولية، يجب عليك توخي الحذر ليس فقط بشأن ملئها، ولكن أيضًا فيما يتعلق بمطابقة تواريخها وتفاصيلها الأخرى مع المستندات الأخرى، على سبيل المثال، العقود والفواتير. وبالتالي، فإن خصم ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة التي تم إعدادها قبل إشعار التسليم سيكون مثيرًا للجدل.

أسئلة ل مصلحة الضرائبسيؤدي إلى الفواتير أو الأفعال الموقعة قبل العقد، والتي يتم تأكيد تنفيذها من خلال المستندات الأولية. هناك طريقة للخروج من هذا الوضع، المنصوص عليها في الفقرة 2 من الفن. 425 من القانون المدني للاتحاد الروسي: تشير في نص الاتفاقية إلى البند التالي: "تنطبق شروط هذه الاتفاقية أيضًا على علاقات الأطراف التي نشأت قبل إبرامها".

أو على سبيل المثال، ينص القانون على أن العمل تم إنجازه في الفترة من 10 إلى 30 مارس، بينما في العقد يتم تحديد فترة العمل من 10 أبريل إلى 30 أبريل. في هذه الحالة، يمكنك وضع اتفاقية إضافية للعقد، والتي تشير إلى الموعد النهائي الفعلي لإكمال العمل أو تشير في الفعل نفسه إلى أن العمل قد تم إنجازه قبل الموعد المحدد.

يجب على المقاولين توخي الحذر عندما يوقع العميل على شهادات إنجاز العمل. إذا كان المقاولون من الباطن متورطين بموجب العقد، فيجب على المقاول توقيع اتفاقيات معهم قبل تسليم العمل إلى العميل. إذا لم تتوافق هذه التواريخ، فقد تعتبر السلطات الضريبية تكاليف المقاول من الباطن غير مبررة ولا تعترف بها عند حساب القاعدة الضريبية.

تدفق المستندات من المستندات الأولية

يتضمن تدفق المستندات للمستندات الأولية المراحل التالية:

  • إعداد الوثيقة الأولية؛
  • نقل المستند إلى قسم المحاسبة، حيث يتم فحصه وإدخاله في السجلات؛
  • التخزين الحالي والنقل اللاحق للوثيقة إلى الأرشيف.

إنه ليس سؤالاً خاملاً: متى يجب إعداد المستندات الأولية؟ الجواب على ذلك في المادة 9 من القانون رقم 402-FZ "الابتدائي وثيقة محاسبيةيجب أن يتم تجميعها عند ارتكاب حقيقة من حقائق الحياة الاقتصاديةوإذا لم يكن ذلك ممكنا ففور الانتهاء منه».

من غير المقبول إعداد المستندات الأولية بعد عدة أيام من المعاملة التجارية. يجب على جميع الموظفين الذين لديهم الحق في إعداد التسجيل الأولي الالتزام بجدول تدفق المستندات، حيث يمكنك، على سبيل المثال، تحديد المواعيد النهائية التالية لتقديم المستندات إلى قسم المحاسبة:

  • الأوامر النقدية الواردة والصادرة - في يوم الإعداد؛
  • المستندات المتعلقة بتسجيل المبيعات - في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي؛
  • التقارير المسبقة - في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد إنفاق الأموال؛
  • شهادات عدم القدرة على العمل - في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي بعد العودة إلى العمل، وما إلى ذلك.

أما بالنسبة للمستندات الموقعة من قبل الأطراف المقابلة، فيمكن النص على الالتزام بنقلها في الوقت المناسب في نص العقد، على سبيل المثال، على النحو التالي: "يتعهد المشتري بأن ينقل إلى المورد النسخ الأصلية لمذكرات التسليم الموقعة والتصرفات والفواتير في موعد لا يتجاوز يومي عمل من تاريخ التوقيع عليها.

عند تقديم مستند أساسي موقع، يقوم قسم المحاسبة بالتحقق من شكل المستند؛ توفر التفاصيل المطلوبة؛ شرعية المعاملات التجارية؛ الحسابات الحسابية. يتم إدخال البيانات من المستندات الأولية التي تم التحقق منها في سجلات المحاسبة.

عادة ما يتم التخزين الحالي للسجلات الأولية في قسم المحاسبة، وفي نهاية العام، يتم تجميع المستندات حسب التاريخ، وجمعها في حزم ونقلها إلى الأرشيف. يجب تخزين المستندات الأولية لمدة خمس سنوات على الأقل.

المحاسبة نظام منظم علمياً مصمم لجمع ومعالجة وتسجيل وتحليل المعلومات المستخدمة في الأنشطة المالية والاقتصادية. تعكس المحاسبة المعاملات التجارية المعبر عنها بالقيمة النقدية.

باختصار عن المحاسبة يمكننا أن نقول: "لكل شيء ثمنه!" أي معاملات شراء وبيع للسلع والخدمات، والعلاقات التعاقدية بين الشركاء والموردين والعملاء، وعلاقات العمل المتعلقة بتسجيل وقت العمل والأجور - كل شيء يمكن اختزاله إلى "قاسم" نقدي.

باستخدام محاسبةوينعكس تنفيذ المعاملات التجارية المختلفة، والتي يعكس أنشطة أي مؤسسة، بغض النظر عن شكل ملكيتها ونوع نشاطها.

يتيح لك إجمالي البيانات المحاسبية تحديد النتيجة المالية النهائية للعمل وإجراء تحليل وتحديد آفاق المزيد من العمل لتحسين مؤشرات الأداء.

الوثائق الأولية في المحاسبة: ما هو؟

الوثائق الأولية في المحاسبة هي أساس المحاسبة. إذا كنت تتخيل بصريًا النظام المحاسبي كشجرة منتشرة ذات أوراق شجر كثيفة، فإن الأوراق هي المستندات المحاسبية الأساسية.

يتم جمع الأوراق في "فروع" - سجلات يتم من خلالها إنشاء "تاج" قوي للشجرة - المحاسبة الاصطناعية للحسابات المحاسبية، والتاج الأخضر القوي هو مفتاح الشجرة المزهرة، أولئك. المحاسبة الصحيحة والكاملة للمؤسسة.

يمكنك معرفة الترتيب الذي يتم به تنفيذه في منشورنا الجديد على الرابط.


العينة الأولية وثيقة محاسبية- ورقة التوقيت.

ما هي الوثيقة الأساسية في المحاسبة؟

الوثيقة الأساسية هيالنموذج القياسي لعينة معينة، يتم تعبئته وفقاً للمتطلبات المحاسبية، توصيات منهجيةالسلطات الإحصائية والضريبية والتأمينية والمصرفية وغيرها.

تتم الموافقة على النماذج القياسية للوثائق الأولية من قبل السلطات الإحصائية الحكومية. تتم الموافقة على العديد من الوثائق ذات التركيز الضيق من قبل الوزارات والإدارات حسب نوع النشاط.

المستندات الأولية ضرورية لتسجيل المعاملات التجارية؛ فهي تؤكد تنفيذ معاملة البيع والشراء والإيجار واستلام وإنفاق الأموال والدفع للموردين. الوثائق الأولية هي أساس المحاسبة في المنظمة.

تصحيحات في الوثائق الأولية

1. إذا لم يكن هذا نموذج إبلاغ صارم، فيجب إعادة كتابة المستند بشكل صحيح ويجب إتلاف المستند التالف.

2. قم بشطب نموذج الإبلاغ الصارم بخط مائل أحمر من إحدى زوايا الورقة إلى الأخرى واجعل الإدخال "ملغيًا". لا تدمر النموذج التالف.

الوثائق الأولية بمثابة الأساس للدخول سجلات محاسبيةإلى سجلات المحاسبة. تم تصميم هذه النماذج لتسجل على الورق صحة حقيقة معاملة تجارية أدت إلى تغيير. الوضع الاقتصاديالشركات. التسجيل الابتدائي ينظمه القانون. يجب أن يتوافق كل قالب مع متطلبات القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ.

نماذج وأنواع الوثائق الأولية

يمكن توحيد نماذج المستندات الأولية التي تستخدمها كيانات الأعمال وتطويرها بشكل مستقل من قبل أطراف المعاملة. قائمة النماذج القياسية المطلوبة للاستخدام في مواقف محددة تمت الموافقة عليها بموجب القانون. في مثل هذه العينات، لا يحق للمنظمات تغيير الهيكل أو المحتوى بشكل مستقل. يمكن للشركة إنشاء مستندات غير موحدة مع مراعاة تفاصيل أنشطتها. وهي تخضع لموافقة القوانين المحلية للشركة.

يتضمن تصنيف الوثائق الأولية تقسيمها إلى نماذج للاستخدام الداخلي والخارجي. تصف المستندات الداخلية المعاملات التي تؤثر على أنشطة مؤسسة واحدة - الشركة التي قامت بتجميع هذه الشهادة. تم تصميم المعاملات الخارجية لتسجيل المعاملات ونتائجها بين مشاركين أو أكثر.

تنقسم النماذج الداخلية عادةً إلى المجموعات التالية:

  1. النوع الإداري - يستخدم لإصدار التعليمات والتعليمات للوحدات الهيكلية والموظفين.
  2. يتم استخدام النوع التنفيذي من القالب لعرض المعاملات التي تم إنجازها في الفترة الحالية.
  3. وثائق ل تسجيل المحاسبة- الغرض منها هو تنظيم مجموعة الأحداث بأكملها وتلخيص المعلومات الوثائقية المستلمة (مثال صارخ على ذلك هو السجلات المحاسبية).

ل سجلات المحاسبةوتشمل الكتب والمجلات، وبطاقات المحاسبة. يمكن تقسيم هذا النوع من الوثائق إلى أنواع فرعية، تختلف في طريقة تعبئتها وصيانتها:

  • تسلسل زمني - يتم عرض جميع العمليات بما يتفق بدقة مع التسلسل الزمني الفعلي للأحداث؛
  • منهجي (مثال - دفتر النقدية)؛
  • مجموع؛
  • تحليلي.
  • اصطناعية، تنطوي على تقسيم المبالغ إلى حسابات محاسبية معممة.

يمكن أن تأخذ الوثائق الأولية شكل اتفاق بين الأطراف المقابلة، وفاتورة الدفع، ومذكرة التسليم، وأعمال القبول وتسليم المهام المكتملة. تتضمن المستندات الأولية مجموعة من نماذج التسويات مع الموظفين. تتضمن هذه الفئة الجداول الزمنية وكشوف المرتبات.

ملحوظة!يتم إضفاء الطابع الرسمي على الرسملة والتخلص من أصول المؤسسة باستخدام مستند أساسي. تتميز هذه الفئة من المستندات بوجود نماذج قياسية. في السابق، كانت إلزامية لجميع الكيانات التجارية. والآن تقرر كل منظمة بنفسها ما إذا كانت ستستخدم النماذج الموصى بها أو تطور قوالبها الخاصة.

يتم إيلاء اهتمام خاص في الممارسة المحاسبية لسجل النقد الأساسي. إنه موحد. يمكن أن يؤدي تغيير مجموعة التفاصيل أو بنية القالب إلى الحرمان حتى من شكل موقع من القوة القانونية. تشمل هذه المجموعة جميع أنواع المستندات التي تثبت استلام الأموال في مكتب النقد والتصرف فيها. وهي تشمل أيضا كتاب النقدية، والذي يلخص مجموعة الإجراءات الكاملة بالنقود.

تصنيف المؤسسات الأولية حسب مراحل ريادة الأعمال

اعتمادا على المرحلة التي تمر بها الأعمال حاليا، يتم استخدام شكل أو آخر من أشكال الوثائق المحاسبية الأساسية. عادة، يمكن تقسيم المعاملات، من حيث تقديم المستندات، إلى ثلاث مراحل.

  1. تحديد شروط الصفقة.يتفاوض الشركاء ويتوصلون إلى إجماع يناسب كلا الطرفين. لم يتم تداول الأموال والسلع بعد، ولم يتم تقديم الخدمات بعد، ولم يكتمل العمل، ولكن كل شيء جاهز لبدء التفاعل. ستكون نتيجة هذه المرحلة الأنواع التالية من الابتدائي:
    • الاتفاق (أشكال مختلفة ممكنة)؛
    • فاتورة للدفع.
  2. المكافأة على الصفقة.يمكن أن يتم الدفع في أشكال مختلفة. هذا نقطة مهمةيتم تسجيله بواسطة المستند الأساسي الذي يؤكد تحويل الأموال:
    • إذا لم يتم الدفع نقدًا، فسيتم تأكيد ذلك من خلال كشف حساب مصرفي، أو إيصال محطة الدفع، وما إلى ذلك؛
    • إذا تم تحويل الأموال "نقدا"، فسيتم التأكيد إيصال الدفع، نموذج إبلاغ صارم أو إيصال لأمر استلام نقدي.
  3. نقل البضائع، تقديم الخدمات، أداء العمل. لقد قامت بالدفع، والآن حان الوقت للطرف الآخر للوفاء بالتزاماته. وستشير المستندات الأولية التالية إلى أنها فعلت ذلك بحسن نية، وليس للطرف الأول أي مطالبات:
    • الفاتورة (إذا تم نقل البضائع)؛
    • إيصال المبيعات (يمكن إصداره مع إيصال نقدي أو أن يكون مستندًا واحدًا)؛
    • فعل الخدمات المقدمة (أو العمل المنجز).

ويجب تقديم هذه المستندات إلى السلطات الضريبية، لأنها تؤكد النفقات التي تكبدها الطرف الأول، مما يؤثر بشكل مباشر على القاعدة الضريبية.

مراقبة وتخزين وتنظيم محاسبة الوثائق الأولية

يجب تنظيم المحاسبة الخاصة بالوثائق الأولية بحيث يمر كل نموذج عبر نظام التسجيل داخل المؤسسة. يعد ذلك ضروريًا لتقليل مخاطر فقدان الشهادات والنماذج الأخرى. يحتفظ الكاتب أو أي شخص مسؤول آخر بسجلات التوثيق. تتم معالجة جميع النماذج الواردة على أنها واردة. النماذج الصادرة هي تلك التي يتم إنشاؤها داخليًا بواسطة المؤسسة (بغض النظر عما إذا كان سيتم إصدارها لأطراف ثالثة أو ستظل داخل المؤسسة).

يجب أن تمر الوثائق الواردة بعدة مراحل من المحاسبة والتسجيل:

  1. قبول.
  2. المعالجة الأولية.
  3. التوزيع حسب أنواع النماذج والغرض منها.
  4. التسجيل في دفاتر المحاسبة بالختم المثبت على الوثيقة وتخصيص الرقم الوارد لتاريخ القبول.
  5. التوقيع من قبل إدارة الشركة (عند قيام المدير بمراجعة المراسلات الواردة يضع القرارات بشأنها).
  6. تنفيذ الوثيقة.

لتنظيم نظام فعال لتدفق المستندات وضمان التحكم في سلامة النماذج، من الضروري تطوير جدول تدفق المستندات والموافقة عليه مع قائمة الحالات. ويجب أن يفصح الجدول عن مراحل التنفيذ وتسجيل المستندات وإجراءات نقلها للتخزين مع الإشارة إلى الإطار الزمني وقائمة الموظفين المسؤولين عن كل خطوة.

يجب تخزين الوثائق الأولية المكتملة والمسجلة لمدة 5 سنوات على الأقل. ينص قرار وزارة الثقافة المؤرخ في 25 أغسطس 2010 رقم 558 على تصنيف النماذج مع الإشارة إلى توقيت تقديمها إلى الأرشيف:

  • يجب أن تظل الوثائق الإدارية متاحة لمدة 75 عامًا (إذا كانت الأوامر والتعليمات تؤثر على الأنشطة الرئيسية للشركة) أو 5 سنوات، بشرط أن يعكس النموذج حل المشكلات الإدارية؛
  • يجب تخزين النماذج المصاحبة للمعاملات التجارية لمدة 3-5 سنوات.

كمرجع! القانون رقم 402-FZ في الفن. 29 مدة الصلاحية تقتصر على 5 سنوات. قانون الضرائبيتطلب الحفاظ على الوثائق المحاسبية آمنة ويمكن الوصول إليها لمدة 4 سنوات على الأقل.

يتم توفير الشروط الخاصة وفترات التخزين للنماذج التالية:

  1. لا يمكن أرشفة المستندات المستخدمة لتسجيل الأصول الخاضعة للاستهلاك لمدة 4 سنوات من تاريخ شطب هذا العقار.
  2. إذا تم إعداد الوثائق الأولية خلال الفترة التي حدثت فيها الخسارة، والتي يتم استخدامها لتقليل مبلغ ضريبة الدخل، فيجب تخزينها حتى يتوقف التأثير على الخسارة. القاعدة الضريبيةنتائج هذا عدم الربحية.
  3. عمليات التوصيف الأولية حسب حدوثها الحسابات المستحقة، يجب الاحتفاظ بها لمدة 4 سنوات من لحظة الاعتراف بالديون المستحقة على أنها سيئة (في حالة حدوث مثل هذه الحقيقة).

بالنسبة للنماذج الإلكترونية، تكون فترات الاحتفاظ مماثلة للمستندات الورقية. يجب أن يتم تنفيذ إجراء شطب الأصول الأساسية بمشاركة لجنة تم إنشاؤها خصيصًا.

الموافقة على نماذج الوثائق الأولية

يمكن لكيانات الأعمال تطوير الوثائق الأولية غير الموحدة بشكل مستقل. بالنسبة لمثل هذه النماذج، فإن المعيار الرئيسي للامتثال للقواعد القانونية هو الامتثال لمعايير القانون رقم 402-FZ من حيث التفاصيل الإلزامية:

  • عنوان الوثيقة؛
  • تاريخ التسجيل؛
  • معلومات عن الشركة التي تقوم بإعداد النموذج الذي يمكن من خلاله التعرف على الشركة؛
  • محتوى المعاملة التجارية المعروضة التي تشير إلى تقييم موضوع المعاملة؛
  • جلب التدابير الطبيعية والقيم الكمية؛
  • توافر توقيعات المسؤولين المسؤولين(مع الإشارة الإلزامية إلى منصبهم واسمهم الكامل).

يتذكر!لاستخدام القوالب التي تم تطويرها بشكل مستقل كوثائق أساسية، يجب عليك الموافقة عليها الفعل المحليالشركات.

تنتمي مستندات النقد والدفع إلى مجموعة من النماذج المنظمة بشكل صارم. لا يُسمح للمؤسسات، بموجب أمرها أو أي أمر آخر، بإزالة الصفوف أو الخلايا منها أو تغيير البنية. يمكن للمؤسسات إجراء تعديلاتها الخاصة على القوالب غير الموحدة وإضافة كتل المعلومات وإزالتها. عند تطوير نماذج جديدة بشكل مستقل، يمكنك أخذ عينات قياسية كأساس.

للموافقة على الابتدائية، يمكنك وضع الأمثلة الخاصة بها في ملحق منفصل ل السياسة المحاسبية. الخيار الثاني هو أنه لكل نموذج يصدر المدير أمرًا للمؤسسة. يحدد نص الأمر معلومات حول إدخال أشكال جديدة من الوثائق في المحاسبة، والتي يجب إعدادها وفقًا لنموذج واحد. يتم تضمين النماذج نفسها في الطلب كمرفقات منفصلة.

إذا كانت المنظمة ستستخدم النماذج القياسية الموصى بها من قبل الإدارات ذات الصلة لتعكس المعاملات الفردية، فإن هذه النماذج لا تحتاج إلى موافقة اللوائح الداخلية. لتسجيل مثل هذا القرار، يكفي إجراء إدخال في السياسة المحاسبية حول استخدام القوالب الموحدة.

عند إدخال نماذج جديدة من المستندات في نظام تدفق المستندات، يُنصح بالموافقة عليها بأمر.

ما يجب أن يتذكره المحاسب دائمًا

الحالة المثالية للوثائق الأولية - شرط ضروريلا توجد مشاكل مع عمليات التدقيق الضريبيوعمليات التدقيق، وإثبات صحة الفرد في النزاع مع الطرف المقابل، وما إلى ذلك. سنقدم عددًا من الفروق الدقيقة المهمة التي يجب على المحاسب تذكرها دائمًا عند العمل مع الحسابات الأساسية.

  1. الدليل الأولي هو الدليل الوحيد.بدون الوثائق الأولية، من المستحيل إثبات حقائق التسليم أو التكاليف أو الوفاء أو عدم استيفاء شروط المعاملة. لن تساعد المحكمة أيضًا - فهناك سوابق عندما تم رفض المدعين أو تهرب المدعى عليهم من المطالبات بسبب عدم وجود دليل على مراحل معينة من المعاملة بسبب عدم وجود عدد من الوثائق الأولية.

    مهم!بدون "أساس أولي"، في حالات نادرة، من الممكن إثبات حقيقة تقديم الخدمات: قد تأخذ المحكمة في الاعتبار إجراءات إضافية آراء الخبراءوالوثائق الداعمة. إذا تم إنجاز العمل فإن عدم وجود مستند موقع من قبل العميل لن يعفيه من الدفع.

  2. إنه أفضل بدون أخطاء، لكن العيوب البسيطة ليست محفوفة بالمخاطر.أسوأ كابوس لكل محاسب هو رفض استرداد ضريبة القيمة المضافة بسبب البيانات غير الصحيحة في المستندات الأولية. أما إذا كانت الأخطاء بسيطة فلا يجوز إنكار الخصم. يتم تنظيم أهمية الأخطاء بموجب الجزء 2 من الفن. 9 القانون الاتحاديبتاريخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "في المحاسبة". وقد أكد مسؤولو الضرائب ذلك في رسالة بتاريخ 12 فبراير 2015 رقم GD-4-3/2104@). الشيء الرئيسي هو أن البيانات المقدمة تشير بدقة إلى حقيقة الدفع وتسليم البضائع (تقديم الخدمات). لذلك، على سبيل المثال، إذا كانت بوليصة الشحن لا تحتوي على إشارة إلى العقد أو لم يتم الإشارة إلى وزن البضائع، فهذا عيب، ولكنه ليس سببًا لرفض ضريبة القيمة المضافة. ولكن إذا كان عنوان المستند وتاريخه مفقودين، التكلفة الإجماليةالبضائع وعدد من التفاصيل الإلزامية الأخرى، قد تعتبر المحكمة مثل هذه المعاملة غير واقعية.
  3. احذر، التوقيع المزيف!إذا تم تزوير توقيعات الأشخاص المسؤولين على المستندات، أو تم توقيع الوثيقة من قبل شخص لا يملك صلاحية القيام بذلك، فلن تعترف السلطات بمثل هذا المصدر الأساسي. بالإضافة إلى ذلك، من المهم جدًا أن يتم التوقيع بيدك - وستكون رسائل الفاكس غير صالحة.
  4. لا يتم استبدال الأساسي الذي يحتوي على خطأ.على سبيل المثال، إذا كان من الممكن إعادة كتابة الفواتير التي تم العثور على خطأ فيها عن طريق إصدار مستند جديد مصحح بنفس التفاصيل، فلن يعمل هذا الرقم مع الوثائق الأساسية. على الرغم من حقيقة أن المحاكم تعترف في بعض الأحيان بالمستندات التصحيحية، إلا أنه لا يزال من الأفضل تصحيح الخطأ وفقًا لقواعد الفن. 7 من "قانون المحاسبة" - أدخل تاريخ التصحيح في المستند وصادق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين.
  5. ليست هناك حاجة للترجمة دائما.وبطبيعة الحال، يتم إعداد التقرير الأولي بلغة الدولة. لكن في بعض الأحيان يتبين أن ترجمة الكلمات الفردية من لغة أجنبية غير مناسبة، على سبيل المثال، إذا كانت اسم علامة تجارية أو منتج.
  6. الأساسي الإلكتروني - فقط مع التوقيع الرقمي. اليوم ليس من الضروري أن تقتصر على الشكل الورقي للوثائق الأولية، فالقانون يسمح أيضًا بالوسائط الإلكترونية. ولكنها لن تكون معادلة للورقة إلا إذا كانت معتمدة من قبل مؤهل توقيع إلكتروني. يُسمح بالتوقيع الرقمي غير المؤهل فقط في بعض الحالات المحددة خصيصًا حالات خاصة، والابتدائية غير متضمنة فيها.