قائمة الوثائق المحاسبية الأولية. مبادئ توجيهية لإعداد وصيانة الوثائق الأولية في المحاسبة. وثائق لمحاسبة الأصول الثابتة
تم تصميم المستندات المحاسبية الأولية لتعكس المعاملات التجارية التي تحدث في المؤسسة. يتم نقل البيانات المنظمة منها إلى السجلات والمجلات المحاسبية، والتي تشكل الأساس لإعداد التقارير. يتم استخدام هذه الوثائق المحاسبية الأولية في الممارسة العملية، والتي تمت الموافقة على قائمتها من خلال السياسة المحاسبية. وترد النماذج الموصى باستخدامها عملياً في اللوائح لجنة الدولةإحصائيات:
- رقم 1 بتاريخ 01/05/2004 ؛
- رقم 71-أ بتاريخ 30 أكتوبر 1997؛
- رقم 88 بتاريخ 18 أغسطس 1998؛
- رقم 132 بتاريخ 25 ديسمبر 1998؛
- رقم 100 بتاريخ 11 نوفمبر 1999؛
- رقم 7 بتاريخ 21 يناير 2003.
يجب أن تكون المستندات المحاسبية الأولية من النوع النقدي مطابقة للنماذج الموحدة، ويسمح للمؤسسات بتعديل النماذج الأخرى.
أنواع المستندات الأولية في المحاسبة
الوثائق الأساسية يمكن أن تكون خارجية وداخلية. تتضمن الفئة الأولى الفواتير من الأطراف المقابلة مع طلبات الدفع؛ وتشمل المجموعة الثانية تقارير النفقاتوالفواتير والأوامر النقدية.
يمكن تصنيف نماذج المستندات المحاسبية الأولية على النحو التالي:
- النوع الإداري (توكيل، أمر)؛
- تنفيذي (فعل) ؛
- تسجيل المحاسبة(كوبونات، شهادات).
أنواع الوثائق الأوليةوفقًا لمعايير حجم المعلومات الواردة فيها، يتم تقسيمها إلى ابتدائي موحد وابتدائي بسيط.
ما الذي ينطبق على الوثائق المحاسبية الأولية؟
ومنذ عام 2013، أصبحت معظم النماذج الموحدة ذات طبيعة استشارية. يُسمح باستخدامها عمليًا في شكلها الأصلي أو تعديلها مع مراعاة خصوصيات المحاسبة و المحاسبة الإدارية. ما ينطبق على المستندات الأولية التي تعكس المعاملات مع الأصول من بين الأصول الثابتة:
- نموذج OS-1 وهو عبارة عن شهادة قبول ونقل.
- نموذج OS-1a، يستخدم لتسجيل حقيقة استلام الأصول والتخلص منها في شكل مباني وهياكل دائمة.
- نموذج OS-4، والذي بدونه يستحيل إظهار شطب أحد الأصول.
- سجلات الجرد بنوعين – للأصول الثابتة (INV-1) مع الأصول غير الملموسة(INV-1a).
ما ينطبق على الوثائق الأولية محاسبةفي إدارة سجلات الموظفين:
- في وقت تسجيل بداية علاقة العمل مع موظف معين، سيكون النموذج الأساسي الرئيسي هو أمر تسجيل التوظيف، في نموذج T-1؛
- من الضروري الاحتفاظ بالبطاقات الشخصية للموظفين في نموذج T-2؛
- يتم توظيف العمال وفقًا لشبكة الوظائف التي حددها جدول التوظيف في نموذج T-3؛
- وثائق المحاسبة الأولية في شكل جداول الإجازات (نموذج T-7)؛
- يتم إعداد الأوامر بمنح موظف معين إجازة، مع الإشارة إلى الشروط والتواريخ الدقيقة للراحة، على أساس نموذج T-6؛
- عند الفصل، يتم إعداد المستندات المحاسبية الأولية مثل الطلبات في النماذج T-8 أو T-8a.
تتكون قائمة المستندات الأولية في مجال الاستحقاق ودفع الأجور للموظفين من:
- نماذج تسجيل ساعات العمل في الجدول الزمني (نماذج الملء اليدوي والآلي T-12 وT-13)؛
- عدة أنواع من قسائم الراتب (T-49 وT-53)؛
- الحسابات الشخصية (وثيقة النموذج T-54).
وثائق المحاسبة الأولية - قائمة النماذج النقدية الإلزامية للاستخدام في شكلها الأصلي:
- النموذج KO-1، يسمى أمر استلام نقدي. يتم ملء النموذج على ورقة من ورق A5.
- النموذج KO-2، وهو أمر صرف نقدي، مطبوع على ورق بحجم A5.
- النموذج KO-3، والذي يتم فيه تسجيل الوثائق الواردة والصادرة.
- المستندات الأولية في قسم المحاسبة من النماذج KO-4 (مرقمة ومخيطة بالخيط ومختومة كتاب النقدية) و KO-5 (كتاب يعكس الموارد النقدية المقبولة والصادرة عن أمين الصندوق).
تتضمن الوثائق الأولية العقود والفواتير والفواتير والأفعال والتوكيلات وإيصالات المبيعات وبطاقات الحد (نماذج M-8) وفواتير الطلب (M-11). الفاتورة، خلافًا للاعتقاد السائد، لا تنتمي إلى فئة المستندات الأولية - ويرد هذا الاستنتاج في خطاب وزارة المالية رقم 03-03-06/1/392 بتاريخ 25 يونيو 2007.
المستندات المحاسبية الأولية - قائمة التفاصيل المطلوبة
في المعتمدة السياسة المحاسبيةقد تتضمن قائمة المستندات الأولية فقط تلك النماذج التي تحتوي على التفاصيل المطلوبة:
- الاسم الكامل للوثيقة
- تاريخ التسجيل من قبل المختص؛
- معلومات عن الشركة التي أنشأت هذه الوثيقة؛
- يجب أن تعكس الوثيقة الأساسية جوهر محتوى العملية المنفذة؛
- متر من الأصناف الطبيعية والنقدية لتقييم الأحداث في الحياة الاقتصاديةالمنظمات؛
- جميع المستندات المحاسبية الأولية لها خصائص عددية للمنتجات التجارية؛
- معلومات حول أي من موظفي الشركة قام بتجميع الوثيقة ومن المسؤول عن دقة البيانات المحددة فيها؛
- يجب أن يتم توقيع المستندات المحاسبية الأولية، التي يتم استخدام قائمتها في الشركة، من قبل الأشخاص المسؤولين.
ومن الميزات المهمة أنه إذا تم ملء نموذج المستند بتنسيق إلكتروني، فسيتم دعمه التوقيع الالكترونيالمسؤولون المكلفون بمسؤولية الحفاظ على السجلات الأولية. جميع المستندات المحاسبية الأولية، التي قام كبير المحاسبين بتجميع قائمتها ووافقت عليها إدارة الشركة، لها قوة قانونية.
يجب أن يعرف كل محاسب المستندات التي تنتمي إلى المستندات الأولية. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن هذه الوثائق هي أساس المحاسبة. أنها تثبت حقيقة تنفيذ المعاملات التجارية. يحتاج أخصائي المحاسبة المبتدئ إلى فهم ما هو السبب وراء الحاجة إلى المستندات الأساسية وكيفية تجميعها وتخزينها. وبخلاف ذلك، لا يمكن تجنب المشاكل مع السلطات التنظيمية.
لا يمكن للكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الخاصة تحويل الأموال إلى بعضهم البعض إلا على أساس وثائق أولية معينة. من المفترض أن يتم إعداد التقرير الأولي حتى قبل إجراء المعاملة التجارية، إلا أن التشريع لا يستبعد إمكانية إعداده بعد إتمام المعاملة، ولكن يجب أن تكون هناك أسباب وجيهة لذلك.
يجب أن تتضمن كل من المستندات المحاسبية الأولية والموجزة التفاصيل التالية: اسم النموذج؛ تاريخ ومكان تجميعها؛ الاسم الكامل للشركة التي أعدته؛ ما هي الحسابات المستخدمة لتحويل الأموال؟ الاسم الكامل للشخص المسؤول رسميإلخ.
ما هي الحاجة ل
المستندات الأساسية (PD) هي عنصر إلزامي في المحاسبة. يتم تجميعها أثناء المعاملات التجارية وتكون بمثابة دليل على اكتمال هذه المعاملات. عند إجراء معاملة ما، قد يتضمن ذلك عددًا مختلفًا من المستندات الأساسية: يعتمد ذلك على تفاصيل تنفيذها.
قائمة العمليات التي يجب تنفيذها أثناء المعاملة:
- توقيع عقد مع المتلقي. إذا كانت دائمة، فيمكنك التوقيع على اتفاقية واحدة لعدة معاملات، ومع ذلك، في هذه الحالة، فإن الأمر يستحق مناقشة توقيت العمل على الفور، وتسلسل معاملات التسوية والفروق الدقيقة الأخرى.
- إصدار الفواتير للدفع.
- الدفع المباشر، وتأكيده هو إيصال نقدي (أو إيصال مبيعات)، إذا كنا نتحدث عن الدفع النقدي، أو بطاقات الدفع، إذا تم تحويل الأموال عن طريق التحويل المصرفي.
- عندما يتم شحن البضائع، يقوم المقاول بتسليم الفاتورة للعميل.
- بعد تقديم الخدمات في كليايجب أن يحصل المقاول على شهادة إنجاز من العميل
الأنواع الموجودة
هناك 6 أنواع رئيسية من محاسبة التخلف عن السداد، والتي يتم استخدامها في أغلب الأحيان عند إجراء المعاملات المختلفة:
| عقد | ويحدد العقد حقوق والتزامات أطراف المعاملة. يمكن صياغة العقد لتقديم الخدمات أو بيع البضائع. لا يستبعد القانون المدني إمكانية إبرام عقد شفهي، ولكن يجب أن نتذكر أن الوثيقة الموقعة من الطرفين فقط هي التي يمكنها حماية حقوق ومصالح الطرف المتضرر في هيئة قضائية في حالة ظهور أي مشاكل، بما في ذلك عدم الوفاء بالتزامات الطرف الآخر. |
| عرض الفاتورة |
|
| وثائق الدفع | وهذا تأكيد على قيام العميل بدفع الفاتورة الصادرة من الشركة المصنعة. يخرج أنواع مختلفةمثل هذه المستندات: طلبات الدفع والأوامر والشيكات ونماذج التقارير الصارمة. |
| قائمة التعبئة |
|
| القانون المتعلق بأداء العمل أو تقديم الخدمات | وثيقة ذات وجهين. فهو لا يؤكد حقيقة العمل المنجز فحسب، بل يؤكد أيضًا السعر المدفوع مقابل المنتج أو الخدمة. تعمل هذه الورقة أيضًا كدليل على أن الأطراف قد أوفوا بالكامل بالتزاماتهم تجاه بعضهم البعض وليس لديهم مطالبات متبادلة. |
| فاتورة | هناك وثيقة مهمة يتم من خلالها وضع الأساس لقبول مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة للخصم. من الواضح أن هذه الوثيقة مهمة جدًا لتلك الهياكل التي هي دافعي ضريبة القيمة المضافة. |
قائمة الوثائق المحاسبية الأولية
لذلك، تبدو قائمة الوثائق المحاسبية الأولية كما يلي:
| اتفاق | تم الاتفاق مع العميل كتابيًا. من المهم أن نقول أن القانون لا يحظر الشكل الشفهي لمثل هذا العقد، ومع ذلك، يفضل الأطراف في كثير من الأحيان تسجيل الحقوق والالتزامات المنصوص عليها في الاتفاقية على الورق. |
| يفحص | أنه يحتوي على تفاصيل لإجراء الدفع واسم البضائع التي تم شراؤها. |
| إيصال (مبيعات أو إيصال نقدي) أو نموذج إبلاغ صارم | تصدر إذا دفعت نقدا. في حالة الدفع غير النقدي، يظل مشتري السلع أو الخدمات بمثابة دليل على الدفع وثيقة دفعوالتي تكون معتمدة من قبل الهيكل المصرفي. |
| فاتورة | صدرت في وقت شحن البضائع. |
| قانون تقديم الخدمات أو أداء العمل | يتم تقديمها بعد تقديم الخدمات بالكامل. |
تعريف مفهوم "وثيقة المحاسبة الأولية" يرد في المادة 60-1 من القانون الروسي قانون الضرائب: المستندات الأولية هي دليل موثق على إتمام المعاملة أو وقوع حدث يمنح الحق في تنفيذها. قد تكون هذه المستندات ورقية أو مطبوعة اعلام الكتروني. تتم المحاسبة على أساس هذه الوثائق.
وتنص المادة 60-2 على نماذج هذه المستندات ومتطلبات تنفيذها.
آخر الفعل المعياريالذي يحدد الوثائق الأولية ويحدد أيضًا أشكالها - قانون المحاسبة وإعداد التقارير المالية.
روسيا بلد تتغير فيه التشريعات المتعلقة بالمحاسبة ودفع الضرائب بشكل دوري. نظرًا لإمكانية تغيير النماذج أو استكمالها، فأنت بحاجة إلى تتبع التغييرات التي تمت الموافقة عليها من قبل مختلف الوكالات الحكومية، بما في ذلك وزارة المالية. على سبيل المثال، في بداية عام 2019، تمت الموافقة على نموذج شهادة المحاسبة، والذي كان له في السابق نموذج مجاني.
ينص قانون الجرائم الإدارية على عدد من العقوبات لعدم وجود وثائق أولية في المنظمة، وهي محددة في المادة 276 من القانون.
تعليمات عامة للاستخدام
PD هي الأساس لبدء المحاسبة لبعض المعاملات وإدخال الإدخالات في السجل المحاسبي. تعمل هذه الوثيقة كدليل كتابي على اكتمال المعاملة التجارية.
تلك الابتدائية المستندات المحاسبية، التي لم تتم الموافقة على نماذجها رسميًا، تتم الموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة، وإصدار الأمر المناسب. ويجب أن تحتوي على جميع التفاصيل الإلزامية التي يتطلبها القانون.
يجب إعداد هذه الوثائق على الورق ودعمها بتوقيع الشخص الذي قام بتجميع الوثيقة. إذا تم استخدام مستند إلكتروني، فيجب توقيعه بتوقيع إلكتروني.
النماذج الموحدة لـ PD ليست إلزامية للاستخدام. الاستثناء هو المستندات النقدية، والتي تمت الموافقة عليها من قبل الهياكل المعتمدة.
يجب أن يحتوي نموذج PD على البيانات الإلزامية التالية:
- عنوان الوثيقة؛
- التاريخ الدقيق للعملية
- ومما تتكون العملية الاقتصادية من الناحية المادية والقيمة؛
- اسم البنية التي تتكون منها الوثيقة؛
- معلومات عن الأشخاص المسؤولين عن ضمان تنفيذ الوثيقة بشكل صحيح.
وتنقسم هذه الوثائق إلى المجموعات التالية:
- محاسبة الأجور؛
- محاسبة المنتجة المعاملات النقدية;
- محاسبة الأصول الثابتة.
- المحاسبة عن أعمال البناء والإصلاح.
قواعد الملء
ينبغي إعداد وثائق التقارير بدقة ووضوح.
القواعد الاساسية:
- يُسمح باستخدام أقلام الحبر وأقلام الحبر، ويمكنك استخدام أجهزة الكمبيوتر والآلة الكاتبة؛
- يجب إعداد هذه الوثائق في الوقت الذي يتم فيه التخطيط للمعاملة للتو؛
- يجوز إعداد المستندات بعد العملية إذا كانت هناك أسباب موضوعية لذلك؛
- تعكس الوثيقة جميع التفاصيل الممكنة؛
- في حالة فقدان أي معلومات، يمكن إضافة شرطات.
في عام 2019، تم استخدام النماذج القياسية لإعداد التطوير المهني. تنقسم الوثائق إلى خارجية وداخلية.
المنظمة الأولى تستقبل من الخارج: من الجهات الحكومية، المؤسسات العليا، الهياكل المصرفيةوالسلطات الضريبية، الخ. أمثلة على المستندات الخارجية: الفواتير أو أوامر الدفع أو المطالبات. أما بالنسبة للوثائق الداخلية، فيتم إعدادها مباشرة في المنظمة.
إذا تم ملء المستند بشكل غير صحيح، فستواجه المنظمة صعوبة في تحديد القاعدة الضريبية، وقد يؤدي ذلك إلى خلافات مع خدمة الضرائب.
تصحيح المحتوى
يحدث أنه حتى المحاسب ذو الخبرة الذي قام بإعداد مستند أكثر من مرة يرتكب خطأ. من الممكن تصحيحه فقط عندما لا ينعكس المستند في المحاسبة، أي أنه لم يتم ترحيله. عليك أن تتذكر أن إجراء التصحيحات باستخدام السكتة الدماغية أمر غير مقبول.
يمكنك فقط استخدام الطرق الثلاث التالية:
- دخول إضافي؛
- طريقة الانعكاس
- طريقة التدقيق اللغوي.
وينطبق هذا الأخير عند حدوث خطأ في السجل المحاسبي، لكنه لا يؤثر على مراسلات الحسابات. هذه الطريقة مناسبة للاستخدام قبل إعداد الميزانية العمومية. في هذه الحالة، يجب شطب الرقم غير الصحيح أو الإشارة الأخرى بخط رفيع، ويجب الإشارة إلى القيمة الصحيحة بجانبه. على الجانب أشر إلى "الاعتقاد المصحح" وضع التاريخ والتوقيع.
سيكون الإدخال الإضافي مناسبًا إذا تم التقليل من مبلغ المعاملة التي يتم تنفيذها.
تتضمن طريقة الانعكاس تصحيح إدخال غير صحيح باستخدام رقم سالب. تتم الإشارة إلى الرقم الخاطئ بالحبر الأحمر، ويتم الإدخال الصحيح على الفور، وهو مكتوب باللون العادي.
توضيحات حول تقرير المصالحة
لا تتعلق أعمال المصالحة قانونًا بالوثائق الأولية، وبالتالي لا يتم تنظيمها الوثائق التنظيمية. وهي تعرض التسويات المتبادلة التي تم إجراؤها لفترة معينة بين الشركات التي تتمتع بوضع كيان قانوني أو رواد الأعمال الأفراد.
يتم استخدام هذا النوع من المستندات بمبادرة من المحاسبين، حيث يمكن بمساعدتها حل عدد من المشاكل موضوع مثير للجدلالذي يحمي مصالح المنظمة.
في أي الحالات يكون من المهم إعداد تقرير المصالحة:
- عندما يقدم البائع مجموعة واسعة من البضائع؛
- في حالة منح تأجيل للمدفوعات؛
- إذا كان سعر المنتج مرتفعاً؛
- إذا كانت هناك علاقة بين الطرفين ذات طبيعة منتظمة.
يمكن استخدام هذه الوثيقة في المحكمة في حالة الوضع المثير للجدلبين الطرفين.
مدة الصلاحية
إن شرط تخزين الوثائق الأولية منصوص عليه على المستوى التشريعي.
ل أنواع مختلفةهناك شروط تخزين مختلفة للمستندات:
| لسنة واحدة | من الضروري الحفاظ على المراسلات مع السلطات التنظيمية حول شروط تقديم وثائق التقارير. |
| 5 سنوات على الأقل | يتم تخزين الوثائق والأوراق النقدية مثل الميزانية العمومية للربع، وتقرير المنظمة مع مذكرة توضيحية للربع؛ محضر الاجتماع بشأن اعتماد الميزانية العمومية ربع السنوية؛ الوثائق الأولية ودفتر النقدية؛ وثائق عن المحاسبة النظامية وغير النظامية وغيرها. |
| ما لا يقل عن 10 سنوات | يجب الحفاظ عليها الرصيد السنويوقائمة الجرد والرصيد المحول والفصل والتصفية وغيرها من المستندات. |
| لا يقل عن 75 سنة | يتم حفظ الحساب الشخصي لكل موظف وقسائم الراتب. |
في القانون الاتحادييصف 402-FZ "في المحاسبة" جميع المستندات المحاسبية والمستندات الأولية. إنها ضرورية بشكل أساسي للأغراض الضريبية - كمستندات تؤكد النفقات التي تكبدتها وصحة تحديد القاعدة الضريبية.
يجب تخزين المستندات الأولية لمدة 4 سنوات. خلال هذا الوقت، قد يطلب منهم مكتب الضرائب في أي وقت التحقق منك أو من نظرائك. يستخدم "الابتدائي" أيضًا في التقاضي في النزاعات مع الأطراف المقابلة.
يتم إعداد المستندات المحاسبية الأولية في وقت المعاملات التجارية وتشير إلى اكتمالها. قد تختلف قائمة المستندات المصاحبة لمعاملة معينة حسب نوع المعاملة. عادة ما يتم إعداد جميع المستندات الأولية اللازمة من قبل المورد. يجب إيلاء اهتمام خاص لتلك المستندات التي تنشأ أثناء المعاملات التي تكون فيها المشتري، لأن هذه هي نفقاتك، وبالتالي فأنت مهتم بالامتثال لنص القانون أكثر من المورد الخاص بك.
فصل المستندات الأولية حسب مراحل العمل
يمكن تقسيم جميع المعاملات إلى 3 مراحل:
المرحلة 1. أنت توافق على شروط الصفقة
ستكون النتيجة:
- عقد؛
- فاتورة للدفع.
المرحلة 2. يتم الدفع مقابل المعاملة
تأكيد الدفع:
- الإيصالات النقدية، وإيصالات أوامر الاستلام النقدي، ونماذج الإبلاغ الصارمة - إذا تم الدفع نقدًا. في معظم الحالات، يتم استخدام طريقة الدفع هذه من قبل موظفيك عندما يأخذون الأموال على الحساب. ونادرا ما تكون التسويات بين المنظمات في شكل نقد.
كشف حساب من الحساب الجاري، إذا تم الدفع عن طريق التحويل البنكي، أو عن طريق الاستلام، أو من خلال أنظمة الدفع حيث يتم تحويل الأموال من حسابك الجاري؛
المرحلة 3. استلام البضائع أو الخدمات
ومن الضروري التأكد من أن البضائع قد تم استلامها بالفعل وتم تقديم الخدمة. بدون هذا، لن يسمح لك مكتب الضرائب بتخفيض الضريبة على الأموال التي تنفق. تأكيد استلام:
- بوليصة الشحن - للبضائع؛
- إيصال المبيعات - يتم إصداره عادةً مع إيصال نقدي، أو إذا تم بيع المنتج بواسطة رجل أعمال فردي؛
- شهادة العمل المنجز/الخدمات المقدمة.
الوثائق الأولية الإلزامية
على الرغم من تباين المعاملات، هناك قائمة الوثائق الإلزاميةوالتي يتم إصدارها لأي نوع من المعاملات:
- عقد؛
- يفحص؛
- نماذج التقارير الصارمة، وتسجيل النقد، وإيصال المبيعات؛
- فاتورة؛
- شهادة العمل المنجز (الخدمات المقدمة).
اتفاق
عند إجراء معاملة ما، يتم إبرام اتفاقية مع العميل تحدد جميع تفاصيل المعاملات التجارية القادمة: إجراءات الدفع أو شحن البضائع أو المواعيد النهائية لإنجاز العمل أو شروط تقديم الخدمات.
وينظم العقد حقوق والتزامات الأطراف. ومن الناحية المثالية، ينبغي أن تكون كل معاملة مصحوبة باتفاقية منفصلة لتوريد السلع أو الخدمات. ومع ذلك، مع التعاون طويل الأمد وتنفيذ عمليات مماثلة، يمكن إبرام اتفاق عام واحد. تم تحرير الاتفاقية من نسختين بأختام وتوقيعات كل طرف.
بعض المعاملات لا تتطلب عقدًا مكتوبًا. على سبيل المثال، يتم إبرام عقد البيع من لحظة حصول المشتري على إيصال نقدي أو إيصال مبيعات.
فاتورة للدفع
.png)
الفاتورة هي اتفاقية يحدد بموجبها المورد سعر سلعه أو خدماته.
يقبل المشتري شروط الاتفاقية عن طريق إجراء الدفع المناسب. لا يتم تنظيم شكل فاتورة الدفع بشكل صارم، لذلك يحق لكل شركة تطوير شكلها الخاص من هذه الوثيقة. يمكنك في الفاتورة تحديد شروط المعاملة: الشروط، إشعار الدفعة المقدمة، إجراءات الدفع والتسليم، إلخ.
وفقًا للمادة 9-FZ "بشأن المحاسبة"، لا يلزم توقيع المدير أو كبير المحاسبين وختم هذه الوثيقة. لكن لا ينبغي إهمالها لتجنب أسئلة الأطراف المقابلة والدولة. لا تسمح لك الفاتورة بتقديم طلبات إلى المورد - فهي تحدد فقط سعر المنتج أو الخدمة. وفي هذه الحالة، يحتفظ المشتري بالحق في المطالبة بإرجاع المبلغ مالفي حالة الإثراء غير المشروع للمورد.
مستندات الدفع: الإيصالات النقدية، نماذج التقارير الصارمة (SSR)
تتيح لك هذه المجموعة من المستندات الأساسية تأكيد حقيقة الدفع مقابل البضائع أو الخدمات المشتراة.
تتضمن مستندات الدفع المبيعات والمقبوضات النقدية والبيانات المالية وطلبات وأوامر الدفع. يمكن للمشتري استلام الطلب من البنك عن طريق الدفع عن طريق التحويل البنكي. يحصل المشتري على إيصال نقدي أو إيصال بضائع من المورد عند الدفع نقدًا.
بوليصة الشحن أو إيصال المبيعات
يتم إصدار إيصالات المبيعات، كما قلنا أعلاه، عند بيع البضائع للأفراد أو من قبل الأفراد أنفسهم.
يتم استخدام الفواتير في المقام الأول من قبل الكيانات القانونية لتسجيل الإفراج/بيع البضائع أو عناصر المخزون واستلامها من قبل العميل.
يجب إعداد الفاتورة من نسختين. تبقى الأولى لدى المورد كوثيقة تؤكد حقيقة نقل البضائع، ويتم نقل النسخة الثانية إلى المشتري.
يجب أن تتطابق البيانات الموجودة في الفاتورة مع الأرقام الموجودة في الفاتورة.
يجب على الشخص المخول المسؤول عن الإفراج عن البضائع وضع توقيعه وختم المنظمة على الفاتورة. كما يلتزم الطرف المتلقي للبضائع بالتوقيع والتصديق عليها بختم على مذكرة التسليم. يُسمح باستخدام التوقيع بالفاكس، ولكن يجب تسجيل ذلك في العقد.
شهادة الخدمات المقدمة (العمل المنجز)
هي وثيقة أساسية ذات وجهين تؤكد حقيقة المعاملة وتكلفة وتوقيت الخدمات أو العمل.
يتم إصدار الفعل من المقاول إلى موكله بناءً على نتائج تقديم الخدمات أو العمل المنجز. تؤكد هذه الوثيقة الأولية امتثال الخدمات المقدمة (العمل المنجز) لشروط العقد المبرم.
فاتورة
الفاتورة هي مستند مطلوب فقط للتحكم في حركة ضريبة القيمة المضافة. يتم إصدار الفواتير عادةً بالتزامن مع مذكرات التسليم أو الإيصالات. هناك فواتير للدفعات المقدمة.
يتم تنظيم هذه الوثيقة الأساسية بشكل صارم. يحتوي على:
- معلومات حول مبالغ الأموال؛
- جزء الملمس.
الفاتورة هي الأساس لقبول مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة للخصم. يتعين على جميع الشركات التي تدفع ضريبة القيمة المضافة أن تكتبها.
في مؤخرا UPD هو مستند نقل عالمي شائع. يحل هذا المستند محل زوج الفاتورة + الفاتورة أو الفعل + الفاتورة.
قم بإجراء الأعمال التجارية من خلال خدمة مريحة عبر الإنترنت لحساب الرواتب وإرسال التقارير إلى دائرة الضرائب الفيدرالية وصندوق المعاشات التقاعدية وصندوق التأمين الاجتماعي. تقوم الخدمة تلقائيًا بإنشاء المستندات الأساسية وUPD.
تنص المتطلبات الواردة في قانون "المحاسبة" على أن كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية تخضع للتسجيل في وثيقة محاسبية أولية. ما الذي يشكل "المستند الأساسي"، وكيف يتم إعداده، ومن في الشركة يجب أن يعهد إليه بمسؤولية إعداد المستندات، سننظر فيه في المقالة.
ما هي الوثائق الأولية ولأي غرض يتم تجميعها؟
الوثيقة الأساسية هي الوثائق التي تؤكد تنفيذ المعاملات التجارية. يجب إعداد المستندات بنفس تسلسل الأحداث التي وقعت.
ديكورالوثائق الأساسية في المحاسبة هي المتطلبات الضروريةإجراء المحاسبة الاقتصادية. ومع ذلك، اليوم متطلبات الوثائق الأولية مختلفة تماما. وهكذا، اعتبارا من عام 2013، تم إلغاء الالتزام باستخدام أشكال موحدة من الوثائق المحاسبية الأساسية. الآن أصبح لدى الشركات خيار استخدام المستندات التي طورتها الدولة بالفعل في أنشطتها أو الموافقة عليها بشكل مستقل، مع مراعاة احتياجات المنظمة. ومع ذلك، إذا تم تحديد استخدام المستند الأساسي ليس من قبل لجنة الإحصاء الحكومية، ولكن من خلال وثائق تنظيمية أخرى، على سبيل المثال، "إجراءات إجراء المعاملات النقدية"، فإن هذه النماذج إلزامية للاستخدام.
لا يمكن التقليل من أهمية الوثائق المحاسبية الأساسية للمنظمة. الأخطاء المحددة في البيانات الأولية لا تسمح لنا بتحديد القاعدة الضريبية الصحيحة المطلوبة لحساب مدفوعات الضرائب. ونتيجة لذلك، قد لا ينشأ سوء تفاهم مع التفتيش فحسب، بل قد ينشأ أيضا أسباب لفرض العقوبات.
لكي لا تضطر الشركة إلى الدفاع عن موقفها في نزاع مع السلطات الضريبية، فمن الضروري إيلاء اهتمام كاف لإجراءات التسجيل المستندات المحاسبية.
متطلبات التسجيل "الابتدائي"
الشرط الرئيسي للتسجيل "الابتدائي" هو الحضور الإلزامي لجميع التفاصيل.
تحتوي جميع المستندات الموجودة في ألبوم المستندات الموحدة بالفعل على معلومات إلزامية. ومع ذلك، إذا كانت الشركة تستخدم نماذج النماذج الخاصة بها، فمن الضروري التأكد من أنها تحتوي على جميع المعلومات المطلوب الكشف عنها.
في معظم الأحيان، تتكون كل وثيقة أساسية من ثلاثة أجزاء:
- رأس؛
- الجزء الرئيسي؛
- جزء التصميم.
يهدف الرأس إلى عكس معلومات حول الوثيقة التي يتم إعدادها، والمنظمة التي أصدرتها والطرف المقابل لها، وهي:
- اسم الوثيقة الأولية؛
- يتوافق رمز هذا النموذج مع مصنف OKUD. من الناحية العملية، غالبًا ما يُترك هذا الحقل فارغًا نظرًا لعدم وجود عقوبات على ذلك من جانب مصلحة الضرائبغير مزود؛
- تاريخ واقعة الحياة الاقتصادية المكتملة؛
- اسم المنظمة التي قامت بتجميع الوثيقة؛
- رمز المنظمة وفقًا لمصنف OKPO؛
- اسم الوحدة المسؤولة عن اللجنة المعاملات التجارية(يتم تحديدها إذا كانت متوفرة)؛
- اسم وحدة القياس وفقًا لمصنف OKEI، بالإضافة إلى عملة المعاملة التي يتم تنفيذها.
يمكن تقديم الجزء الرئيسي من مستند المحاسبة الأساسي في شكل جدولي ونص. يتطلب عنصر المستند هذا أن تظهر بيانات الاعتماد التالية:
- محتوى تفصيلي لحقيقة الحياة الاقتصادية التي حدثت. ستحتاج الشركة إلى كتابة هذه النقطة بطريقة تحتوي على أكبر قدر ممكن من المعلومات المفيدة في أقل عدد ممكن من الكلمات؛
- الرموز والمؤشرات من الناحيتين النقدية والمادية.
- يتم عرض مبالغ المعاملة، وإذا كانت هناك ضريبة، في سطر منفصل.
المرحلة الأخيرة من إعداد الوثيقة الأولية هي جمع توقيعات الأشخاص المسؤولين عن واقع الحياة الاقتصادية. بالإضافة إلى الاسم الكامل للموظف، من الضروري الإشارة إلى:
- مناصب الموظفين المسؤولين عن التنفيذ الصحيح للوثيقة واكتمال ودقة المعلومات الواردة فيها؛
- التوقيعات الأصلية للأطراف؛
- تاريخ إعداد الوثيقة الأولية، ومنصب المنفذ الفعلي للعملية، وتوقيعه واسمه الكامل، بالإضافة إلى معلومات الاتصال.
هل أحتاج إلى ختم على المستندات المحاسبية الأولية؟
عند إعداد المستندات المحاسبية، تطرح العديد من الأسئلة بخصوص بصمة الختم. أصبحت شكوك المنظمات ذات أهمية خاصة بعد إلغاء شرط الوجود الإلزامي للختم في عام 2015.
أما بالنسبة لقائمة معينة من المستندات الأولية التي يكون من الضروري وضع ختم عليها، فيتم تنفيذ هذا الشرط عمليًا في عدة حالات:
- عندما تحتوي الوثيقة على التسمية "M.P" التي تشير إلى مكان بصمة الختم؛
- عندما يتم تحديد متطلبات البصمة على مستوى التشريع الروسي؛
- عندما يتم توفير متطلبات البصمة في المستند الأساسي.
ومع ذلك، من المهم ملاحظة أن تحديد ما إذا كانت الطباعة مطلوبة على مستند أساسي معين أم لا أمر ضروري فقط لتلك الشركات التي تواصل ممارسة أعمالها باستخدام الطباعة.
الأخطاء النموذجية في الوثائق الأولية
نظرًا لأنه بناءً على الوثائق المحاسبية الأولية في الشركة، القاعدة الضريبيةوحساب الضرائب، يراقب مسؤولو الضرائب عن كثب صحة المستندات ودقة المعلومات الواردة فيها. معظم أخطاء نموذجيةعند تحضير "الابتدائي" هي:
- استخدام النماذج غير المعتمدة من قبل الشركة. عندما تأتي منظمة للتحقق مكتب الضرائب، الوثيقة الأولى التي يطلبون منك تقديمها هي السياسة المحاسبية. وفيه يجب تسجيل حقيقة استخدام نماذج المستندات التي تم تطويرها بشكل مستقل؛
- عدم وجود تفاصيل الإفصاح الإلزامي في النموذج؛
- غياب المعلومات الإلزامية في خلايا النموذج؛
- أخطاء حسابية أثناء التجميع. غالبًا ما يحدث هذا الانتهاك فقط في النموذج "الأساسي"، الذي يتم ملؤه ليس إلكترونيًا، بل يدويًا، منذ تكوين المستند باستخدام برامج الحاسوبيسمح لك بمنع الأخطاء في العمليات الحسابية؛
- تم التصحيح في المستندات النقدية بما يتعارض مع المتطلبات القانونية؛
- في الخلايا المطلوب ملؤها، ولكن المعلومات مفقودة أو أن القيم العددية للمؤشرات تساوي الصفر، لا يتم وضع الشرطات.
- تم التوقيع على الوثيقة من قبل شخص غير مصرح له. ومن الناحية العملية، يجب أن يكون لدى الشركة أمر من المدير يحدد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على بعض المستندات المحاسبية الأولية. وبناء على ذلك، إذا تم توقيع "الوثيقة الأولية" من شخص لا يملك هذا الحق، تعتبر الوثيقة باطلة وليس لها أي قوة قانونية.
كيفية تصحيح الأخطاء في الوثائق الأولية
بادئ ذي بدء، نلاحظ أنه من الممكن والضروري تصحيح الوثيقة "الأساسية"، لأن المعلومات المنعكسة بشكل غير موثوق تشكل خطرا أكبر على الشركات من الوثيقة المصححة. ومع ذلك، لا يمكن إجراء تصحيحات على جميع أشكال المستندات المحاسبية.
وفقا للمتطلبات المحددة لإعداد النقد الأولي و المستندات المصرفية، يُحظر إجراء تعديلات على هذه الفئة من النماذج.
كما هو الحال بالنسبة لجميع الوثائق الأولية الأخرى، يُسمح بالتصحيحات.
في هذه الحالة، من الضروري اتباع قواعد بسيطة تسمح لك بضبط المستند دون المساس بعرضه المرئي.
خلاصة القول تتلخص في هذا:
- يجب شطب الإدخال غير الصحيح بعناية.
- يرجى تضمين أحدث المعلومات بجانب التصحيح.
يمكن للموظفين المصرح لهم فقط إجراء تصحيحات على المستندات الأساسية. ونتيجة لذلك، يجب أن يكون التصحيح الذي تم إجراؤه مصدقًا بتوقيع الموظف المسؤول في الشركة.
المدة × فقدان المستندات الأساسية في المنظمة
المنظمة مسؤولة عن تخزين الوثائق الأولية. ولكن بالنسبة لفئات مختلفة من المستندات، يتم تحديد فترات مختلفة يجب خلالها تخزين المستندات المكتملة في الشركة.
الحد الأدنى لمدة الصلاحية "الابتدائية" هو خمس سنوات. ومع ذلك، بالنسبة لسجلات الموظفين، فإن الفترة التي يجب أن تبقى خلالها المستندات في الشركة هي 75 عامًا.
وفي الوقت نفسه، يجب على المنظمة توفير الظروف المناسبة لتخزين المستندات، وكذلك منع إجراء تصحيحات غير مصرح بها على النماذج. بشكل عام، ينبغي إسناد مسؤولية سلامة الوثائق المحاسبية الأولية إلى رئيس الشركة.
تعتبر المستندات المحاسبية الأولية مهمة في الأمور المحاسبية وفي تحديد الحجم الالتزامات الضريبية. من المهم لمتخصص الشركة المسؤول عن إعداد المستندات المحاسبية الأولية أن يفهم بوضوح محتوى وأشكال هذه المستندات، وكذلك معرفة تفاصيل الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية.
دور الوثيقة الأساسية في المحاسبة
المستندات الأولية هي المستندات التي تقوم الشركة من خلالها بإضفاء الطابع الرسمي على الأحداث الاقتصادية التي حدثت في المؤسسة (البند 1، المادة 9 من قانون "المحاسبة" بتاريخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ).
أول شيء يجب أن يفهمه المحاسبون في أي منظمة بوضوح هو أنه لا توجد اليوم قائمة إلزامية محددة من نماذج المستندات المحاسبية الأولية. تحدد أي شركة لنفسها نماذج المستندات الأولية حسب الغرض من استخدامها.
ومع ذلك، بالنسبة لهذه الوثائق، يتم إنشاء قائمة بالتفاصيل الإلزامية قانونًا (البند 2، المادة 9 من القانون رقم 402-FZ).
مهم! يجب أن تكون النماذج المستخدمة في المحاسبة ثابتة السياسة المحاسبيةالمنظمات (البند 4 من PBU 21/2008، تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 6 أكتوبر 2008 رقم 106 ن).
قائمة الوثائق المحاسبية الأولية المحتملة
قد تكون قائمة المستندات المحاسبية الأولية للفترة 2018-2019 كما يلي:
- قائمة التعبئة. هذا مستند يعكس قائمة عناصر المخزون المنقولة. يتم إصدار الفاتورة في نسختين وتحتوي على معلومات تنعكس لاحقًا في الفاتورة. يتم توقيع الفاتورة من قبل ممثلي الطرفين المشاركين في المعاملة ومصدقة بختم (إذا كانت الشركة تستخدمها في ممارساتها).
- سجل القبول. يتم إعداده عند الانتهاء من بعض الأعمال (الخدمات) للتأكد من أن نتيجة العمل تلبي المتطلبات الأصلية للعقد.
انظر عينة من هذا الفعل.
- المستندات الأساسية لدفع أجور الموظفين (على سبيل المثال، قسائم الدفع).
لمزيد من المعلومات حول هذه العبارات، راجع المقالة ""نموذج تعبئة كشف الرواتب ت 49"" .
- المستندات المتعلقة بوجود الأصول الثابتة - هنا يمكن للشركة إعداد هذه الوثائق من قائمة المستندات المحاسبية الأولية:
- شهادة قبول ونقل الأصول الثابتة بنموذج OS-1 - عند استلام أو التصرف في شيء لا علاقة له بالمباني أو الهياكل.
لمزيد من المعلومات حول هذا القانون، راجع المادة "النموذج الموحد رقم OS-1 - شهادة قبول ونقل الأصول الثابتة" .
- إذا كان الأصل الثابت عبارة عن مبنى أو هيكل، فسيتم إضفاء الطابع الرسمي على استلامه أو التخلص منه من خلال إجراء في نموذج OS-1a.
لمزيد من التفاصيل، راجع المقال "النموذج الموحد رقم OS-1a - النموذج والعينة" .
- يتم إضفاء الطابع الرسمي على شطب أحد الأصول من خلال إجراء في نموذج OS-4.
لمزيد من التفاصيل، راجع المادة "النموذج الموحد رقم OS-4 - قانون إيقاف تشغيل أحد الأصول" .
- إذا كان من الضروري توثيق حقيقة الجرد الذي تم إجراؤه، أ قائمة الجردنظام التشغيل في نموذج INV-1.
لمزيد من المعلومات حول مثل هذا المستند الأساسي، راجع المقالة ""النموذج الموحد رقم INV-1 - النموذج والعينة"" .
- إذا تم إجراء الجرد فيما يتعلق بالأصول غير الملموسة، فسيتم تجميع الجرد وفقًا لنموذج INV-1a.
لمزيد من المعلومات، راجع المادة "النموذج الموحد رقم INV-1a - النموذج والعينة" .
- مجموعة منفصلة من المستندات الأساسية هي المستندات النقدية. وتشمل هذه، على وجه الخصوص، القائمة التالية من المستندات المحاسبية الأولية للفترة 2018-2019:
- استلام أمر نقدي.
لمزيد من المعلومات حول تجميعها، راجع المقال "كيف يتم ملء أمر استلام النقد (PKO)؟" .
- أمر نقدي للحساب.
- أمر دفع.
اقرأ عن قواعد إعداد هذه الوثيقة.
- تقرير مسبق.
- فعل تعويض المطالبات المتبادلة.
اقرأ عن تفاصيل استخدام هذا المستند.
للحصول على معلومات حول مبادئ تصميمها، راجع المادة "شهادة المحاسبة لتصحيح الأخطاء - عينة".
لا تستنفد القائمة أعلاه النطاق الكامل للمستندات الأساسية المستخدمة في المحاسبة، ويمكن توسيعها اعتمادًا على خصائص المحاسبة التي يتم إجراؤها في كل مؤسسة محددة.
مهم!إنها ليست وثائق محاسبية أساسية من قائمة 2018-2019 - القائمة المقترحة أعلاه:
- اتفاق. هذه وثيقة تنص على حقوق والتزامات ومسؤوليات الأطراف المشاركة في المعاملة، وشروط وإجراءات التسوية، والشروط الخاصة، وما إلى ذلك. يتم استخدام بياناتها عند تنظيم المحاسبة لتحليلات التسويات مع الأطراف المقابلة، ولكنها في حد ذاتها لا تولد المعاملات المحاسبية.
- يفحص.تعكس هذه الوثيقة المبلغ الذي يوافق المشتري على دفعه عن طريق قبول شروط المورد. قد تحتوي الفاتورة على معلومات إضافية حول شروط الصفقة (الشروط، إجراءات الدفع والتسليم، إلخ)، أي أنها مكملة للعقد.
- فاتورة.تم إعداد هذه الوثيقة للأغراض الضريبية، حيث يقبل المشترون على أساسها خصم مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة من الموردين (البند 1 من المادة 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). وبالتالي، في حالة عدم وجود مستندات أخرى تميز معاملة معينة، سيكون من المستحيل تأكيد نفقات هذه المعاملة بفاتورة (خطاب من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 يونيو 2007 رقم 03-03-06/ 1/392، دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 31 مارس 2006 رقم 02-3 -08/31، قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة شرق سيبيريا بتاريخ 19 أبريل 2006 رقم A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية الواردة في القائمة ليست إلزامية للاستخدام، لأنه منذ عام 2013 (بعد اعتماد القانون رقم 402-FZ)، يمكن تطوير أشكال هذه النماذج بشكل مستقل. ولكن في معظم الحالات يستمر استخدامها. لذلك، في الفترة 2018-2019، تظل قائمة النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية الواردة في قرارات لجنة الدولة للإحصاء ذات صلة.
ما هي المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها نماذج المستندات الأولية؟
على الرغم من عدم وجود وثائق أولية إلزامية لجميع النماذج حاليا، إلا أن المشرع قد وضع متطلبات لمحتوى هذه الوثائق. ترد قائمة التفاصيل الإلزامية التي يجب أن تتضمنها كل وثيقة أساسية في الفقرة 2 من الفن. 9 من القانون رقم 402-FZ. وهي على وجه الخصوص:
- اسم الوثيقة؛
- التاريخ الذي تم فيه إعداد هذه الوثيقة؛
- معلومات عن الشخص الذي قام بتجميع الوثيقة (اسم الشركة أو رجل الأعمال الفردي)؛
- جوهر حقيقة الحياة الاقتصادية التي شكلتها هذه الوثيقة؛
- الخصائص النقدية والعددية، ومقاييس الحدث الذي حدث (على سبيل المثال، في أي حجم، وفي أي وحدات وبأي مبلغ تم بيع المنتجات للعملاء)؛
- معلومات عن المتخصصين المسؤولين الذين وثقوا الحدث، وكذلك توقيعات هؤلاء المتخصصين.
المستندات الأولية والسجلات المحاسبية
كيف يمكن تصنيف المستندات المحاسبية الأولية؟
إذا تم إصدار المستند الأساسي من قبل الشركة نفسها، فيمكن أن ينتمي إما إلى المجموعة الداخلية أو إلى المجموعة الخارجية. الوثيقة التي يتم إعدادها داخل الشركة ويمتد تأثيرها إلى الشركة المجمعة هي وثيقة أساسية داخلية. إذا تم استلام المستند من الخارج (أو تم تجميعه من قبل الشركة وإصداره للخارج)، فسيكون مستندًا أساسيًا خارجيًا.
تنقسم المستندات الداخلية للشركة إلى الفئات التالية:
- المستندات الإدارية الأساسية هي تلك التي تصدر بها الشركة الأوامر لأي من وحداتها الهيكلية أو موظفيها. تتضمن هذه الفئة أوامر الشركة وتعليماتها وما إلى ذلك.
- الوثائق الأولية التنفيذية فيها، تعكس الشركة حقيقة حدوث حدث اقتصادي معين.
- وثائق المحاسبة. وبمساعدتهم، تقوم الشركة بتنظيم وتلخيص المعلومات الواردة في الوثائق الإدارية والداعمة الأخرى.
بعد توثيق حدث الأعمال كمستند أساسي، من الضروري بعد ذلك عكس الحدث في سجلات المحاسبة. إنهم في الواقع حاملون للمعلومات المطلوبة، فهم يجمعون ويوزعون خصائص ومؤشرات المعاملات التجارية.
بواسطة مظهرتتميز السجلات التالية:
- كتب؛
- بطاقات؛
- أوراق مجانية.
بناءً على طريقة حفظ السجل يتم تمييز المجموعات التالية:
- السجلات الزمنية. يسجلون الأحداث التي حدثت بالتتابع - من المرة الأولى إلى الأخيرة.
- سجلات منهجية. فيها، تقوم الشركة بتصنيف المعاملات المكتملة حسب المحتوى الاقتصادي (على سبيل المثال، دفتر النقدية).
- السجلات المجمعة.
وفقاً لمعيار محتوى المعلومات الواردة في السجلات يتم تمييز ما يلي:
- السجلات الاصطناعية (على سبيل المثال، أمر دفتر اليومية)؛
- السجلات التحليلية (كشوف المرتبات)؛
- السجلات المجمعة، والتي تقوم الشركة في سياقها بإجراء المحاسبة التركيبية والتحليلية.
اقرأ المزيد عن سجلات المحاسبةانظر المقال "السجلات المحاسبية (النماذج والعينات)" .
نتائج
في الوقت الحاضر، لا توجد نماذج وقوائم إلزامية للمستندات المحاسبية الأولية: يحق لأي كيان تجاري أن يحدد لنفسه بشكل مستقل أشكال المستندات الأولية التي سيستخدمها في أنشطته.
وفي الوقت نفسه، فإن المستندات المحاسبية الأولية الأكثر شيوعًا هي تلك التي لها نظائرها بين النماذج الموحدة المعتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية.
بعد إعداد المستند الأساسي، من الضروري نقل المعلومات منه إلى السجل المحاسبي.
