• Пример за изчисляване на индексацията на заплатата
• Как да коригирате малка грешка зависи от
• Тестване на интервю за счетоводител
• Индексация на заплатите: изберете правилно „базовия“ месец Задаване на базовия месец за изчисляване на индексацията
• Счетоводни тестове
• Как и къде да сменим медицинска застраховка?
• Анонимизиран метален акаунт
• Какво включва задължителната медицинска застраховка - безплатни грижи и услуги, включени в полицата
• Как и къде да получите полица за задължителна медицинска застраховка?
• Коя застрахователна компания да избера за сключване на задължителна медицинска застраховка?

Задължени ли са музеите да отразяват в своя баланс стойността на предметите и колекциите, включени в Музейния фонд на Руската федерация? Ако е така, каква задбалансова сметка трябва да се използва за това?

Няколко думи за Музейния фонд на Руската федерация.

В съответствие с чл. 3 Федерален закон№ 54-FZ, Музейният фонд на Руската федерация трябва да се разбира като съвкупността от музейни предмети и музейни колекции, подлежащи на държавна регистрация и постоянно разположени на територията на Руската федерация, чието гражданско обращение е разрешено при спазване на ограничения, установени с този закон.

Музейните предмети и музейните колекции, включени в Музейния фонд на Руската федерация, са неразделна част от културното наследство на народите на Руската федерация.

Съгласно клаузи 2-4 от Правилника за музейния фонд на Руската федерация, одобрен с Постановление на правителството на Руската федерация от 12 февруари 1998 г. № 179 (наричан по-долу Наредба № 179), държавната част на фонда включва музейни предмети и музейни колекции, които:

• бяха в федерална собственост(Имот бившия СССРи RSFSR) и в собственост на съставни образувания на Руската федерация (автономни образувания, територии и региони на RSFSR) преди приемането на Федерален закон № 54-FZ, независимо от източниците на доходи, както и придобити за сметка на федерален бюджет(бюджети на бившия СССР и RSFSR), бюджети на съставните образувания на Руската федерация и се възлагат на оперативно управление или се прехвърлят за ползване на музеи и други организации, независимо от формата на собственост и ведомствена принадлежност;
• придобити от държавни музеи, др правителствени агенцииза сметка на техните учредители или за сметка на собствени средства, или чрез друга форма на придобиване.

Музейните предмети и колекции, придобити от държавните музеи, независимо от източника и формата на придобиване, трябва да бъдат декларирани за включване в държавната част на фонда в рамките на два месеца от датата на тяхното придобиване (клауза 8 от Наредба № 179).

Включването на музейни предмети и колекции във фонда, както и изключването им от неговия състав се извършват от Министерството на културата по установения от него начин след извършване на съответна експертиза. Музейните предмети и колекции се считат за включени в Музейния фонд на Руската федерация от датата на регистрацията им в държавния каталог.

В съответствие с клауза 13 от Наредба № 179 музеите, в чието оперативно управление или използване са музейни предмети и колекции, са длъжни да осигурят тяхното счетоводство, като използват специална счетоводна документация, която позволява идентифицирането на тези предмети и колекции и съдържа информация за тяхното местоположение, съхранение , форма на използване и др.

Основните счетоводни документи са основната инвентарна книга (книга за разписки) и други инвентарни книги, актове за приемане на музейни предмети и музейни колекции за временно (постоянно) съхранение, актове за издаване на музейни предмети и музейни колекции за временно ползване, актове за запис -изключване на музейни предмети и музейни колекции (в случай на изключване от фонда).

Отразяване на музейни предмети и колекции в баланса на институцията, в чието оперативно управление или ползване те не са разрешени.

Отчитане на музейните предмети и колекции.

Основният документ, регламентиращ правилата за организация и управление счетоводствов държавни (общински) институции - това е Инструкция № 157n.

Преди да бъдат направени промените, единственото споменаване на предмети от музейната колекция се съдържаше в параграф 51 от посочените инструкции. По-специално, тази клауза установява, че включването на имот в държавната част на Музейния фонд на Руската федерация е едно от основанията за изхвърляне на дълготраен актив от баланса.

Въз основа на това придобитият музеен предмет (колекция) до включването му в държавната част се признава като обект на дълготрайни активи. При включването му в Музейния фонд на Руската федерация този обект се отписва от баланса. В същото време Инструкция № 157n преди това не съдържаше разпоредби, които да посочват, че едновременно с отписването на музейни предмети от баланса те подлежат на отразяване извън баланса.

Някои експерти и автори предложиха организиране на задбалансово счетоводство на обекти, включени в Музейния фонд на Руската федерация, за да се контролира тяхната безопасност, но за това институциите трябваше да въведат допълнителна задбалансова сметка, която не е посочена в Инструкция № 157n.

След като бяха направени изменения в параграф 332 от Инструкция № 157n, задължението на институциите да вземат предвид музейните предмети и колекции, включени в държавната част на Музейния фонд на Руската федерация извън баланса, беше пряко установено.

Съгласно актуализираната версия на клауза 333 от Инструкция № 157n, за отчитане на обекти, които в съответствие със законодателството на Руската федерация не подлежат на отразяване в баланса на институцията (по-специално музейни предмети и колекции включена в държавната част на Музейния фонд на Руската федерация), задбалансовата сметка „Имот, получен за ползване“.

Да припомним, че разглежданите нововъведения трябваше да бъдат приложени още при формирането на счетоводните показатели и финансови отчетиза 2016г. С други думи, днес стойността на музейните предмети и колекции, включени в Музейния фонд на Руската федерация, изброени по-рано от музеите в допълнителна задбалансова сметка или просто в инвентарни книги, трябва да бъде прехвърлена в задбалансова сметка.

Държавният музей (бюджетна институция) закупи картина от антикварен салон със средства от целева субсидия. Експертната фондово-изкупувателна комисия на музея оцени стойността на предмета на 33 000 рубли. След вписване в деловодството на музея, закупената вещ се излага като експонат. В рамките на два месеца музейният предмет е включен в Музейния фонд на Руската федерация.

Музейните колекции и предмети, включени в държавната част на Музейния фонд на Руската федерация, се отнасят до особено ценно движимо имущество на бюджетни (автономни) институции (клауза "в" на параграф 4 от Правителството на Руската федерация от 26 юли 2010 г. № 538 „За процедурата за възлагане на собственост на автономна или бюджетна институциякъм категорията на особено ценните движими вещи“). Въз основа на това артикулите, които са закупени за попълване на музейния фонд на Руската федерация, но все още не са включени в него, според автора, трябва да се вземат предвид като част от дълготрайните активи - особено ценно движимо имущество.

Счетоводните записи отразяват следната кореспонденция на сметките:

Използвайки условията на предишния пример, приемаме, че закупеният музеен предмет вече е бил включен в Музейния фонд на Руската федерация към момента на покупката. Имаше съответен запис за това в държавния каталог.

IN в такъв случайпридобитият предмет не може да бъде отразен в счетоводния баланс на музея. Като се има предвид това, разходите за неговото придобиване трябва да се квалифицират не като придобиване на дълготрайни активи (член 310 от KOSGU), а като плащане за други услуги (член 226 от KOSGU).

В тази ситуация операциите ще бъдат отразени, както следва:

Музейните предмети и колекции, включени в Музейния фонд на Руската федерация, не се отразяват в баланса на музея, в чието оперативно управление или ползване се намират. В счетоводството такива обекти могат да бъдат отразени само в баланса. Като се имат предвид промените, направени със Заповед № 209н, музеите вече не е необходимо да въвеждат допълнителна задбалансова сметка за отчитане на тези обекти.

Съгласно актуализираната версия на клауза 333 от Инструкция № 157n, музейните предмети и колекции, включени в държавната част на Музейния фонд на Руската федерация, трябва да бъдат отразени в задбалансова сметка.

1. Структура на фондовете.В рамките на масива от всички съхранявани в музея предмети, в зависимост от тяхната музейна значимост, се разпределят основни, научно-спомагателни и други фондове, съответстващи по статут на научно-спомагателни.

Музейните предмети, причислени към един или друг фонд с решение на експертните комисии за музейно придобиване (ЕФПК), се регистрират (I етап на счетоводство) в приходните книги на основния, научно-спомагателния или други фондове. Всяка отделна единица получава личен, неповтарящ се номер по книгата за постъпления на основния фонд (номер на КП) или по книгата за постъпления на научно-спомагателния фонд (номер NV).

Ако няколко артикула се комбинират в един комплекс според един или друг признак или значение, целият комплекс от артикули получава един CP номер, а всеки артикул в този комплекс получава дробно число. В този случай в книгата за постъпленията се прави един групов запис за целия комплекс от артикули и в допълнение към книгата за постъпления се съставя опис на колекцията за даден номер на CP. Инкасовите описи са неразделна част от приходната книга.

В музейната практика има ситуации, когато голяма колекция може да бъде напълно обработена само на части за дълъг период от време, например няколко години. В този случай в приходната книга се прави запис за приетото инкасо, но окончателното число не се вписва в графа “брой артикули”. Инвентарът на колекцията остава „отворен“ и се актуализира, докато колекцията се обработва. Когато обработката на цялата колекция приключи, описът се приключва, записва се крайният брой на артикулите в колекцията и тази цифра се вписва в приходната книга.

Основният фонд, за разлика от другите фондове, има дробна структура. Предметите на основния фонд са разделени на колекции според материалния и предметния принцип, т.е. в зависимост от материала на музейните предмети и тяхното семантично предназначение, например „живопис“, „скулптура“, „стъкло“, „метал“, „нумизматика“, „редки книги“, „минерали“ и др. При организиране на складови помещения вещите от една и съща колекция се съхраняват по възможност в едно помещение с един отговорен пазач. Счита се за грешка обединяването на обекти на научна тематика в една колекция, т.к в същото време в склада има близки предмети, чиито условия за съхранение са различни, например дърво и кожа, плат и метал и др. Предметите от всяка колекция се регистрират (II етап на отчетност) в отделни инвентарни книги (опис). Всички колекции и техните инвентарни книги трябва да имат буквени кодове (използването на цифрови кодове е изключено).

Имената на колекциите и техните кодове се разработват и одобряват на заседание на EFZK на музея преди началото на попълването на инвентарните книги. Кодовете на колекциите трябва да са прости, кратки и информативни, например „ZhV” - живопис, „SK” - скулптура, „ST” - стъкло, „MT” - метал, „NUM” - нумизматика, „RK” - рядка книга, “MN” “- минерали и др. Препоръчва се използването само на главни букви, като се избягват буквите „З”, „О”, „Х”, „Ч”, които наподобяват изписване на цифри. Рационално е да се съставят сборни шифри от 2–3 букви, т.к това позволява повече опции.

Записването в описите се извършва поотделно, като по време на записването всеки музеен предмет получава отделен инвентарен номер. Препоръчително е да избягвате използването на дробни числа.

Прехвърляне на елементи от една колекция в друга, т.е. отписването от един инвентар и добавянето на тази вещ към друг инвентар се извършва с решение на ЕФЗК на музея. В този случай артикулът запазва статута на артикул от основния фонд и номера в книгата за постъпления на основния фонд, така че не е необходимо разрешение от по-висш орган за такова прехвърляне. Прехвърлянето на предмети от научния и спомагателния фонд към основния фонд също се извършва с решение на ЕФЗК на музея, тъй като това повишава статута на музейния предмет.

Предметите, съдържащи благородни метали и камъни, се регистрират (III етап) в специални инвентарни книги (специални описи), като получават трети регистрационен номер. Нумизматичните предмети се вземат предвид в отделни специални. материални запаси. Във всяка специална инвентарна книга, например „предмети (с изключение на нумизматиката), състоящи се изцяло от злато, метали от групата на платината и скъпоценни камъни“, се събират и отчитат предмети от различни колекции (опис) от 2-ри етап, например декоративни предмети , приложни изкуства (ППИ), предмети от метал (МТ) и др.

2. Първа форма на счетоводство: основна документация.Държавното счетоводство на музейните колекции включва два етапа, които отразяват степента на изучаване на музейните предмети: първоначалната регистрация на предметите, получени от музея, и инвентаризацията, тоест научната регистрация на музейните предмети.

Правната регистрация на принадлежността на предметите към музея и правата на музея върху тези предмети започва с акта на приемане на предметите за постоянно съхранение. Този документ се съставя най-малко в три екземпляра, подписани от главния пазач (ръководителя на фондовете), лицето, съхранявало предметите до решението на фондовата изкупна комисия; и лицето, което ги е приело на материално съхранение. Актът се утвърждава от директора на музея и се подпечатва с печата на музея. Приемането на предмети от благородни метали и скъпоценни камъни, ордени и медали, както и оръжия се определя от специални нормативни документи.

Преди да влязат в съответния отдел за събиране, предметите преминават първоначална регистрация, която окончателно потвърждава принадлежността им към този музей. Те се вписват в книгата за постъпления на музейни предмети (основен фонд) или в книгата за отчитане на научни и помощни материали във формата, определена от инструкциите (виж Приложение № 3, 4, 5). В природонаучните музеи суровините се записват в книгата за суровини.

Предметите, получени в музея за временно съхранение, се вписват в книгата за постъпления за временно ползване. Връщат се по акт, който се съставя със заповед на директора и се подписва от главния съхранител, ръководителя на складовия отдел, съхранявал вещта; и лицето, което го е приело временно на материално отговорно съхранение.

Целта на книгите за приходи е както държавен документзаповед за сигурност - регистрирайте артикул под определен номер и дайте кратко описание за него, изключвайки подмяната на артикула, а в случай на загуба или кражба, улеснявайки търсенето му. Присвоен пореден номер според книгата за постъпления (КП). този предмет, се поставя едновременно в акта за приемането му в музея, както и върху самия артикул заедно с кода на музея, например: Държавен исторически музей, KP - 112408. Ако голям брой еднородни предмети (нумизматична колекция, фотографски материали и др.) се получават едновременно, допуска се груповото им вписване в книгата постъпления при наличие на колекция или полеви опис. В този случай броят на получените артикули се отразява в съответните серийни номера на книгата за разписки (например KP - 1760–1870) или се записва с дробни серийни номера (например KP - 1760/1 - PO). Уникалните материали обаче винаги се записват индивидуално. Забранено е и груповото заснемане на предмети от благородни материали и скъпоценни камъни.

По този начин понятията счетоводна единица и единица за съхранение могат да означават както отделен музеен предмет, така и група предмети (колекция, комплект), ако те са регистрирани в счетоводните документи под един и същ номер.

Регистрацията в книгата за постъпления на музейни предмети се извършва, като се вземе предвид цялата информация, записана в сертификатите за приемане и полевата документация. Описанието на артикула се прави въз основа на резултатите от неговото приписване, получени при първоначалната му регистрация. Уникатите трябва да бъдат заснети. Приходната книга също така записва данни за времето, източника, начина на получаване на артикула, неговата безопасност, цена (при покупка) и придружаващите документи. Вписва се номер на акта и дата на запис.

Книгата за разписки, като документ за охранителна поръчка, се съставя по съответния начин преди попълването: листовете се номерират, прошнуровани, книгата се подписва и подпечатва с печата на по-горестоящ орган. Всички записи се правят ясно, четливо, без заличавания, като коригирането им е разрешено само в крайни случаи, докато старите и новите записи трябва да бъдат ясно четливи. Незначителните корекции се удостоверяват със специално вписване в бележките на книгата, подписано от директора и главния пазач, началника на счетоводния отдел и съхранителя на вещта. Подписите се скрепяват с печата на музея. Всички съществени корекции в книгата на постъпленията (атрибуция, безопасност, размер, материал и др.) се извършват само въз основа на специални актове, подписани от директора или неговия заместник по научната работа, главния пазител, началника на складовия отдел. , и заверено от лицето, отговорно за първичното счетоводство.

Юридически документи първично счетоводствогрижливо запазени; Достъпът до тях е ограничен до ограничен брой хора. Междувременно информацията, която съдържат, е необходима не само на музейните служители, но и на изследователи от други институции. Следователно още на етапа на първичното счетоводство се създава система от картотеки - картова, а през последните години и електронна. Особено необходимо е счетоводно досие, което изпълнява информационната функция на приходната книга. Картите, които я съставят, са идентични по съдържание със записите в приходната книга и са подредени по реда на нейните номера. Съставя се и картотека за временни постъпления, систематизирани по източници на постъпления.

След регистриране в приходните книги артикулите се предават в складовите отдели на попечителите съгласно актове за материално отговорно съхранение (виж Приложение № 6).

3. Етапи на регистриране на музейни предмети.Отчитането на музейните фондове протича на три етапа. На първия етап, практически в процеса на придобиване, се извършва първичната обработка на материалите, постъпили в музея. До решението на фондово-закупувателната комисия или в случай на приемане на предмети за временно съхранение, реставрация и други цели, законността на присъствието на предмета в музея се удостоверява с акт за приемане или разписка за придобиване, покупка и др. Ако бъде закупен артикул, трябва отделно да получите писменото съгласие на собственика с определената сума за покупка, както и фактура на собственика (това се отнася както за физически, така и за юридически лица, включително магазини и други търговски предприятия). Приемане от музея на предмети от скъпоценни металии камъни, ордени и медали, холодни оръжия и огнестрелни оръжия се регулират освен общите правила и със специални разпоредби. Въз основа на положително решение на комисията за изкупуване на фондове (това се отнася и за случаите на временно съхранение), актът за приемане се подписва от главния уредник на музея, одобрява се от директора и се подпечатва с печата на музея („печат“). Едва след това той става официален документ и се приема за изпълнение.

Позициите на основния и обменния фонд се регистрират заедно. Принадлежността на предметите към основния или обменния фонд се записва в музейния каталог чрез запис в регистрационната карта. Предметите се вписват в книгата за постъпления на музейни предмети или в книгата за отчитане на научни и помощни материали. Научните помощни материали се вземат предвид само на първия етап. Освен това природонаучните музеи и природните отдели на местните исторически музеи могат да имат книги за регистриране на научни суровини. Регистрирането на музейни предмети в книгата на постъпленията се извършва елемент по елемент или групово записване (ако говорим за колекция), което съответства на една единица за съхранение. Преди вписването на артикулите в приходната книга се попълват регистрационни карти. Съдържанието на картата дублира колоните на книгата за квитанции. Регистрационните карти, подредени във възходящ ред на номерата според книгата на постъпленията, съставляват регистрационните картотеки на основните и научно-спомагателните фондове, които ще служат като основа за установяване на данни за музейните предмети и съпътстващите ги материали, както и за съставяне на други музейни досиета.

На втория етап на отчитане на фондовете музейните предмети се получават в съответния отдел на колекцията, подлагат се на научна инвентаризация, която записва принадлежността на предметите към конкретен отдел, както и данните, получени в процеса на изучаване на обект. На този етап се попълват научни инвентарни книги (научни описи) - книги за научно описание на музейни предмети. Попълват се отделно за всеки вид източник51, статиите са систематизирани по групи материали и само по тематика. На самите предмети са отбелязани кодът на единицата, конкретната група, към която е предадена, и поредният номер по научна инвентарна книга. Прилагането на код не трябва да поврежда артикула, така че има определени правила за това: кодът може да бъде приложен както към самия артикул (например археологически находки от камък, керамика), така и към етикет, който е прикрепен към артикула. Описите на архивните фондове са юридически равностойни на научните инвентарни книги. Писмените източници на етап научна инвентаризация се вземат предвид съгласно правилата, разработени от ръководните органи на Държавната архивна служба.

Както при съставянето на счетоводни книги, преди да се направи запис в инвентара, се попълва инвентарна карта (карта с научно описание), дублираща нейните колони. Инвентарните карти, подредени във възходящ ред на номерата, образуват картотека, идентична по своите функции със счетоводната.

Музейната счетоводна документация е строга отчетна документация. Преди попълването им всички приходни книги и научни описи се подшнурват, листовете се номерират, а книгите се подписват и подпечатват от по-горестоящ орган. Корекциите в книгите се извършват по реда, предвиден в Инструкцията за отчитане и съхранение. В домашния музеен бизнес счетоводната документация трябва да се води на хартия и да се предоставя в оригинал, т.к електронни документи и каталози, факсове, нотариално заверени копия и др. нямат правна сила52.

Третият етап на осчетоводяване настъпва при вътрешномузейни и извънмузейни емисии. За официализиране на издаването на музейни предмети е необходимо: да се подаде заявление от музея до министерството; получи заповед от министъра или негов заместник за разрешаване на тези действия; въз основа на заповедта съставете акт за издаване, като посочите причините, възможното използване, времето и др. Ако движението на артикул включва износа му в чужбина, трябва да се получи разрешение за износ53. Лице или институция, която предоставя принадлежащи му материали на музей или друга институция за излагане, се нарича изложител (фиг. 63).

При загуба на музейни предмети (кражба, унищожаване и др.) те могат да бъдат отписани само с разрешение на министъра по искане на музея. За прехвърляне на вещ от основния фонд във фонда на научно-помощните материали е необходимо и разрешението на министъра. Разрешение за временни вътрешномузейни издания се дава от главния уредник (за което се съставя и съответен акт). Действия като прехвърляне на предмет или колекция за постоянно съхранение от един фонд в друг, от научен и спомагателен фонд в основния и т.н., се формализират с решение на комисията за изкупуване на фондове и се удостоверяват със съответен акт. Немузейното издаване, прехвърляне и отписване на научни и помощни материали в музеите на федерално и републиканско ведомствено подчинение се извършват със заповед на директора на музея или съответната институция (за ведомствени музеи), а в местните музеи - от ред на органите за управление на културата. Резултатите от движението на средствата се отразяват ежегодно в отчета на музеите. Периодично музеите извършват равнение на фондовете (тяхната пререгистрация, за да се определи съответствието с предварително създадени счетоводни документи). Всяка позиция, включена във фондовете, се сравнява със счетоводната документация.

След регистрация отделните музейни предмети и колекции се съхраняват, като периодът на това съхранение в идеалния случай е вечен. Решението на проблема „как да се постигне това“ се осъществява в процеса на прилагане на такава област на научна и фондова работа като съхраняване на музейни фондове.

4. ЕФЗК: цели и задачи на комисията.Идентифицираните културни ценности подлежат на експертиза за определяне на тяхната историческа, културна, научна, художествена и музейна значимост.

Експертизата на културните ценности се извършва на базата на комплексна атрибуция, чиито основни принципи са да се установи:

Датировка, място на създаване и съществуване;

Видове (за природонаучни колекции);

Материал и метод на изработка;

Размер, цвят, форма, устройство, маса на благородните метали и скъпоценните камъни;

Социална и етническа принадлежност

Принадлежност към конкретна историческа личност;

Типологични особености;

Състояние на опазване.

Проверката на културните ценности с цел последващо включване в музейния фонд на Руската федерация, определена от музея, се извършва от музейната експертна фондово-изкупна комисия (наричана по-нататък EFPC), която е постоянен консултативен орган. орган на музея, функциониращ в съответствие с правилника, одобрен от директора на музея по начина, предписан от музеен устав.

Персоналният състав на EFZK се одобрява от директора, освен ако не е предвидено друго в устава на музея.

ЕФЗК не се формира във филиалите на музея. Служителите на филиала могат да бъдат част от ЕФЗК на главния музей.

Основните функции на ЕФЗК са:

Експертиза на идентифицирани културни ценности;

Оценка на тяхната стойност в случай на доставка;

Приписване на новопостъпили музейни предмети и музейни колекции към един от фондовете на музея;

Класификация на музейните фондове по колекции, формиране на нови фондови колекции и установяване на техните кодове;

Установяване на допълнителни срокове за регистриране на музейни предмети и музейни колекции в счетоводната документация в случаите на еднократното им постъпване в големи количества (археология, нумизматика, архивни документи, геоложки, палеонтологични, ботанически, зоологически и други образци), когато регистрацията им не може да се извършват в сроковете, определени с Инструкциите;

Съгласуване на вътрешномузейния правилник, уреждащ въпросите на счетоводната и складовата дейност;

Изготвяне на становища относно възможността и целесъобразността за издаване на музейни предмети и музейни колекции за постоянно и временно ползване, замяна, отписване;

Определяне на застрахователната оценка на музейни предмети, предоставени за временно ползване, включително за чуждестранни изложби;

Разглеждане и одобряване на протоколи от проверки за наличността на музейни предмети и музейни колекции;

Одобряване на промени в описанието на музейни предмети въз основа на нови атрибуции, реставрации, научни изследвания и други причини;

Вземане на решения за прехвърляне на музейни предмети от една фондова колекция в друга;

Разглеждане на въпроси относно осъществимостта и необходимостта от подмяна (кореспонденция) на счетоводна документация.

ЕФЗК в рамките на своята компетентност има право:

Информира ръководството на музея по въпроси от неговата компетентност;

Да изисква писмени обяснения от ръководителите на структурни подразделения и отделни служители относно причините за загубата, повреждането и унищожаването на музейни предмети и музейни колекции,

Прави предложения и изисква допълнителни заключения, необходими за изследването на музейните предмети и музейните колекции;

Връщане за преразглеждане на лошо и небрежно подготвени документи за заседанието на ЕФЗК.

В ЕФЗК влизат ръководители на структурни подразделения на музея, както и отделни висококвалифицирани служители.

Председател на ЕФЗК може да бъде директорът, главният уредник на музея или заместник-директорът по научната работа.

Заседанията на ЕФЗК се провеждат в съответствие с годишния работен план на музея, но най-малко веднъж на тримесечие.

Ръководителите на структурните поделения на музея са длъжни да предоставят на секретаря на ЕФЗК всички необходими материали и предложения за включване в дневния ред на следващото заседание на ЕФЗК не по-късно от 10 дни преди насрочената дата на заседанието.

Решенията на ЕФЗК се считат за валидни, ако в заседанието участват най-малко 2/3 от членовете му. Решенията се вземат с мнозинство от присъстващите на заседанието членове на ЕФЗК. При поравно разпределяне на гласовете решението се взема от председателя на ЕФЗК.

Особеното мнение на членовете на ЕФЗК, изразено в писмен вид, се прилага към протокола на ЕФЗК.

Поканените консултанти и експерти имат право на съвещателен глас и не участват в гласуване.

Решението на ЕФЗК се оформя в протокол, в който се посочват фамилията, собственото име, отчеството, длъжността на всеки от членовете на комисията и поканените лица, присъстващи на заседанието, дневният ред и мотивираната обосновка на решението.

Приложено към протокола:

Карта за обосновка на приемането на културни ценности в музейните колекции, изготвена от музейни специалисти;

Експертни становища на специалисти на трети страни;

Изявление от собственика за прехвърляне на предмети или колекции като подарък, за покупка или замяна;

Копие от акта за временно съхранение;

Снимки (при необходимост);

В случай на разглеждане на въпроси относно приемането на музейни предмети и музейни колекции като подарък (дарение), протоколът се съставя в 2 екземпляра, единият от които се съхранява от секретаря на ЕФЗК, а вторият се предава на счетоводния отдел.

В случай на разглеждане на въпроси, свързани с придобиването на музейни предмети и колекции, протоколът се съставя в 3 екземпляра, третият от които се прехвърля в счетоводството на музея за разплащане със собственика.

Протоколът се подписва от председателя, секретаря, всички присъстващи на заседанието членове на ЕФЗК и се регистрира в протоколния регистър на ЕФЗК. Решенията на ЕФЗК влизат в сила след утвърждаване на протокола от директора. Подписът на директора е подпечатан с печата на музея.

Деловодството на ЕФЗК, съхранението и използването на документите, отговорността за тяхната безопасност, както и контролът върху изпълнението на взетите решения се възлагат на секретаря на ЕФЗК.

5. Втората форма на счетоводство: инвентарни книги.В същото време музейните предмети, за разлика от научните и спомагателните материали, преминават през втория етап на отчитане - инвентаризация, която е основната форма на изучаване, описание и научна идентификация на предмети от основния фонд. Осъществява се с помощта на научни инвентарни книги – научни описи. Като юридически документи, те се изготвят по същия начин като приходните книги.

Вписването в научния инвентар се извършва само поотделно и в съответствие с формата, установена от инструкциите (виж Приложение № 7, 8). Тя се основава на по-нататъшна, по-задълбочена работа на специалист по идентифициране на музеен предмет. Научният опис дава точното наименование на предмета, негов Подробно описаниесъс списък на всички налични знаци, монограми, подписи и надписи. Вписват се данни за автора, мястото и времето на създаване и съществуване, история на предмета, свързани с неговите публикации, материал и техника на изработка, размери и тегло (за предмети от благородни метали и камъни), степен на запазеност. В съответните колони се посочват регистрационни означения, стари регистрационни означения (ако има такива), номера на фотонегативите (ако артикулът е заснет), информация за източника и начина на получаване, цена и др.

По време на инвентаризацията музейните предмети се систематизират в съответствие със структурата (структурата) на основния фонд. Поради това всяко фондово отделение обикновено има няколко научни описа, в съответствие с класификацията си по групи музейни предмети. Всеки предмет, записан в научния опис, получава свой номер, който се нанася върху него и в приходната книга. Така един музеен предмет в крайна сметка придобива два номера: според книгата за постъпления и според научния инвентар.

Вписването в научния опис се извършва въз основа на предварително съставена карта на научното описание на предмета, чиито колони трябва да съответстват на колоните на описа (виж Приложение № 9). Попълва се в процеса на идентифициране на музеен предмет и записва резултата от проучването на всички негови основни характеристики. Преди да влезе в научния опис, текстът на описанието трябва предварително да бъде заверен от ръководителя на отдела за събиране, заместник-директора по научната дейност или главния уредник.

В процеса на научно описание съдържанието на картата може да бъде допълвано, пояснявано и дори променяно. В този случай всички промени, направени в научния инвентар, се формализират по същите правила като в книгите за получаване.

Въз основа на карти за научно описание на музейни предмети се създава инвентарна картотека, която изпълнява информационните функции на описните книги на инвентара и служи като основа за научна каталогизация на фондовете. За бързо намиране на обекти се съставя топографска картотека, както и топографски опис, където се записва мястото на съхранение на всяка счетоводна единица. Във всеки фондов отдел се създават и картотеки за единици от научно-спомагателния фонд.

Музейните и класифицирани предмети са каталогизирани. Каталогизирането в музея е набор от работи за създаване на каталози на музейни колекции. Музейният каталог е анотиран списък на предмети, включени в колекциите, подредени в определен ред (в съответствие с класификационната система, приета във всяка специализирана дисциплина или според други критерии: хронологичен, географски, принадлежащ на конкретно лице и др.) (фиг. 62).

Каталозите могат да бъдат разделени на различни групи: 1) според пълнотата на отразяване на музейните фондове - на общи (държавен каталог на музеен фонд, общ каталог на фондовете на музей), специални (каталози на отделни фондове или колекции) ; 2) според метода на систематизиране на информацията - на систематичен (представяне на информация в съответствие със системата от индекси на специализирани дисциплини и техните раздели, приети в дадена страна) и азбучен (изграден по азбучен принцип); 3) по метода на записване на информация - на хартия, на електронен носител.

Както вече беше споменато, в практиката на местното музейно дело електронните каталози и бази данни не могат да заменят счетоводната документация. Но електронните каталози и бази данни са отлично средство за улесняване на работата по записване на музейни колекции и тяхното по-нататъшно използване и разширяване на достъпа до музейните колекции за научни изследвания и образователна работа.

Музейните каталози служат като основа за съставяне на Държавния каталог на музейния фонд Руска федерация- счетоводен документ, съдържащ основна информация за всеки музеен предмет и всяка музейна колекция, включена в Музейния фонд на Руската федерация. Държавният каталог се поддържа от федералния изпълнителен орган, отговарящ за държавното регулиране в областта на културата (Министерството на културата на Руската федерация).

6. Регистрация на изделия от благородни метали и скъпоценни камъни.Отчитането на музейните предмети и музейните колекции от благородни метали и скъпоценни камъни се извършва на 3 етапа, които

предоставят следната регистрация:

В книгата за постъпленията на основния фонд;

В инвентарните книги;

Специални инвентарни книги.

Музеите, които в съответствие с нормативната си дейност събират, регистрират, съхраняват и използват предмети от благородни метали и скъпоценни камъни, са длъжни да се регистрират в Държавната инспекция по пробен надзор, в чийто район на дейност се намират. Документът, потвърждаващ регистрацията, е удостоверението за регистрация на съответната държавна инспекция за пробен надзор.

При организиране на нови музеи заявление за регистрация се подава до съответната държавна инспекция по пробен надзор не по-малко от месец преди откриването на музея.

Те нямат право да съхраняват предмети от благородни метали и скъпоценни камъни, включително ордени и медали:

Структурни подразделения на юридически лица, извършващи

отделни музейни функции.

Музеи, които нямат подходящи условия за осигуряване

Проверката и проверката на състоянието на счетоводството и съхранението на предмети от благородни метали и скъпоценни камъни по предписания начин се извършва от Руската държавна пробирна служба към Министерството на финансите на Русия и държавните инспекции за пробен надзор.

Отговорни съхранители на предмети от благородни метали и скъпоценни камъни могат да бъдат пазители на фондове, които имат висше образование, работили са най-малко две години в някое от музейните хранилища и са преминали специално обучение (стаж) в счетоводната част. и складова работа с предмети от скъпоценни камъни.

метали и скъпоценни камъни и заверени от музейната комисия за познаване на изискванията, установени с Инструкцията. Съхранители на фондове на музейни предмети и музейни колекции от благородни метали и скъпоценни камъни се назначават на длъжност със заповед на директора на музея, съгласувана с учредителя на музея. Основните функции, права и отговорности на пазителя на фондовете на музейни предмети и музейни колекции от благородни метали и скъпоценни камъни трябва да съответстват на функциите, правата и отговорностите на пазителя на фондовете, посочени в инструкциите.

При измерване на предмети, състоящи се изцяло от благородни метали и скъпоценни камъни, височината, ширината и дълбочината на обекта, диаметърът (ако предметът е с правилна кръгла форма) се посочват с точност до един милиметър.

- „наименование, чистота, тегло на благородни метали, количество и тегло в карати скъпоценни камъни“ за името на благородния метал, неговата финост и тегло в лигатура, чистота, име, брой скъпоценни камъни и тегло на скъпоценни камъни в карати

Ако благороден метал е неразделна част от вещ, се посочва общото тегло на вещта, наименованието, чистотата и масата на всеки благороден метал, който е включен като неразделна част в тази вещ.

Ако артикулът съдържа скъпоценни камъни, се посочва тяхното наименование, количество, размер и тегло в карати;

- „безопасност“ относно състоянието на запазеност на артикула към момента на регистрация. В същото време се записват всички съществуващи дефекти (пробив, сипеи на слоя боя, пукнатини, подуване, чипове, ожулвания, счупвания, порязвания, липса на част или част от обекта), отбелязва се броят на празните слотове , като са посочени местата и размерите на значителните щети.

Не се допускат следните формулировки: „запазеността е лоша“, „добра“ или „има щети“.

Ако не се открият видими повреди, трябва да се използват следните формулировки: „няма забележими повреди“, „изсушаващото масло не е потъмняло“ и други подобни.

При описване на състоянието на запазеност на графични, ръкописни и печатни материали първо се записва състоянието на запазеност на лицевата страна, а след това се описва състоянието на запазеност на гърба.

В колоната „безопасност“ информацията за възстановяването на предмета е посочена накратко с позоваване на номера на реставрационния паспорт;

- “счетоводни обозначения за КП и специални инвентарни книги” имат за цел да постигнат взаимовръзка между счетоводните книги;

- „броя негативи или изображения на електронен носител” са предназначени за получаване на информация за фотографския запис на оригинала;

- „бележка“ - посочва местоположението на артикула, информация за проверки за наличност, промени в приписването, датиране и друга информация със задължителна връзка към протокола EFZK.

7. Регистрация на оръжие. Музеите трябва да имат лиценз, даващ право да съхраняват и излагат оръжия. Музеите трябва да притежават следните документи:

1 - Протокол ФЗК с обозначен знак за оръжие.

2 – заверено копие от договора за покупко-продажба

3 – декларация на собственика, акт

5 – документи за собственост на собственика

Имайки тези документи, музеят пише заявление за регистрация на оръжието.

8. Движение на музейни фондове: основна документация.Вътрешното предаване на музейни предмети и музейни колекции от складовите отдели за експозиция, изложба, изследване, реставрация и за други цели се извършва съгласно акта за вътрешномузейно предаване.Актовете за вътрешномузейно предаване се регистрират в специални дневници, поддържани в счетоводен отдел.

Основание за съставяне на акт за вътрешномузейно предаване са:

Заповед на директора на музея за подготовка на експозиция или изложба, съдържаща инструкция за назначаване на длъжностно лице, отговорно за съхранението на музейни предмети в експозицията или изложбата;

Протокол на реставрационния съвет за реставрация или изследване на музейни предмети;

Протокол EFZK за движението на музейни предмети и музейни колекции от едно хранилище в друго.

След приключване на работата по експозиция или изложба се съставя топографски опис на експозицията или изложбата (наричан по-нататък инвентаризация на изложбата) въз основа на актове за вътрешно предаване на музея.

За получаване на оперативна информация може да се направи графична схема или фотозапис на разположението на музейни предмети, витрини, щандове в експозиция или на изложба.

Един екземпляр от топографския опис се съхранява в счетоводството, а останалите - с длъжностни лица, назначен отговорник за съхранението на експозицията или изложбата.

За музейните уредници се изготвят извлечения от експозиционния опис за приписаните им експозиционни зали.

В края на всяка текуща година счетоводството, заедно с лицата, отговорни за съхраняването на изложените предмети, проверява инвентара на изложбата, при необходимост прави съответните промени в него и съставя нов инвентар.

Връщането на музейни предмети от експозиция или изложба, реставрация в хранилището се формализира с подходящ акт за вътремузеен трансфер .

Списъкът на длъжностните лица, които имат право да одобряват актове за вътрешномузейно издаване и експозиционен инвентар, се определя от вътрешните музейни инструкции.

Процедурата за регистриране на временно освобождаване от музей на музейни предмети и музейни колекции в Руската федерация

Издаване на музейни предмети и музейни колекции за временно ползване на други музеи, други юридически лицаразположени на територията на Руската федерация, за тяхното използване за изложбени цели, изследване, приписване, реставрация и други цели се извършва въз основа на писменото разрешение на основателя.

Издаване на музейни предмети за религиозни цели от държавни и общински музеи в гр безплатно ползванерелигиозни организации за определен период, за съвместно ползване или за периода на съществуване на религиозната организация се извършва по начина, установен от правителството на Руската федерация.

За получаване на разрешения за временно издаване музеят предоставя на учредителя:

Заявление за издаване на музейни предмети за временно ползване с посочване на мястото, целта и времето на издаване;

Копие от договора между заинтересованите лица за условията, сроковете за временно ползване и видовете ползване на музейни предмети;

Извлечение от протокола EFZK относно възможността за издаване на артикули с одобрение на застрахователни оценки на артикулите, издадени в рубли;

Извлечение от протокола на реставрационния съвет на музея за състоянието на опазване и възможността за транспортиране на издаваните предмети;

Копие от застрахователната полица за музейни предмети за периода на тяхното транспортиране или пълна застраховка „от нокът до нокът“.

Удостоверение за системата за сигурност на мястото, където се експонират музейни предмети и музейни колекции;

Нотариално заверени копия на Устава и удостоверение за държавна регистрация на религиозна организация (когато е издадено на тези организации).

Изделия от благородни метали и скъпоценни камъни се издават за срок не повече от една година.

Разрешението на учредителя е основание за регистрация акт за издаване на музейни предмети за временно ползване (код - "ВВ").

Актът BB трябва да съдържа:

Цел на издаване

Дата на издаване

Артикулите са изброени с каталожни данни, тегло и чистота за предмети от благородни метали и скъпоценни камъни, пълен набор от счетоводни обозначения, състояние на запазване и застрахователна оценка на всеки артикул .

VA актът се подписва от представители на прехвърлящата и приемащата страна, утвърждава се от директора на издаващата страна, подпечатва се от музея и се регистрира в съответния регистрационен дневник. .

Един екземпляр от Акта за ББ се съхранява в Счетоводство, вторият се предава на отговорния пазач, а третият се предава на представител на приемащата страна. Удължаването на срока на временно издаване се извършва по решение на учредителя въз основа на заявление от музея, издал предметите за временно ползване, с приложените към него протоколи от ЕФЗК,

реставрационния съвет на музея и допълнителни споразумения към договора. При издаване на музейни предмети за период повече от една година приемащата страна е длъжна ежегодно да потвърждава наличността и състоянието на запазеност на приетите за временно ползване предмети. Контролът за своевременното връщане на вещите, издадени за временно ползване, се извършва от счетоводния отдел.

При връщане на артикули, а удостоверение за връщане,който предоставя подробно описание на състоянието на запазеност на върнатите артикули .

При получаване на предмети за временно ползване от музея се издава акт за приемане на предмети за временно ползване с код „ПВП” . В Закона за PVP артикулите са изброени с посочване на пълен набор от регистрационни обозначения, каталожни данни и подробно описание на състоянието на запазване. При едновременно получаване на голям брой артикули (повече от 10) може да се състави инкасо опис за ПВП акт. Актът за PVP се подписва от представители на приемащата и предаващата страна, утвърждава се от директора или главния уредник на музея и се подпечатва с печата на музея, приел предметите. Актът за PVP се съставя в 3 екземпляра: единият се съхранява в счетоводството, вторият се предава на предаващата страна, третият - на лицето, отговорно за съхраняването на приетите за временно ползване вещи. PVP актовете се регистрират в специален дневник, който трябва да бъде съставен в съответствие с Инструкциите преди попълване .

Процедурата за регистриране на музейни предмети, музейни колекции и културни ценности, приети за временно ползване, се установява с вътрешни музейни инструкции и може да предвижда:

Регистрация в специална книга за временни разписки или регистрация в дневника за регистрация на актове за разрешения за временно пребиваване, които трябва да бъдат попълнени в съответствие с Инструкциите преди попълване ;

Водене на записи според книгата за регистрация на актовете на PVP. В този случай поредният номер на Закона за TRP с дробни числа, съответстващи на броя на артикулите, приети по него, става регистрационен номер за временно съхранение.

Не се допуска издаване на музейни предмети и музейни колекции и културни ценности, съхранявани в музея, на трети лица:

Няма пълен набор от счетоводни обозначения

Без посочване в акта BB на пълен набор от счетоводни обозначения;

Без писменото съгласие на потребителите или собствениците;

За частни лица, с изключение на струнни музикални

инструменти и лъкове от Държавната колекция от уник

музикални инструменти.

Страница 20 от 39

Счетоводно отчитане на музейните фондове

Счетоводно отчитане на музейните фондове е едно от основните направления на работа на фонда. Неговата цел е правна защита на музейните фондове и правата на музея върху данните, получени в резултат на проучване на музейни предмети и колекции. Отчитането на средствата е непрекъснат процес, тъй като фондовете на музея непрекъснато се попълват; следи се движението на обектите и тяхното състояние. Редът за регистриране, съхранение и научна обработка на музейни предмети се регламентира с нормативни документи на Министерството на културата.

В процеса на отчитане на музейните колекции се съставя съгл установени форми счетоводна документация . Съдържа данни за отделни предмети и групи от предмети, за реда на постъпването им в музея и в различни фондови отдели. Повечето от документите имат юридическа сила, подлежат на регистриране и вечно съхранение. Това са актове за приемане, актове за издаване, книги за разписки, книги за научна инвентаризация.

Държавното счетоводство на музейните колекции включва два етапа, които отразяват степента на изучаване на музейните предмети : първоначална регистрацияпредмети, постъпили в музея и складова наличност,тоест научната регистрация на музейните предмети.

Правната регистрация на принадлежността на предметите към музея и правата на музея върху тези предмети започва с акт за приемане на вещи за постоянно съхранение.Този документ се съставя най-малко в три екземпляра, подписани от главния пазач (ръководителя на фондовете), лицето, съхранявало предметите до решението на фондовата изкупна комисия; и лицето, което ги е приело на материално съхранение. Актът се утвърждава от директора на музея и се подпечатва с печата на музея. Приемането на предмети от благородни метали и скъпоценни камъни, ордени и медали, както и оръжия се определя от специални нормативни документи.

Преди да влязат в съответния отдел за събиране, предметите преминават първоначална регистрация, която окончателно потвърждава принадлежността им към този музей. Те са включени в книга за постъпления на музейни предмети(основен фонд) или в книга за отчитане на научни и помощни материаливъв формата, посочена в инструкциите (вижте Приложение № 3, 4, 5). В природонаучните музеи суровините се регистрират в счетоводна книга за суровини и научни материали.

Предметите, постъпили в музея за временно съхранение, се записват книга за разписки за временно ползване.Връщат се по акт, който се съставя със заповед на директора и се подписва от главния съхранител, ръководителя на складовия отдел, съхранявал вещта; и лицето, което го е приело временно на материално отговорно съхранение.

Целта на разписките като документ за държавна сигурност е да регистрират артикул под определен номер и да дадат кратко описание на артикула, изключвайки подмяната на артикула, а в случай на загуба или кражба - да улеснят търсенето му. Серийният номер в книгата за постъпления (KP), присвоен на този артикул, се поставя едновременно в акта за получаването му в музея, както и върху самия артикул заедно с кода на музея, например: Държавен исторически музей, KP - 112408. При едновременно получаване на голям брой еднородни предмети (нумизматична колекция, фотоматериали и др.) се допуска груповото им вписване в приходната книга, ако има колекция или полеви опис. В този случай броят на получените артикули се отразява в съответните серийни номера на книгата за разписки (например KP - 1760–1870) или се записва с дробни серийни номера (например KP - 1760/1 - PO). Уникалните материали обаче винаги се записват индивидуално. Забранено е и груповото заснемане на предмети от благородни материали и скъпоценни камъни.

Така понятията счетоводна единица и единица за съхранение,може да обозначава както отделен музеен предмет, така и група предмети (колекция, комплект), ако са регистрирани в счетоводните документи под един и същи номер.

Регистрацията в книгата за постъпления на музейни предмети се извършва, като се вземе предвид цялата информация, записана в сертификатите за приемане и полевата документация. Описанието на артикула се прави въз основа на резултатите от неговото приписване, получени при първоначалната му регистрация. Уникатите трябва да бъдат заснети. Приходната книга също така записва данни за времето, източника, начина на получаване на артикула, неговата безопасност, цена (при покупка) и придружаващите документи. Вписва се номер на акта и дата на запис.

Книгата за разписки, като документ за охранителна поръчка, се съставя по съответния начин преди попълването: листовете се номерират, прошнуровани, книгата се подписва и подпечатва с печата на по-горестоящ орган. Всички записи се правят ясно, четливо, без заличавания, като коригирането им е разрешено само в крайни случаи, докато старите и новите записи трябва да бъдат ясно четливи. Незначителните корекции се удостоверяват със специално вписване в бележките на книгата, подписано от директора и главния пазач, началника на счетоводния отдел и съхранителя на вещта. Подписите се скрепяват с печата на музея. Всички съществени корекции в книгата на постъпленията (атрибуция, безопасност, размер, материал и др.) се извършват само въз основа на специални актове, подписани от директора или неговия заместник по научната работа, главния пазител, началника на складовия отдел. , и заверено от лицето, отговорно за първичното счетоводство.

Правните документи на първичното счетоводство се съхраняват внимателно; Достъпът до тях е ограничен до ограничен брой хора. Междувременно информацията, която съдържат, е необходима не само на музейните служители, но и на изследователи от други институции. Следователно още на етапа на първичното счетоводство се създава система от картотеки - карта и в последните годинии електронни. Особено необходимо счетоводна картотека , изпълняващи информационната функция на приходната книга. Картите, които я съставят, са идентични по съдържание със записите в приходната книга и са подредени по реда на нейните номера. Съставя се и картотека за временни постъпления, систематизирани по източници на постъпления.

След записване в приходните книги вещите се предават във фондовите отдели на съхранител. съгласно актове за материално отговорно съхранение(вижте Приложение № 6). В същото време музейните предмети, за разлика от научните и помощните материали, преминават през втория етап на счетоводство - складова наличност,което е основната форма на изследване, описание и научно определение на дълготрайните активи. Извършва се с помощта на научни инвентарни книги – научно оборудване.Битие правни документи, те се изготвят по същия начин като приходните книги.

Записването в научния опис се извършва само поотделно и в съответствие с формата, установена от инструкциите (виж Приложение № 7, 8). Тя се основава на по-нататъшна, по-задълбочена работа на специалист по идентифициране на музеен предмет. Научният опис дава точното наименование на предмета, подробното му описание със списък на всички налични знаци, монограми, сигнатури и надписи. Вписват се данни за автора, мястото и времето на създаване и съществуване, история на вещта, публикации, свързани с нея, материал и техника на изработка, размери и тегло (за предмети от благородни метали и камъни), степен на запазеност. В съответните колони се посочват регистрационни означения, стари регистрационни означения (ако има такива), номера на фотонегативите (ако артикулът е заснет), информация за източника и начина на получаване, цена и др.

По време на инвентаризацията музейните предмети се систематизират в съответствие със структурата (структурата) на основния фонд. Поради това всяко фондово отделение обикновено има няколко научни описа, в съответствие с класификацията си по групи музейни предмети. Например, при разделянето на визуални източници, произведенията на живописта, графиката и скулптурата ще бъдат включени в различни книги. Всеки от тях има свое означение, което ни позволява да определим дали книгата и инвентаризираният в нея артикул принадлежат към определен складов дял и група, формирани в него. Принадлежността към подразделението на визуалните източници може да бъде обозначена с буквата I, а към групата на скулптурата с буквата C.

Всеки предмет, записан в научния опис, получава свой номер, който се нанася върху него и в приходната книга. Така един музеен предмет в крайна сметка придобива два номера: според книгата за постъпления и според научния инвентар. Пълното му счетоводно обозначение може да изглежда например така:

ГИМ-КП 1245

I-S 137

При поставяне на счетоводно обозначение е важно да не се причиняват щети външен видобект и в същото време да го прилагате така, че да е достъпен за гледане от пазителя и изследователя, да не се рони, да не се износва. Например върху метални предмети се щампова с емайлова боя, а върху керамични предмети - с масло или мастило. Ако регистрационното обозначение не може да бъде приложено към самия артикул, се използват етикети и етикети, които се зашиват, заковават или окачват на артикулите, поставят се върху стойка или върху индивидуална опаковка.

Предметите, съставляващи комплекта (комплекти, комплекти), се вписват в научния опис под отделни номера, като принадлежността им към комплекта се отбелязва в описанието. Атласите, албумите с рисунки и снимки на един и същи автор се вписват в научните описи под един номер, като всеки лист получава дробен номер.

Изделията от благородни метали и скъпоценни камъни се записват в описите само при наличие на сертификат за преглед на бижута, удостоверяващ автентичността на материала и точността на теглото. В специални инвентарни книги се водят допълнителни записи за тях, следователно, за разлика от други предмети, те имат не два, а три счетоводни номера.

Писмените източници се вземат предвид по правилата, разработени от ръководните архивни органи. Води се счетоводство за архивните фондове, архивните сбирки и хранилищата. Опис на архивните фондовев правно отношение те са еквивалентни на научни инвентарни книги. Те включват списък на включените в този фондединици за съхранение. Списъкът съдържа заглавие и кратко описание на съдържанието на всеки елемент за съхранение.

Вписването в научния опис се извършва въз основа на предварително съставен карти с научно описание , чиито колони трябва да съответстват на инвентарните колони (виж Приложение № 9). Попълва се в процеса на идентифициране на музеен предмет и записва резултата от проучването на всички негови основни характеристики. Преди да влезе в научния опис, текстът на описанието трябва предварително да бъде заверен от ръководителя на отдела за събиране, заместник-директора по научната дейност или главния уредник.

В процеса на научно описание съдържанието на картата може да бъде допълвано, пояснявано и дори променяно. В този случай всички промени, направени в научния инвентар, се формализират по същите правила като в книгите за получаване.

Въз основа на карти за научно описание на музейни предмети, a складова наличносткартотека,изпълняващи информационните функции на инвентарните описни книги и служещи като основа за научна каталогизация на фондовете. За да намираме бързо обекти, ние съставяме топографски картотека,и топографски опис , където се записва мястото на съхранение на всяка счетоводна единица. Във всеки фондов отдел се създават и картотеки за единици от научно-спомагателния фонд.

Музейните фондове са в постоянно движение, тъй като предметите могат да бъдат прехвърляни на други музеи и институции или за постоянно ползване в замяна или безплатно, или за временно ползване, например за създаване на експозиции или изложби. Предметите се движат още по-активно вътре в музея. Те се предават за временно ползване в други отдели за експозиционна дейност, проучване, реставрация, фотокопиране. Всички тези въпроси, както и фактите на кражба, загуба, унищожаване на предмети, се формализират съответно съгласно инструкциите. Изданията за дълъг период от време в рамките на музея (към други фондови отдели, към изложбата) се формализират с акт за вътрешномузеен трансфер и се заверяват от главния уредник (виж Приложение № 10). Предмети, прехвърлени от отделите за колекции в други отдели на музея, например тъмната стая, до краткосрочен, могат да се регистрират в специална книга с разписка от приемащото лице.

Броят на предметите в музейните колекции непрекъснато се променя: някои предмети се изваждат от музейната колекция, други се добавят към нея. Затова музеят ежегодно съставя годишни отчетиза движението на музейните фондове, което отразява информация за постъпленията, за общия брой на предметите, за вътрешномузейни и извънмузейни временни емисии и др. За да сме сигурни, че зад конкретните номера на счетоводните документи стоят реални вещи, както и че не е нарушена тяхната безопасност, ресконтиране на средства.

Пререгистрацията се извършва от специална комисия от най-малко трима души със задължителното участие на пазителя на колекцията. Всеки артикул, зачислен към складов отдел, се удостоверява с акта за приемане за материално отговорно съхранение, със запис в научната инвентарна книга и в приходната книга; Проверява се и наличието на документи, доказващи липсата на определени вещи от колекциите. Въз основа на резултатите от работата комисията съставя и подписва акт за съгласуване на наличността на музейни предмети със счетоводната документация, който се утвърждава от директора на музея.

Най-важните счетоводни документи, имащи законна сила, се регистрират в специални книги и описи. На неупълномощени лицане се издават и изнасят извън музея. Всички актове, инвентарни книги, книги за временни и постоянни приходи, книги и описи на изделия от благородни материали се съхраняват от отговорни лица в огнеупорни шкафове, в затворено помещение, което се запечатва в извънработно време.

Наред с термина „счетоводна документация” съществува и по-широко понятие – „стокова документация”. ». Освен счетоводната документация, тя включва документи, генерирани в процеса на физическа защита на фондовете, както и при тяхната класификация и систематизация - класификационни схеми, каталози и указатели. По този начин системата за фондова документация съдържа и предава информация както за самите фондове, така и за онези явления и процеси, които документират музейните предмети. Следователно това е информационна система. Освен самата фондова документация, тя включва изследвания на отделни предмети и техните групи, публикувани под формата на монографии и статии, както и изследвания в областта на специализираните дисциплини, създадени на базата на музейни предмети.

Фондовата информационна система се използва при подбора на предмети за показване и съставянето на етикети, помага за интерпретирането на обекти при подготовката на екскурзии и лекции, а в процеса на изучаване на музейни предмети позволява сравнителен анализ. В допълнение, той предоставя данни, които ни позволяват да разберем състоянието на самите фондове, осъществимостта и посоката на тяхното попълване. Не само музейните служители, но и изследователи от други институции и представители на различни специалности имат нужда от фондова информационна система.

Създаване на склад информационна система– работата е сложна и непрекъсната. През последното десетилетие започна активното му модифициране с помощта на компютърна технология, които ви позволяват радикално да промените процеса на подготовка на музейна документация. Наличност електронна медияинформацията не освобождава музейните специалисти от изготвянето на счетоводни документи на хартиен носител, тъй като само те имат юридическа сила. Въпреки това, автоматизацията на дейностите на отделите на фондовете значително намалява разходите за труд, намалява вероятността от грешки и ви позволява бързо да правите промени в подготвените документи.

Особено широки възможности открива компютъризацията в областта на каталогизирането на музейните колекции. С негова помощ се поддържат картотеки, които включват произволно подробни данни за обектите и необходимия справочен апарат - индекси, връзки, рубрикатори. Позволява ви да търсите информация по различни знаци– автор, регистрационен номер, дата на създаване, за всяка фраза или дума в описанието, а информацията, получена при поискване, може да бъде както в текстова, така и в графична форма.

• Кой е архитект и с какво се занимава?
• Какво да вземете, за да станете одитор
• Стратегия „Победа“ – печеливш скалп на Forex
• Нека направим пари на фондовата борса в кампанията за един играч!
• Потенциалният БВП се измерва чрез обем
• Концепцията, функциите и значението на финансовите отчети в руската и международната практика
• Микроикономика и макроикономика
• Ние работим правилно: всички инструкции за бюджетно счетоводство P 153 инструкции 174n
• Лош дълг от задбалансова сметка Когато дълговете на контрагентите са признати за лоши
• Консолидирана отчетност Консолидирана отчетност бюджет 21 отдел образование otcdi

• Пример за изчисляване на индексацията на заплатата
• Как да коригирате малка грешка зависи от
• Тестване на интервю за счетоводител
• Индексация на заплатите: изберете правилно „базовия“ месец Задаване на базовия месец за изчисляване на индексацията
• Счетоводни тестове
• Как и къде да сменим медицинска застраховка?
• Анонимизиран метален акаунт
• Какво включва задължителната медицинска застраховка - безплатни грижи и услуги, включени в полицата
• Как и къде да получите полица за задължителна медицинска застраховка?
• Коя застрахователна компания да избера за сключване на задължителна медицинска застраховка?