Как да извършите инвентаризация на дълготрайни активи: метод за преизчисляване на собствеността и правилата за попълване на инвентарни записи. Инвентаризация: стъпка по стъпка
Въпреки това, независимо от възприетата счетоводна политика, съгласно параграф 2 на член 12 от Закона за счетоводството, инвентаризацията е задължителна (вижте полето "Нормативни документи").
В съответствие с параграф 1.6 от Методическите указания за инвентаризация на имущество и финансови задължения при колективна (екипна) отговорност, инвентаризациите се извършват при смяна на ръководителя на екипа (ръководителя на екипа) или повече от 50% от екипа служителите са уволнени, както и по искане на един или повече членове на екипа (екипа).
Така през годината трябва да се извърши поне една инвентаризация в склада - преди изготвянето на годишни отчети. Естествено, колкото по-често се извършват инвентаризации, толкова по-точни са счетоводните данни и по-ясна е „снимката“ на имущественото състояние на предприятието. Въпреки това трябва да се има предвид, че този процес е скъп, свързан с интензивна и монотонна работа на голям брой служители (и не само складови работници). Освен това често извършването на инвентаризация силно затруднява, ако не и напълно парализира работата на склада. Следователно, въпреки че ефективността на инвентара като инструмент стоково счетоводствоникой не го поставя под въпрос, все пак трябва да се използва с повишено внимание.
|
Регламенти Член 12 Закон "За счетоводството". Провеждането на инвентаризация е задължително в следните случаи: · при прехвърляне на имущество под наем, изкупуване, продажба, както и при преобразуване на държавно или общинско единно предприятие; · преди съставянето на годишния финансови отчети; · при смяна на материално отговорни лица; · след разкриване на факти за кражба, злоупотреба или повреда на стоките; · в случай на природно бедствие, пожар или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия; · по време на реорганизацията на предприятието. |
Освен самата инвентаризация се извършват и контролни проверки на резултатите от нея. Необходимостта от тази не по-малко сложна процедура възниква, когато една от заинтересованите страни не е съгласна с резултатите от инвентаризацията или когато инициативата за проверка идва отвън (например по искане на организацията майка на стопанството).
Много често инвентаризацията се разбира като оперативна, селективна проверка на стоките, например, когато се анализира претенция на клиент за недостиг в доставката. Този вид инвентаризация е също толкова интересна тема, която изисква специално внимание. В нашата статия обаче ще се интересуваме само от инвентаризацията на стоките, която се извършва по заповед на ръководителя, и проверките въз основа на резултатите от такава инвентаризация.
Подготовка за инвентаризация
В процеса на организиране на инвентаризацията и контролните проверки на запасите е необходимо да се вземе предвид структурата на складовата икономика, тъй като складовете на отделите на предприятието могат да бъдат самостоятелни счетоводни единици или да бъдат част от други счетоводни единици. Възлагането на складове на независими счетоводни звена се определя от ръководителя на организацията по предложение на главния счетоводител (или счетоводител - ако в държавата няма длъжност на главен счетоводител). В подразделенията, чиито складове не са самостоятелни счетоводни единици, инвентаризацията в складовете се извършва едновременно с инвентаризацията на незавършеното производство.
|
За справка Инвентаризацията е начин за проверка на съответствието на действителното наличие на ценности в баланса на организацията, тяхната безопасност и правилно съхранение, задължения и права за получаване на средства с данни счетоводство. Целта на инвентаризацията е да осигури достоверността на счетоводните и отчетните данни. Освен това е един от най-ефективните механизми вътрешен контролза безопасността на имуществото на организациите, пълнотата и навременността на сетълментите по бизнес договори и задълженията за плащане на данъци и такси, спазването на законовите изисквания при изпълнението и счетоводството на финансовите и икономическите дейности, навременното откриване на грешки в счетоводството и извършване на корекции в счетоводни и отчетни данни. |
Процедурата за провеждане на инвентаризация в организацията включва създаването на комисия за инвентаризация, състояща се от ръководителя на предприятието или негов заместник (председател на комисията), главен счетоводител, ръководители на структурни подразделения (служби) и членове на обществеността. В комисията влизат и представители на службата за сигурност, технолози (логистика) и други специалисти. Алтернативно, служители на службата за вътрешен одит на предприятието или независими одиторски организации. Отсъствието на поне един член на инвентаризационната комисия по време на инвентаризацията е основание за признаване на резултатите от инвентаризацията за невалидни.
Такава комисия работи постоянно, включително през периода между инвентаризацията, като осигурява пълнотата и точността на отразяване на данните за действителните салда на дълготрайни активи, запаси, стоки, парични средства, друго имущество и финансови задължения, вписани в инвентарните списъци и актове. В задачите на комисиите влиза и определянето на конкретни наименования, видове, групи стоки, подлежащи на проверка, както и сроковете на проверката.
Персоналният състав на постоянните инвентаризационни и работни (преброителни) комисии се одобрява от ръководителя на предприятието, за което се издава административен документ под формата на INV-22 - Заповед (постановление, заповед) за инвентаризацията. Документът за състава на комисията (заповед, резолюция, заповед) се регистрира в Регистъра за контрол върху изпълнението на заповеди (резолюции, инструкции) за извършване на инвентаризация във формуляр INV-23.
Ръководителят на организацията също така носи отговорността да създаде условия за точно и пълно изчисляване на действителната наличност на стоките в крайни срокове, осигурява на комисията служители и оборудване за теглене, броене и преместване на стоки. Резултатите от инвентаризацията следва да бъдат отразени в счетоводството и отчетността за месеца, през който е извършена, а резултатите от годишната инвентаризация - в годишния финансов отчет.
Правене на инвентаризация
Преди да провери фактическата наличност на имущество, комисията трябва да получи последните приходни и разходни документи или отчети за движението на стоките и средствата към момента на инвентаризацията. Председателят на инвентаризационната комисия заверява всички входящи и изходящи документи, приложени към регистрите (отчетите), като посочва "преди инвентаризацията на (дата)", която трябва да служи като основа за счетоводно определяне на баланса на стоките към началото на опис по пълномощията.
|
На бележка Правим отчети за сравняване Сравнителни протоколи се съставят за стоките, по време на инвентаризацията на които са открити отклонения от счетоводните данни (INV-19 „Сравнителен протокол на резултатите от инвентаризацията на стоки- материални активи"). Такива отчети отразяват резултатите от инвентаризацията, тоест несъответствията между показателите според счетоводните данни и според инвентарните записи. Сумите на излишъците и липсите на материалните запаси се посочват в съответствие с тяхната счетоводна оценка. За формализиране на резултатите от инвентаризацията могат да се използват унифицирани регистри, в които се комбинират показателите на инвентарните списъци и отчетите за сравняване. За стокови стойности, които не принадлежат на предприятието, но са посочени в счетоводните записи (на съхранение, наети, получени за обработка), се съставят отделни отчети за сравняване. Отчетите за сравнение могат да бъдат съставени както с помощта на компютър и друго организационно оборудване, така и ръчно. |
Съгласно същите Указания за инвентаризация на имущество и финансови задължения, материално отговорните лица дават разписки, че до началото на инвентаризацията всички разходни и приходни документи за стоките са предадени в счетоводството или прехвърлени на комисията, и всички стоки, получени под тяхна отговорност, са кредитирани, а бракуваните ценности са отписани. Формулярът за получаване трябва да бъде приложен към формулярите за опис. Проверката на действителната наличност на стоките се извършва само с прякото участие на материално отговорни лица.
При инвентаризация на голям брой стоки по тегло, отвесните листове се съхраняват отделно от един от членовете на работната (преброителна) комисия и материално отговорно лице (формуляри INV-3 „Инвентарен списък на инвентарните позиции“ или INV-5 „Инвентаризация“ списък на инвентарните позиции, приети за съхранение“). Описите се попълват с мастило или химикал ясно и ясно, без петна и заличавания. Наименованията на инвентаризираните стоки, тяхното количество и срок на годност се посочват в описите по номенклатурата и в счетоводно приетите мерни единици.
Грешките се поправят във всички екземпляри на описите, като грешните записи се задраскват и над тях се поставят правилните. Всички направени корекции трябва да бъдат съгласувани и подписани от всички членове на преброителната комисия и материално отговорни лица. Моля, обърнете внимание, че в описанията в никакъв случай не трябва да оставяте празни редове (на последните страници такива редове са зачеркнати).
|
Регламенти Когато изготвяте и провеждате инвентаризация, се ръководете от следните документи: 1. Заповед на Министерството на финансите на Русия от 28 декември 2001 г. № 119n „За одобряване на методически указания за отчитане на материалните запаси“. По време на инвентаризацията е забранено преместването на стоки между складовете и пренареждането им в други складови клетки. Инвентарните артикули, получени по време на работата на комисията, се приемат от материално отговорни лица в присъствието на членове на тази комисия и се кредитират според регистъра или стоковия отчет след инвентаризацията. Такива инвентарни позиции се записват в отделен опис под наименованието „Инвентарни позиции, получени по време на инвентаризацията“ (формуляр INV-3 „Инвентарен опис на инвентарни позиции“). Това описание гласи: · дата на квитанцията; · Име на доставчик; · дата и номер на документа за получаване; · име на продукта, количество, цена и обща сума. В същото време върху документа за получаване, подписан от председателя на инвентаризационната комисия (или от името на председателя или член на комисията), се прави отметка „след инвентаризация“ с позоваване на датата на инвентаризацията, на която тези стойности се записват. В случай на продължителна инвентаризация, в изключителни случаи и само с писмено разрешение на ръководителя и главния счетоводител на дружеството, по време на процеса на проверка, стоките могат да бъдат пуснати на клиенти в присъствието на членове на комисията. За този продукт трябва да се попълни формуляр INV-2 "Инвентарен етикет", в който се отбелязва количеството на стоките преди и след освобождаването. Освен това след изпращане се съставя формулярът за изпратени стоки INV-4 „Акт за инвентаризация на изпратените стоки“. В разходните документи се прави бележка, подписана от председателя на комисията или от негово име член на комисията.
Отделни описи се съставят за стоки, изпратени, неплатени в срок, съхранявани в складове на други фирми или на път. В описанията на всяка отделна пратка на все още „пътуващите“ стоки се посочват наименованието, количеството и цената, датата на изпращане, както и списъкът и номерата на документите, въз основа на които тези стойности се вземат предвид на счетоводни сметки (формуляр INV-6 „Акт за инвентаризация на материали и стоки, на път“). В описите за изпратените и неплатени навреме стоки за всяка отделна пратка се посочва името на купувача, прехвърлянето на инвентарните позиции, сумата, датата на изпращане, датата на издаване и номера на документа за сетълмент (формуляр Дадени са INV-4 „Акт за инвентаризация на изпратените стоки“). Стоките, съхранявани в складовете на други организации, се вписват в инвентара въз основа на документи, потвърждаващи предаването им за отговорно съхранение. В описите за такива стоки и материали се посочват наименованията на стоките, количеството, класовете, цената (по счетоводни данни), датата на приемане на стоките за съхранение, мястото на съхранение, номерата и датите на документите (INV-5 "Инвентарен опис" на предадените на отговорно пазене стоково-материални запаси“ ). Дмитрий Медведев Водещ специалист по анализ на бизнес процеси, ZAO CV Protek Оксана Абрамова Управител на отдела за логистика и бизнес технологии на Sukharevka LLC См. |
Евгений Маляр
#
Бизнес нюанси
Форми на документи, процедура за провеждане
Основната цел на инвентаризацията е да се установи действителното наличие на имуществото на предприятието и да се сравни със счетоводните данни.
Навигация по статии
- Защо е необходим инвентар
- Колко често се прави
- Ред на поведение
- Излишък от дълготрайни активи
- Недостиг на публикации
- Опис на наето имущество
- Как се присвоява инвентарен номер
- Особени случаи
- Примерни документи
- Инвентарна карта на дълготрайните активи
- Акт за инвентаризация
- Инвентарна книга
Във всяко предприятие се извършва инвентаризация с определена честота. Същността на това събитие е да се сравни недвижимата собственост и нейното състояние със счетоводните данни. Статия за документалното осигуряване на този процес и как трябва да се извърши инвентаризацията на дълготрайните активи.
Защо е необходим инвентар
Теоретично всяка промяна в състава на дълготрайните активи и оборотен капиталтрябва да бъдат подкрепени със счетоводни документи (придружени с актове и фактури). На практика ситуацията обикновено е далеч от идеалната. Собствеността се губи, неочаквано се разваля, възниква сортиране и такова неприятно явление като кражбата, за съжаление, не е напълно елиминирано. Тези обстоятелства налагат редовно съпоставяне на действителната наличност на счетоводните позиции с това, което се записва в счетоводните активи, и извършване на коригиращи промени.
Обща концепция:
Инвентаризацията на дълготрайни активи в предприятието е редовно събитие, което има за цел да получи надеждни данни за действителната наличност на дълготрайни активи и да определи тяхната възстановителна стойност (степен на износване).
Колко често се прави
Честотата и процедурата за инвентаризация се регулират от „Указания за инвентаризация на имущество ...“, въведени в сила със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 49 от 13.06.95 г. и „Наредби за счетоводство и докладване."
Съгласно настоящите изисквания събитието се провежда ежегодно до 1 октомври, като за сгради, постройки и други обекти, класифицирани като дълготрайни активи, допустимата честота е увеличена на три години.
Извънредна инвентаризация се извършва при настъпване на следните събития:
- Промени се финансово отговорното лице;
- Откраднато, повредено или злоупотребено имущество;
- Имало е пожар или друга извънредна ситуация;
- Организацията е ликвидирана или се извършва нейното преструктуриране;
- Активите се отдават под наем, изкупуват или продават;
- Компилиран годишно отчитане(за обекти, които не са взети предвид при годишното равнение преди 1 октомври);
- Със заповед на ръководителя на организацията.
Отчитане на материалните запаси в бюджетни институциисе извършва по същия начин, както в други (търговски) предприятия, с изключение на библиотечните колекции (веднъж на всеки 5 години).
Ред на поведение
Инвентаризацията се извършва от работна комисия, назначена от ръководството на предприятието със задължителното участие на счетоводител.
Началото на работа се предшества от представяне в счетоводния отдел от финансово отговорни лица на приходи и разходи и проверка първична документация, отразяващи движението на ОС. Може да включва:
- Инвентарен опис (картон или книга) и други информационни носители на аналитичното счетоводство;
- Технически паспорти на сгради и съоръжения;
- Документи за отдадено, наето или прието за отговорно пазене имущество;
- Документи за собственост на сгради и други недвижими имоти.
Комисията, заедно с финансово отговорни служители, извършва визуална инвентаризация, сравнявайки числата с данните от инвентаризацията. Този процес е толкова по-досаден, колкото повече обекти има в списъците, но с цялата монотонност на работата резултатите може да са неочаквани. какво може да стане
- Установени са обекти, които не фигурират в счетоводните документи.В тази ситуация комисионната стига до актива, като въвежда в описа информация за действителното износване и стойност, съответстваща на текущото пазарно ниво.
- Намерени са признаци на незаписани капитални работи.В резултат на ремонт или реконструкция стойността на обекта според баланса се увеличава, което трябва да бъде отразено в инвентарния списък.
Вторият вариант е при неотчетени капитални работисе е състояло в разрушаване (частична ликвидация) и е довело до намаляване на стойността на имота. В този случай е необходимо да се състави отделен акт, в който се записва фактът на конструктивна промяна в дълготрайния актив и причините, поради които тя не е отразена в счетоводството (с приложена обяснителна бележка от финансово отговорния служител). - Някои дълготрайни активи не са налични в предприятието.В повечето случаи тази ситуация не е спешна. Може да отсъстват автомобили, да се изнася техника за ремонт и т.н. Сравнението с описа се отлага или се прави по налични фактури. Ако предметът липсва по неизвестна причина, тоест действително е изгубен, се издирват виновните.
- Основният актив не подлежи на връщане.Да, и това се случва. Оборудването се провали безнадеждно и то точно преди инвентаризацията. Средствата за производство се вписват в отделен опис, съставен от комисията, в който се посочва времето на започване на експлоатацията и причините, които са станали пагубни за обектите. Издирват се виновните за щетите.
Резултатът от работата на комисията е сборен инвентарен опис с посочване на местонахождението на предметите и тяхната стойност. Този документ се прехвърля в счетоводния отдел и служи като основа за пояснения и промени в обобщените листове, инвентарните карти и други счетоводни регистри на дълготрайни активи.
Излишък от дълготрайни активи
По време на инвентаризацията комисията може да установи не само липсата на дълготрайни активи, но и техните излишъци. И двете ситуации са силно нежелателни и не се знае коя е по-лоша.
Активите, които не са включени в баланса, се кредитират. Във всеки случай трябва да се получи писмено обяснение от ръководителя на звеното относно причините за наличието на обекти, които не са в баланса.
AT счетоводна документацияправи се следното:
Дт01 „Дълготрайни активи” – Кт91 „Други приходи и разходи”.
Наличието на нерегистрирано оборудване на територията на предприятието често показва, че служителите се занимават с някаква странична дейност, която не е пряко свързана с изпълнението на служебните им задължения.
Този факт, като правило, води до организационни заключения до и включително уволнение.
Недостиг на публикации
Недостигът на дълготрайни материални активи също е плачевен факт. Ценно оборудване може да бъде откраднато или повредено и тогава възниква проблемът с намирането на виновника. Когато се открие материални щетикомпенсирани с удръжки от заплатите. Ако не е възможно да се установи такъв, или в съдебен редпо някаква причина не беше възможно да се получи решение за санкции, тогава предприятието е принудено само да компенсира загубите.
Тези действия са отразени в следното счетоводни записвания:
| Значението на операцията | Електрически инсталации |
| Виновният за щетите е установен | |
| Определя се размерът на щетите (разликата между пазарната цена и остатъчната стойност на дълготрайните активи) | Dt94 „Липси и загуби от щети на ценности“) - Kt98 („Приходи за бъдещи периоди“) |
| Размерът на загубата се приписва на виновника | Dt73 („Разплащания с персонал“) - Kt94 („Липси и загуби от повреда на ценности“) |
| Погасяване на дълга от виновния (обикновено на части, до пълно обезщетение) | Dt98 („Приходи за бъдещи периоди“) - Kt91 („Други приходи и разходи“) |
| Виновните не са установени | |
| Размерът на щетите се компенсира от финансови резултатипредприятия | Kt94 („Липси и загуби от щети на ценности“) - Dt91 („Други приходи и разходи“) |
Опис на наето имущество
Независимо от срока (краткосрочен или дългосрочен), всички наети обекти подлежат на инвентаризация по отделен опис. Единият екземпляр от акта се изпраща на собственика на имота, а вторият остава в счетоводството.
Как се присвоява инвентарен номер
За да се улесни счетоводството и да се гарантира безопасността, всеки елемент от дълготрайните активи трябва да бъде лесно разпознаваем сред останалото имущество. Този специалист разбира разликата между например електронен честотомер и тахометър, а счетоводителят може да не разбере устройствата.
Следователно всички операционни системи са оборудвани с приложени инвентарни номера различни начини: боя, гравиране, незаличим стикер, щамповане и дори заваряване (ако обектът е голям и метален). Основните изисквания са яснота и уникалност.
За инвентарните номера се прилагат следните правила:
- Те се поставят на всички обекти, които струват повече от три хиляди рубли. Това се прави по време на баланса;
- Числата не се променят по време на работа;
- Прилага се към обекти, състоящи се от части с еднакъв срок на използване;
- Един и същи номер не се присвоява на множество обекти;
- В библиотечните колекции те са задължителни за всеки екземпляр;
- Не се променяйте при преместване в рамките на една и съща организация;
- Нов счетоводен обект може да получи същия номер 5 години след извеждането от експлоатация на стария;
- За нает имот може да се използва номерът, с който обектът е регистриран от собственика.
Няма законодателство, уреждащо системата за инвентарни номера, така че всяка организация използва свой собствен метод. Малки фирмидействайте просто, като ги посочвате по ред, но в големи компанииима смисъл да се разработи някаква система.
- Първите две цифри са номерът на звено или отдел.
- Останалото - бройката по счетоводна ведомост.
Въпреки това, фантазията по този въпрос не е ограничена от нищо. Основното нещо е да ви е удобно.
Особени случаи
Случва се обектът да е толкова малък по размер, че числата върху него просто не се побират. Физическите свойства на някои счетоводни активи също понякога не позволяват върху тях да се постави надпис. В този случай правилата за поддържане на счетоводна документация предвиждат възможност Подробно описаниет. и посочване на инвентарния номер само в извлечението.
Примерни документи
Дори и с възможността да създават собствени форми на счетоводна документация, повечето счетоводители предпочитат да използват готови образци. Това, разбира се, има двойно значение: спестяване на време и избягване на възможни грешки.
Инвентарна карта на дълготрайните активи
Аналитичното отчитане на дълготрайните активи се извършва за всеки обект поотделно. Цялата информация за актива по време на неговия „живот“, неговата първоначална цена, година на издаване и други характеристики се въвеждат в счетоводната карта на дълготрайните активи.
Формата, както в повечето подобни случаи, може да бъде произволна, но с посочване на необходимите подробности. В счетоводството и днес най-често се използва формата на инвентарната карта на обект OS-6:
Изтеглете формуляр OS-6
В източниците можете да видите и примерно попълване, въпреки че поддържането на този документ по правило не създава големи затруднения.
Акт за инвентаризация
Какъв е този документ и защо е необходим, вече беше написано по-горе. Формата е таблица, увенчана с "заглавка". Той съдържа данните за предприятието, основанието за извършване на инвентаризация, а в редовете са посочени имоти, кодове, мерни единици, себестойност и други данни. Представителят на счетоводния отдел, който е длъжен да участва в процеса, ще помогне на членовете на комисията да разберат тези тънкости.
Това е процедура за съгласуване на счетоводните данни с наличните активи на организацията.
Инвентаризацията на дълготрайните активи е законово регламентирана от Федерален закон № 402 от 06.12.2011 г., методически указания за инвентаризация на имущество и финансови задължения, залегнали в заповедта на Министерството на финансите № 49 от 13.06.1995 г. и счетоводната наредба, одобрена със заповед на Министерството на финансите № 34n от 29.07.1998 г.
Инвентаризация на дълготрайните активи се разрешава в институцията на всеки 3 години (клауза 1.5 от Насоките). Сверката на библиотечния фонд се извършва веднъж на 5 години. Процедурата и сроковете са фиксирани в счетоводна политикавсяка организация.
Най-добре е съгласуването да се извърши в края на отчетния период, непосредствено преди изготвянето на годишните финансови отчети, с изключение на редица случаи, които изискват незабавно IOS:
- спешен случай;
- продажба или лизинг на активи;
- реорганизация, ликвидация на институцията;
- откриване на загуби, кражби и повреди на дълготрайни активи;
- назначаване на нов ръководител на институцията или финансово отговорно лице.
Процедурата за извършване на инвентаризация на дълготрайни активи
Инвентаризират се както имуществото, собственост на организацията, така и оборудването, получено на лизинг (съхранение). IOS трябва да се извършва директно на адреса на действителното местоположение на обектите на OS. На процедурата трябва да присъстват отговорното лице на организацията и ръководителят в случай на колективна отговорност.
Има три общоприети стъпки.
Етап 1 - изготвяне на заповед (INV-22) за извършване на инвентаризация, определяне на нейния срок и проверяваните активи на организацията и формиране на инвентаризационна комисия. Членовете на ЕК се назначават и одобряват от ръководството. Често IC включва представители на счетоводния отдел, служители, отговарящи за дълготрайните активи, и мениджър. По време на IOS трябва да присъстват всички членове на комисията.
Преди началото на процедурата всички членове на ИК получават за проучване обобщена документация за състоянието на дълготрайните активи в институцията, в която е необходимо да се отбележи датата, като се посочи „преди инвентаризацията на ____“. ИК проверява и удостоверителни документи за собственост, актуални счетоводни данни, технически регистри.
Етап 2 - провеждане на процедурата. Цялата информация, получена по време на процедурата, е посочена в опис INV-1. Членовете на ИК трябва да отразят в него наименованието на обектите, инвентарния номер на ДМА и текущото физическо състояние на ОС. Ако се проверява оборудване или транспорт, тогава е необходимо да въведете данните от удостоверението за регистрация:
- фабричен номер;
- Година на производство;
- ниво на мощност.
Ако ОС по време на одита не е в институцията по функционална причина, тогава одитът се извършва до временното отсъствие на обекта.
Инвентарен списък на дълготрайните активи, примерно попълване
- Идентифициране на несъответствия в резултатите от равнението и счетоводните данни. Въз основа на резултатите от IOS е необходимо да се състави протокол INV-18, в който се вписват всички несъответствия, посочени от членовете на комисията в инвентарния списък. INV-18 се формира в два екземпляра, подписва се и се предава на счетоводния отдел и на финансово отговорното лице. Също така отговорните служители трябва да представят на членовете на комисията за разглеждане обяснителна бележка, в която да бъдат изложени причините за възникналите несъответствия.
Ако някакви имуществени обекти са били в ремонт по време на инвентаризацията, тогава е необходимо да се състави отчет INV-10 за тях и да се въведе информация за стойността на активите и разходите за ремонт в него. За обекти, които са отдадени под наем (на склад), се изготвя и отделна декларация, в която се посочват документите, потвърждаващи юридическия факт на наема (съхранение) на отговорната организация.
Отделен регистър се формира и за тези обекти, които не се използват в дейността на институцията поради невъзможност за възстановяването им. ЕК трябва да посочат в описа датата на въвеждане в експлоатация на тези ОС и техническите характеристики, при които реалното използване на оборудването е невъзможно.
По един или друг начин всеки стопански субект ще се изправи пред необходимостта от извършване на инвентаризация. Целта на тази проверка е да се установи дали счетоводните данни отговарят на действителността. Всъщност това е проверка дали е коректно отчитането на обектите в предприятието или не. Ще разберем как да проведем инвентаризация и какви законови изисквания трябва да бъдат изпълнени.
За да се гарантира надеждността на счетоводните и отчетните данни, организациите са длъжни да извършват инвентаризация на имуществото и пасивите, по време на която се проверяват и документират тяхното наличие, състояние и оценка.
Може да се наложи инвентаризация поради следните събития:
- при смяна на материално отговорни лица;
- преди изготвяне на годишни финансови отчети;
- при откриване на факти за кражба, злоупотреба или повреда на имущество;
- при реорганизация или ликвидация на дружеството;
- в случай на природно бедствие, пожар или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия;
- в други случаи, предвидени от закона (член 12 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ „За счетоводството“, по-нататък - Федерален закон № 129-FZ).
Спомнете си, че инвентаризацията се регулира от следните регулаторни правни актове:
- федерален закон№ 129-ФЗ;
- Правилник за счетоводството и финансовата отчетност в Руска федерация(одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. № 34n, наричана по-нататък Регламентът);
- Указания за опис на имущество и финансови задължения (одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 юни 1995 г. № 49, наричани по-нататък Указанията).
Да приемем, че финансово отговорно лице напуска компанията. В този случай се изисква инвентаризация. Помислете какви действия трябва да предприеме счетоводителят.
За извършване на инвентаризацията се създава постоянно действаща инвентаризационна комисия. Той включва представители на администрацията на организацията, счетоводни работници, други специалисти (например инженери или икономисти).
Важно е да знаете
Цялото имущество на организацията подлежи на инвентаризация: нематериални активи, дълготрайни активи, пари в бройи други активи. Както и наето или депозирано имущество и имущество, което не е взето под внимание по каквато и да е причина.
Ръководителят на дружеството издава заповед за извършване на инвентаризация (по образец № INV-22) и я предава на комисията по инвентаризация. Заповедта по правило определя реда, по който обектите подлежат на проверка, времето на инвентаризацията на обекта, причината, поради която се извършва, състава на комисията и друга информация.
Резултатите от инвентаризацията се съставят:
- сравнителен лист по образец № INV-18. В него се отразяват несъответствията между счетоводните данни и инвентарния опис. Показани са характеристиките на ОС, техните паспортни данни, година на издаване, номер. Съставя се в два екземпляра, единият от които се съхранява в счетоводството, а вторият се прехвърля на финансово отговорни лица;
- окончателен счетоводен отчет за резултатите, установени от инвентаризацията, по образец № INV-26 .
Пример за попълване на тези формуляри е даден в края на статията.
финансово отговорно лице
Проверката на действителната наличност на имущество се извършва със задължителното участие на финансово отговорни лица (клауза 2.8 от Насоките). В същото време такива служители дават разписки, в които се посочва, че до началото на инвентаризацията всички разходни и приходни документи за имущество са предадени на счетоводния отдел или прехвърлени на комисията и всички ценности, които са попаднали под тяхна отговорност, са предадени. капитализирани, а тези, които са били пенсионирани, са отписани като разходи (клауза 2.4 от Насоките).
Правила за извършване на инвентаризация на дълготрайни активи
а)наличност и състояние на инвентарни карти, инвентарни книги, описи и други регистри на аналитичното счетоводство;
б)наличие и състояние на технически паспорти или друга техническа документация;
в)наличие на документи за дълготрайни активи, наети или приети от организацията за съхранение. При липса на документи е необходимо да се осигури тяхното получаване или изпълнение.
При инвентаризацията на ДМА комисията извършва оглед на обектите и вписва в описа тяхното пълно наименование, предназначение, инвентарни номера и основни технически или експлоатационни показатели.
При извършване на инвентаризация на сгради, съоръжения и други недвижими имоти комисията проверява наличието на документи, потвърждаващи, че посочените обекти са собственост на организацията.
Той също така проверява за документи земя, резервоари и други обекти природни ресурсисобственост на организацията.
Ако се открият грешки в счетоводните регистри за инвентарни дълготрайни активи, е необходимо това да се посочи в инвентарния списък. В описа е включена и информация за обекти, които не са регистрирани.
Например за такива обекти се посочва следната информация:
- за сгради - предназначение, основни материали, от които са изградени, обем, обща полезна площ, брой етажи (без мазета и полусутерен), година на построяване;
- на мостове - местоположение, използвани материали и размери;
- на пътища - вид (магистрален, профилиран), дължина, материали за покритие, както и ширина на платното. Амортизацията се определя от действителното техническо състояние на обектите с отразяването на тези данни в съответните актове.
Дълготрайните активи се вписват в описите поименно в съответствие с прякото предназначение на обекта. Ако обектът е претърпял реставрация, реконструкция, разширение или преоборудване и в резултат на това прякото му предназначение се е променило, тогава той се вписва в описа под името, съответстващо на новото предназначение.
Ако комисията установи, че капиталовата работа (например добавяне на етажи или добавяне на нови помещения) или частична ликвидация на сгради (например разрушаване на отделни конструктивни елементи) не са отразени в счетоводните записи, е необходимо да се определи размерът на увеличението или намаляване на балансовата стойност на обекта и го включва в инвентара информация за направените промени.
За ДМА, които не са годни за използване и не могат да бъдат възстановени, инвентаризационната комисия съставя отделен опис. Посочва времето на въвеждане на съоръжението в експлоатация и причините, довели до неговата негодност (повреда, пълно износване и др.). В отделен опис комисията посочва и ДМА, които са на отговорно пазене и са отдадени под наем.
Специални правила
от общо правилоИнвентаризацията на имуществото е задължителна преди изготвянето на годишния финансов отчет (с изключение на обектите, чиято инвентаризация е извършена не по-рано от 1 октомври на отчетната година). Веднъж на всеки три години може да се извършва инвентаризация на дълготрайни активи (клауза 27 от Правилника).
Наетото имущество продължава да бъде собственост на лизингодателя. По време на срока на лизинга той се взема предвид в баланса на лизингодателя. Инвентаризационната комисия трябва да определи видовете наети дълготрайни активи, тяхното количество и стойност.
Осчетоводяване на дълготрайни активи, установени при инвентаризацията
В счетоводството дълготрайните активи, които са идентифицирани по време на инвентаризацията, се вземат предвид в момента пазарна стойности се отразяват в дебита на сметката за дълготрайни активи в съответствие с отчета за приходите и разходите като други приходи (клауза 36 от Насоките за счетоводно отчитане на дълготрайните активи, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 октомври 2003 г. № 91n).
Относно данъчно счетоводство, тогава стойността на дълготрайните активи, идентифицирани през периода на инвентаризацията, се включва в неоперативни приходи. Тази разпоредба е заложена в параграф 20 на член 250 данъчен кодекс. В същото време те се приемат за счетоводство по пазарни цени и подлежат на амортизация в бъдеще. Това становище е изразено от служители на финансовия отдел в писма от 10 юни 2009 г. № 03-03-06 / 1/392 от 6 юни 2008 г. № 03-03-06 / 4/42.
Ако по време на инвентаризацията се установи липса, тя може да бъде отразена по един от следните начини:
- в неоперативни разходи, ако виновно лицене са открити (към датата на получаване на съответните документи от държавните органи за отсъствие на виновни лица (подточка 5, точка 2, член 265 от Данъчния кодекс на Руската федерация));
- в извъноперативни разходи, ако се установи виновното лице. В същото време обаче е необходимо да се отрази върнатият недостиг в неоперативни приходи.
Счетоводство
Установените излишъци на дълготрайни активи се отразяват счетоводно следваща публикация:
ДЕБИТ 01 КРЕДИТ 91-1
- Капитализиран актив.
Ако има недостиг на дълготрайни активи, осчетоводяванията изглеждат така (ако виновното лице не е идентифицирано):
ДЕБИТ 02 КРЕДИТ 01
– отписани амортизации за липсващи ДМА;
ДЕБИТ 94 КРЕДИТ 01
- остатъчната стойност на дълготрайните активи се отписва;
ДЕБИТ 91-2 КРЕДИТ 94
- отразява се в състава на други разходи недостиг. Ако извършителите бъдат идентифицирани по време на недостига, тогава публикациите ще бъдат както следва:
ДЕБИТ 73 КРЕДИТ 94
- липсата е отписана за сметка на виновниците;
ДЕБИТ 50 КРЕДИТ 73
- служителят е изплатил сумата на дълга.
Пример
В компанията Astra LLC, която продава компютърна офис техника, във връзка с уволнението на управителя на склада I.I. Иванова направи инвентаризация. В резултат на предприетите действия е установено:
- излишък - лаптоп на стойност 45 000 рубли;
- недостиг - принтер на стойност 45 000 рубли.
Как да попълните инвентарен списък на дълготрайни активи (формуляр № INV-1) и лист за сравняване на резултатите от инвентаризация на дълготрайни активи и нематериални активи (формуляр № INV-18) (изтеглете пример)
Честотата на инвентаризацията се определя независимо от организацията в счетоводната политика и графика за инвентаризация. Документиранеинвентаризацията и резултатите от нея се извършват от комисията по инвентаризация, главния счетоводител и ръководителя на организацията.
Как да започнете инвентаризация
Инвентаризацията е преизчисляване и съгласуване на активите и пасивите на организацията. Провежда се всяка година до подаване на годишния финансов отчет. Има случаи, когато е необходимо да се извърши непланирана инвентаризация. Те включват факти на кражби, смяна на материално отговорни лица, природни бедствия и др. Преди извършване на ревизионната процедура се извършва инвентаризация.
Инвентаризацията в предприятието започва със заповед на ръководителя. Може да се публикува в свободна форма или чрез формуляр № INV-22, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 13.06.1995 г. № 49 „За одобряване на Насоките за инвентаризация на имуществото и финансовите пасиви“ . Причината за описа в поръчката зависи от ситуацията, предизвикала ревизията. Например, следните твърдения могат да бъдат посочени като причина:
- смяна на материално отговорно лице;
- преоценка на имущество;
- ликвидация (реорганизация) на предприятието;
- планова инвентаризация (в случай че се извършва годишна инвентаризация) и други.
Как да направите инвентаризация и да я документирате
Редът за извършване на инвентаризация е установен с методическите указания. Описът има ясна последователност на провеждане.
Преди приемане на заповед за инвентаризация се одобрява инвентаризационна комисия, която действа постоянно. Включва специалисти от различни структурни подразделения на организацията: администрация, счетоводство, производствен отдел и др. Съставът на комисията трябва да бъде посочен в документите по описа (заповед).
Освен постоянната комисия по инвентаризация могат да се създават работни комисии по инвентаризация. Необходимостта от появата им може да бъде причинена от голямо количество работа. Важно е да запомните, че комисията не включва материално отговорни лица.
Впоследствие се приема заповедта на ръководителя за започване на инвентаризацията. Заповедта е един от документите за описа.
Преди започване на инвентаризацията комисията трябва да разполага с отчети за движението на материалните активи или последните постъпления и разходи. Финансово отговорните лица потвърждават с разписките си, че тези документи са в счетоводството или са предоставени на разположение на комисията и всички ценности са кредитирани или дебитирани. Разписките на финансово отговорните лица са документи за инвентаризация.
Процедурата по инвентаризация се извършва в присъствието на материално отговорно лице. Резултатите от инвентаризацията се документират. AT Насокиинвентаризацията съдържа формуляри за инвентарни списъци (актове за инвентаризация). В описите се посочват наименованията на инвентарните позиции, техният брой, измерен в натурално изражение (парчета, метри, килограми и др.). Одобрените формуляри на документи, съставени по време на инвентаризацията, ви позволяват правилно да записвате напредъка на инвентаризацията и резултатите от нея.
Според резултатите от одита могат да бъдат установени отклонения от счетоводните данни. В този случай се съставя акт за помирение. Той демонстрира несъответствията между резултатите от инвентаризацията и счетоводните данни при извършване на инвентаризация. Идентифицираните излишъци се отчитат по пазарна стойност, липсите и щетите се отписват в рамките на нормите на естествено изчезване или се приписват на виновните лица (над нормите на естествено изчезване). При невъзможност да се установи виновното лице се приписва липсата оперативни разходи.
Необходимо е резултатите от одита да бъдат отразени в отчета за резултатите. В него се посочват всички разкрити факти на липси, излишъци, щети и др. Несъответствията в счетоводните данни и действителната наличност на имущество и пасиви се записват в счетоводството в съответствие с Наредбите за счетоводството и счетоводството в Руската федерация (Заповед на Министерството на финансите № 34 от 29.07.1998 г.) . Резултатите от одита се записват в отчета в месеца, в който е приключил. В годишния балансаотразява резултатите от годишната инвентаризация.
Какви документи са необходими за опис
Задължителни документинеобходими за осъществяване на процедурата по инвентаризация са:
- заповед на ръководителя за започване на инвентаризацията;
- разписки на финансово отговорни лица;
- отчети за сравняване, отразяващи разликите в информацията за имуществото и задълженията на организацията, установени по време на инвентаризацията, и счетоводната информация;
- протокол за одит. Той отразява резултатите от инвентаризацията и е окончателен документ по инвентаризацията.
