Инкассация наличных денежных средств. Порядок проведения инкассации денежных средств

Одним из способов, которым организации и предприниматели могут воспользоваться для сдачи наличной выручки в банк является инкассация денежных средств. Данная услуга предоставляется банками, в котором у бизнесменов открыт расчетный счет или специальными организациями, имеющими соответствующую лицензию. В статье рассмотрим, что такое инкассация, а также порядок предоставления и стоимость такой услуги.

Для чего нужна инкассация денежных средств

К основным целям инкассации денежных средств относят следующие:

Соблюдение правил сдачи денежных средств в банк, согласно Положению Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций на территории РФ» . Данное требование связано с тем, что практически в каждой компании утвержден определенный лимит кассы, то есть сумма денежных средств, которая может храниться в кассе. Все денежные средства сверх этой суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банк.
Сохранность материальных ценностей компании и обеспечение ее безопасности. Каждая компания самостоятельно обеспечивает сохранность заработанных ими денежных средств своими силами. Для этого они вводят в свой штат охранников, сторожей, а также обеспечивают такие меры безопасности, как сигнализация и видеонаблюдение. Однако, хранение крупных денежных средств на счете в банке является самым безопасным способом сохранения средств, который к тому же позволяет компаниям осуществлять безналичные платежи.

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

Самостоятельно в кассу банка (организация сама вносит наличку). В этом случае от компании требуется обеспечение транспортом сотрудников, ответственных за сдачу наличности, а также принятие дополнительных мер безопасности.
Через федеральную почтовую связь. В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
С помощью специальной организации, которая входит в систему Банка России (в примеру, инкассаторская служба). В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательство ограничивает перечень лиц, которые могут сдавать наличные денежные средства компании в банк. Однако, для организации более целесообразным будет назначение в качестве такого лица кассира, который является тем сотрудником, который несет за сохранность денег материальную ответственность.

Какие услуги предоставляют инкассаторские службы

Вне зависимости от того, кто именно будет осуществлять инкассаторские услуги (служба банка или сторонняя организация), с ее помощью могут выполняться следующие действия:

доставка наличной выручки компании в банк;
транспортировка выручки из торговых точек компании в главный офис с целью последующей сдачи в банк;
транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
доставка по заказу компаний разменной монеты.

Стоимость инкассаторских услуг

Стоимость услуг инкассаторских служб может значительно отличаться в зависимости от определенных условий, к которым относят:

От чего зависит стоимость услуг	Подробнее
Сумма денежных средств, которую должны будут транспортировать инкассаторы	Обычно оплата рассчитывается как определенный процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма подлежит перевозке, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность точки компании, из которой инкассаторы забирают денежные средства до банка, в который денежные средства подлежат сдаче	Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше будет оплата
Частота инкассаций	Если компании требуются только разовые услуги инкассаторов, то они стоят дороже. При заключение договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку их в банк).
Меры предосторожности	От того, какие меры безопасности хочет получить клиент, также будет зависеть стоимость инкассаторских услуг. Дешевле обойдутся стандартные условия, а если клиент хочет усилить меры безопасности, то цена будет уже выше.
Вид, оказываемых услуг	Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудников компании, либо полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения компании и инкассаторской службы	В зависимости от региона места проведения инкассации также зависит стоимость услуг

Заполнение явочных карточек

При проведении инкассации происходит ежемесячное оформление явочных карточек (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям Положения Банка России. В карточках отмечается следующая информация:

номера сумок инкассаторов, в которых перевозят деньги (за каждой точки, с которой забираются средства закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают инкассаторы, а вторая остается в компании);
наименование и адрес компании, у которой производится забор денежных средств;
телефон дляконтактов;
режим работы (указывает график работы в будние и выходные дни, а также перерывы на обед);
время, в которое инкассаторы осуществляют забор денежных средств (Читайте также статью ⇒ ).

Порядок сдачи наличных через инкассаторов

При передаче денежных средств инкассаторской службе, кассиру следует подготовить необходимые день, сложить их в специальную сумку, а также заполнитьследующие документы:

препроводительная ведомость;
накладная к сумке;
квитанция к сумке.

Ведомость сотрудник компании должен вложить в сумку с наличными, которая после этого пломбируется таким образом, чтобы при транспортировке ее нельзя было незаметно вскрыть. Сумка, в которой уже лежат деньги передается инкассатору и заполняется явочная карточка. Принимая сумму, инкассатор должен будет подписать квитанцию, а также поставить на ней штамп. Затем квитанция передается представителю компании.

Далее действовать предстоит уже сотруднику банка. Получив денежные средства, кассир банка сверяет ее с суммой, указанной в объявлении на взнос. Если суммы совпадают, то все документы подписываются и выдается квитанция о внесении денежных средств.

Важно! Если суммы, указанные в документе и предоставленные в виде наличных, не совпадают, то объявление на взнос наличными оформляется вновь. А неверный документ должен быть перечеркнут, а на обороте указана действительная сумма и подпись.

При обнаружении сотрудником банка сомнительной купюры, кассир должен будет направить ее на экспертизу. При этом он составляет следующие документы:

акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
ордер по передаче ценностей;
справку о приеме денежных знаков на экспертизу.

Возможные проблемы при сдаче наличности инкассатору

Приезд инкассаторской службы должен осуществляться в строго оговоренное время. При этом, если подготовить наличные кассир заранее не успевает, то может возникнуть сбой в графике движения инкассаторского транспорта. В этом случае они могут наложить штраф на компанию, а компания сумму этого штрафа может взыскать с ответственного кассира, виновного в произошедшем.

Важно! Если сотрудник инкассаторской службы будет обнаружено, что нарушена целостность сумки, либо пломбы, то наличные денежные средства он принять откажется.

Если инкассатор заметит неточности или ошибки в сопроводительной ведомости, то кассиру нужно будет составить новую ведомость, если это не займет большого количества времени и не нарушит график работы инкассаторов. Если инкассаторам приходится делать повторный заезд, то соответствующую отметку необходимо проставить в явочной карточке. Если сумка с деньгами инкассатору не была сдана, то в карточке ставится отметка «отказ», а также причина этого отказа. Данная отметка должна заверяться подписью ответственного лица компании (например, кассира). Если в какой либо день наличные деньги в банк не сдаются (например, в день выплаты зарплаты), то инкассаторскую службу необходимо предупредить об этом заранее по телефону.

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др. С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:

Порожние сумки;

Доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;

Явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру: документы, удостоверяющие личность; - доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);

Явочную карточку;

Порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью. Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке. При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится. Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с наличностью банком Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:

Накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;

Накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:

Не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);

Цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;

Соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке

Если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция. При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией. Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность - принимается путем поштучного, полистного пересчета.
При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
- фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);

Наименование организации;

Реквизиты упаковки;

Причина вскрытия упаковки;

Наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;

Сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;

Сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.
Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки в автоматический сейф Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок. Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая:

1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.

2. После вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Бухгалтерский учет Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример 1 Кассир организациипередал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Порядок инкассации, обработки, формирования и упаковки наличных денег.

Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.

Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
- непосредственно в кассы банков;

С помощью услуг инкассаторской службы банков;

С помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию

Банка России;

Через организацию федеральной почтовой связи;
- в автоматические сейфы.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.

Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее - Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.

Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.

Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход - касса - выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.

Правила проведения инкассации

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-12

Организациям не разрешено накапливать сверхлимитные наличные деньги в кассе. Исключение - дни выплаты зарплаты и стипендий (п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Наличность можно сдать в операционную кассу банка, чтобы зачислить ее на расчетный счет фирмы, двумя способами: самостоятельно через кассира организации, либо заключить договор с инкассаторской службой банка, и тогда деньги будет забирать и переводить на счет организации сотрудник этой службы - инкассатор.

Как проводится инкассация, а также, каким образом сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью – об этом наша статья.

Порядок инкассации

Инкассация наличных производится в порядке, установленном Положением ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П. Для передачи инкассатору следует подготовить:

Наличные денежные средства,
Препроводительную ведомость к сумке , в которой передаются наличные (форма 0402300),
Накладную, описывающую содержимое сумки,
Квитанцию, которая служит доказательством принятия сумки с деньгами инкассатором.

Сдача денег инкассатору происходит следующим образом:

Прибывший инкассатор должен предъявить свое удостоверение личности и доверенность на инкассацию, кассиру он отдает явочную карточку и пустую инкассаторскую сумку. В свою очередь кассир передает обратно сумку с деньгами и препроводительной ведомостью внутри, накладную и квитанцию к сумке и образец пломбы.

В явочной карточке кассир указывает время сдачи сумки, ее номер, сумму денег в сданной сумке, ставит подпись. Все данные карточки должны соответствовать данным накладной, ведомости и квитанции, поэтому все документы тщательно сверяются между собой.

Инкассатор проверяет целостность пломбы и сумки, правильность оформления сопровождающих документов и явочной карточки. Если обнаружены нарушения, то они исправляются при инкассаторе, либо он приезжает еще раз через некоторое время, что отражается в явочной карточке. Особое внимание уделяется правильному опломбированию сумки – при возможном ее вскрытии посторонними, следы нарушения пломбы должны быть очевидны.

Инкассатор подписывает квитанцию, ставит на ней дату приема денег и свой штамп. Квитанция остается у кассира.

Инкассация наличных: бухгалтерское оформление

На основании оставшейся в организации квитанции (с подписью и штампом инкассатора), составляется расходный кассовый ордер (РКО), при этом:

В строке РКО «Выдать» укажите Ф.И.О. кассира организации или иного работника, передающего инкассаторам наличность. Ошибочным является указание в РКО данных инкассатора – такой расходник считается неверно оформленным.
В строке «Приложение» следует указать дату и номер квитанции (письмо ЦБ РФ от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).

Следующий шаг - на основании РКО сделайте запись в Кассовой книге.

Дт счета 57 «Переводы в пути» - Кт счета 50 «Касса» инкассатору переданы наличные деньги для зачисления на расчетный счет в банке. Проводка делается на основании квитанции и расходника.

После принятия и зачисления денег на расчетный счет, на основании банковской выписки делаем следующую запись:

Дт счета 51 «Расчетный счет» - Кт счета 57 «Переводы в пути» - деньги поступили на банковский счет организации.

Банк, как правило, взимает комиссию при приеме наличных от клиентов, и это будет отражено в выписке по счету. Делаем проводку:

Дт счета 91.2 «Прочие расходы» – Кт счета 51 «Расчетный счет» - банком удержана комиссия за прием и пересчет наличности.

Услуги инкассации в бухучете отражаются в составе прочих расходов:

Дт счета 91.2 «Прочие расходы» – Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -услуги инкассации;

Дт счета 19 «НДС» – Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - НДС по услугам инкассации.

Обратите внимание: в налоговом учете организаций-упрощенцев с объектом «доходы минус расходы» услуги инкассации относятся к оплате услуг банка, значит, на них можно уменьшить налоговую базу (пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Организации, применяющие ОСНО, рассчитывая налог на прибыль, эти услуги определяют, как внереализационные расходы (пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Перевозка крупных сумм наличных денег, например, выручки из магазинов в банк, – это инкассация денежных средств. Многие видели инкассаторов за работой, выносящих специальные сумки с наличностью из торговых залов или загружающих банкоматы новыми кассетами с банкнотами для выдачи. Это вооруженные люди, прошедшие специальную подготовку и перевозящие ценности на специальном бронеавтомобиле – при необходимости они смогут дать преступникам достойный отпор. Главной причиной обращения к услугам инкассаторов является забота о сохранности денежных средств.

Что такое инкассация

Значение понятия «инкассация денежных средств» включает в себя комплекс мер по перевозу денежной массы бригадой инкассаторов между отдельными предприятиями, их структурными подразделениями и кредитными организациями. Этимологически происхождение термина связано с итальянским словом «incassare», дословно означающее «класть в ящик». Это очень точно описывает работу инкассаторов, только вместо ящиков они применяют специальные сумки. Действия инкассаторов регулируются законодательством РФ – Указанием Банка России №3210, где подробно излагается порядок работы.

Цели и задачи

Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения. Инкассационные услуги позволяют:

перевозить выручку из магазина (торгового предприятия) в кредитную организацию;
доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
транспортировать денежную массу между филиалами финучреждения;
пополнять купюрами банкоматы (с получением чека о состоянии счетчиков) и забирать выручку в терминалах приема наличных;
организовывать перевозку документации и ценных вещей.

Кто оказывает услуги инкассации

В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться:

напрямую в кассы банка;
посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
при помощи федеральной почтовой связи;
напрямую в автоматические сейфы.

Обслуживающий банк на основании оформления договора

У многих банковских организаций сегодня есть собственная служба инкассации. Перевозка денег и других ценностей производится в спецсумках, на которые проставляется контрольная пломба. Двухсторонний договор, между банком и обслуживающей организацией, подразумевает безопасную инкассацию денежных средств до кредитной организации и полную материальную ответственность за сохранность наличных. Когда заключается договор, то определяется время и периодичность визита инкассаторов, в соответствии с графиком работы организации.

Приехав на объект в установленное время, инкассаторы проверяют сохранность пломб на передаваемой им спецсумке, сверяя с образцом. Если целостность сумки и соответствие пломбы образцу не вызывают сомнений, то инкассатор забирает спецсумку и обеспечивает ее безопасную перевозку в банк. Если есть замечания относительно упаковки наличности (например, спецсумка повреждена), то кассир еще раз пересчитывает деньги в присутствии сотрудника инкассирующей организации.

Центробанк путем составления трехстороннего договора между ЦБ, обслуживающим банком и фирмой

Банк России, имевший в своем составе Управление специальных перевозок, с 1 июня 2016 года упразднил эту структуру и передал ее имущество Российскому управлению инкассации (Росинкас). Если у финучреждения, которое обслуживает организацию (например, магазин), нет собственной службы инкассации, то вариантом будет обращение к услугам Росинкаса, с составлением трехстороннего договора и определением ответственных лиц с каждой стороны (документ является юридической гарантией для клиента).

Частные охранные предприятия

В некоторых ситуациях (например, подходящих расценках за услугу) инкассацией денежных средств организации или перевозкой ценных объектов, могут заниматься частные охранные предприятия (ЧОПы). При этом наличие лицензии не является обязательным – охранные предприятия по закону имеют право на сопровождение денежной наличности. При этом перед началом работы, с ЧОПом заключается договор о полной материальной ответственности на случай ограбления или пропажи перевозимой наличности. Эта процедура такая же, как и при работе с банковскими инкассаторами:

Клиент (предприятие торговли и др.), который нуждается в перевозке наличности, заключает трехсторонний договор с финучреждением и охранным предприятием.
В определенное время, по утвержденному графику заезда, сотрудник ЧОП забирает у кассира торгового предприятия подготовленную сумку с деньгами и документы, обеспечивая безопасную доставку до кредитного учреждения.
Банк в установленной форме принимает деньги, пересчитывает их и зачисляет на счет клиента.

Инкассаторская служба

Какой бы вариант инкассаторских услуг не выбрал клиент, он должен знать, что сегодня это очень широкая область деятельности. Сюда входят такие направления, как:

транспортировка денег до банковского отделения;
перевозка наличных средств на предприятие;
доставка мелких банкнот и/или разменной монеты взамен крупных купюр;
сопровождение материальных ценностей и документов между структурными подразделениями клиентской организации.

Правила инкассации денежных средств

Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.

Передача наличных сверх лимита кассы в банк

Банком России разработано специальное положение №373-П от 12.10.2011, согласно которому, вся наличность, имеющаяся у организации сверх установленного лимита должна сдаваться в банк. Самым безопасным способом для этого является обращение к услугам инкассаторов. Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
для организаций – 40000-50000 рублей.

Предоставление банку оттиска пломбы

Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки. Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании. Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.

Подготовка к сдаче в установленное время денежных средств

Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит:

пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.

Проведение инкассации денежной наличности

Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:

Подготовка наличности к отправке

Подготавливаются необходимых документов, пересчитываются деньги

(для этого лучше использовать специальные машинки, для автоматического подсчета купюр). Наличность размещается по сумкам и на них ставятся пломбы.

Сдача денежных средств инкассаторам

Кассир сдает выручку инкассаторам в специально отведенном помещении (при этой операции могут присутствовать директор, главный бухгалтер, контролер и ревизор).

Транспортировка наличности в банк и приемосдача

Инкассаторы перевозят полученные сумки в банк по заранее разработанному маршруту движения и передают их в установленном порядке.

Подготовка явочных карточек в банке

Для каждого инкассируемого клиента, банком ежемесячно составляется явочная карточка 0402303 по форме, установленной Банком России. На такой карточке указывается:

номера сумок, закрепленных за клиентом;
название и адрес организации;
график работы;
время заезда.

Получение службой инкассации сумок и необходимых документов

Количество сумок, отводящихся на организацию, определяется объемом перевозимой выручки. Минимальное количество равно двум – приехав к клиенту, инкассатор оставляет ему пустую сумку 0402300 и забирает подготовленную с наличностью. Кроме сумки, перед выездом инкассационный работник получает:

доверенность по установленной форме;
штамп;
ключи;
явочную карточку 0402303.

Обязанности кассира при сдаче наличных

Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:

препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
накладная к сумке 0402300;
квитанция к сумке 0402300.

Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:

проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
заполняет явочную карточку;
предъявляет образец пломбы;
передает сумку с наличностью и необходимые документы.

Порядок действий инкассатора

При приеме сумок от клиента, инкассатору предписано строгое соблюдение последовательности действий. Для этого инкассационный работник:

предъявляет кассиру необходимые документы (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки) и дает пустую сумку для следующего приезда;
проверяет пломбы на подготовленной сумке с наличностью на отсутствие повреждений;
сверяет соответствие сумм во всех документах;
расписывается на квитанции, с постановкой даты и печати.

Ошибки при заполнении явочной карточки

При инкассации денежных средств, явочная карточка 0402303 должна заполняться кассиром, инкассатор не имеет права ничего туда вписывать. Если по ошибке в явочной карточке сделана неправильная запись, кассир должен зачеркнуть ее, сделав подпись на полях и указав верную сумму – только в этом случае документ будет считаться правильно составленным и может быть принят банковской организацией.

Нарушение процедуры

Так как инкассаторы несут полную материальную ответственность за перевозимую наличность, они напрямую заинтересованы в отсутствии нарушений или скором их выявлении. К числу самых распространенных нарушений относятся:

физические повреждения пломб или сумки;
ошибки в сопроводительной ведомости.

Дефекты пломбы или сумок

Принимая сумку, которую передает кассир, инкассационный работник проверяет ее на наличие повреждений, контролируя целостность пломбы. Обнаружение повреждений, подразумевает повторный пересчет денег кассиром на предмет недостачи. При этом случае, обязательно должен составляться акт пересчета, где указывается характер повреждений сумки/пломбы и окончательная сумма.

Неверное составление сопроводительной ведомости кассиром

Неверное составление ведомости 0402300 (например, неточность в указании перевозимой суммы) подразумевает исправление этой неточности. Это обязательно должен сделать кассир (другое ответственное лицо клиента, имеющее соответственные полномочия), закрепив поправку своей подписью. Самому инкассатору делать подобные исправления не разрешается.

Оприходование денежных средств в банке

После доставки денег в банк, инкассационный работник сдает сумку ответственному лицу. Принимая наличность, банковский сотрудник проверяет сумку и пломбу на наличие повреждений, сверяет препроводительные документы – явочную карточку и кассовый ордер. При отсутствии замечаний, наличность считается принятой – инкассатор перестает нести за них материальную ответственность.

Как отражается инкассация денежной наличности на счетах бухгалтерского учета

Применительно к инкассации наличности, бухгалтерский учет использует специальное обозначение проводок и документацию (например, расходный кассовый ордер). Таблица показывает, как это применяется в отношении базовых операций по доставке денег в кредитную организацию:

Сколько стоит инкассация денег

Хотя стоимость инкассации денег у разных банков будет разная, есть несколько общих для всех факторов, влияющих на ценообразование. Существенное влияние на цену оказывают:

сумма перевозимой наличности;
протяженность следования;
частота заездов к клиенту;
время суток.

При таком количестве переменных факторов, стоимость услуги для большинства случаев определяется индивидуально. Свою роль играет и специфика деятельности – так, ЧОПам удобнее выполнять разовые крупные заказы, а банковским инкассаторам важнее периодичность заездов, учитывая плотный график их деятельности. Таблица приводит стоимость инкассации в Москве по нескольким банкам и ЧОПам:

Название	Цена с зависимости от суммы перевезенных денег, %	Фиксированная цена в месяц, рублей	Цена в зависимости от количества посещений, рублей за заезд
Плюс-банк
Московский кредитный банк
Сбербанк
ЧОП Золотая подкова
ЧОП Центр-Альфа
ЧОП Легион

Категории

Выбор редакции