Главная > Левобережный > Требования к хранению рабочих документов. Требования к хранению рабочих документов Срок хранения аудиторских документов


Требования к хранению рабочих документов. Требования к хранению рабочих документов Срок хранения аудиторских документов




Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон) применяется с 2012 года.

Введена обязанность передачи документов при смене руководителя

Федеральным законом от 28.06.2013 № 134-ФЗ статья 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» дополнена пунктом 4, согласно которому при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

При этом новым пунктом 4 статьи 29 Закона установлено, что порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Это означает, что указанный порядок организация должна закрепить в бухгалтерской учетной политике или ином локальном стандарте, регулирующем особенности ведения бухгалтерского учета в организации.

Новая норма применяется с 30.06.2013 г.

Установлены случаи, когда организация обязана составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ с 01.09.2013 г. вводится в новой редакции пункт 4 статьи 13 «Общие требования к бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Экономический субъект должен составлять промежуточную бухгалтерскую (финансовую) отчетность в случаях, когда такая обязанность установлена:

Законодательством Российской Федерации;

Нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета;

Договорами, учредительными документами экономического субъекта;

Решениями собственника экономического субъекта.

На заметку

Согласно п. 1 ст. 30 Закона до утверждения новых федеральных и отраслевых стандартов применяются действующие правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

Согласно п. 48 ПБУ 4/99 организация должна составлять промежуточную отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Вводится обязанность по представлению аудиторского заключения

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ с 01.09.2013 г. изменена редакция пункта 10 статьи 13 «Общие требования к бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Теперь в случае опубликования, а также представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая подлежит обязательному аудиту, такая бухгалтерская (финансовая) отчетность должна опубликовываться и представляться вместе с аудиторским заключением.

Введение указанной нормы связано с тем, что новым Законом аудиторское заключение было выведено из состава годовой бухгалтерской отчетности, представляемой пользователям (см. статью 14 Закона).

Соответственно, организации, которые подлежат обязательному аудиту, начиная с годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год, должны будут вместе с бухгалтерской (финансовой) отчетностью представить пользователям аудиторское заключение.

На заметку

Случаи и порядок проведения обязательного аудита установлены статьей 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности».

Установлены сроки хранения аудиторского заключения

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ дополнен пункт 1 статьи 29 «Хранение документов бухгалтерского учета».

Установлено, что аудиторское заключение о бухгалтерской (финансовой) отчетности подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Норма применяется с 01.09.2013 г.

На заметку

Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности установлены в разделе 4 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Уточнены требования к главным бухгалтерам

В пункте 4 статьи 7 «Организация ведения бухгалтерского учета» содержатся требования, которым должны отвечать главные бухгалтеры (иные должностные лица, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета):

Открытых акционерных обществ (за исключением кредитных организаций);

Страховых организаций;

Негосударственных пенсионных фондов;

Акционерных инвестиционных фондов;

Управляющих компаний паевых инвестиционных фондов;

Экономических субъектов, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций);

Органов управления государственных внебюджетных фондов;

Органов управления государственных территориальных внебюджетных фондов.

В частности, пп. 1 п. 4 ст. 7 (в новой редакции) установлено, что главный бухгалтер вышеперечисленных организаций должен иметь высшее образование .

В прежней редакции было указано – «высшее профессиональное образование». Теперь слово «профессиональное» из указанной нормы исключено. Это связано с принятием Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации», которым определено, что относится к «профессиональному образованию».

Соответствующие изменения внесены в пп. 2 п. 4 ст. 7 о требовании к стажу главного бухгалтера. Главный бухгалтер вышеперечисленных организаций должен иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет. В данной норме понятие «высшее профессиональное образование» также заменено на «высшее образование».

Изменения внесены Федеральным законом от 02.07.2013 № 185-ФЗ и применяются с 01.09.2013 г.

Установлены требования к главным бухгалтерам финансовых организаций

Согласно пункту 7 статьи 7 «Организация ведения бухгалтерского учета» главный бухгалтер кредитной организации должен отвечать требованиям, установленным Центральным банком Российской Федерации.

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ указанная норма дополнена. С 01.09.2013 г. требованиям Банка России также должен отвечать главный бухгалтер некредитной финансовой организации.

Изменен порядок разработки и утверждения отраслевых стандартов бухгалтерского учета

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ внесены изменения в пункты 1 и 2 статьи 25 «Совет по стандартам бухгалтерского учета» и исключены из указанной статьи пункты 3 и 4.

Установлено, что Совет по стандартам бухгалтерского учета при Минфине России проводит экспертизу проектов не только федеральных, но и отраслевых стандартов бухгалтерского учета.

Ранее правом экспертизы проектов отраслевых стандартов наделялись органы государственного регулирования бухгалтерского учета в соответствующей сфере экономической деятельности. Из новой редакции статьи 25 Закона указанная норма исключена.

Правом разработки и утверждения отраслевых стандартов наделяется только Банк России в пределах его компетенции (пп. 1 п. 2 ст. 23 Закона в новой редакции).

В особый раздел должны быть выделены вопросы, касающиеся порядка хранения рабочей документации.

По окончании аудита рабочие документы подлежат сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде, скомплектованной в файлы (папки), заведенные для каждой проверки, проводимой аудиторской организацией, отдельно.

Рабочие документы, хранящиеся в файлах «текущее досье» и «постоянное досье», следует сброшюровать с обязательным указанием страниц.

Рабочие документы постоянных клиентов следует хранить в одном комплекте в хронологическом порядке. При этом файлы «постоянного» и «специального» досье могут переноситься из года год в состав новой рабочей документации.

Ведущий аудитор (или другие аудиторы под его контролем) должен в обязательном порядке отметить на документах произошедшие изменения, если они имеют место, указать дату внесения изменений и расписаться.

Сохранность рабочей документации, оформление и передача ее в архив организует ведущий аудитор, ответственный за конкретную аудиторскую проверку, а в периоды напряженного графика - лицо, уполномоченное руководством аудиторской фирмы.

Фамилия, имя, отчество ответственного лица и его подпись указываются в конце рабочей документации.

Выдача рабочей документации, фиксирующей текущий и проведенный ранее аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, не допускается. Свободный доступ к рабочей документации могут иметь лишь руководители аудиторской организации, аудиторы, ответственные за данный аудит, а также работники, занимающиеся разработкой внутрифирменных стандартов аудита. В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации назначает служебное расследование. Результаты служебного расследования должны быть оформлены соответствующим актом.

Рабочая документация хранится в архиве аудиторской организации не менее пяти лет. В случаях повторных проверок клиента срок хранения продлевается дополнительно на пять лет с даты подписания аудиторского заключения.

При изъятии из архива рабочей документации с целью переноса их в состав свидетельств по новому аудиту в графе «примечание» формуляра для отражения документирования по предыдущему аудиту ведущий аудитор отмечает против названия изъятого документа дату и причину изъятия рабочего документа, закрепив это своей подписью.

Каждый рабочий документ должен иметь идентификационные параметры (имя клиента, охватываемый аудитом период, описание содержания, фамилия и инициалы подготовившего документ лица, дата подготовки документа и код индекса).

В рабочих документах следует проставить идентификационные индексы и перекрестные ссылки, чтобы помочь их комплектованию в файлы.

Готовые рабочие документы должны четко и ясно характеризовать работу, сделанную в рамках аудита. Для этого используются отчеты, составленные письменно и имеющие форму меморандума, пометки процедур аудита в программе аудита, отметки непосредственно в записях, имеющихся в рабочих документах.

Рабочие документы могут храниться в виде данных, зафиксированных на бумаге, на фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

  1. Цель, задачи, направления аудиторских проверок, состав пользователей материалов аудиторских заключений, их направленности и содержания
  2. Отличие аудита от других форм экономического контроля: ревизии, финансового контроля, судебно-бухгалтерской экспертизы
  3. Особенности организации аудиторской деятельности при сопровождающем (консультационном) аудите
  1. Права и обязанности аудиторов, аудиторских фирм и аудируемых лиц
  2. Ответственность аудиторов и аудиторских фирм: виды, меры ответственности
  1. Международные аудиторские стандарты. Внедрение международных стандартов аудита в российскую практику
  1. Требования к уровню профессионализма аудиторов. Система профессиональной аттестации аудиторов
  2. Независимость аудитора и аудиторской организации. Законодательные ограничения в занятии аудиторской деятельностью, в проведении аудиторских проверок конкретного клиента
  1. Выбор клиентов аудиторскими организациями и аудиторами
  2. Основные этапы аудиторской проверки: подготовка и планирование аудита, получение и оценка аудиторских доказательств, оценка результатов аудита
  1. Необходимость понимания деятельности аудируемого лица
  2. Изучение и оценка системы внутреннего контроля в ходе аудита
  3. Понятие существенности в процессе аудиторской проверки
  1. Предпосылки подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности
  2. Особенности документирования на разных стадиях аудита
  1. Особенности технологии аудиторской проверки в организациях разных отраслей, организационно-производственных структуры и правовых форм. Выбор основных направлений аудиторской проверки
  2. Доведение результатов аудита до руководства и представителей собственника аудируемого лица
  1. Цели и методы финансового анализа, применяемые в аудите
  1. Назначение, состав и содержание аудиторского заключения

    8. Порядок хранения и использования рабочих документов

Рабочая документация состоит из:

  • отдельных заполненных таблиц и форм документов,
  • объяснений, пояснений и заявлений проверяемой организации, ее руководителей и исполнительных работников (при необходимости),
  • копий, в том числе фотокопий, документов проверяемой организации, приложенных к соответствующим формам документов, составленных аудиторами,
  • других документов, имеющих существенное значение, по мнению руководителя аудиторской проверки и/или аудиторов, принимавших в ней участие.

При этом копии, в том числе фотокопии, документов аудируемой организации могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с согласия этой аудируемой организации. Если аудируемое лицо отказывает аудитору в предоставлении копий первичных документов, то аудитор обязан зафиксировать в рабочей документации реквизиты проверяемого документа с целью его однозначной идентификации.

Рабочая документация оформляется в виде бланков, стандартных форм-таблиц в зависимости от их функционального назначения или в свободном изложении. Стандартные формы рабочих документов утверждаются аудиторской фирмой в качестве приложений к внутрифирменному Стандарту «Документирование аудита» и корректируются по мере необходимости. По каждому разделу проверки заполняется отдельный комплект рабочей документации.

Рабочая документация должна создаваться на бумажных носителях, записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение не менее 5 лет.

Рабочие документы должны быть оформлены аккуратно, информация, содержащаяся в них, должна быть легко читаемой и однозначной.

По окончании аудиторской проверки рабочая документация комплектуется в отдельную папку в порядке идентификационных номеров и сдается на хранение в архив аудиторской организации.

Порядок хранения документации, сроки ее хранения, разграничение доступа к ней для различных лиц и категорий персонала аудиторской фирмы должны быть установлены отдельным внутрифирменным стандартом.

Рабочая документация, подготовленная в процессе аудита, является собственностью аудиторской организации.

Аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию клиенту, в отношении которого проводился аудит, и не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.

Контрольные вопросы:

  1. Что означает понятие «достаточное надлежащее аудиторское доказательство»?
  2. Какие процедуры получения аудиторских доказательств Вы знаете?
  3. Расшифруйте значение предпосылок подготовки финансовой бухгалтерской отчетности.
  4. Каково значение документирования в аудите?
  5. Каковы требования к содержанию и оформлению рабочей документации?
  1. Мерзликина, Е.М. Аудит: учебник/ Е. М. Мерзликина, Ю. П. Никольская - М.: ИНФРА-М, 2008. - 367 с.
  2. Основы аудита: учеб. пособие / Под ред. М. В. Мельник-М.: ИНФРА-М, 2008. - 366 с.
  3. Подольский, В. И. Аудит: учебник / В. И. Подольский, А. А. Савин. - М.: ЮРАЙТ, 2010. -605 с.
  4. Шеремет, А.Д. Аудит: учеб.для вузов по экон. специальностям и направлениям / А. Д. Шеремет, В. П. Суйц. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 447 с.

Документирование является одним из важнейших элементов в работе аудиторов. От тщательности, своевременности и систематичности записей во многом зависят качество и результаты аудита, а также сопутствующих аудиту услуг любого экономического субъекта.

Под аудиторской документацией (рабочими документами, рабочей документацией) для целей одноименного МСА 230 «Аудиторская документация» предполагаются материалы, отражающие результаты выполненных аудиторских процедур, а также полученных аудиторских доказательств и выводов, сделанных аудитором 1 .

Необходимость формирования и оформления аудиторской документации определяется тем, что они позволяют:

  • повысить эффективность процесса планирования, а также аудита по существу аудиторского задания;
  • осуществлять контроль и надзор за ходом выполнения этого задания;
  • создать условия для ведения отчетности о работе аудиторской группы (команды);
  • учитывать постоянно значимые аспекты для проведения последующих аудиторских проверок;
  • осуществлять контроль качества выполнения задания;
  • создавать условия для проведения аудита в соответствии с действующими законодательными и нормативными правовыми актами.

На форму и содержание рабочих документов, как правило, влияют:

  • размер и сложность структуры экономического субъекта подвергаемого аудиторской проверке;
  • характер аудиторских процедур, которые необходимо выполнить для выполнения аудиторского задания;
  • выявленные риски существенного искажения;
  • значимость полученных аудиторских доказательств;
  • характер и объем выявленных искажений;
  • необходимость документального оформления выводов или оснований для выводов, которые не имеют прямого документального подтверждения результатами проделанной работы или полученными аудиторскими доказательствами;
  • примененные аудитором методы и инструменты.

Стандарт допускает формировать аудиторские (рабочие) документы на бумажных, электронных или иных носителях информации. Кроме того, в состав аудиторской документации должны входить:

  • аудиторские программы;
  • аналитические отчеты;
  • краткое изложение сути значимых аспектов;
  • пояснительные материалы по ним;
  • письменные подтверждения и заверения;
  • контрольные списки;
  • переписка по значимым аспектам (в том числе и по электронной почте);
  • копии или выписки из документов проверяемого субъекта.

При подготовке аудиторской документации аудитору необходимо исходить из того, что существует вероятность ее использования другим квалифицированным аудитором, который ранее не участвовал в выполнении этого аудиторского задания.

Под квалифицированным аудитором в данном контексте понимается специалист (как работающий в аудиторской организации, так и привлеченный со стороны), который имеет практический опыт проведения аудита и достаточные знания в области:

  • применяемых процессов проведения аудита;
  • Международных стандартов аудита и требований национальных законодательных и нормативно-правовых актов;
  • коммерческого (внешнего) окружения (деловой среды, бизнес-среды), в котором функционирует проверяемый субъект;
  • особенностей проведения аудита и подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности в отрасли этого субъекта 1 .

На основании полученной документации указанный квалифицированный аудитор должен получить достаточные и надлежащие знания:

  • о характере, сроках и объеме аудиторских процедур, проведенных в соответствии с МСА и действующими национальными законодательными и нормативными правовыми актами;
  • о результатах выполненных аудиторских процедур и полученных аудиторских доказательств;
  • значимых аспектах, а также заключениях по ним;
  • значимых профессиональных суждениях, вынесенных в ходе составления указанных заключений.

Осуществляя документирование характера, сроков и объема проведенных аудиторских процедур аудитор должен зафиксировать в письменном виде:

  • отличительные признаки определенных проверяемых статей, например, по дате и уникальному номеру размещенных экономическим субъектом заказов или все бухгалтерские записи, превышающие определенные суммы и пр.;
  • сведения об аудиторе, выполнившем конкретную работу, а также дате ее завершения;
  • сведения о сотруднике, выполнившем обзорную проверку проведенной аудиторской работы, дате и объеме этой проверки.

Согласно требованиям МСА 230 аудитор должен документально отражать все обсуждения значимых аспектов с руководством проверяемого субъекта, представителями собственника и иными заинтересованными лицами, отражая при этом в аудиторской документации сущность указанных аспектов, а также сведения о времени и лицах, с которыми проводилось такое обсуждение.

Если по одному из значимых аспектов выявляется информация, противоречащая окончательному аудиторскому заключению, то аудитору необходимо дать описание мер, принятых для устранения этого несоответствия. При этом недостоверная или устаревшая документация может быть уничтожена. Иными словами, МСА 230 рекомендует исключать из аудиторских документов замененные проекты рабочих документов и неполные или предварительные записи и выводы. Кроме того, необходимо исключать копии документов, которые впоследствии были исправлены, а также дубликаты указанных документов.

В исключительных случаях при проведении дополнительных процедур или формировании абсолютно новых выводов после даты подписания и предоставления аудиторского заключения аудитор должен отразить в рабочих документах:

  • обстоятельства, с которыми он столкнулся;
  • проведенные новые или дополнительные аудиторские процедуры и полученные аудиторские доказательства, а также сделанные на их основе выводы и их влияние на аудиторское заключение;
  • когда и кем изменения внесены в аудиторскую документацию и проверены.

Особый интерес представляют включение в текст МСА 230 требований в отношении формирования заключительного аудиторского файла. Согласно положениям Стандарта аудитор должен своевременно закончить формирование аудиторского файла. Международный стандарт контроля качества (МСКК) 1 «Контроль качества в фирмах, осуществляющих аудит и обзорные проверки финансовой отчетности, выполняющих другие задания по подтверждению достоверности информации и оказывающих сопутствующие услуги» требует от аудитора установления политики и правил своевременного завершения формирования аудиторского файла. Для окончательного формирования аудиторского файла определен период, как правило, не превышающий 60 дней после даты подписания аудиторского заключения.

Под аудиторским файлом в данном случае понимается одна или несколько папок или иных носителей информации, в физической или электронной форме, содержащих материалы, которые представляют аудиторскую документацию по конкретному аудиторскому заданию 1 .

Если учесть то, что формирование аудиторского файла представляет собой процесс, который не требует выполнения новых аудиторских процедур или выработки новых выводов, то изменения в аудиторскую документацию допускается вносить только в течение формирования аудиторского файла. Примерами указанных изменений могут быть лишь:

  • удаление или уничтожение устаревшей документации;
  • сортировка, упорядочение рабочих документов, а также добавление в них перекрестных ссылок;
  • подписание завершающих контрольных списков, касающихся процесса формирования аудиторского файла;
  • документирование аудиторских доказательств, которые аудитор получил, обсудил и согласовал с членами аудиторской группы (команды) до даты подписания аудиторского заключения.

После завершения аудиторского файла аудитор не должен изымать или уничтожать аудиторскую документацию. Вся информация должна быть обеспечена процедурами конфиденциальности и сохранности согласно сложившейся практике и правилам хранения такой документации. Все рабочие документы хранятся у аудитора и являются его собственностью. Срок хранения согласно МСА 230 должен быть не менее пяти лет после даты аудиторского заключения.

Кроме указанных требований, не менее значимым и закономерным является требование о том, чтобы аудиторская документация содержала информацию обо всех существенных аспектах, возникающих в ходе аудита и результатах их рассмотрения. В частности, к существенным аспектам Стандарт относит:

  • вопросы, которые обусловлены значительными бизнес- рисками (МСА 315 «Выявление и оценка рисков существенного искажения через изучение деятельности и коммерческого окружения организации»);
  • результаты аудиторских процедур, указывающие на то, что финансовая информация может быть существенно искажена, или на необходимость пересмотра аудитором предыдущей оценки рисков существенного искажения и соответствующих действий аудитора;
  • обстоятельства, которые доставляют аудитору трудности в применении необходимых аудиторских процедур;
  • результаты процедур, которые могут повлечь за собой модификацию аудиторского заключения.

При этом допускается подготовка, и сохранение в качестве части аудиторской документации резюмирующего отчета, в котором описываются существенные аспекты, выявленные в ходе аудита, порядок и результат их решения, или даются перекрестные ссылки на уместную аудиторскую документацию, в которой отражена указанная информация.

Некоторые аспекты документирования регламентируются не только МСА 230, но и другими МСА, в частности:

  • МСА 300 «Планирование аудита финансовой отчетности», который определяет регламент документирования процесса планирования. Стандарт требует включать в аудиторскую документацию общую стратегию аудиторской проверки (в частности запись ключевых решений, которые являются необходимыми и доведенными до сведения аудиторской группы), план аудита (характер, сроки и объем процедур оценки рисков и последующих аудиторских процедур) и любые внесенные в них в ходе выполнения аудиторского задания существенные изменения. При этом должны быть раскрыты причины таких изменений;
  • МСА 315 «Выявление и оценка рисков существенного искажения через изучение деятельности и коммерческого окружения организации» требует от аудитора включения в аудиторскую документацию материалов по обсуждению среди членов аудиторской группы (команды), основных выводов, сделанных на основе результатов исследования каждого из аспектов деятельности проверяемого субъекта и его коммерческого (внешнего) окружения, выявленные риски существенного искажения, а также выявленные риски и связанные с ними средства контроля, изученные аудитором;
  • МСА 320 «Существенность в планировании и проведении аудита» требует от аудитора включения в аудиторскую документацию уровень существенности для бухгалтерской (финансовой) отчетности в целом и уровни существенности для отдельных классов операций, сальдо счетов или раскрытия информации (если таковые устанавливались), установленный им порог существенности, а также любые их пересмотры;
  • MCA 240 «Обязанности аудитора в случае выявления мошенничества в ходе аудита финансовой отчетности» требует от аудитора включать в аудиторскую документацию сообщения о мошенничестве, направленные руководству, представителям собственника, регулирующим органам и прочим субъектам.
  • MCA 250 «Учет законодательных и нормативных актов при аудите финансовой отчетности» требует от аудитора вносить в аудиторскую документацию сведения о предполагаемых и об установленных фактах несоблюдения проверяемым субъектом требований законодательных и нормативных актов, а также результаты обсуждений по указанным аспектам с руководством, представителями собственника и третьими лицами. При этом в аудиторскую документацию необходимо включать копии учетных и иных документов, а также протоколы обсуждений с указанными лицами;
  • MCA 540 «Аудит расчетных оценок, в том числе оценок по справедливой стоимости и связанной с ними раскрываемой информации» требует от аудитора включать в аудиторскую документацию основные заключения об обоснованности расчетных оценок, сопряженных со значительными рисками и их раскрытия, а также признаки возможной необоснованности этих оценок со стороны руководства проверяемого субъекта;
  • MCA 550 «Связанные стороны» требует от аудитора включать в аудиторскую документацию все названия выявленных им связанных сторон и описание характера отношений проверяемого субъекта с этими сторонами.

Надлежащим образом подготовленная аудиторская документация может быть сформирована без проведения аудита вообще. При этом установить, что рабочая документация не соответствует действительности, возможно лишь посредством сопоставления ее с документами проверяемого субъекта, которые часто не доступны аудитору. Безусловно, качественный аудит без надлежащего документирования невозможен. Однако суждение о качестве аудита, основанное исключительно на документации, объективным быть не может и как следствие требует разносторонней аудиторской проверки не только документов, но и непосредственно хозяйственных операций, имущества, товарно-материальных ценностей и пр.

Целью составление рабочих документов (РД) аудитора являются:

Подтверждение соответствия действий МСА;

Подтверждение соответствия процедур составленной программе проверки;

Контроль за выполнением всех запланированных процедур;

Перечень (фиксация) полученных данных (доказательств);

Контроль за работой исполнителей (персонала);

Документальное подтверждение обоснованности мнения и предоставленного отчета (заключения).

в Общем РД - это ноу-хау каждой аудиторской фирмы.

На форма, содержание и объем РД аудитора могут влиять следующие факторы:

Предмет аудита (характер задачи);

Методологии и инструменты, используемые в проверке;

Состояние внутреннего контроля объектов проверки;

Состояние системы бухгалтерского учета на объекте проверки;

Характер и содержание аудиторских процедур;

Важность и смысл полученных аудиторских доказательств;

Характер и объем идентифицированных (определенных) исключений;

Идентифицированные риски существенных искажений;

Форма аудиторского отчета (заключения) или финансового отчета.

Если во время проверки, обнаружено большое количество типичных ошибок, то РД будет много. При определении будущего содержания РД аудитору целесообразно взять за ориентир то, что, как правило, с этой документацией будут работать многие: другие аудиторы, специалисты, руководитель, или лицо, не знает особенностей отрасли или специфики деятельности. Из этого следует, что рабочая документация должна быть понятной для всех пользователей, а следовательно, ее необходимо выполнить так, чтобы к аудитору, который эту документацию составил, возникало как можно меньше вопросов.

Однако следует заметить, что аудитору в рабочей документации целесообразно использовать тот материал, предоставленный клиентом, но который не вызывает сомнений, то есть который можно однозначно применять как аудиторские доказательства.

Из опыта практики аудиторской деятельности можно констатировать, что документы, которые входят в состав РД аудитора, должны иметь следующие реквизиты:

Наименование документа;

Идентификационный номер документа;

Наименование субъекта хозяйствования, который проверяется;

Период, за который проводится аудит;

Дата выполнения аудиторской процедуры или составления документа;

Личную подпись лица, составившего документ;

Дата проверки документа;

Личная подпись лица, проверила документ.

Вся рабочая документация по результатам аудита в аудиторских фирмах собирается в Файлы. На каждого клиента составляется "Досье", которое бывает (в зависимости от категории клиента):

Текущее;

Постоянное;

Специальное.

В состав "Досье на клиента", как правило, входит:

Договор на проведение аудита с письмами и дополнениями (оригиналы);

Организационный файл;

Рабочие файлы всех членов группы (бригады);

Файлы "Наблюдение за проведением инвентаризации";

Письменная информация аудитора руководству предприятия;

Отчетный файл;

Отчет аудитора о проделанной работе (Письмо информирования высшего управленческого персонала) и Отчет независимого аудитора, составленный в соответствии с МСА;

Подписаны акты выполненных работ (при необходимости - по стадиям). После окончания аудиторской проверки рабочая документация обязательно передается на хранение в архив аудиторской организации.

Согласно Решению АПУ Об обеспечении аудиторскими фирмами системы хранения аудиторской документации и другой конфиденциальной информации система хранения аудиторской документации и другой конфиденциальной информации аудиторской фирмы должна быть создана в соответствии с требованиями, установленными Аудиторской палатой Украины, в виде внутренних документов (положения, инструкции, и тому подобное), которые утверждаются распорядительным документом и своевременно доводятся до сведения работников аудиторской фирмы.

Требованиями обеспечения аудиторскими фирмами системы хранения аудиторской документации и другой конфиденциальной информации являются:

Определение состава конфиденциальной информации;

Определение места нахождения (локализации) аудиторской документации и другой конфиденциальной информации;

Установление порядка доступа к местам нахождения аудиторской документации и другой конфиденциальной информации;

Установление порядка организации работы с бумажными и электронными документами, которые входят в состав конфиденциальной информации;

Определение информирование заказчиков о внедряемую систему хранения конфиденциальной информации;

Установление ответственности за разглашение конфиденциальной информации;

Определение порядка разрешения конфликтов по поводу разглашения конфиденциальной информации.

Аудиторская документация, которая передана в архив аудиторской фирмы должно храниться укомплектованной и зброшурованою в папки (аудиторские файлы), которые заводятся для каждой аудиторской проверки отдельно. Систему распределения рабочей документации в папки (аудиторские файлы) аудиторская фирма устанавливает самостоятельно. Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив организует руководитель аудиторской фирмы или лицо, на это уполномоченное. Выдача РД с определенной проверки работникам, которые не принимали участия в этой проверке, как правило, не должна допускаться.

Для соблюдения принципа конфиденциальности желательно, чтобы все файлы, папки и досье хранились в сейфах или шкафах с замками, или в отдельной комнате с ограниченным доступом.

Изъятие РД у аудиторской фирмы может осуществляться только органами, которые на это уполномочены, и в случаях, предусмотренных законодательством.

В случае потери рабочей документации руководитель аудиторской фирмы должен провести расследование, результаты которого оформляются соответствующим актом.