بيت > بنوك الإنترنت > أمثلة على المستندات المحاسبية الأولية. ما هي الوثائق الأولية؟ ما هي "الوثائق الأولية"


أمثلة على المستندات المحاسبية الأولية. ما هي الوثائق الأولية؟ ما هي "الوثائق الأولية"




تعتمد صحة الوثيقة على جودة تصميم الوثيقة الأولية والمعلومات التي تحتوي عليها. محاسبةوالاستنتاجات الأخرى منه.

يتم تجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة وتنظيمها في سجلات المحاسبة، والتي تتم الموافقة على نماذجها أو متطلباتها من قبل الهيئة المعتمدة. يتم نقل البيانات من السجلات المحاسبية في شكل مجمع إلى البيانات المالية.

وتحدد الإدارة الأشخاص المخولين بالتوقيع المستندات المحاسبية. في هذه الحالة، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيعات اعتمادًا على المنصب الذي يشغله وحجمه مبالغ من المالونطاق وجوهر العملية.

ينبغي للشركات أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونية أن تضع ضمانات وضوابط مناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها.(17)

متطلبات إعداد الوثائق الأولية

1. يجب أن تتم التدوينات في المستندات الأولية بالحبر أو الأقلام الملونة أو عجينة أقلام الحبر الجاف، وذلك باستخدام الآلات الكاتبة والميكنة وغيرها من الوسائل التي تضمن سلامة هذه التدوينات للمدة المحددة لتخزينها في الأرشيف.

لا تستخدم قلم الرصاص للكتابة.

  • 2. يجب إعداد المستندات بدقة، ويجب كتابة النصوص والأرقام بشكل واضح ومقروء.
  • 3. يجب تعبئة كافة التفاصيل في الوثيقة. إذا لم يتم ملء أي تفاصيل، يتم وضع شرطة في مكانها. يجب ملء التفاصيل الإلزامية.
  • 4. في المستندات النقدية يشار إلى المبلغ بالأرقام والكلمات.
  • 5. يجب أن تكون المستندات الأولية مصدقة بالتوقيعات الشخصية لرئيس المنظمة أو كبير المحاسبين أو الأشخاص المعتمدين.
  • 6. يجب أن تحتوي المستندات الأولية على نسخ من توقيعات الأشخاص المخولين.
  • 7. يجب أن تكون المستندات الأولية مختومة بختم المنظمة، إذا كان ذلك منصوص عليه في النموذج والتشريعات الحالية. (18)

يجب على رئيس المنظمة، بالاتفاق مع كبير المحاسبين، الموافقة في شكل أمر على قائمة الأشخاص الذين لهم الحق في التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية.

تنفيذ المستندات المحاسبية الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية، ونقلها إلى المواعيد النهائيةللتفكير في المحاسبة، فضلا عن موثوقية البيانات الواردة فيها، يتم ضمانها من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه الوثائق وتوقيعها.

يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأولية في المحاسبة (السحب أو الاستلام من كيانات تجارية أخرى، وقبول المحاسبة، والمعالجة، والنقل إلى الأرشيف) من خلال جدول زمني تتم الموافقة عليه بأمر من المدير.

لتحذير كل من المديرين وفناني الأداء من ما هو غير متوقع عواقب سلبيةومن أجل توفير الوقت عند البحث عن المعلومات، من الضروري، بعد تلقي الوثائق التنظيمية، إنشاء قاعدة بيانات لتسجيل الوثائق الأولية.

وهذا يعني أن كل شيء مكتوب ومملوء في قسم المحاسبة وثائق المصدريجب أن يكون لديهم معرف خاص بهم - رمز (رقم فريد لمرة واحدة)، والذي يتم تخصيصه لهم عند التسجيل الإلزامي في أحد سجلات التسجيل، والذي يجب فتحه في كل مؤسسة.

إجراءات إعداد الوثائق:

  • -الامتثال لجميع التفاصيل وأشكال الوثائق المحددة؛
  • - الدقة والوضوح في عرض المحتوى بشكل مثالي المعاملات التجاريةفي الوثائق؛
  • - تنفيذ المعاملات التجارية في الوقت المناسب، وكتابة نص واضح ومرتب ومقروء؛
  • - شطب المساحات الفارغة في حالة عدم وجود الدعائم؛
  • - بيان المبالغ بالأرقام والكلمات في جميع الوثائق القيمة؛ شطب الأخطاء حتى يظهر ما تم شطبه، والتصديق على النص الصحيح بتوقيع الشخص الذي أعد الوثيقة؛
  • -التصحيحات غير مسموح بها.(27)

تتطلب المستندات الأولية التي تم إنشاؤها باستخدام طريقة ميكانيكية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات المستلمة، أي. ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الاستلام غير المصرح به للمعلومات المتعلقة بها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات عن طريق الفاكس، ولكن ليس مستند المحاسبة الأساسي، لأنه لا يوجد تأكيد على صحته. تقع مسؤولية إنشاء المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية ونقلها ضمن الإطار الزمني المحدد للتفكير اللاحق في المحاسبة على عاتق الأشخاص الذين أعدوا هذه المستندات ووقعوا عليها.

المحاسبة الأولية ل مصنع التصنيع- هذا هو أساس المعلومات للإدارة، والذي تعتمد جودته بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية عبارة عن مجموعة معقدة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي تدفقات مادية ومالية وعناصرها من المدخلات إلى مخرجات الإنتاج والمرافق الاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.

وبالتالي، فإن الوثائق الأولية تحمل معلومات حول جميع الأشياء والموضوعات الإنتاجية والاقتصادية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل المراقبة: الكمية والنوعية والمالية.(12)

المتطلبات الواردة في قانون "المحاسبة" تنص على أن كل حقيقة الحياة الاقتصاديةتخضع للتسجيل كوثيقة محاسبية أولية. ما الذي يشكل "الوثيقة الأولية"، وكيفية إعدادها، ومن يجب أن يعهد إليه في الشركة بمسؤولية إعداد المستندات، سننظر فيه في المقالة.

ما هي الوثائق الأولية ولأي غرض يتم تجميعها؟

الوثائق الأساسية هي الوثائق التي تؤكد تنفيذ المعاملات التجارية. يجب إعداد المستندات بنفس تسلسل الأحداث التي وقعت.

ديكورالوثائق الأساسية في المحاسبة هي المتطلبات الضروريةإجراء المحاسبة الاقتصادية. ومع ذلك، اليوم متطلبات الوثائق الأولية مختلفة تماما. وهكذا، اعتبارا من عام 2013، تم إلغاء الالتزام باستخدام أشكال موحدة من الوثائق المحاسبية الأساسية. الآن أصبح لدى الشركات خيار استخدام المستندات التي طورتها الدولة بالفعل في أنشطتها أو الموافقة عليها بشكل مستقل، مع مراعاة احتياجات المنظمة. ومع ذلك، في حالة أن استخدام المستند الأساسي لا يتم تحديده من قبل Goskomstat، ولكن من قبل الآخرين الوثائق التنظيميةعلى سبيل المثال، "أمر السلوك المعاملات النقدية"، هذه النماذج إلزامية.

لا يمكن التقليل من أهمية الوثائق المحاسبية الأساسية للمنظمة. الأخطاء المحددة في البيانات الأولية لا تسمح لنا بتحديد القاعدة الضريبية الصحيحة المطلوبة لحساب مدفوعات الضرائب. ونتيجة لذلك، قد لا ينشأ سوء تفاهم مع التفتيش فحسب، بل قد ينشأ أيضا أسباب لفرض العقوبات.

لكي لا تضطر الشركة إلى الدفاع عن موقفها في نزاع مع السلطات الضريبية، من الضروري إيلاء اهتمام كاف لإجراءات إعداد المستندات المحاسبية.

متطلبات التسجيل "الابتدائي"

الشرط الرئيسي للتسجيل "الابتدائي" هو الحضور الإلزامي لجميع التفاصيل.

تحتوي جميع المستندات الموجودة في ألبوم المستندات الموحدة بالفعل على معلومات إلزامية. ومع ذلك، إذا كانت الشركة تستخدم نماذج النماذج الخاصة بها، فمن الضروري التأكد من أنها تحتوي على جميع المعلومات المطلوب الكشف عنها.

في معظم الأحيان، تتكون كل وثيقة أساسية من ثلاثة أجزاء:

  • رأس؛
  • الجزء الرئيسي؛
  • جزء التصميم.

يهدف الرأس إلى عكس معلومات حول الوثيقة التي يتم إعدادها، والمنظمة التي أصدرتها والطرف المقابل لها، وهي:

  • اسم الوثيقة الأولية؛
  • يتوافق رمز هذا النموذج مع مصنف OKUD. من الناحية العملية، غالبًا ما يُترك هذا الحقل فارغًا نظرًا لعدم وجود عقوبات على ذلك من قبل السلطات الضريبية؛
  • تاريخ واقعة الحياة الاقتصادية المكتملة؛
  • اسم المنظمة التي قامت بتجميع الوثيقة؛
  • رمز المنظمة وفقًا لمصنف OKPO؛
  • اسم الوحدة المسؤولة عن المعاملة التجارية (مشار إليها إذا كانت متوفرة)؛
  • اسم وحدة القياس وفقًا لمصنف OKEI، بالإضافة إلى عملة المعاملة المنفذة.

يمكن تقديم الجزء الرئيسي من مستند المحاسبة الأساسي في شكل جدولي ونص. يتطلب عنصر المستند هذا أن تظهر بيانات الاعتماد التالية:

  • محتوى تفصيلي لحقيقة الحياة الاقتصادية التي حدثت. ستحتاج الشركة إلى كتابة هذه النقطة بطريقة تحتوي على أكبر قدر ممكن من المعلومات المفيدة في أقل عدد ممكن من الكلمات؛
  • الرموز والمؤشرات من الناحيتين النقدية والمادية.
  • يتم عرض مبالغ المعاملة، وإذا كانت هناك ضريبة، في سطر منفصل.

المرحلة الأخيرة من إعداد الوثيقة الأولية هي جمع توقيعات الأشخاص المسؤولين عن واقع الحياة الاقتصادية. بالإضافة إلى الاسم الكامل للموظف، من الضروري الإشارة إلى:

  • مناصب الموظفين المسؤولين عن التنفيذ الصحيح للوثيقة واكتمال ودقة المعلومات الواردة فيها؛
  • التوقيعات الأصلية للأطراف؛
  • تاريخ إعداد الوثيقة الأولية، ومنصب المنفذ الفعلي للعملية، وتوقيعه واسمه الكامل، بالإضافة إلى معلومات الاتصال.


هل أحتاج إلى ختم على المستندات المحاسبية الأولية؟

عند إعداد المستندات المحاسبية، تطرح العديد من الأسئلة بخصوص بصمة الختم. أصبحت شكوك المنظمات ذات أهمية خاصة بعد إلغاء شرط الوجود الإلزامي للختم في عام 2015.

أما بالنسبة لقائمة معينة من المستندات الأولية التي يكون من الضروري وضع ختم عليها، فيتم تنفيذ هذا الشرط عمليًا في عدة حالات:

  1. عندما تحتوي الوثيقة على التسمية "M.P" التي تشير إلى مكان بصمة الختم؛
  2. عندما يتم تحديد متطلبات البصمة على مستوى التشريع الروسي؛
  3. عندما يتم توفير متطلبات البصمة في المستند الأساسي.

ومع ذلك، من المهم ملاحظة أن تحديد ما إذا كانت الطباعة مطلوبة على مستند أساسي معين أم لا أمر ضروري فقط لتلك الشركات التي تواصل ممارسة أعمالها باستخدام الطباعة.

الأخطاء النموذجية في الوثائق الأولية

نظرًا لأنه بناءً على الوثائق المحاسبية الأولية في الشركة، القاعدة الضريبيةوحساب الضرائب، يراقب مسؤولو الضرائب عن كثب صحة المستندات ودقة المعلومات الواردة فيها. معظم أخطاء نموذجيةعند تحضير "الابتدائي" هي:

  • استخدام النماذج غير المعتمدة من قبل الشركة. عندما تأتي مفتشية الضرائب إلى منظمة لإجراء عملية تدقيق، فإن الوثيقة الأولى التي يطلبونها هي السياسة المحاسبية. وفيه يجب تسجيل حقيقة استخدام نماذج المستندات التي تم تطويرها بشكل مستقل؛
  • عدم وجود تفاصيل الإفصاح الإلزامي في النموذج؛
  • غياب المعلومات الإلزامية في خلايا النموذج؛
  • أخطاء حسابية أثناء التجميع. غالبًا ما يحدث هذا الانتهاك فقط في النموذج "الأساسي"، الذي يتم ملؤه ليس إلكترونيًا، بل يدويًا، منذ تكوين المستند باستخدام برامج الحاسوبيساعد على منع الأخطاء في الحسابات.
  • تم التصحيح في المستندات النقدية بما يتعارض مع المتطلبات القانونية؛
  • في الخلايا المطلوب ملؤها، ولكن المعلومات مفقودة أو أن القيم العددية للمؤشرات تساوي الصفر، لا يتم وضع الشرطات.
  • تم التوقيع على الوثيقة من قبل شخص غير مصرح له. ومن الناحية العملية، يجب أن يكون لدى الشركة أمر من المدير يحدد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على مستندات أولية معينة. المستندات المحاسبية. وبناء على ذلك، إذا تم توقيع "الوثيقة الأولية" من شخص لا يملك هذا الحق، تعتبر الوثيقة باطلة وليس لها أي قوة قانونية.

كيفية تصحيح الأخطاء في الوثائق الأولية

بادئ ذي بدء، نلاحظ أنه من الممكن والضروري تصحيح الوثيقة "الأساسية"، لأن المعلومات المنعكسة بشكل غير موثوق تشكل خطرا أكبر على الشركات من الوثيقة المصححة. ومع ذلك، لا يمكن إجراء تصحيحات على جميع أشكال المستندات المحاسبية.

وفقًا للمتطلبات المحددة لإعداد المستندات النقدية والمصرفية الأولية، يُحظر إجراء تعديلات على هذه الفئة من النماذج.

كما هو الحال بالنسبة لجميع الوثائق الأولية الأخرى، يُسمح بالتصحيحات.

في هذه الحالة، من الضروري اتباع قواعد بسيطة تسمح لك بضبط المستند دون المساس بعرضه المرئي.

خلاصة القول تتلخص في هذا:

  • يجب شطب الإدخال غير الصحيح بعناية.
  • يرجى تضمين أحدث المعلومات بجانب التصحيح.

يمكن للموظفين المصرح لهم فقط إجراء تصحيحات على المستندات الأساسية. ونتيجة لذلك، يجب أن يكون التصحيح الذي تم إجراؤه مصدقًا بتوقيع الموظف المسؤول في الشركة.

المدة × فقدان المستندات الأساسية في المنظمة

المنظمة مسؤولة عن تخزين الوثائق الأولية. ولكن بالنسبة لفئات مختلفة من المستندات، يتم تحديد فترات مختلفة يجب خلالها تخزين المستندات المكتملة في الشركة.

الحد الأدنى لمدة الصلاحية "الابتدائية" هو خمس سنوات. ومع ذلك، بالنسبة لسجلات الموظفين، فإن الفترة التي يجب أن تبقى خلالها المستندات في الشركة هي 75 عامًا.

وفي الوقت نفسه، يجب على المنظمة توفير الظروف المناسبة لتخزين المستندات، وكذلك منع إجراء تصحيحات غير مصرح بها على النماذج. بشكل عام، ينبغي إسناد مسؤولية سلامة الوثائق المحاسبية الأولية إلى رئيس الشركة.

تنفذ المؤسسة عشرات العمليات كل يوم. يرسل المحاسبون الأموال إلى الأطراف المقابلة والصناديق والمؤسسين، ويحسبون الرواتب، ويستلمون أجهزة الكمبيوتر والأثاث، ويفرضون غرامات، ويحسبون الاستهلاك، وما إلى ذلك. لكل عملية من هذا القبيل، من الضروري إعداد وثيقة أولية (البند 1، المادة 9 القانون الاتحاديبتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة"، فيما يلي القانون رقم 402-FZ).

يتم إنشاء المستند الأساسي في وقت المعاملة أو عند اكتمالها كتأكيد لحقيقة المعاملة (البند 3 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ). استنادا إلى البيانات الأولية، يقوم المحاسبون بإجراء الإدخالات.

فاتورة، قانون تقديم الخدمات لإنشاء موقع على شبكة الإنترنت، شهادة المحاسبة - كل هذه المستندات الأساسية التي يستخدمها المحاسبون في عملهم اليومي. هناك أنواع عديدة من المنتجات الأولية، ويعتمد تنوعها على خصائص أنشطة الشركة. على سبيل المثال، في شركة النقل، سيكون أحد الأنواع الرئيسية للوثائق الأولية هو بوليصة الشحن، وفي المكتبة - فعل شطب الأدبيات.

من المفترض أن يتم تخزين المستندات الأولية في المؤسسة لمدة خمس سنوات على الأقل، وتبدأ الفترة في العد بعد سنة التقرير (البند 1، المادة 29 من القانون رقم 402-FZ). أي أنه يجب تخزين المستند بتاريخ 07/03/2016 على الأقل حتى عام 2021 ضمناً. يتم تحديد فترات تخزين منفصلة للمواد الأولية من خلال القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558. وللحفاظ على المستندات المحاسبية، غالبًا ما تقوم الشركات بإنشاء أرشيفات خاصة.

يمكن أن تكون الوثيقة الأساسية ورقية أو إلكترونية. في الممارسة العملية، المزيد والمزيد من الشركات تستخدم إدارة الوثائق الإلكترونية (EDM). على وجه الخصوص، تقوم الشركات بتبادل العقود وفواتير الدفع والتصرفات ومذكرات التسليم والفواتير.

يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) على تبسيط إجراءات معالجة المستندات الأولية بشكل كبير من لحظة إنشائها إلى لحظة تسجيلها، كما يعمل على تسريع العمل بين الأطراف المقابلة. الميزة الإضافية الكبيرة هي أن المستندات الإلكترونية لا تحتاج إلى الطباعة إذا كان ذلك لا يتعارض مع القانون أو شروط العقد (الفقرة 6، المادة 9 من القانون رقم 402).

الوثيقة الإلكترونية مصدقة من قبل مؤهل التوقيع الالكتروني. إذا اتخذ الطرفان القرار المناسب، فيمكن توقيع الوثيقة الأساسية بتوقيع بسيط أو غير مشروط (خطاب من إدارة الضرائب والسياسة الجمركية بوزارة المالية الروسية بتاريخ 12 سبتمبر 2016 رقم 03-03-06/ 2/53176).

قد يؤدي عدم وجود المستندات الأولية في الشركة إلى غرامة خطيرة تتراوح بين 10000 إلى 30000 روبل (المادة 120 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي). ستقوم السلطات الضريبية أيضًا بإصدار غرامة على الأخطاء في التسجيل. بالإضافة إلى ذلك، قد يتم تغريم الأشخاص المسؤولين عن معالجة المستندات بموجب المادة 15.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي بمبلغ يتراوح بين 2000 إلى 3000 روبل. هناك خطر آخر: إذا لم تجد السلطات الضريبية أثناء المراجعة الوثيقة المطلوبة، يمكنهم الإزالة من القاعدة الضريبيةجزء من النفقات، وبالتالي سيتعين على الشركة دفع ضريبة دخل إضافية.

التفاصيل الإلزامية للوثيقة الأولية

فقط الوثيقة الأساسية التي تحتوي على جميع التفاصيل المطلوبة لها قوة قانونية (البند 4 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ):

  1. العنوان (على سبيل المثال، "قانون الخدمات المقدمة"، " أمر دفع», « المعلومات المحاسبية»);
  2. تاريخ إعداد؛
  3. اسم منشئ المستند (على سبيل المثال، OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
  4. محتوى المستند أو المعاملة التجارية (على سبيل المثال، "خدمات الوصول إلى الإنترنت"، "المواد المنقولة للمعالجة"، "دفع فاتورة اللوازم المكتبية"، "الفائدة المتراكمة بموجب اتفاقية القرض")؛
  5. المؤشرات الطبيعية والنقدية (قطع، أمتار، روبل، وما إلى ذلك)؛
  6. المناصب المسؤولة (على سبيل المثال، "محاسب"، "أمين مخزن"، "مدير الموارد البشرية"، "رئيس قسم المبيعات"، وما إلى ذلك)؛
  7. التوقيعات الشخصية للأطراف.

سوف تساعد الوثيقة التي تم تنفيذها بشكل صحيح، إذا لزم الأمر، الإجراءات القانونيةعلى سبيل المثال، عندما لا يدفع المشتري الدين أو يحاول إبطال المعاملة. لكن المستند الذي يحتوي على أخطاء أو توقيعات وهمية يمكن أن يلعب مزحة قاسية - لذا لا يجب عليك أبدًا التوقيع نيابةً عن المورد إذا نسي التوقيع فجأة. قم بتخزين جميع المستندات الأساسية بعناية وتحقق دائمًا بعناية من جميع التفاصيل في المستندات الواردة.

من الناحية العملية، لا يزال من الممكن مواجهة شكاوى العملاء فيما يتعلق بعدم وجود الختم. نذكرك أنه اعتبارًا من 04/07/2015، تم إلغاء الختم لمعظم المنظمات ويمكن استخدامه حسب الرغبة (القانون الاتحادي بتاريخ 04/06/2015 رقم 82-FZ). يجب تحديد المعلومات المتعلقة بختم المنظمة في الميثاق. إذا أصر الطرف المقابل على وضع ختم، ولكن ليس لديك ختم من الناحية القانونية، يمكنك إخطار الطرف المقابل كتابيًا بغيابه وتقديم مقتطف من السياسة المحاسبية.

نماذج المستندات الأولية

في عملك، يمكنك استخدام النماذج الموحدة والخاصة من المستندات الأولية (البند 4، المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة"). في هذه الحالة، يجب أن تحتوي الوثيقة الأولية محلية الصنع على جميع التفاصيل المطلوبة. تضطر العديد من الشركات إلى تطوير نسختها الخاصة من قانون شطب المواد، حيث لا يوجد شكل موحد للوثيقة.

يجوز استخدام النموذج المدمج للوثيقة الأساسية، عندما يؤخذ النموذج الموحد كأساس ويستكمل بالأعمدة أو السطور اللازمة. في هذه الحالة، يجب الحفاظ على جميع التفاصيل الإلزامية (قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20).

يجب تدوين اختيار الشركة فيما يتعلق بالنماذج الأساسية المستخدمة السياسة المحاسبية.

في عملية النشاط، قد تنشأ الحاجة إلى مستندات أولية جديدة، ثم يمكن تطويرها والموافقة عليها من خلال السياسة المحاسبية.

ملحوظة! وبما أن الطرف المقابل يمكنه أيضًا استخدام مستند أساسي تم تطويره بشكل مستقل، فيجب أن تشير سياستك المحاسبية إلى أنك تقبل أيضًا هذه المستندات للمحاسبة.

بالنسبة لمعظم المستندات، لديك الحق في عدم استخدام النماذج الموحدة، ولكن يجب تنفيذ المعاملات النقدية فقط وفقًا لنماذج المستندات المعتمدة (معلومات وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم PZ-10/2012).

أنواع الوثائق الأولية

يمكن للمتخصصين العثور على النماذج الرئيسية للوثائق الأولية في ألبومات النماذج الموحدة المعتمدة بقرارات لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي. وهنا الأكثر شيوعا.

وثائق المحاسبة للمعاملات التجارية

  • تورج-12؛
  • ملصق المنتج؛
  • وثيقة نقل عالمية.

وثائق لمحاسبة الأصول الثابتة

  • OS-1 "قانون قبول ونقل الأصول الثابتة (باستثناء المباني والهياكل)" ؛
  • OS-4 "قانون شطب الأصول الثابتة" ؛
  • OS-6 "بطاقة الجرد لتسجيل الأصول الثابتة."

السجل النقدي الأساسي

يتم تنفيذ المعاملات النقدية حصريًا وفقًا لإجراءات إجراء المعاملات النقدية (تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U). لا يمكنك، على سبيل المثال، تصميم "مواد استهلاكية" بشكل حر أو تطوير نسختك الخاصة.

تمت الموافقة على نماذج المستندات النقدية الأولية بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88:

  • KO-1 "أمر استلام النقد" ؛
  • KO-2 "أمر الإنفاق النقدي"؛
  • KO-3 "مجلة تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة" ؛
  • كو-4 " كتاب النقدية»;
  • KO-5 "دفتر القيد المقبول والصادر عن أمين الصندوق مال».

يجب فحص المستندات النقدية بدقة شديدة، لأن هذه المستندات الأولية ترتبط ارتباطًا مباشرًا بحركة النقد وتجذب دائمًا انتباه سلطات التفتيش. على سبيل المثال، من المؤكد أن السلطات الضريبية سوف تولي اهتماما لعملية PKO، حيث يتجاوز المبلغ 100000 روبل. وكل ذلك لأنه لا يمكنك الدفع نقدًا مع طرف مقابل واحد بمبلغ يتجاوز 100000 روبل. سيكون غياب التوقيعات في المستندات النقدية أيضًا سببًا لإجراءات لدى دائرة الضرائب الفيدرالية.

دعونا نلخص. لذا فإن المستندات الأولية جزء لا يتجزأ من المحاسبة و المحاسبة الضريبية. لا يمكن تنفيذ المعاملات بدون المستندات الداعمة. غالبًا ما يقوم المحاسبون بإنشاء إدخالات محاسبية بناءً على نسخة أو مسح ضوئي للمستند الأساسي. من المهم جدًا استبدال النسخ بالمستندات الأصلية في الوقت المناسب، وإلا فقد تعتبر السلطات التنظيمية العملية أو المعاملة وهمية. المستندات التي يتم إعدادها وفقًا للقانون هي فقط ضمان أمان وموثوقية المحاسبة في الشركة.

أساس الإدخالات في السجلات المحاسبية هي وثائق المصدر.

يتم قبول المستندات الأولية للمحاسبة إذا تم إعدادها وفقًا للنموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية، وفقًا للوائح المحاسبة وإعداد التقارير المالية في الاتحاد الروسي، تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34 ن (بصيغته المعدلة في 26 مارس 2007 رقم 26 ن)

إذا لزم الأمر، يمكن تضمين أسطر وأعمدة إضافية في النموذج القياسي، ولكن يجب الحفاظ على جميع التفاصيل المنصوص عليها في النموذج المعتمد. يجب إضفاء الطابع الرسمي على التغييرات التي تم إجراؤها من خلال أمر (تعليمات) مناسب.

نماذج المستندات الخاصة بتسجيل المعاملات النقدية فقط هي التي لا تخضع للتغيير وفقًا لإجراءات استخدام النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية، المعتمدة بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20.

توفر النماذج المعتمدة من قبل لجنة الدولة للإحصاء في روسيا مناطق ترميز المعلومات التي يتم ملؤها وفقًا للمصنفات الروسية بالكامل. تهدف الرموز التي لا تحتوي على روابط لجميع المصنفات الروسية (على سبيل المثال، الأعمدة التي تحمل اسم "نوع العملية") إلى تلخيص وتنظيم المعلومات عند معالجة البيانات باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ويتم إدخالها وفقًا لنظام الترميز المعتمد في المنظمة .

بالإضافة إلى ذلك، يتم قبول النماذج التي طورتها مؤسسة صغيرة بشكل مستقل والتي تحتوي على التفاصيل الإلزامية ذات الصلة المنصوص عليها في القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" للمحاسبة.

يمكنك تطوير تلك المستندات بشكل مستقل فقط غير الموجودة في ألبومات النماذج الموحدة.

تشمل التفاصيل الإلزامية للمستندات المحاسبية الأولية ما يلي:

    عنوان الوثيقة؛

    تاريخ إعداده؛

    اسم المنظمة التي تم إعداد الوثيقة نيابة عنها؛

    أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ المعاملة التجارية وصحة تنفيذها؛

    التوقيعات الشخصية لهؤلاء الأشخاص.

يتم تنفيذ المستندات المحاسبية الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية، ونقلها إلى قسم المحاسبة ضمن الإطار الزمني المحدد للتفكير في المحاسبة، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها.

تتم الموافقة على قائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين.

يتم توقيع المستندات المستخدمة لتوثيق المعاملات التجارية بالأموال من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين.

بدلاً من المدير وكبير المحاسبين، يجوز لمسؤولين آخرين التوقيع على المستندات الأولية، ولكن يجب الموافقة على قائمتهم من قبل رئيس المنظمة والاتفاق عليها مع كبير المحاسبين.

الوثيقة الأولية- هذا دليل مكتوب على معاملة تجارية (الدفع مقابل البضائع، وإصدار نقد على الحساب، وما إلى ذلك) ويجب إعداده في وقت المعاملة، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا، فور إتمامها.

يمكن تقسيم جميع المستندات الأولية إلى المجموعات التالية:

    التنظيمية والإدارية؛

    تبرئة

    المستندات المحاسبية.

الوثائق التنظيمية والإدارية- هذه هي الأوامر والتعليمات والتعليمات والتوكيلات وما إلى ذلك. تسمح هذه المستندات بإجراء بعض المعاملات التجارية.

ل تبرئةتشمل المستندات الفواتير والمتطلبات وأوامر الاستلام وشهادات القبول وما إلى ذلك. تعكس هذه المستندات حقيقة المعاملة التجارية ويتم إدخال المعلومات الواردة فيها في سجلات المحاسبة.

بعض الوثائق مسموحة وتبرئة على حد سواء. وتشمل هذه، على سبيل المثال، أمر صرف النفقات، بيان دفعإلخ.

للحصول على التوجيه الصحيح المحاسبة الأوليةيتم تطوير واعتماد جدول تدفق المستندات الذي يحدد ترتيب وتوقيت حركة المستندات الأولية داخل المؤسسة واستلامها من قبل قسم المحاسبة.

جدول حركة المستندات المحاسبية الأولية

يجب التحقق من المستندات الأولية الواردة إلى قسم المحاسبة (المحاسب):

    حسب النموذج (اكتمال الوثيقة وصحتها، وملء التفاصيل)؛

    حسابيا (عد المبالغ)؛

بعد القبول، يتم نقل المعلومات من المستند الأساسي إلى سجلات المحاسبة، ويتم وضع علامة على المستند نفسه لاستبعاد إمكانية استخدامه المزدوج (على سبيل المثال، يشار إلى تاريخ القيد في السجل المحاسبي).

السجلات المحاسبية عبارة عن أوراق معدلة خصيصًا لتسجيل البيانات المحاسبية وتجميعها. يتم الاحتفاظ بها في كتب خاصة (مجلات)، على أوراق وبطاقات منفصلة، ​​في شكل مخططات آلية تم الحصول عليها باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر، وكذلك على الأشرطة المغناطيسية والأقراص والأقراص المرنة ووسائط الكمبيوتر الأخرى.

يجب أن تنعكس المعاملات التجارية في السجلات المحاسبية بترتيب زمني ويتم تجميعها وفقًا للحسابات المحاسبية المناسبة.

بواسطة مظهر السجلات المحاسبية هي:

    الكتب (سجل النقد، الرئيسي)؛

    البطاقات (محاسبة الأصول الثابتة، ومحاسبة المواد)؛

    المجلات (أوراق فضفاضة أو مبطنة).

حسب نوع السجلات المنتجةوتنقسم السجلات إلى:

    زمني (سجل التسجيل)؛

    منهجي (دفتر الأستاذ العام للحسابات) ؛

    مجتمعة (أوامر اليومية).

وفقا لمستوى التفاصيل من المعلوماتالواردة في السجلات المحاسبية وهي:

    اصطناعي (دفتر الأستاذ العام للحسابات) ؛

    التحليلية (البطاقات)؛

    مجتمعة (مجلات النظام).

يجب أن يتم الإدخال في المستندات الأولية بوسائل تضمن سلامة هذه الإدخالات خلال الفترة الزمنية المحددة لتخزينها في الأرشيف.

يمكن تجميع المستندات المحاسبية الأولية والموحدة على الورق ووسائط الكمبيوتر. وفي الحالة الأخيرة، تلتزم المنظمة بإنتاج نسخ من هذه الوثائق على نفقتها الخاصة الوسائط الورقيةللمشاركين الآخرين في المعاملات التجارية، وكذلك بناءً على طلب السلطات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والمحاكم والمدعين العامين.

لتقديمها إلى الأرشيف، يتم اختيار المستندات بترتيب زمني، وإكمالها، وتجميعها وحفظها في مجلدات. تقديم الوثائق إلى الأرشيف يكون مصحوبًا بشهادة.

عند تخزين السجلات المحاسبية، يجب حمايتها من التصحيحات غير المصرح بها. يجب تبرير تصحيح الخطأ في السجل المحاسبي وتأكيده بتوقيع الشخص الذي قام بالتصحيح مع الإشارة إلى تاريخ التصحيح.

يتعين على الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات الواردة في السجلات المحاسبية وتقارير المحاسبة الداخلية الحفاظ على الأسرار التجارية. للكشف عنها يتحملون المسؤولية التي تحددها تشريعات الاتحاد الروسي.

تصحيح الأخطاء في المستندات الأولية والسجلات المحاسبية. وفقا للفن. 9 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" لا يجوز إجراء تصحيحات على النقد و المستندات المصرفية.

لا يمكن إجراء التصحيحات على المستندات المحاسبية الأولية الأخرى إلا بالاتفاق مع المشاركين في المعاملات التجارية، وهو ما يجب تأكيده من خلال توقيعات نفس الأشخاص الذين وقعوا على المستندات، مع الإشارة إلى تاريخ التصحيحات.

يتم شطب تفاصيل المستند الأساسي الخاضع للتصحيح بخط واضح ولكن رفيع، بحيث يظهر المعنى الأصلي (المحتوى) للتفاصيل المصححة. وبجانبه يتم عمل ملاحظة مكتوبة بخط اليد "صدق الشخص المصحح"، ويتم التصديق على التصحيح من خلال توقيع الشخص الذي أجرى التصحيح، مع الإشارة إلى اللقب والأحرف الأولى من اسمه.

فترات التخزين للمستندات المحاسبية الأولية. وفقا للفن. 17 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" مطلوب من المنظمات تخزين المستندات المحاسبية الأولية والسجلات المحاسبية و القوائم الماليةخلال المدة المحددة وفقاً لقواعد تنظيم شؤون أرشيف الدولة، بما لا يقل عن خمس سنوات.

استعادة الوثائق الأولية. لا يحتوي التشريع المحاسبي على قواعد محددة بوضوح تنظم إجراءات استعادة المستندات الأولية في حالة فقدانها.

يحدد عدد من اللوائح فترات تخزين المستندات المحاسبية الأولية فقط. لا يحدد التشريع ما يجب على المنظمة فعله في حالة فقدان المستندات لأسباب خارجة عن إرادتها. في خطاب إدارة الضرائب الروسية لموسكو بتاريخ 13 سبتمبر 2002 رقم 26-12/43411، أوصى رئيس المنظمة في حالة فقدان أو إتلاف المستندات الأولية:

    بأمر، تعيين لجنة للتحقيق في أسباب فقدان أو تدمير الوثائق الأولية، للمشاركة فيها، حسب الضرورة، دعوة ممثلي سلطات التحقيق والأمن والإشراف على الحرائق الحكومية؛

    اتخاذ التدابير اللازمة لاستعادة تلك الوثائق الأولية التي تخضع للترميم والتخزين للفترة التي يحددها القانون. على سبيل المثال، يمكن الحصول على نسخ من بيانات التدفقات النقدية على الحسابات المصرفية من البنوك التي تفتح فيها حسابات المنظمة؛ يمكن طلب العقود والأفعال والفواتير من الأطراف المقابلة وما إلى ذلك.

ولكن ليس من الممكن دائمًا الحصول على نسخ مكررة من جميع المستندات المفقودة، على سبيل المثال، إذا كان هناك عدد كبير من الأطراف المقابلة، بسبب غياب الموردين (المشترين) في عناوين معروفة مسبقًا، أو بسبب عدم وجود مثل هذه الاتصالات. وهكذا، بحسب أسباب موضوعيةلن تتمكن المنظمة من استعادة جميع المستندات الأساسية المفقودة.

سؤال عملي: ماذا تفعل في هذه الحالة؟ هل يجب إخطار مصلحة الضرائب؟

وفقا لعدد من الخبراء، ليس من الضروري إخطار مفتشية الضرائب، خاصة وأن هذا لن يساعد في تجنب المسؤولية المحتملة، وقد يؤدي عدم وجود المستندات الأولية إلى غرامة وفقا للمادة. 120 قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

في في هذه الحالةيمكن لدافع الضرائب أن يختار ثلاثة خيارات:

1. إذا أمكن، قم باستعادة المستندات المفقودة (جزئيًا على الأقل).
2. قم بإجراء إدخالات تصحيحية للنفقات غير الموثقة واعكس التصحيحات في إقرار ضريبة الدخل المحدث لسنة التقرير، لأنه لا يتم الاعتراف بالنفقات غير الموثقة كمصروفات في المحاسبة الضريبية.
3. إتاحة الفرصة لممثلي مصلحة الضرائب في حالة التدقيق الضريبيتحديد المبالغ المستحقة للميزانية عن طريق الحساب بناءً على البيانات المتاحة لدافعي الضرائب، وكذلك على أساس البيانات المتعلقة بدافعي الضرائب المماثلين الآخرين (البند 7، البند 1، المادة 31 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

حجز المستندات الأولية. ولا يجوز مصادرتها إلا من قبل هيئات التحقيق والتحقيق الأولي ومكتب المدعي العام والمحاكم، مصلحة الضرائبوهيئات الشؤون الداخلية على أساس قراراتها وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي.

وافق خطاب وزارة المالية في جمهورية روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 26 يوليو 1991 رقم 16/176 على التعليمات المتعلقة بإجراءات الحجز من قبل مسؤول في الدولة مكتب الضرائبالمستندات التي تشير إلى إخفاء (تقليل) الربح (الدخل) أو إخفاء أشياء أخرى من الضرائب بين الشركات والمؤسسات والمنظمات والمواطنين.

رئيس الحساباتأو غيرها تنفيذييحق للمنظمات، بإذن وبحضور ممثلي السلطات التي تقوم بمصادرة الوثائق، عمل نسخ منها توضح سبب وتاريخ المصادرة.

المحاسبة هي نظام منظم بشكل معقد. وعلى أساسه، يتم جمع المعلومات في الوثائق الأولية والتسجيلات وتحليلها الإضافي. أولئك. المحاسبة هي التعبير عن جميع المعاملات المالية والاقتصادية من الناحية النقدية. كيف تعمل الإدارة؟ المحاسبة الأوليةسوف تكتشف من المقال.

كل شيء له ثمنه

تتيح لك المحاسبة تحويل جميع المعاملات إلى قيمة نقدية. على سبيل المثال، علاقات العمل، العلاقات بين المشترين والموردين، الاحتفاظ بسجلات لساعات العمل، العلاقات مع الدولة - دفع الضرائب. فهو لا يعكس سير مثل هذه العمليات فحسب، بل تحليلها أيضًا. وهذا يسمح لنا بعد ذلك باستخلاص نتيجة حول الملاءة والجدارة الائتمانية للمنظمة ككل. وعلى أساس هذا القضاء الجوانب الضعيفةالسياسة المالية واختيار الاتجاه مزيد من التطوير.

هام: الأساس لاتجاه مزيد من التطوير للمنظمة هو الحفاظ على المحاسبة الأولية.

هذا هو الأساس الذي يسمح لك بجمع كل المعلومات الضرورية.

وثائق المصدر

أعلاه، أطلقنا على الوثائق الأولية أساس المحاسبة في المؤسسة. ويمكن أيضًا مقارنتها بجذور الشجرة التي ينمو منها فيما بعد الجذع والفروع - السجلات. الأوراق عبارة عن محاسبة اصطناعية للحسابات، مما يسمح لك بإجراء الحسابات بشكل صحيح و كلياتقييم أداء الشركة.

دعونا نعطي تعريفا. الوثائق الأولية– هذه وثيقة محددة ذات شكل واضح بموجب القانون، ويتم ملؤها وفقًا لجميع قواعد المحاسبة والتوصيات الضريبية والمصرفية والإحصائيات وعدد من الهيئات الأخرى المهتمة بهذا الأمر.

تتم الموافقة على الوثائق الأولية في السلطات الإحصائية. وتصدر الإدارات وثائق أكثر تخصصًا وتركيزًا ضيقًا لأنواع فردية من الأنشطة.

تتيح لك هذه الوثائق تسجيل وتتبع المعاملات المالية والاقتصادية في المؤسسة. أولئك. هذا هو أساس السلع المستعملة في الشركات الفردية.

قواعد الملء

بالإضافة إلى أن الجهات الإحصائية هي المسؤولة عن اعتماد الوثائق، فقد وضعت عدداً من المتطلبات لملءها.

الحشوة المطلوبة:

  • الاسم الكامل للوثيقة (غير مسموح بالاختصارات)؛
  • تاريخ إصدار الوثيقة؛
  • معلومات كاملة عن المنظمة التي تصوغ الوثيقة ومن تستهدفها؛
  • ممتلىء التفاصيل المصرفيةالطرف المقابل، إذا لزم الأمر؛
  • معلومات كاملة عن العمليات التجارية، معبراً عنها كمياً ونقدياً؛
  • معلومات عن الموظف الذي له الحق في التصديق على المستند (المنصب، التوقيع، النسخة)؛
  • ختم أو ختم (رطب).

على الرغم من أن المتطلبات المذكورة أعلاه إلزامية، في بعض الحالات، بسبب عدم الانتباه أو لأسباب أخرى، قد يتم تفويت نقطة واحدة أو أكثر. ولا يترتب على هذا الانتهاك بطلان المحاسبة الأولية.

أنواع الوثائق الأولية

يتم إصدار وثيقة محددة لكل معاملة مالية واقتصادية فردية. دعونا ندرج أهمها.

  • الفاتورة – للمشترين، والتي تشير إلى اسم المنتج أو الخدمة، والتفاصيل المصرفية للمورد؛
  • أمر الدفع - للمورد من المشتري، تأكيد حقيقة الدفع، نموذج غير نقدي؛
  • إيصال - للمشتري، والذي بموجبه دفع المورد نقدا؛
  • كشف حساب البنك – يسمح لك برؤية التدفق النقدي الحساب الحاليالشركات لفترة معينة؛
  • الأمر النقدي – يسمح لك برؤية حركة الأموال في السجل النقدي الخاص بالمنظمة؛
  • بوليصة الشحن أو مستندات النقل الشامل، الفاتورة – تؤكد شحن المواد أو تقديم الخدمات بعد الدفع. يشير إلى اسم المنتج والحجم والتكلفة.
  • بوليصة الشحن - لنقل المواد من المورد إلى المشتري. يشير إلى الاسم الكامل للمورد والمشتري، TIN، العنوان القانوني، المكان من أين وأين يتم نقل البضائع، معلومات عن الناقل.
  • يؤكد إيصال المبيعات، مثل مذكرة التسليم، شحن البضائع من المورد إلى المشتري. يجب أن يكون له تاريخ ورقم وأن يكون مسجلاً لدى مكتب الضرائب.
  • تقرير مسبق – وثيقة الإبلاغمؤكدا ما أنفقوا عليه أموال خاضعة للمساءلةالصادرة للموظف. بالإضافة إلى ذلك، يتم إرفاقها به على ورقة A4 إيصال الدفعوالإيصالات واتفاقيات التطبيق التي تؤكد النفقات.
  • ورقة الوقت - تسجل عدد الساعات التي عمل فيها الموظف في المنظمة شهريا؛
  • كشوف المرتبات أو كشوف المرتبات أو كشوف المرتبات - على أساس الأول يتم حساب الأجور، وعلى أساس الثاني يتم إصدار كشوف المرتبات.

هام: الوثائق المذكورة أعلاه موحدة وموحدة بشكل صارم بموجب القانون. ولا يمكن تنفيذها إلا بناءً على طلب القائد أو تغييرها بطريقة ما.

يُسمح بإدخال وثائق إضافية بناءً على تفاصيل العمل.

تصحيحات في الوثائق الأولية

ليس من الممكن دائمًا ملء النموذج بشكل صحيح. بعضها يسمح بالتصحيحات، والبعض الآخر يحتاج إلى إعادة الكتابة. كيف يحدث التصحيح موضح أدناه.

تصحيحات في الوثائق الأولية:

  • لا يُسمح بالتصحيحات في وثيقة الإبلاغ غير الصارمة - يجب إعادة كتابتها بالكامل؛
  • في مستند الإبلاغ الصارم: قم بشطب الخطأ بخط أحمر قطريًا في خلية واحدة ووضع علامة "ملغى" إذا كان النموذج غير صحيح، فتأكد من حفظه؛
  • أي تصحيح: قم بشطبه، واكتب النسخة الصحيحة في الأعلى واكتب "صدق الشخص الذي تم تصحيحه"، وختم وتوقيع الموظف الذي قام بالتصحيح؛
  • لا تقم أبدًا بتظليل أو رسم خط سميك خلال خط الشطب؛ يجب أن يكون الإدخال غير الصحيح مرئيًا.

مدة الصلاحية

يختلف العمر الافتراضي لأشكال مختلفة. يجب أن يتم تخزينها لمدة لا تقل عن 5 سنوات. على سبيل المثال، جميع المستندات المتعلقة بالموظفين (بواسطة أجور، دفع الضرائب، الملف الشخصي) يجب أن يتم تخزينه لمدة لا تقل عن 75 عامًا. ويرجع ذلك إلى الطلبات المتكررة من الموظفين السابقين لحساب المعاشات التقاعدية.

إذا قررت إفراغ أرفف المستندات القديمة، بعد انتهاء فترة التخزين، فقم بإعداد قانون خاص وتجميع عمولة للتخلص من الوثائق الأولية.

نتائج

لذلك، نظرنا في كيفية الحفاظ على الوثائق الأولية. هذا هو الأساس للمحاسبة الكاملة للمؤسسة. ولذلك، ينبغي التعامل مع المحاسبة الأولية بكل مسؤولية ورعاية.

يتم توحيد المستندات المحاسبية الأولية. يتم تطويرها من قبل السلطات الإحصائية. ولا يحق للمنظمة إجراء تغييرات خاصة بها عليها. يجب تعبئة عنوان المستند وتاريخ التنفيذ والاسم الكامل للطرف المقابل للمشتري والمورد واسم المنتج من حيث القيمة والكمية وتوقيع الشخص المفوض.

يُسمح بالتصحيحات في الوثائق الأولية. للقيام بذلك، يجب شطب الإدخال غير الصحيح وكتابة النسخة الصحيحة في الأعلى، مع الإشارة إلى "الاعتقاد المصحح"، والتاريخ والتوقيع وختم المنظمة.

فترة تخزين الوثائق الأولية هي 5 سنوات أو أكثر.