بيت > عصر النهضة > ما هو مدرج في الوثائق الأولية. قواعد ملء المستندات الأولية


ما هو مدرج في الوثائق الأولية. قواعد ملء المستندات الأولية




محاسبة الأنشطة الماليةيبدأ باعتماد التصميم المناسب الوثائق الأولية. ويرجع ذلك إلى التشريعات الحالية وهو ضروري لكيان الأعمال نفسه وشركائه وسلطات التفتيش. بيانات الحياة الاقتصادية، مؤكدة بالوثائق الأولية، ومن السهل إثباتها. في حالات الصراع، ستساعد مثل هذه المساعدة مثل الوثائق المحاسبية المنفذة جيدًا في حل المشكلة لصالح الشركة.

ما هي الوثائق الأساسية في المحاسبة؟

تقوم كيانات الأعمال بإبلاغ الدولة بنتائج الأنشطة المالية باستخدام السجلات المحاسبية التي تعكس جميع ميزات عمل المنظمة.

تبدأ المحاسبة بقبول ومعالجة المستندات الأولية.

تمثل المستندات الأولية (الشيكات، ومذكرات التسليم، والتصرفات، والفواتير، وما إلى ذلك) دليلاً دامغًا على وقوع أحداث مالية تؤثر على نتيجة الأنشطة المالية. يقومون بإنشاء وتأكيد المسؤولية عن المعاملات التجارية المكتملة.

قواعد التسجيل "الابتدائي"

تحتوي المستندات الأولية على معلومات إلزامية (التفاصيل):

  1. عنوان الوثيقة؛
  2. تاريخ إعداد الوثيقة؛
  3. اسم كيان اقتصاديالذي قام بتجميع الوثيقة؛
  4. محتوى حقيقة الحياة الاقتصادية؛
  5. قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية، مع الإشارة إلى وحدات القياس؛
  6. اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أكمل المعاملة والتشغيل والشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذها، أو اسم منصب الشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذ الحدث؛
  7. توقيعات الأشخاص المنصوص عليهم في الفقرة (6) من هذا الباب مع بيان ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم.

يتم التأكد من صحة المعلومات الواردة في هذه الوثائق من قبل أولئك الذين وقعوا عليها.

ما هي متطلبات ملء ومعالجة المستندات المحاسبية؟

يتم إعداد مستند المحاسبة الأساسي على ورقةو (أو) في شكل مستند إلكتروني موقع التوقيع الالكتروني.

الفقرة 5 من المادة 9

يقومون بملء المستندات الأساسية يدويًا - باستخدام أقلام الحبر وبمساعدة الوسائل التقنية التي تسمح لهم بحفظ السجلات أثناء التخزين طويل الأمد في الأرشيف. لا يمكنك ملء النموذج "الأساسي" بقلم رصاص بسيط. يتم شطب جميع المناصب الشاغرة.

يقوم المدير، بموافقة كبير المحاسبين، بتعيين الأشخاص الذين يشهدون بتوقيعاتهم على صحة وقانونية هذه المستندات الأولية.

عند قبولهم في قسم المحاسبة، يقومون بالتحقق من توفر المعلومات الإلزامية ودقة الحسابات وتقديم ملاحظة لمنع إعادة قبولهم.

قائمة وثائق الدفع

تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل بوثيقة محاسبية أولية. لا يجوز قبول المستندات المحاسبية التي توثق وقائع الحياة الاقتصادية التي لم تحدث، بما في ذلك تلك التي تقوم عليها المعاملات الوهمية والوهمية.

القانون الاتحاديبتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة بتاريخ 23.05.2016) "في محاسبة»

الفقرة من المادة 9

يتم تأكيد كل حدث مالي من خلال الأنواع المناسبة من المستندات الأولية.

على سبيل المثال، يتم توثيق قبول البضائع والتخلص منها بالفواتير. وصول ومغادرة مالموثقة عن طريق البنك بأوامر الدفع. يتم تأكيد حركة الأموال من خلال السجل النقدي عن طريق الأوامر النقدية. يكون خروج السائقين إلى الخط مصحوبًا ببيانات الشحن.

يتم اعتماد نماذج أوامر الدفع والأوامر النقدية بموجب القانون. ويجب عليهم الالتزام الكامل بالعينات المعتمدة. يتم وضع مواقف هذه الوثائق بدقة وفقًا للتعليمات التي تحدد قواعد الملء. لا يجوز تحرير أوامر الدفع والأوامر النقدية بأي شكل من الأشكال و معاملات الدفعمن خلال البنك أو مكتب النقد مع وثائق أخرى.

بأي شكل يجب إعداد الوثيقة "الأساسية"؟

نماذج من الأشكال القانونية وثائق الدفعتظهر في الصور أدناه.

يتم ملء أوامر الدفع بمشاركة البنك.

يتم توقيع أمر استلام النقد فقط من قبل موظفي المحاسبة. يُعطى الشخص الذي قام بإيداع الأموال إيصالًا مقطوعًا من الأمر المحدد. تؤكد حقيقة إيداع الأموال بموجب هذا الأمر.

يتم توقيع أمر استلام النقد، بالإضافة إلى كبير المحاسبين وأمين الصندوق، من قبل المدير ومتلقي الأموال. إذا لم يكن لدى رجل أعمال فردي محاسب، فإنه يوقع المستندات بنفسه. وهذا يؤكد الغرض المقصود من المبلغ الصادر.

كيفية ملء المستندات التجارية

عند توثيق حقيقة البيع، عادة ما يتم استخدام مذكرة الشحن. يحتوي على معلومات حول الأسماء والعناوين، التفاصيل المصرفيةالأطراف، الرقم المخصص، تاريخ المعاملة، أسماء البضائع، أسعارها، كميتها، تكلفتها، وحدات القياس، مبلغ الضريبة المستحقة، المستندات المرفقة. يتم التوقيع عليه من قبل الأشخاص المفوضين من قبل مديري كل طرف في المعاملة. يجب فك رموز التوقيعات والإشارة إلى المناصب والألقاب والأحرف الأولى. بمجرد الانتهاء، يتم ختم الفواتير على كلا الجانبين.

نموذج الفاتورة موضح أدناه.

في حالة نقل البضائع من خلال الناقل، عادة ما يتم إصدار مذكرة الشحن - وثيقة تؤكد معاملة ثلاثية بين البائع والمشتري والناقل. يقوم البائع بنقل البضاعة إلى الناقل. يقبل الناقل البضائع من البائع وينقلها وينقلها إلى المشتري. يقبل المشتري البضاعة من الناقل. وبهذه الطريقة يتم تأكيد حقيقة نقل الملكية من المشتري إلى البائع.

فرض الضرائب على المعاملات في النظام الموحد

يقوم الأشخاص الذين يدفعون ضريبة القيمة المضافة بإصدار فاتورة لكل عملية بيع، وهي ليست مستندًا محاسبيًا أساسيًا. وهي لا تؤكد حقيقة البيع، حيث أنها موقعة من طرف واحد فقط في المعاملة. ولا تؤثر الضريبة المستحقة على البائع في الفاتورة النتائج الماليةالبائع، لأن البائع لا يدفع ضريبة القيمة المضافة هذه. لا يقبل المشتري الفاتورة لأغراض محاسبية لأنها موقعة من شخص غير مسؤول أمامه عن دقة البيانات - ممثل البائع.

لا يتم التعرف على فاتورة الدفع للمنتجات الصادرة عن البائع كمستند أساسي. لا يثبت وقوع حدث يؤثر على النتيجة المالية، ولا يؤكد المعاملة - توقيع أحد الطرفين لا يؤكد الدفع.

هل العقد يتعلق بالمستندات الأولية؟

العديد من الأحداث الاقتصادية تكون مصحوبة بعقود تسجل عادة نوايا المشاركين ولا تؤكد كل معاملة مالية. على سبيل المثال، تحدد عقود التوريد التزامات أحد الطرفين بتسليم كمية معينة من المنتجات قبل تاريخ محدد، والآخر بالقبول والدفع. وبما أن العقود تحدد الأحداث التي لم تحدث، فلا يتم قبولها للمحاسبة.

ما يجب أن يعرفه المحاسب عن النماذج الأولية

يتم تحديد أشكال المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس الكيان الاقتصادي عند التقديم رسميوهو المسؤول عن الحفاظ على السجلات المحاسبية. نماذج المستندات المحاسبية الأولية للمنظمات القطاع العاميتم تثبيتها وفقا ل تشريعات الميزانية الاتحاد الروسي.

القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 6 ديسمبر 2011 (بصيغته المعدلة في 23 مايو 2016) "بشأن المحاسبة"

الفقرة 4 من المادة 9

تشمل قائمة مؤسسات القطاع العام ما يلي:

  • مؤسسات الدولة (البلدية) ؛
  • وكالات الحكومة؛
  • الهيئات الحكومية المحلية؛
  • الهياكل الإدارية لأموال الدولة من خارج الميزانية؛
  • هيئات إدارة أموال الدولة الإقليمية من خارج الميزانية.

بالنسبة لهؤلاء الأشخاص، تمت الموافقة على نماذج المحاسبة الأولية بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن (بصيغته المعدلة في 16 نوفمبر 2016).

من بين النماذج المذكورة بهذا الطلب لا توجد فواتير أو عقود. ويتم توثيق عملية الاستحواذ والتصرف بالفواتير والتصرفات.

مثال على إحدى الفواتير الصادرة من الجميع المنظمات الحكومية، ويرد أدناه.

كيفية إجراء التصحيحات في المستندات المحاسبية

يُسمح بالتصحيحات في مستند المحاسبة الأساسي، ما لم تنص القوانين أو اللوائح الفيدرالية على خلاف ذلك. الأفعال القانونيةالأعضاء التنظيم الحكوميمحاسبة. يجب أن يتضمن التصحيح في الوثيقة العلمية الأصلية تاريخ التصحيح، وكذلك توقيعات الأشخاص الذين قاموا بتجميع الوثيقة التي تم التصحيح فيها، مع الإشارة إلى ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم أو غيرها من التفاصيل اللازمة لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 6 ديسمبر 2011 (بصيغته المعدلة في 23 مايو 2016) "بشأن المحاسبة"

الفقرة 7 من المادة 9

لتصحيح خطأ، شطب ما هو غير صحيح واكتب ما هو صحيح.

يجب الإشارة إلى تصحيح الخطأ في الوثيقة الأساسية من خلال نقش "تم التصحيح"، مع تأكيده بتوقيع الأشخاص الموقعين على الوثيقة، ويجب الإشارة إلى تاريخ التصحيح.

اللوائح المتعلقة بالمستندات وتدفق المستندات في المحاسبة (وافقت عليها وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 رقم 105)

ويتم تأكيد كل تصحيح من خلال:

  • تاريخ التصحيح
  • توقيعات الأشخاص الذين قاموا بتجميع الوثيقة التي تم التصحيح فيها؛
  • الإشارة إلى الألقاب والأحرف الأولى للأشخاص الذين قاموا بتجميع الوثيقة أو التفاصيل الأخرى اللازمة لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

غياب أي من التفاصيل من القائمة يجعل التصحيح غير قانوني.

يظهر في الصورة مثال على تصحيح الفاتورة.

لكي يكون للتصحيح قوة قانونية لا يمكن إنكارها، يتم وضعه على النحو التالي. على الهوامش الحرة للمستند، قم بإجراء النقش: "تم التصحيح من" واكتب ما تبين أنه غير صحيح. تابع: "تشغيل" واكتب ما يعتقدون أنه صحيح. ثم يكتبون: "صدق"، يشيرون إلى التاريخ، ويضعون توقيعات المسؤولين وألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم. وبهذا النوع من التصحيح يتم استبعاد التعديلات التي لم يتفق عليها الموقعون.

إجراء تصحيحات على سجلات النقد و وثائق البنكغير مسموح.

المحاسبة هي نظام منظم علميًا مصمم لجمع ومعالجة وتسجيل وتحليل المعلومات المستخدمة في الأعمال المالية والمصرفية النشاط الاقتصادي. تعكس المحاسبة المعاملات التجارية المعبر عنها بالقيمة النقدية.

باختصار عن المحاسبة يمكننا أن نقول: "لكل شيء ثمنه!" أي معاملات شراء وبيع للسلع والخدمات، والعلاقات التعاقدية بين الشركاء والموردين والعملاء، وعلاقات العمل المتعلقة بتسجيل ساعات العمل والأجور - كل شيء يمكن اختزاله إلى "قاسم" نقدي.

باستخدام محاسبةوينعكس تنفيذ المعاملات التجارية المختلفة، والتي يعكس أنشطة أي مؤسسة، بغض النظر عن شكل الملكية ونوع النشاط.

يتيح لك إجمالي البيانات المحاسبية تحديد النتيجة المالية النهائية للعمل وإجراء تحليل وتحديد آفاق المزيد من العمل لتحسين مؤشرات الأداء.

الوثائق الأساسية في المحاسبة: ما هو؟

الوثائق الأولية في المحاسبة هي أساس المحاسبة. إذا كنت تتخيل بصريًا النظام المحاسبي كشجرة منتشرة ذات أوراق شجر كثيفة، فإن الأوراق هي المستندات المحاسبية الأساسية.

يتم جمع الأوراق في "فروع" - سجلات يتم من خلالها إنشاء "تاج" قوي للشجرة - المحاسبة الاصطناعية للحسابات المحاسبية، والتاج الأخضر القوي هو مفتاح الشجرة المزهرة، أولئك. المحاسبة الصحيحة والكاملة للمؤسسة.

يمكنك معرفة الترتيب الذي يتم به تنفيذه في منشورنا الجديد على الرابط.


عينة من وثيقة المحاسبة الأولية - ورقة زمنية.

ما هي الوثيقة الأساسية في المحاسبة؟

الوثيقة الأساسية هينموذج قياسي لعينة معينة يتم تعبئته وفقاً للمتطلبات المحاسبية، توصيات منهجيةالسلطات الإحصائية والضريبية والتأمينية والمصرفية وغيرها.

تتم الموافقة على النماذج القياسية للوثائق الأولية من قبل السلطات الإحصائية الحكومية. تتم الموافقة على العديد من الوثائق ذات التركيز الضيق من قبل الوزارات والإدارات حسب نوع النشاط.

المستندات الأولية ضرورية لتسجيل المعاملات التجارية؛ فهي تؤكد تنفيذ معاملة البيع والشراء والإيجار واستلام وإنفاق الأموال والدفع للموردين. الوثائق الأولية هي أساس المحاسبة في المنظمة.

تصحيحات في الوثائق الأولية

1. إذا لم يكن هذا نموذج إبلاغ صارم، فيجب إعادة كتابة المستند بشكل صحيح ويجب إتلاف المستند التالف.

2. قم بشطب نموذج الإبلاغ الصارم بخط مائل أحمر من إحدى زوايا الورقة إلى الأخرى واجعل الإدخال "ملغيًا". لا تدمر النموذج التالف.

هدف:تطوير معرفة الطالب بالأنواع الرئيسية للمستندات المحاسبية.

الشرط الأساسي لطريقة التوثيق هو انعكاس حقائق النشاط الاقتصادي في الوثائق الأولية وقت إصدارها. توثيق المحاسبة يعطي الصلاحية القانونيةالمعلومات المحاسبية.

للانعكاس المستمر للكائنات المحاسبية، من الضروري تسجيل كل معاملة تجارية. لهذا الغرض، يتم استخدام عنصر من عناصر الطريقة المحاسبية - الوثائق.

توثيقهو أساس المحاسبة ويتكون من انعكاس مستمر ومستمر لجميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة في المستندات المحاسبية الداعمة.

وثيقة محاسبيةيشكل دليلا مكتوبا على اللجنة الفعلية المعاملات التجاريةأو الحق في القيام بذلك.

الوثائق لديها الأهمية القانونية والرقابية.في الحالة الأولى، يتم استخدامها كدليل في حالة النزاعات بين المنظمات و فرادى. المستندات المنفذة بشكل صحيح وفي الوقت المناسب لها قيمة إثباتية في التحكيم و المحاكم، بمثابة الأساس لفحص المحاسبة الجنائية، وما إلى ذلك. في الحالة الثانية، سوف تستبعد الوثائق حالات السرقة، وتكون الأساس لتنفيذ عمليات التدقيقوالتدقيق الوثائقي وتحليل عمل المنظمة.

تمت صياغة المتطلبات الأساسية لإعداد الوثائق الأولية في الفن. 9 من قانون "المحاسبة" ، اللائحة التنفيذية للمحاسبة و القوائم الماليةفي الاتحاد الروسي.

يجب أن تحتوي وثيقة المحاسبة الأولية على مؤشرات معينة ضرورية لتوصيف وتأكيد حقيقة المعاملة التجارية، والتي تسمى تفاصيل.

وتنقسم التفاصيل إلى: إلزامية وإضافية.

التفاصيل الإلزامية تعطي الوثائق المحاسبية القوة القانونية. وتشمل هذه:

اسم الوثيقة (النموذج)، رمز النموذج؛

تاريخ إعداد الوثيقة؛

اسم الشركة؛

قياس المعاملات التجارية من الناحية المادية والنقدية؛

أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ المعاملة التجارية وصحة تنفيذها؛

توقيعات المسؤولين.

تفاصيل اضافيةتحددها خصائص المعاملات التجارية المنعكسة والغرض من المستندات.

اعتمادًا على طبيعة العمليات وتقنيات معالجة المعلومات، قد يتم تضمين ما يلي في المستندات الأولية:

رقم المستند؛

أسباب إجراء معاملة تجارية؛

عنوان ورقم هاتف المنظمة؛


الحسابات الجارية للمنظمة، الخ.

أساسي المستندات المحاسبيةيتم قبولها للمحاسبة إذا تم تجميعها وفقًا للنموذج الموجود في ألبومات النماذج الموحدة (القياسية) لوثائق المحاسبة الأولية.

لإضفاء الطابع الرسمي على المعاملات التجارية التي لا يتم توفير النماذج القياسية لوثائق المحاسبة الأولية لها، يمكن للمنظمات تطوير واعتماد النماذج المناسبة من المستندات الأولية بشكل مستقل مع مراعاة الامتثال للمتطلبات المحددة.

يجب إعداد المستندات في الوقت المناسب، كقاعدة عامة، في وقت المعاملة، إذا لم يكن ذلك ممكنا، مباشرة بعد الانتهاء من المعاملة.

يجب أن تحتوي المستندات على كافة التفاصيل التي تعكس بيانات موثوقة.

تتم السجلات في المستندات بالحبر، ومعجون قلم الحبر الجاف، باستخدام الآلات الكاتبة وغيرها من الوسائل التي تضمن سلامة هذه السجلات للمدة المحددة لتخزينها في الأرشيف. لا يجوز تدوين الملاحظات بالقلم الرصاص. يجب ملء الوثيقة بشكل واضح، دون أي بقع. يجب شطب الخطوط الحرة. تتم الموافقة على قائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين.

للاستخدام السليم في العملية المحاسبية، يتم تصنيف المستندات وفقًا للخصائص الموحدة التالية: الغرض؛ مكان التجميع طريقة الانعكاس حجم محتوى العمليات.

حسب الغرضوتنقسم الوثائق إلى إدارية، تبرئة (تنفيذية)، التسجيل المحاسبيوالمجموعات.

الوثائق الإداريةتحتوي على أمر (تعليمات) لتنفيذ معاملة تجارية. على سبيل المثال، أمر بإجراء جرد، أمر دفعلا يتم عمل أي سجلات للبنك لتحويل الأموال، وما إلى ذلك، على أساس الوثائق الإدارية، لأن العملية لم تكتمل بعد.

المستندات الداعمة (التنفيذية).تأكيد حقيقة الصفقة التجارية. يمكن أن تكون بمثابة: فواتير تؤكد النفقات المتكبدة، وفواتير استلام الأشياء الثمينة. يتم إعداد هذه المستندات والمستندات المشابهة لها في وقت المعاملة وهي الأساس الذي يعكسها في الحسابات المحاسبية.

وثائق المحاسبةيتم تجميعها من قبل موظفي المحاسبة وتكون بمثابة الأساس للإدخالات في الحسابات المحاسبية. وتشمل هذه: شهادات المحاسبة, أنواع مختلفةالحسابات (رسوم الاستهلاك للأصول الثابتة، الأصول غير الملموسةوإلخ.).

الوثائق المجمعة- أداء الوظائف المميزة لنوعين أو أكثر من المستندات الموضحة أعلاه في نفس الوقت. على سبيل المثال، قد تجمع وثيقة واحدة بين وظائف المستند الإداري والداعم أو وظائف التوثيق الداعم والمحاسبي. تشمل الأوامر المجمعة الأوامر النقدية الواردة والصادرة، وكشوف المرتبات، وما إلى ذلك. واستخدامها يقلل من عدد السجلات ويسهل المعالجة المحاسبية للمستندات.

حسب مكان التجميعالتمييز بين الوثائق الداخلية والخارجية.

محليتعتبر وثائق تم تجميعها واستخدامها لإضفاء الطابع الرسمي على المعاملات التي تتم داخل منظمة معينة. وتشمل هذه فواتير الحركة الداخلية للمخزون، تقارير النفقاتالأشخاص المسؤولين، الخ.

عن طريق تسجيل المعاملاتوتنقسم الوثائق إلى الأولية والموجزة.

في الوثائق الأولية تسجيل معاملة تجارية واحدة أو أكثر فوراً عند إتمامها أو بعد إتمامها مباشرة. تتضمن أمثلة المستندات الأولية: شيكات استلام الأموال من البنك، وفواتير الإجازات الأصول الماديةوإلخ.

وثائق موجزةيتم تجميعها على أساس العديد من الوثائق الأولية المتجانسة المعدة مسبقًا من خلال تجميع وتلخيص مؤشراتها. المستندات الموجزة هي، على سبيل المثال، تقرير نقدي (تم تجميعه على أساس المستندات التي تؤكد استلام الأموال وإنفاقها)، وتقرير سلعة (تم تجميعه على أساس مستندات السلع الأساسية). تسمح لك المستندات الموحدة بتقليل عدد الإدخالات المحاسبية بشكل كبير: بدلاً من إدخالات كل مستند على حدة، يتم إعداد إدخال عام بناءً على نتائج البيان الموجز، الذي يجمع البيانات من عدد كبير من المستندات الأساسية.

حسب حجم محتوى العملياتتنقسم الوثائق الأولية إلى مجموعتين: تراكمية ومرة ​​واحدة.

وثيقة لمرة واحدةإضفاء الطابع الرسمي على معاملة واحدة في وقت اكتمالها أو مباشرة بعد اكتمالها، على سبيل المثال، فاتورة للإفراج عن البضائع.

الوثائق التراكميةتعكس عمليات متجانسة أو متكررة بشكل دوري لفترة معينة. ومن أمثلة هذه المستندات بطاقات الحد، وما إلى ذلك. على عكس المستندات لمرة واحدة، تنعكس المستندات التراكمية في المحاسبة فقط بعد إدخالها العملية الأخيرةوجمع كافة السجلات. يتيح لك استخدام المستندات التراكمية تقليل حجم الوثائق ووقت إعدادها.

تحدث الأخطاء أحيانًا أثناء العملية المحاسبية للمعاملات. تتنوع طبيعة الأخطاء: يتم تسجيل النص الخاطئ أو المبلغ الخاطئ في المستندات والسجلات المحاسبية؛ تم حساب النتائج بشكل غير صحيح. الإشارة بشكل غير صحيح إلى الحسابات المقابلة في الإدخالات المحاسبية، وما إلى ذلك.

لتعكس جميع المعاملات في المنظمة بشكل صحيح ودقيق، من الضروري تحديد وتصحيح جميع الأخطاء التي تم ارتكابها في السجلات المحاسبية على الفور.

يجب تصحيح الأخطاء قبل اكتمال التقرير.

إصلاح أخطاء الحسابيتم تنفيذها بالطرق التالية: التدقيق اللغوي، المنشورات الإضافية، "الانعكاس الأحمر".

يتم استخدام الطريقة التصحيحية في الحالات التالية:

الخطأ لا يؤثر على حسابات المراسلة؛

تم اكتشاف الأخطاء بسرعة ولم تؤثر على نتائج الحساب.

الاستخدام هذه الطريقةيفترض أن النص أو المبلغ الخاطئ قد تم شطبه وأن النص أو المبلغ الصحيح مكتوب فوق الشطب. يتم تحديد الأخطاء المصححة وتأكيدها: في الوثائق - من خلال توقيعات الأشخاص الذين وقعوا على الوثيقة؛ في السجلات المحاسبية - توقيع الشخص الذي قام بالتصحيح.

طريقة المشاركات الإضافيةيتم استخدامه في الحالات التي تشير فيها السجلات المحاسبية أو القيود المحاسبية إلى المراسلات الصحيحة للحسابات، ولكن يتم التقليل من حجم المعاملة التجارية. ولتصحيح هذه الأخطاء، يتم إضافة مبلغ إضافي إلى الفرق بين المبالغ الصحيحة والمبالغة المقدرة. قيد محاسبي. يصدر محاسب المنظمة شهادة بقيمة الخطأ الذي تم ارتكابه، والذي يشير، بالإشارة إلى المستند الأساسي، إلى متى وما هو الخطأ الذي تم ارتكابه. تعمل شهادة المحاسبة كوثيقة محاسبية وأساس لتصحيح خطأ محاسبي.

طريقة الانعكاس الأحمر (الأرقام السالبة)ينطبق إذا كانت السجلات المحاسبية تشير إلى مراسلات حسابية غير صحيحة. جوهر هذه الطريقة هو أنه في البداية يتم تكرار النشر غير الصحيح في نفس مراسلات الحساب، ولكن يتم الإدخال بالحبر الأحمر. عند حساب الإجماليات في سجلات المحاسبة، يتم طرح المبالغ المكتوبة بالحبر الأحمر من الإجمالي. وبالتالي، يتم إلغاء الإدخال غير الصحيح. وبعد ذلك يتم تحرير قيد جديد يعكس مطابقة الحسابات الصحيحة، ويسجل في سجلات المحاسبة بالحبر العادي.

لا يمكن للتوثيق والمحاسبة الأولية أن توفر انعكاسا كاملا في المحاسبة عن الحركة الفعلية للممتلكات ومصادر تكوينها (قد تكون هناك اختلافات بين السجلات المحاسبية والأرصدة الفعلية للأموال والمصادر). علاوة على ذلك، فإن التغييرات المحاسبية التي تجريها وزارة المالية الروسية وفقًا لبرنامج الإصلاح المحاسبي تؤدي إلى مجموعة متنوعة من المواقف غير التقليدية التي تسمح للمنظمات بالسماح بانحرافات كبيرة في البيانات المحاسبية والحالة الحقيقية للممتلكات، مما يؤدي إلى التشوهات في المعلومات المحاسبية حول توافر الأشياء وفرض الضرائب عليها. يتم تسهيل حل هذه المشكلات عن طريق المخزون، باعتباره أحد أهم مراحل التحضير للتجميع تقرير سنويمما يؤكد دقة البيانات الواردة في هذه الوثيقة.

الجرد هو تحديد مدى توفر الأموال فعليا ومصادرها عن طريق إعادة حساب الأرصدة العينية أو الحسابات الجارية. كلمة "المخزون" تأتي من الكلمة اللاتينية "المخزون" وتعني التحقق من وجود وحالة الأشياء الثمينة العينية عن طريق العد والوزن والقياس وما إلى ذلك.

الأهداف الرئيسية للجرد هي: الممتلكات المتوفرة فعلياً لدى المنظمة، ومقارنة التوافر الفعلي مع البيانات المحاسبية وتحديد الانحرافات، وكذلك التأكد من دقة المحاسبة عن الالتزامات لجميع أنواع المستحقات، حسابات قابلة للدفع، أنواع أخرى من المدفوعات.

المبادئ التوجيهية لجرد الممتلكات و الالتزامات المالية(تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 13 يونيو 1995) يحدد إجراءات جرد الممتلكات والالتزامات المالية للمنظمات وتسجيل نتائجه. عند إجراء الجرد، يتم حساب وقياس جميع الممتلكات المملوكة للمنظمة وفقًا لموقعها والأشخاص المسؤولين ماليًا. بالإضافة إلى ذلك، وفقًا للتعليمات المنهجية، يخضع المخزون لمخزون لا ينتمي إلى المنظمة، ولكنه مدرج في السجلات المحاسبية في الحفظ، ويتم استلامه للمعالجة، ويتم تسجيله أيضًا لأي سبب من الأسباب.

قائمة الوثائق الأولية:

1. أعمال:

استقبال (نقل) الوثائق الأساسية؛

شطب الوثائق الأساسية؛

قبول وتسليم الأشياء التي تم تجديدها؛

استقبال المواد

حول العيوب المحددة.

جرد؛

ليحل محل.

2. متطلبات:

قانون طلب استبدال المواد؛

فاتورة؛

طلب الإفراج عن المواد؛

طلب الدفع؛

طلب الطلب.

3. الفواتير:

فاتورة (مطلوبة) للحركة الداخلية؛

فاتورة لقضاء اجازة على الجانب.

4. زيّ:

للعمل المنجز؛

للعمل بالقطعة.

5. طلبات:

أمر القبول والنقل وإنهاء العقد؛

حول منح الإجازة؛

طلب للشحن.

6. طلبات:

استلام أمر نقدي؛

المصاريف والأمر النقدي.

أمر الاستلام.

7. بطاقات:

بطاقات الخط؛

الأجر.

8. صياغات:

لفتح حساب؛

حول التخلي عن اللهجة.

9. طلبات:

أمر دفع؛

أمر دفع مجاني؛

أمر طلب الدفع.

10. حسابات:

فاتورة؛

الحساب (البائع) ؛

فاتورة طلب الدفع؛

حساب شخصي.

11. تفويض.

12. التقارير:

تقرير مسبق؛

تقرير المواد.

13. التسجيلات(القوائم والمخزون):

سجل الشيكات

سجل الأجور غير المدفوعة؛

سجل طلبات الدفع؛

سجل الطلبات الواردة والصادرة؛

قائمة الجرد؛

قائمة الجرد.

تصنيف الوثائق الأولية

حسب درجة تعميم المعلومات حسب عدد المناصب المحاسبية حسب وقت المعالجة
مره واحده تراكمي بطانات واحدة متعدد الأسطر أساسي ثانوي
جدول تدفق المستندات
أنواع العمل مع الوثيقة فناني الأداء
محل خدمة التسويق مخزون V.Ts. محاسبة ---- أرشيف
1. المستخرج 2. إصدار الإذن 3. إصدار المواد 4. الضرائب 5. التحقق من المستندات 6. تخزين المستندات

أساسي المستندات المحاسبيةإنها مهمة ليس فقط في الأمور المحاسبية، ولكن أيضًا فيما يتعلق بها التشريعات الضريبية، وخاصة تحديد نطاق الالتزامات. لذلك، من المهم للغاية بالنسبة للمسؤولين عن إعداد الوثائق الأولية معرفة جميع الفروق الدقيقة في المحاسبة، بالإضافة إلى فهم تصنيفها لتبسيط العمل.

ما هي المستندات المحاسبية الأولية

تعتبر المستندات الأساسية هي تلك التي تسجل بعض الإجراءات التجارية التي تم تنفيذها بالفعل. لا يمكنك ترك إدخال في المحاسبة وإدخاله في السجل إلا إذا كان لديك وثائق محاسبية أساسية. ويعتبر جزءا لا يتجزأ من نظام إدارة المؤسسة. وبناء على ذلك، يمكننا أن نقول بأمان أن المستندات المحاسبية الأولية هي أدلة مستندية على المعاملات المنجزة المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية للكيان والتي أحدثت بعض التأثير الاقتصادي.

تصنيف

تخضع جميع النقاط التي تؤثر على القضية المتعلقة بالموضوع الأساسي لأحكام وقواعد 402-FZ. تشير اللوائح إلى أن هذه الشهادات مطلوبة عند التعامل معها الهياكل الضريبيةكتأكيد على صحة الحسابات. وهذا يعني أن مسؤولي الضرائب لن يكون لديهم أي شكاوى فيما يتعلق بعملية تحديد الوعاء الضريبي.

وفقًا للوائح الحالية، تخضع الوثائق الأولية للتخزين الإلزامي لمدة 4 سنوات. خلال هذه الفترة، يمكن لسلطات الضرائب طلب وثائق للدراسة والتحقق في أي وقت. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تكون الوثائق الأولية بمثابة دليل في الدعاوى القضائية.

ومن الجدير بالذكر أن أشكال محددة من الوثائق الأولية ليست ثابتة على المستوى التشريعي. في هذه المسألة، لدى كيان تجاري الفرصة لاختيار خيار يرضي احتياجاته وسيكون بمثابة مساعدة جيدة في مزيد من العمل.

وثائق المحاسبة الأولية: القائمة

عادة، القائمة الكاملةتظل الشهادات التي تؤدي الوظائف الأساسية دون تغيير ويتم اعتمادها على أعلى مستوى. حاليا هذه الفئة تشمل:

  1. اتفاق.وهي تنص على الشروط المحددة للمعاملة ومسؤوليات الأطراف والقضايا المالية. بشكل عام، يتم الإشارة هنا إلى كافة الشروط التي تتعلق بشكل أو بآخر بالمعاملة. يرجى ملاحظة أنه بالنسبة لبعض المعاملات، لا يلزم وجود عقد مكتوب. وبالتالي، منذ لحظة استلام المشتري لإيصال البيع، تعتبر الصفقة منتهية.
  2. حسابات.بمساعدة وثائق من هذا النوع، يؤكد المشتري استعداده لدفع ثمن البضائع (الخدمات) للبائع. وبالإضافة إلى ذلك، قد تشمل الفواتير شروط إضافيةالمعاملات والأسعار المحددة الثابتة التي يحددها البائع لمنتجاته وخدماته. إذا لم يكن المشتري راضيًا لسبب ما عن المنتج (الخدمة) المقدمة له، فيحق له المطالبة باسترداد أمواله بناءً على الفاتورة.
  3. قائمة التعبئة.فإنه يعرض القائمة الكاملةجميع البضائع أو المواد التي يتم نقلها. يجب تحرير الفاتورة في عدة إصدارات حسب عدد المشاركين في المعاملة.
  4. عملية القبول والنقل.يتم تجميعها بناءً على نتائج تقديم الخدمة كتأكيد على أن نتيجة العمل تلبي المعايير المذكورة سابقًا ويتم اعتمادها بالكامل من قبل الطرف المستقبل.
  5. كشوف المرتبات.يعرضون جميع المشكلات المتعلقة بتسويات الرواتب مع الموظفين المعينين. علاوة على ذلك، ينبغي هنا عرض كافة المعلومات المتعلقة بالمكافآت والمدفوعات الإضافية وغيرها من آليات الحوافز المالية للموظفين.
  6. شهادات القبول والتحويل رقم OS-1.يستخدم هذا النوع من التوثيق لتسجيل أي أنشطة تتعلق بإدخال أو إخراج الأصول الثابتة.
  7. المستندات النقديةوالتي تشمل الأوامر النقدية الواردة والصادرة، وبالإضافة إلى ذلك، كتاب النقدية. أنها تحتوي على معلومات تتعلق بالمعاملات المالية التي تتم كجزء من عملية البيع.

تصنيف

أنواع المستندات الأولية في المحاسبة متنوعة تمامًا وتعتمد بشكل أساسي على الغرض المحدد لاستخدام المستند في المستقبل المنظور. ومع ذلك، فإن ميزة التصنيف الأكثر شيوعًا هي تقسيم الوثائق الأولية إلى داخلية وخارجية.

الوثيقة الداخلية هي ملك للشركة ويتم إصدارها لحل بعض المشكلات. يتم تجميعها من قبل متخصصين في الشركة وتنطبق حصريًا ضمن نطاق اختصاص هذه الشركة. وبالتالي، تتكون هذه الفئة من تلك الوثائق اللازمة ل الإدارة الفعالةالأنشطة الاقتصادية داخل شركة واحدة. في الوقت نفسه، إذا تلقت الشركة مستندًا من الخارج أو تم تجميعه بواسطة متخصصين في الشركة ثم نقله لاحقًا إلى كيانات قانونية أخرى ( مصلحة الضرائبوالعملاء وما إلى ذلك)، فسيتم التعرف عليه على أنه خارجي.

وفي المقابل، تتمتع المستندات الداخلية أيضًا بخصائص تصنيفية خاصة بها، مما يجعل من الممكن تجميعها في ثلاث فئات:

  1. إداري (تنظيمي).تشير إلى المعلومات التي يجب توصيلها إلى موظفي الشركة والأقسام والفروع الهيكلية ومديريها. وبمساعدتهم، تصدر الشركة أوامر معينة يجب اتباعها بعناية. تتضمن هذه المجموعة مجموعة متنوعة من الأوامر والتعليمات وغير ذلك الكثير.
  2. تنفيذي (تبرئة)والتي تعرض في البداية حقائق تؤكد إجراء عمليات تجارية معينة وإكمالها.
  3. وثائق المحاسبة. هذه الفئةيتم تعميمه وهو ضروري لتنظيم المعلومات الواردة في الأوراق الأخرى وجمعها في وثيقة واحدة.

في ظل ظروف معينة، يمكن أيضًا دمج الوثائق. تتضمن هذه المجموعة تلك الأوراق التي قد تحتوي في نفس الوقت على السمات الرئيسية للوثائق التنظيمية والداعمة. الأمثلة الأكثر وضوحًا هنا هي الأوامر النقدية المختلفة والمتطلبات والتقارير المسبقة وغير ذلك الكثير.

السجلات المحاسبية وتصنيفها

عند إجراء أي معاملة، يتم إعداد الوثائق الأولية. بمجرد اكتماله بالكامل، يجب تكرار جميع المعلومات المحددة فيه في السجل المحاسبي المناسب. وهو نوع من شركات النقل التي تجمع المعلومات الأساسية عن المعاملة. واستنادا إلى جوهر السجل، يمكننا تسليط الضوء على العديد منها خصائص التصنيف. على سبيل المثال، في المظهر، تظهر السجلات للمستخدمين في شكل كتب وأوراق بسيطة وبطاقات فهرسة.

واستناداً إلى آليات الحفاظ على السجل، يمكن تمييز ثلاث مجموعات أخرى:

  1. مرتب زمنيًا، حيث تتم الإشارة إلى جميع الأحداث التي حدثت مع الالتزام الصارم بالإطار الزمني. أي أنك تحتاج أولاً إلى الإشارة إلى تلك العمليات التي حدثت مسبقًا وما إلى ذلك. هذه السجلات هي الأكثر تعقيدا، لأنها تحتوي على كمية هائلة من المعلومات، وغالبا ما يمكن استبعاد بعض الإجراءات.
  2. منهجي،حيث يتم في البداية إدخال جميع المعاملات في النموذج المؤشرات الاقتصادية. وبالتالي فإن السجلات من هذا النوع تعكس الأثر الاقتصادي للمعاملات التجارية المكتملة وتحلل مؤشرات النفقات والدخل. المثال الأكثر وضوحا على السجل المنهجي هو دفتر النقدية.
  3. مجموع، والتي لها السمات الأساسية لكل من السجلات المنهجية والتسلسل الزمني.

محتويات الوثائق الأولية

لدى العديد من المستخدمين أسئلة حول ما يشكل المستندات المحاسبية الأولية وما هي المتطلبات التي تنطبق عليها. على المستوى التشريعي، هناك العديد من الأحكام التي تنص على ضرورة وجود معلومات معينة في وثائق الزوجين الأساسيين. على وجه الخصوص، وفقًا للفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي 402، يجب أن تحتوي الوثائق الأولية على المعلومات التالية:

  • عنوان الوثيقة؛
  • تاريخ إعداد؛
  • معلومات عن الشخص الذي قام بإعداد المستند المحدد (الاسم الكامل للمؤسسة)؛
  • جوهر النشاط الاقتصادي المتعلق بهذه الوثيقة؛
  • الحسابات المالية المتعلقة بالمعاملة؛
  • توقيعات المسؤولين المسؤولين عن الصفقة والأحرف الأولى من أسمائهم.

نموذج مستند المحاسبة الأولية

قواعد إعداد الوثائق

يضع المشرع قواعد معينة لإعداد المستندات المحاسبية الأولية. وبالتالي فإن أحد المتطلبات الأساسية هو الدقة وعدم وجود أي أخطاء نحوية وعلامات الترقيم والأخطاء المطبعية. لو خدمة الضرائبإذا وجدت بعض أوجه القصور، فسيتعين على المخالف إعادة الوثيقة، وإذا تكررت المخالفة، فقد تخضع لعقوبات. بشكل عام، في هذا الموضوع، يجب عليك الاهتمام جيدًا بالتوصيات التالية:

  1. يُسمح باستخدام أقلام الحبر وأقلام الحبر وأجهزة الحوسبة الخاصة وأجهزة الكمبيوتر.
  2. يمكن أن يبدأ التجميع عندما يتم التخطيط لتنفيذ معاملات تجارية معينة يجب عرضها. وفي الوقت نفسه، في حالات استثنائية، من الممكن تمامًا إعداد مستند بعد إتمام المعاملة.
  3. يجب أن تظهر كافة البيانات الحسابية بشكل رقمي ومكتوب. وبالتالي، يجب أن يكون هناك تعليق بجانب كل رقم.
  4. من المهم للغاية ملء جميع التفاصيل الموضحة في النموذج. إذا لم تكن هناك معلومات لسبب ما، فلا يمكنك ترك سطر فارغ. يجب أن تظهر شرطة فيه.

إذا لم تتبع هذه التوصيات، فقد تواجه صعوبات كبيرة. وبالتالي، إذا وجدت خدمة الضرائب أن المستند غير صحيح أثناء عملية التدقيق، فستنشأ شكوك حول صحة الحسابات التي تم إجراؤها وتحديد القاعدة الضريبية.

إذا كان من الضروري لسبب ما إجراء تعديلات معينة، فلا يجوز بأي حال من الأحوال استخدام المصححات والتظليل، لأنها غير مقبولة. يمكن إجراء التصحيحات بالطرق التالية:

  1. تصحيح الكفاف. في حالة تقديم معلومات غير صحيحة، يجب شطبها بخط رفيع والإشارة إلى المعلومات الصحيحة بجانبها. وفي هذه الحالة، يجب أن تكون هناك حاشية بدلاً من كل تصحيح من هذا القبيل. "الاعتقاد المصحح"مع بيان تاريخ التصحيح وتوقيع الموظف الذي قام بالتصحيح. ومع ذلك، نلاحظ أنه في حالة المستندات التي تعكس استلام وإنفاق الأموال، فإن هذه الطريقة لن تكون مناسبة.
  2. دخول إضافي. يتم استخدام هذه الطريقة في الحالات التي يتم فيها تنفيذ القيم الإجمالية للمعاملات بمؤشرات منخفضة بشكل كبير. من أجل عدم إعداد المستند بطريقة جديدة، يمكنك إجراء إدخالات إضافية للمبالغ المفقودة في الفترة الحالية أو الفترة التالية.
  3. انعكاس، ارتداد، انقلاب. يتم تصحيح الإدخال غير الصحيح باستخدام القيم السلبية. يتم تكرار جميع المعلومات غير الصحيحة بالحبر الأحمر، ويتم الإشارة إلى الإدخالات الصحيحة بجانبها.

يمكن تجميع التقرير الأولي في شكل كتابي وإلكتروني. في مؤخراتقوم العديد من الشركات بتكرار المعلومات وإنشاء نسخ ورقية وإلكترونية. يتم استخدام الأول لاحقًا للمصالح الداخلية، ولكن يتم تقديم النسخ الإلكترونية للتحقق منها إلى دائرة الضرائب الفيدرالية عند الطلب.

ويمكن استخلاص عدة استنتاجات. لا توافق الدولة على أي نماذج إلزامية للتوثيق الأولي، مما يمنح كيانات الأعمال الحق في تحديد شكل المستند الذي سيتم استخدامه عمليًا في المستقبل بشكل مستقل. مباشرة بعد تسجيل المستند، يجب نقل جميع البيانات منه إلى السجل المحاسبي.

وثيقة المحاسبة الأولية

تشكل الوثائق الأولية أساس جميع المحاسبة. الأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمة مصحوبة بالعديد من العمليات. لهذا الغرض، يتم استخدام عنصر من عناصر الطريقة المحاسبية - الوثائق. التوثيق هو الطريقة الرئيسية للمراقبة المحاسبية للأنشطة الاقتصادية للمنظمة، وهي الرقابة الأساسية عليها. وثيقة - وهذا دليل مكتوب على معاملة تجارية مكتملة، مما يعطي القوة القانونية للبيانات المحاسبية. التوثيق بمثابة الأساس لللاحقة سجلات محاسبيةويضمن دقة المؤشرات المحاسبية وموثوقيتها وعدم قابليتها للجدل، فضلاً عن القدرة على التحكم فيها.

يجب أن تتمتع المستندات بالقوة القانونية، أي تحتوي على عدد من التفاصيل الإلزامية (المؤشرات):

  • - عنوان الوثيقة؛
  • - تاريخ؛
  • - اسم المنظمة التي تم إعداد الوثيقة نيابة عنها؛
  • - محتويات العملية؛
  • - التدابير الكمية والتكلفة؛
  • - اسم ومنصب الأشخاص المسؤولين عن تنفيذه وصحة تنفيذه؛
  • - التوقيعات الشخصية لهؤلاء الأشخاص ونصوصهم؛
  • - أختام المنظمة، الطوابع.

يجب تجميع المستندات بحيث يمكن الحفاظ عليها لفترة طويلة (الحبر، قلم حبر جاف، آلة كاتبة، طابعة). يجب إعداد المستندات الأولية إما في وقت المعاملة (نقدًا أو بنكًا) أو فور اكتمالها. أولئك الذين قاموا بتجميع الوثيقة وتوقيعها مسؤولون عن إنشائها في الوقت المناسب وبجودة عالية، وعن دقة البيانات ونقلها إلى المواعيد النهائيةللقيد في السجلات المحاسبية.

الوثائق تشمل:

  • - الأولية (الفواتير، الفواتير، الأوامر النقدية الواردة والصادرة، أوراق السياج، وما إلى ذلك)؛
  • - سجلات المحاسبة (تقارير أمين الصندوق، دفاتر يومية الطلبات، دفتر الأستاذ العام، تقارير السلع، وما إلى ذلك)؛
  • - التقارير (الميزانية العمومية وملاحقها).

يتم الاحتفاظ بجميع السجلات المحاسبية على أساس المستندات الأولية، ثم يتم نقل المعلومات منها إلى السجلات المحاسبية، حيث يتم تنظيمها، أي تسجيلها في الحسابات المحاسبية. في نهاية فترة التقرير، يتم ملء تقارير المؤسسة وفقًا للسجلات المحاسبية.

التوثيق الأولي يؤدي إلى الحركة المعلومات المحاسبيةيزود المحاسبة بالمعلومات اللازمة للانعكاس المستمر والمستمر للأنشطة الاقتصادية للمؤسسة.

وفقًا للغرض منها، تنقسم جميع المستندات الأولية إلى: المستندات التنظيمية والإدارية، والمستندات الداعمة، والمستندات المحاسبية، والمستندات المجمعة.

  • - تنظيمية وإدارية (الأوامر والتعليمات والتعليمات والتوكيلات) تسمح بالعمليات، ولا تنعكس المعلومات الواردة فيها في السجلات المحاسبية؛
  • - تعكس المستندات المبررة (الفواتير والمطالبات وأوامر الاستلام وما إلى ذلك) حقيقة المعاملة، ويتم تسجيل المعلومات الواردة فيها في السجلات المحاسبية. هناك عدد من المستندات التي تجمع بين الطبيعة المسموح بها والبراءة (أوامر صرف المصروفات، وإيصالات الدفع للدفع) أجور)، يتم إدخال البيانات الواردة فيها في سجلات المحاسبة؛
  • - يتم إعداد المستندات المحاسبية في قسم المحاسبة على أساس المستندات الإدارية أو الداعمة لتلخيص السجلات المحاسبية، وهذه المستندات هي الشهادات المحاسبية، وحسابات التكاليف العامة، وجداول التطوير.
  • - تؤدي المستندات المدمجة في نفس الوقت وظائف المستندات الإدارية والتبريرية والمحاسبية. على سبيل المثال، تحتوي فاتورة الإفراج عن الأصول المادية على أمر بإخراج المواد من المستودع إلى ورشة العمل، بالإضافة إلى تسجيل إصدارها الفعلي، وما إلى ذلك.

بناءً على طريقة تسجيل المعاملات، يتم تقسيم المستندات إلى لمرة واحدة وتراكمية.

يتم استخدام المستندات لمرة واحدة مرة واحدة فقط لتعكس معاملة واحدة أو عدة معاملات يتم تنفيذها في وقت واحد. بعد التسجيل، تذهب الوثيقة لمرة واحدة إلى قسم المحاسبة وتكون بمثابة الأساس للتفكير في المحاسبة. على سبيل المثال، الأوامر النقدية الواردة والصادرة، وكشوف الرواتب، وما إلى ذلك.

يتم تجميع المستندات التراكمية خلال فترة معينة (أسبوع، عقد، شهر) لتعكس المعاملات المتكررة المتجانسة التي يتم تسجيلها فيها عند حدوثها. وفي نهاية الفترة يتم حساب مجاميع المؤشرات المستخدمة في الحسابات. تتضمن المستندات التراكمية بطاقات الحد الأقصى، وطلبات أسبوعين أو شهرية، وما إلى ذلك.

اعتمادًا على المكان الذي تم إعدادها فيه، يمكن أن تكون المستندات داخلية أو خارجية.

محلييتم تجميع المستندات في المؤسسة لتعكس العمليات الداخلية. على سبيل المثال، المقبوضات النقدية وأوامر الإنفاق والفواتير والأعمال وبيانات الرواتب وما إلى ذلك.

خارجييتم ملء الوثائق خارج الحدود لهذه المؤسسة، تصل في النموذج الصادر. على سبيل المثال، الفواتير، وكشوفات الحساب البنكية، وبيانات الشحن، وما إلى ذلك.

وفقا للترتيب الذي يتم به إعداد الوثائق، هناك وثائق أولية وموجزة.

أساسييتم إعداد المستندات لكل معاملة فردية في وقت اكتمالها. على سبيل المثال، أمر استلام نقدي، وأوامر الدفع، وأفعال شطب الأصول الثابتة، وما إلى ذلك.

ملخصيتم إعداد المستندات على أساس المستندات الأولية التي تم تجميعها مسبقًا. استخدامها يسهل السيطرة على العمليات المتجانسة. يمكن أن تكون تنفيذية أو محاسبية أو مجتمعة. على سبيل المثال، التقارير المقدمة والنقدية، وبيانات التجميع والتراكم. وعلى وجه الخصوص، يؤدي التقرير المسبق، باعتباره تقريرًا مدمجًا، وظائف المستند الداعم والمحاسبي. ويقدم وصفًا كاملاً للتسويات مع الأشخاص المسؤولين: رصيد السلفة السابقة أو التجاوز في إنفاقها، وحجم هذه السلفة، والمبلغ الذي تم إنفاقه، والرصيد وتاريخ إدخاله في السجل النقدي أو التجاوز في الإنفاق وتاريخه. السداد من قبل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يقدم البيان المسبق وصفًا لمصاريف الإنتاج على الحسابات بعد التحقق من التقرير والموافقة عليه. توجد على الجانب الخلفي من التقرير قائمة بالنفقات الفردية والمستندات الداعمة لها.

وفقًا للترتيب الذي يتم ملؤها به، يمكن تصنيف المستندات إلى تلك التي تم تجميعها يدويًا باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.

الوثائق التي تم إعدادها يدوياً،يتم ملؤها يدويًا أو على الآلة الكاتبة.

المستندات المنفذة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر،تسجيل المعلومات حول عمليات الإنتاج تلقائيًا عند اكتمالها.

قبول والتحقق والمعالجة المحاسبية للوثائق. تتم معالجة المستندات الواردة إلى قسم المحاسبة لإعدادها لإدخالها في السجلات المحاسبية. تتمثل المرحلة الرئيسية للمعالجة المحاسبية للمستندات في المنظمة في التحقق من المستندات المستلمة من حيث الجوهر والشكل والحساب.

عند التحقق من المستندات المتعلقة بمزاياها، من الضروري إثبات شرعية وصحة ونفعية المعاملة التجارية المكتملة. وفقًا لإجراءات المحاسبة الحالية، لا ينبغي قبول المستندات الأولية المتعلقة بالمعاملات التجارية التي تتعارض مع القانون والإجراءات المعمول بها لتلقي وتخزين وإنفاق الأموال والمخزون والأشياء الثمينة الأخرى للتنفيذ. إذا تم استلام هذه المستندات الأولية من قبل قسم المحاسبة رئيس الحساباتيجب إخطار رئيس المنظمة بعدم قانونية معاملة تجارية معينة.

يتم إجراء الرقابة الأولية من قبل قسم المحاسبة عند إعداد المستندات. ومن المهم أيضًا أن يتم تجميع معظم المستندات من قبل أشخاص مسؤولين ماليًا، وليس من قبل موظفي المحاسبة.

يتيح لك فحص النموذج التأكد من أنه تم استخدام نموذج من النموذج المناسب لإتمام معاملة تجارية محددة، وتم إدخال جميع الأرقام بشكل واضح، وانعكاس محتويات المعاملة وجميع التفاصيل.

بعد ذلك، يقوم المحاسب بإجراء فحص حسابي، والذي يتلخص في التحقق من صحة الحسابات والحسابات الحسابية، وفرض الضرائب على المستندات. ويتم فرض الضرائب عن طريق ضرب الكمية بالسعر. يتيح لك الفحص الحسابي التحكم في الحسابات الحسابية للإجماليات وصحة انعكاس المؤشرات الكمية ومؤشرات التكلفة.

بعد التحقق، يقوم المحاسب بمعالجة المستندات. يتكون تعيين المستندات من الحساب من تحديد الحسابات التي يجب تسجيل المعاملات التجارية المسجلة في المستندات عليها كمدينة ودائن.

الاتجاهات الرئيسية لتحسين التوثيق هي التوحيد والتوحيد .

يتم قبول المستندات المحاسبية الأولية للمحاسبة إذا تم إعدادها وفقًا للنموذج الوارد في ألبوم النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية.

توحيد أشكال الوثائق المحاسبية الأولية أهمية عظيمةلتحسين المحاسبة، حيث أنه يحدد ويوحد المتطلبات الموحدة لتوثيق الأنشطة الاقتصادية للمنظمات، وينظم المحاسبة، ويستبعد الأشكال القديمة والتعسفية من التداول، ويعزز التنظيم العقلاني للمحاسبة.

الوثائق الموحدة- هذه هي المستندات القياسية المعتمدة بالطريقة المنصوص عليها والمخصصة لتسجيل المعاملات المتجانسة في المنظمات أشكال متعددةالملكية وخصائص الصناعة المختلفة.

التقييس -إنشاء أحجام قياسية متطابقة للمستندات القياسية، مما يقلل من استهلاك الورق لإنتاج المستندات، ويبسط معالجتها وتخزينها.